Voici les possibilités offertes par la VPSI pour la gestion des documents administratifs (Word, pdf…).
Pour du stockage de nature différente, le service de stockage objet (S3) peut être une solution.
SharePoint
Ce service est hébergé à l’EPFL. l faut être accrédité à l’EPFL pour y accéder, et être inscrit dans Active Directory. Il s’agit de la solution de Gestion Electronique de Document fournie par Microsoft. Elle est principalement destinée aux équipes, unités de l’EPFL ou projets pour gérer des documents administratifs. C’est une bonne solution pour stocker des documents confidentiels. Les étudiants ne peuvent pas accéder à ce service.
Google Workspace (GSuite) pour l’éducation
Ce service est hébergé chez Google, il faut posséder une adresse email de l’EPFL pour y accéder. Cette solution offre un espace personnel (my drive) ou d’équipe (Team drive) pour gérer des documents scientifiques ou autres. Cette solution ne permet pas de stocker des documents confidentiels. Un quota de stockage par utilisateur sera introduit courant 2022, suite à l’annonce de Google de mettre fin à son offre sans limite et gratuit pour l’Education.
SWITCHDrive
Ce service est est hébergé chez SWITCH (en Suisse), il faut posséder un compte Switch edu-ID pour y accéder. Cette solution offre un espace personnel. A partir du 1.1.2019, SWITCHDrive permettra de stocker des documents confidentiels.
NAS WebDAV
Basé sur le service de stockage des fichiers de la VPSI utilisant le protocole CIFS, cette option est disponible en activant l’accès WebDAV. Cette solution permet le stockage de documents confidentiels, car hébergé sur le site de l’EPFL.
WordPress
Uniquement pour des documents liés sur une page WordPress et pour des accès publics
WordPress inside
Uniquement pour des documents liés sur une page intranet WordPress et pour des accès restreints
Quelle solution choisir selon la confidentialité des documents?
- Tous les documents sont non confidentiels
- usage personnel à titre professionnel: GSuite
- usage collaboratif (avec une équipe): GSuite
- Certains documents sont confidentiels
- usage personnel à titre professionnel: SharePoint, SWITCHDrive, MyNAS
- usage collaboratif (avec une équipe): SharePoint, NAS WebDAV, INSIDE WordPress
Documents sur WordPress
Attention, dans WordPress tous les documents sont publics. Veuillez utiliser INSIDE WordPress dans le cas de documents confidentiels en intranet.
Comparaison des différentes solutions
| Fonctionnalités | GSuite | SharePoint | SWITCHDrive | NAS WebDAV | NAS CIFS/NFS | INSIDE WordPress |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stockage de documents confidentiels | non | oui | oui | oui, mais ouvert à DIODE | oui | oui |
| Espace de groupe | TeamDrive | Site | non | oui | oui | oui |
| Quota | non (2021) oui (2022) | non | 50Gb | configurable | configurable | non |
| Taille limite par fichier | non | 200 Mb | non | non | non | non |
| Retention des fichiers effacés (en jour) | 25 (recyclage manuel) | 30 (recyclage automatique) | 90 (recyclage automatique) | configurable | configurable | non |
| Fonction de recherche | oui | oui | oui | non | Indexation par l’OS | non |
| Chaque document possède une URL | oui | oui | oui | oui | non | oui |
| Notification des actions | oui | oui | oui | non | non | non |
| Gestion des versions | oui | oui | non | non | non | non |
| API disponible | API GSuite | API Sharepoint | API WebDAV | API WebDAV | non | non |
| Client natif | Google File Stream (Mac et Winodws), clients tiers pour les autres plateformes | Montage d’un dossier sur Windows uniquement | SWITCHDrive pour Windows, Mac, Linux, IOS, Android | client WebDAV natif | non | non |
| Web Client | oui | oui | oui | lecture seule | non | oui |
| Gestion des permissions | oui | oui | oui | basé sur les permission du volume NAS | basé sur les permission CIFS | oui (groupe) |
| Accès à un guest | Le guest doit avoir un compte Google | Le guest doit être accrédité2ab | Le guest doit avoir un compte SWITCHDrive | Le guest doit être accrédité2ab | Le guest doit être accrédité2ab | Le guest doit être accrédité |
| Accès aux étudiants | oui | non | oui | oui | oui | oui (lecture) / non (stockage) |
| Accès à un groupe | oui | oui | non | oui | oui | oui |
| Accès limité à l’EPFL | oui | oui | non | oui | oui | oui |
| Accès public par partage d’une invitation secrète | oui | non1 | oui | non | non | non |
| Accès pour tous | oui | non1 | oui | oui | oui | non |
| Dossier Dropbox (écriture seulement) | non | non | oui | possible | oui | non |
2 (a) droit intranet et (b) propriété AD sont nécessaire suivant les cas. Voir https://accreditation.epfl.ch/statuts pour les détails les statuts d’hôte et Hors-EPFL.
4 Nécessite un peu de Javascript avec un formulaire pour configurer le téléchargement du fichier depuis votre site Web.