Stockage des documents

Voici les possibilités offertes par la VPSI pour la gestion des documents administratifs (Word, pdf…).

SharePoint

Ce service est hébergé à l’EPFL. l faut être accrédité à l’EPFL pour y accéder, et être inscrit dans Active Directory. Il s’agit de la solution de Gestion Electronique de Document fournie par Microsoft. Elle est principalement destinée aux équipes, unités de l’EPFL ou projets pour gérer des documents administratifs. C’est une bonne solution pour stocker des documents confidentiels. Les étudiants ne peuvent pas accéder à ce service.

GSuite pour l’éducation

Ce service est hébergé chez Google, il faut posséder une adresse email de l’EPFL pour y accéder. Cette solution offre un espace personnel (my drive) ou d’équipe (Team drive) pour gérer des documents scientifiques ou autres. Cette solution ne permet pas de stocker des documents confidentiels.

SWITCHDrive

Ce service est est hébergé chez SWITCH (en Suisse), il faut posséder un compte Switch edu-ID pour y accéder. Cette solution offre un espace personnel. A partir du 1.1.2019, SWITCHDrive permettra de stocker des documents confidentiels.

NAS WebDAV

Basé sur le service de stockage des fichiers de la VPSI utilisant le protocole CIFS, cette option est disponible en activant l’accès WebDAV. Cette solution permet le stockage de documents confidentiels, car hébergé sur le site de l’EPFL.

WordPress

Uniquement pour des documents liés sur une page WordPress et pour des accès publics

WordPress inside

Uniquement pour des documents liés sur une page intranet WordPress et pour des accès restreints

Quelle solution choisir selon la confidentialité des documents?

  • Tous les documents sont non confidentiels
    • usage personnel à titre professionnel: GSuite
    • usage collaboratif (avec une équipe): GSuite
  • Certains documents sont confidentiels
    • usage personnel à titre professionnel: SharePoint, SWITCHDrive, MyNAS
    • usage collaboratif (avec une équipe): SharePoint, NAS WebDAV, INSIDE WordPress

Documents sur WordPress

Attention, dans WordPress tous les documents sont publics. Veuillez utiliser INSIDE WordPress dans le cas de documents confidentiels en intranet.

Comparaison des différentes solutions

FonctionnalitésGSuiteSharePointSWITCHDriveNAS WebDAVNAS CIFS/NFSINSIDE WordPress
Stockage de documents confidentielsnonouiouioui, mais ouvert à DIODEouioui
Espace de groupeTeamDriveSitenonouiouioui
Quotanonnon50Gbconfigurableconfigurablenon
Taille limite par fichiernon200 Mbnonnonnonnon
Retention des fichiers effacés (en jour)25 (recyclage manuel)30 (recyclage automatique)90 (recyclage automatique)configurableconfigurablenon
Fonction de rechercheouiouiouinonIndexation par l’OSnon
Chaque document possède une URLouiouiouiouinonoui
Notification des actionsouiouiouinonnonnon
Gestion des versionsouiouinonnonnonnon
API disponibleAPI GSuiteAPI SharepointAPI WebDAVAPI WebDAVnonnon
Client natifGoogle File Stream (Mac et Winodws), clients tiers pour les autres plateformesMontage d’un dossier sur Windows uniquementSWITCHDrive pour Windows, Mac, Linux, IOS, Androidclient WebDAV natifnonnon
Web Clientouiouiouilecture seulenonoui
Gestion des permissionsouiouiouibasé sur les permission du volume NASbasé sur les permission CIFSoui (groupe)
Accès à un guestLe guest doit avoir un compte GoogleLe guest doit être accrédité2abLe guest doit avoir un compte SWITCHDriveLe guest doit être accrédité2abLe guest doit être accrédité2abLe guest doit être accrédité
Accès aux étudiantsouinonouiouiouioui
Accès à un groupeouiouinonouiouioui
Accès limité à l’EPFLouiouinonouiouioui
Accès public par partage d’une invitation secrèteouinon1ouinonnonnon
Accès pour tousouinon1ouiouiouinon
Dossier Dropbox (écriture seulement)nonnonouipossibleouinon
1 Contournement possible en publiant le document accédé sur GSuite ou SWITCHDrive. Attention à ne pas divulguer des documents confidentiels par ce biais
2 (a) droit intranet et (b) propriété AD sont nécessaire suivant les cas. Voir https://accreditation.epfl.ch/statuts pour les détails les statuts d’hôte et Hors-EPFL.
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