Stockage des documents

Voici les possibilités offertes par la VPSI pour la gestion des documents administratifs (Word, pdf…).

 

SharePoint

Ce service est hébergé à l’EPFL. l faut être accrédité à l’EPFL pour y accéder, et être inscrit dans Active Directory. Il s’agit de la solution de Gestion Electronique de Document fournie par Microsoft. Elle est principalement destinée aux équipes, unités de l’EPFL ou projets pour gérer des documents administratifs. C’est une bonne solution pour stocker des documents confidentiels. Les étudiants ne peuvent pas accéder à ce service.

GSuite pour l’éducation

Ce service est hébergé chez Google, il faut posséder une adresse email de l’EPFL pour y accéder. Cette solution offre un espace personnel (my drive) ou d’équipe (Team drive) pour gérer des documents scientifiques ou autres. Cette solution ne permet pas de stocker des documents confidentiels.

SWITCHDrive

Ce service est est hébergé chez SWITCH (en Suisse), il faut posséder un compte Switch edu-ID pour y accéder. Cette solution offre un espace personnel. A partir du 1.1.2019, SWITCHDrive permettra de stocker des documents confidentiels.

 

NAS WebDAV

Basé sur le service de stockage des fichiers de la VPSI utilisant le protocole CIFS, cette option est disponible en activant l’accès WebDAV. Cette solution permet le stockage de documents confidentiels, car hébergé sur le site de l’EPFL.

WordPress

Uniquement pour des documents liés sur une page WordPress et pour des accès publics

WordPress inside

Uniquement pour des documents liés sur une page intranet WordPress et pour des accès restreints

Quelle solution choisir selon la confidentialité des documents ?

  • Tous les documents sont non confidentiels
    • usage personnel à titre professionnel: GSuite
    • usage collaboratif (avec une équipe): GSuite
  • Certains documents sont confidentiels
    • usage personnel à titre professionnel: SharePoint, SWITCHDrive, MyNAS
    • usage collaboratif (avec une équipe): SharePoint, NAS WebDAV, INSIDE WordPress

Documents sur WordPress:

Attention, dans WordPress tous les documents sont publics. Veuillez utiliser INSIDE WordPress dans le cas de documents confidentiels en intranet.

Comparaison des différentes solutions

Fonctionalités GSuite SharePoint SWITCHDrive  NAS WebDAV NAS CIFS/NFS INSIDE WordPress
Stockage de documents confidentiels non oui oui oui, mais ouvert à DIODE oui oui
Espace de groupe TeamDrive Site non oui oui oui
Quota non non 50Gb configurable configurable non
Taille limite par fichier non 200 Mb non non non non
Retention des fichiers effacés (en jour) 25 (recyclage manuel) 30 (recyclage automatique) 90 (recyclage automatique) configurable configurable non
Fonction de recherche oui oui oui non Indexation par l’OS non
Chaque document possède une URL oui oui oui oui non oui
Notification des actions oui oui oui non non non
Gestion des versions oui oui non non non non
API disponible API GSuite API Sharepoint API WebDAV API WebDAV non non
Client natif Google File Stream (Mac et Winodws), clients tiers pour les autres plateformes Montage d’un dossier sur Windows uniquement SWITCHDrive pour Windows, Mac, Linux, IOS, Android client WebDAV natif non non
Web Client oui oui oui lecture seule non oui
Gestion des permissions oui oui oui basé sur les permission du volume NAS basé sur les permission CIFS oui (groupe)
Accès à un guest Le guest doit avoir un compte Google Le guest doit être accrédité2ab Le guest doit avoir un compte SWITCHDrive Le guest doit être accrédité2ab Le guest doit être accrédité2ab Le guest doit être accrédité
Accès aux étudiants oui non oui oui oui oui
Accès à un groupe oui oui non oui oui oui
Accès limité à l’EPFL oui oui non oui oui oui
Accès public par partage d’une invitation secrète oui non1 oui non non non
Accès pour tous oui non1 oui oui oui non
Dossier Dropbox (écriture seulement) non non oui possible oui non


1
Contournement possible en publiant le document accédé sur GSuite ou SWITCHDrive. Attention à ne pas divulguer des documents confidentiels par ce biais

2 (a) droit intranet et (b) propriété AD sont nécessaire suivant les cas. Voir https://accreditation.epfl.ch/statuts pour les détails les statuts d’hôte et Hors-EPFL.

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