Zoom

Bonnes pratiques pour utiliser Zoom :

  • Accéder à Zoom à partir du lien epfl.zoom.us avec authentification via Tequila sur le système EPFL.
  • Si des participants doivent joindre la séance par téléphone, l’organisateur s’assurera que l’invitation ne parvienne qu’aux personnes autorisées.
  • Ne publiez jamais votre “ID de réunion personnelle” sur des sites web ou dans sur des médias sociaux.
  • Par ailleurs, en cas de discussion d’informations confidentielles et si un enregistrement de la séance est requis, l’organisateur veillera à l’enregistrer localement et pas dans le cloud (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362473-Local-Recording).
  • En règle générale, il faut s’assurer que les applications utilisées soient à la dernière version disponible. Veillez à installer régulièrement les mises à jour proposées, sur tous vos équipements.
    (https://epfl.zoom.us/download)
  • En cas d’enregistrement il faut avertir préalablement les participants.

Durant la crise coronavirus :  

Du fait de la pandémie actuelle du COVID-19 et des contraintes de distanciation sociale, l’EPFL a dû soudainement accroître l’utilisation d’outils permettant l’enseignement à distance ainsi que l’organisation des meetings virtuels.

Afin que les enregistrements soient maintenus sur Zoom jusqu’à la fin août, le délais de rétention des enregistrements est passé de 30 jours à 160 jours.

Zoom news, Actu et sécurité (https://actu.epfl.ch/news/zoom-a-l-epfl-2/)

Zoom réunit la visioconférence, les réunions en ligne simples, la messagerie de groupe, et une solution logicielle de salle de téléconférence en une seule plate-forme facile à utiliser.

  • Préférez Chrome ou Firefox a l’utilisation de IE ou Edge.
  • Préférez les réunions planifiées a l’utilisation de votre salle de réunion permanente.
  • Préférez l’enregistrement local.

    Les enregistrements cloud sont automatiquement supprimés après 30 jours.

  • Présentation de fichiers à distance
  • Audio via l’ordinateur ou par téléphone
  • Véritable travail collaboratif sur tout fichier ouvert
  • Annotations en direct sur le fichier ouvert
  • Levée de main pour demander la prise de contrôle et annoter à distance
  • Gestion centrale pour le modérateur : coupure des microphones, déconnexion de sites, … etc
  • Communication texte individuelle ou de groupe
  • Historique des tchats
  • Plusieurs tchats en simultané
  • Transfert de fichier
  • Vidéo One-Click : transformez votre tchat en appel vidéo d’un seul click
  • Bibliothèque de fichiers récurrents pour simplifier les transferts
  • Enregistrez vos réunions, visioconférences et webinar soit dans le Cloud ZOOM soit en local sur votre poste de travail
  • Diffusion à un large auditoire soit en streaming, soit en VOD
  • Permet de réaliser des formations à distances ou des présentations : lancement de produits, formation produits, voeux du président, … etc
  • Gestion des questions / réponses par tchat des personnes distantes vers le modérateur uniquement pendant le stream
  • Diffusion jusqu’à 300 participants via ZOOM
  • Présentation audio, vidéo et informatique à un large auditoire
  • Diffusion descendante de l’information
  • Gestion des questions / réponses par tchat des personnes distantes vers le modérateur uniquement
  • Solution de sondage en ligne
  • Diffusion du Webinar jusqu’à 500 participants via ZOOM
  • Intégration complète du Webinar en diffusion RTMP via Facebook Live ou YouTube Live pour élargir votre auditoire
  • Les réunions sont conçues pour être hautement collaboratives, donnant aux participants la possibilité d’utiliser l’audio et la vidéo, de partager leur écran et d’annoter dans un environnement interactif en direct.
  • Les webinaires vous donnent plus de pouvoir pour gérer l’audience. Au lieu d’interagir via la vidéo et l’audio, les participants au webinaire interagissent avec l’hôte et entre eux via les Q&R /Questions/Réponses) et le panneau de chat.

Les réunions peuvent être utiles pour un environnement de classe pratique et collaboratif où les étudiants peuvent interagir directement avec le contenu partagé et entre eux.

Les webinaires sont parfaits pour les conférences en ligne où les étudiants peuvent écouter, afficher du contenu et soumettre des questions via la fonction Q&R /Questions/Réponses).

Pour vous aider à choisir ce qui vous convient le mieux, consultez cette comparaison de fonctionnalités côte à côte :

Fonctionnalité

Réunion

Webinaire

Taille

Jusqu’à 300 participants

Jusqu’à 500 participants

Inscription

X

X

Récurrence

X

X

Chat

X

X

Vote

X

X

Réactions

X

 

Rapport

X

X

Séance d’entraînement

 

X

Q&R Question Reponse

 

X

Salles de petits groupes

X

 

 

  • Adresser une demande à [email protected] minimum 10 jours avant la date prévue
    • Indiquer le titre du Webinaire (sujet)
    • Indiquer la date, l’heure, et la durée
    • Indiquer l’email @epfl.ch d’un ou plusieurs Host (Animateur)

      le Host doit déjà s’être connecté une fois à epfl.zoom.us

  • Le Host reçoit les informations de connexions
  • La communication relative au Webinar doit être assurée par le demandeur et le Host.

    (transmission des invitations, la publication web des informations de connexion et publication des enregistrements).

  • Si la diffusion sur YouTube est souhaité
    • La diffusion sur YouTube est sous la responsabilité du demandeur
    • Prévoir l’assistance de votre support de proximité
    • Un compte Gmail actif
    • Via le compte Gmail activer la diffusion live sur YouTube, 10 jours auparavant.
    • Confidentialité, précautions (options de diffusion)
  • (Il est possible d’obtenir un rapport de Webinar sur demande au [email protected] après sa clôture)
  • Numéros d’appel au niveau mondial
  • Appels avec des numéros locaux non-surtaxés
  • Durée illimitée sans frais d’usage ou de connexion
  • Jusqu’à 300 participants par réunion téléphonique
  • Possibilité de gérer les appels entrants et sortants
  • Possibilité de disposer de numéros directs et/ou gratuits

 Recommandations

  • Préférez Chrome ou Firefox a l’utilisation de IE ou Edge.
  • Préférez les réunions planifiées a l’utilisation de votre salle de réunion permanente.
  • Préférez l’enregistrement local.

    Les enregistrements cloud sont automatiquement supprimés après 30 jours.

Avant la réunion 

  • Se poser les bonnes questions (à qui, quoi, comment)
  • Définir les rôles (maître de conférence, remplacent, animateur du chat)

Technique

  • Tester votre audio et vidéo
  • Préférer un réseau câblé
  • Préparer le contenu que vous souhaitez partager avant la réunion
  • Fermer les applications pouvant générer des pop-ups
  • Bannir les pointeurs laser, utiliser un pointeur numérique ou la souris

Pendant la réunion:

  • Utiliser l’affichage Galerie pour les réunions de groupe
  • Partager son écran
  • Partager des applications spécifiques pour contrôler vos partages
  • Utiliser “Nouveau partage” pour effectuer la transition d’un contenu à un autre

Caméra :

  • Positionner sa camera au niveau des yeux – expérimenter les meilleurs angles pour être à l’aise
  • Eviter les contre-jours
  • Utiliser vos gestes et mimiques usuels
  • Contact visuel – Essayer de regarder sa camera le plus souvent possible

Gestion des Questions Réponse:

  • Surveiller les mains levées
  • Les questions et les réponse ne sont vue que par celui qui a posé la question
  • Les Chats peuvent être public

Après la réunion:

  • Diffuser l’enregistrement vidéo
  • Choisir la bonne plateforme, SWITCHtube est chaudement recommandée.
  • Ajouter un titre pertinent à votre vidéo
  • Ajouter les Mots clés (tag) pour faciliter sa recherche
  • Surveiller régulièrement et répondre aux questions, si l’option est active

Présentation du 2 novembre 2018

Remarque les liens vers la présentation ne sont joignable que depuis le réseau EPFL ou au travers du VPN.