Fax Numérique

Le fax numérique permet l’envoi et la réception de fax via la messagerie électronique de l’EPFL. Les fax, envoyés sous forme d’e-mail, sont récupérés par un serveur de fax à et transformés en fax classique avant d’être envoyés au destinataire.

  1. Créer un nouveau message électronique.
  2. Dans la barre d’adresse du message taper le numéro de fax au format international (+4121….) + @fax.epfl.ch .
    Exemple: [email protected]
  3. Ajouter un Objet comme lors de l’envoi d’un email (facultatif).
  4. Ajouter le corps du message (facultatif).
  5. Ajouter votre document au format PDF (max. 15 pages).
  6. Envoyer l’email.

Quelques minutes après l’envoi, vous recevez un rapport de remise ou non remise dans votre messagerie électronique.

Votre fax se compose d’une première page comportant vos Prénoms et Noms, votre unité principale, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, le numéro du fax, l’objet du mail ainsi que le corps du message puis à cela suivra votre document PDF.

Si, en suivant les instructions ci-dessous vous recevez un message d’erreur lors de l’envoi de votre fax, contactez le 1234 et ouvrez un incident.

Pour la réception, une fois celle-ci configurée, vous recevrez tout simplement les fax dans la / les boîte(s) e-mail prévue(s) à cet effet.

Remarque: Si c’est le protocole SMTP qui est utilisé pour l’envoi de mails, il doit être configuré en mode sécurisé avec authentification (SMTPS port 465). Voir Connexions authentifiées au serveur mail.epfl.ch.

En terme de la sécurité, les fax numériques sont aussi sûrs que les anciens fax analogiques.
En effet, bien que cela soit un e-mail qui est envoyé avec la pièce jointe, ce dernier ne sort pas du réseau interne de l’EPFL. Il est d’abord récupéré par un serveur de fax interne et transformé en vrai fax. Puis le fax est envoyé au destinataire, qui reçoit ce dernier comme d’habitude.
Le fax qui sort du réseau EPFL est donc bien un fax et non un e-mail. L’e-mail envoyé reste à l’intérieur du réseau EPFL et n’en sort jamais.

En cas de transmission de documents sensibles, vous pouvez diminuer les risques liés à l’e-mail utilisé pour envoyer votre fax en suivant les indications ci-dessous :

  1. Supprimer l’e-mail qui se trouve dans le dossier des messages envoyés.
  2. Supprimer le « Delivery Report » reçu une fois le fax délivré.
  3. Supprimer définitivement ces deux messages dans la corbeille.

Une fois cela fait, il n’y a plus aucun moyen de récupérer votre document dans vos e-mails et le seul exemplaire est donc chez le destinataire du fax. Les risques sont ainsi réduits au maximum.