Gestion des fonds

Retrouvez toutes les informations nécessaires à une bonne gestion des fonds: de la compréhension de l’organisation financière de l’EPFL à celle des différents types de fonds, en passant par les questions relatives aux subsides des principaux bailleurs ou encore les différents formulaires utilisés quotidiennement (demande de transfert, ouverture de fonds).
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Comprendre l’organisation financière de l’EPFL

La structure financière de l’EPFL correspond à sa structure organisationnelle: chaque composante de l’École équivaut à un centre financier.

Des fonds sont rattachés à chaque centre financier. Ces fonds sont utilisés pour les imputations comptables, le reporting et le contrôle.

Un compte budgétaire est utilisé pour chaque transaction afin de déterminer la nature de la recette et de la dépense. Les comptes budgétaires sont structurés dans un plan comptable commun à l’ensemble des EPF. Ils permettent notamment de produire le bilan et le compte de pertes et profits, ainsi que d’analyser les dépenses consolidées de l’École par nature.

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Comprendre les différents types de fonds de l’EPFL

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Ces fonds sont utilisés pour gérer l’enveloppe budgétaire globale de l’EPFL.

Les fonds budgétaires, regroupés en «enveloppes», sont utilisés pour la gestion du budget octroyé par la Confédération suisse, via le Conseil des écoles polytechniques fédérales (CEPF).

Ils sont rattachés à la structure financière de l’EPFL et sont directement assignés soit au responsable de l’unité soit à un responsable de fonds.

Lors du bouclement des comptes annuels, le solde budgétaire n’est pas reporté sur l’année suivante.

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Les fonds pluriannuels sont des fonds spécifiques créés pour gérer une activité ou un projet pour une durée déterminée. Ils sont financés par la Confédération (budget de l’EPFL ou budget d’une autre institution du domaine des EPF).

L’octroi pour un fonds pluriannuel est effectué pour une période maximale de 12 mois lorsque le financement provient du budget de l’EPFL (un tel fonds est qualifié de fonds pluriannuel, car il peut débuter en cours d’année civile). Concernant les financements d’autres institutions du domaine des EPF le délai peut être plus long.

Le solde d’un fonds pluriannuel est reporté d’un exercice comptable à l’autre, contrairement aux fonds budgétaires. À l’échéance, un solde positif est restitué (via un transfert à la Réserve de Direction) et un solde négatif est compensé par les ressources de l’unité.

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Un fonds projet est ouvert pour un contrat de plus de CHF 50’000, accompagné d’une demande du Research Office (subsides de recherche), de l’Office de transfert de technologies (contrats de recherche) ou du Service de Philanthropie (contrats de sponsoring, de donation, legs).

Le fonds de projet sert à financer les activités, les équipements, les salaires et toutes autres dépenses liées à un projet de recherche spécifique.

Le fonds projet est clôturé lorsque la date de fin du contrat est atteinte. Tout déficit ou excédent sur le fonds projet est compensé par le fonds réservé de l’unité, toutefois le responsable d’unité doit se conformer aux règles de gestion spécifiques définies dans le contrat par le bailleur de fonds, le donateur ou le sponsor.

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Ce type de fonds est financé par un fonds réservé (voir ci-dessous) ou par des recettes de contrats de recherche ou de services inférieures à CHF 50’000.

Contrairement au fonds de projet qui concerne un seul et unique contrat, le fonds désigné en regroupe plusieurs. Il sert à financer les activités de recherches de divers projets.

Sauf exception, le solde d’un fonds désigné est plafonné en fin d’année à CHF 50’000; le surplus étant transféré au fonds réservé de l’unité concernée en fin d’année.

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Tout solde issu d’un fonds projet arrivé à échéance et ne devant pas être rétrocédé au bailleur de fonds est transféré sur le fonds réservé de l’unité.

Un fonds réservé est principalement utilisé pour financer des activités d’enseignement et de recherche, ainsi que pour compenser d’éventuels découverts ou déficits sur d’autres fonds.

Les fonds réservés n’enregistrent que des transferts internes liés à l’overhead (couverture des frais généraux centraux) ou en relation avec des excédents/découverts d’autres fonds.

Les paiements et encaissements de factures ou le versement de salaires ne sont pas autorisés sur ces fonds.

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Une approche par bailleurs de fonds

Le Fonds national suisse (FNS) est la principale institution suisse d’encouragement de la recherche scientifique. Où adresser vos requêtes? Comment gérer vos subsides? Quelles sont les règles concernant l’éligibilité du coût des plateformes technologiques? Voici les éléments clés pour effectuer ces différentes procédures.

Avec un budget de 50 milliards d’euros, FP7 a été le principal instrument de financement de la recherche et de l’innovation en Europe de 2007 à 2013. De nombreux projets fondés sous FP7 sont encore en cours d’exécution. Retrouvez les informations nécessaires pour la clôture des fonds ou encore les audits CE.

Doté d’un budget de 79 milliards d’euros, H2020 prend la suite de FP7. Découvrez où soumettre un projet H2020, comment fonctionne les audits sur ce type de fonds et qui contacter en cas de questions ou problème.

L’Agence suisse pour l’encouragement de l’innovation soutient des projets innovants qui ne pourraient pas voir le jour sans financement ou qui n’exploitent pas leur potentiel commercial. Demande d’aide, gestion des fonds, rapport financier, contacts en cas de questions spécifiques: voilà ce que vous devez savoir.

Fondée en 1999, Oncosuisse (l’union suisse contre le cancer) regroupe sept organisations helvétiques qui se consacrent à la lutte contre le cancer. Elle mise sur la subsidiarité pour réaliser ses objectifs. Demandes de soutien, gestion des fonds ou encore rapport financier: consultez cette page pour en apprendre davantage.

Les autres bailleurs de fonds sont constitués d’entités commerciales, d’entités à but non-lucratif et d’entités commerciales. Rapport financier, personnes de contact en cas de questions, particularités de ce type de fonds: voici toutes les informations dont vous avez besoin.

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Les laboratoires de l’EPFL et les utilisateurs externes ont accès à diverses prestations de services offertes par les infrastructures de l’EPFL (communément appelées «plateformes technologiques»). Depuis le 1er janvier 2019, le Fonds national suisse (FNS) a rédigé une nouvelle règle concernant l’éligibilité de leurs coûts.

Les informations pratiques

Voici les formulaires, à remplir et à retourner au service de contrôle de gestion, pour les opérations mentionnées ci-dessus: Vous trouverez davantage d’information concernant les corrections d’écriture dans cet article de connaissance. Le règlement financier (LEX 5.1.1) précise les modalités d’utilisation de ces opérations.

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Contact

Pour toutes questions concernant la préparation des dossiers: [email protected]

Pour les questions concernant la gestion financière:

Pour les fonds budgétaires et les fonds pluriannuels:

  Jean-Pierre Moser [email protected]
  Fabrice Favre [email protected]

Pour les fonds de tiers:

FNS Giuseppa Mandra [email protected]
  Steven Miller [email protected]
FP7/H2020 Luc Tinguely [email protected]
  Nicolas Hausheer [email protected]
  Patrizia Angelucci [email protected]
  Steven Miller [email protected]
     
InnoSuisse Luc Tinguely [email protected]
OncoSuisse Luc Tinguely [email protected]
Autres fonds de tiers Ana Jesus [email protected]
  Georges Machlout [email protected]
     
     
     
     

Pour le coûts des plateformes:

  Séverine Jaques [email protected]
  Amandine Missiliez [email protected]

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