Gestion des fonds

Retrouvez toutes les informations nĂ©cessaires Ă  une bonne gestion des fonds: de la comprĂ©hension de l’organisation financiĂšre de l’EPFL Ă  celle des diffĂ©rents types de fonds, en passant par les questions relatives aux subsides des principaux bailleurs ou encore les diffĂ©rents formulaires utilisĂ©s quotidiennement (demande de transfert, ouverture de fonds).
banniĂšre du contrĂŽle de gestion

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Comprendre l’organisation financiĂšre de l’EPFL

La structure financiĂšre de l’EPFL correspond Ă  sa structure organisationnelle: chaque composante de l’École Ă©quivaut Ă  un centre financier.

Des fonds sont rattachés à chaque centre financier. Ces fonds sont utilisés pour les imputations comptables, le reporting et le contrÎle.

Un compte budgĂ©taire est utilisĂ© pour chaque transaction afin de dĂ©terminer la nature de la recette et de la dĂ©pense. Les comptes budgĂ©taires sont structurĂ©s dans un plan comptable commun Ă  l’ensemble des EPF. Ils permettent notamment de produire le bilan et le compte de pertes et profits, ainsi que d’analyser les dĂ©penses consolidĂ©es de l’École par nature.

Les différents types de fonds

Ces fonds sont utilisĂ©s pour gĂ©rer l’enveloppe budgĂ©taire globale de l’EPFL.

Les fonds budgétaires, regroupés en «enveloppes», sont utilisés pour la gestion du budget octroyé par la Confédération suisse, via le Conseil des écoles polytechniques fédérales (CEPF).

Ils sont rattachĂ©s Ă  la structure financiĂšre de l’EPFL et sont directement assignĂ©s soit au responsable de l’unitĂ© soit Ă  un responsable de fonds.

Lors du bouclement des comptes annuels, le solde budgĂ©taire n’est pas reportĂ© sur l’annĂ©e suivante.

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Les fonds pluriannuels sont des fonds spĂ©cifiques créés pour gĂ©rer une activitĂ© ou un projet pour une durĂ©e dĂ©terminĂ©e. Ils sont financĂ©s par la ConfĂ©dĂ©ration (budget de l’EPFL ou budget d’une autre institution du domaine des EPF).

L’octroi pour un fonds pluriannuel est effectuĂ© pour une pĂ©riode maximale de 12 mois lorsque le financement provient du budget de l’EPFL (un tel fonds est qualifiĂ© de fonds pluriannuel, car il peut dĂ©buter en cours d’annĂ©e civile). Concernant les financements d’autres institutions du domaine des EPF le dĂ©lai peut ĂȘtre plus long.

Le solde d’un fonds pluriannuel est reportĂ© d’un exercice comptable Ă  l’autre, contrairement aux fonds budgĂ©taires. À l’échĂ©ance, un solde positif est restituĂ© (via un transfert Ă  la RĂ©serve de Direction) et un solde nĂ©gatif est compensĂ© par les ressources de l’unitĂ©.

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Un fonds projet est ouvert pour un contrat de plus de CHF 50’000, accompagnĂ© d’une demande du Research Office (subsides de recherche), de l’Office de transfert de technologies (contrats de recherche) ou du Service de Philanthropie (contrats de sponsoring, de donation, legs).

Le fonds de projet sert à financer les activités, les équipements, les salaires et toutes autres dépenses liées à un projet de recherche spécifique.

Le fonds projet est clĂŽturĂ© lorsque la date de fin du contrat est atteinte. Tout dĂ©ficit ou excĂ©dent sur le fonds projet est compensĂ© par le fonds rĂ©servĂ© de l’unitĂ©, toutefois le responsable d’unitĂ© doit se conformer aux rĂšgles de gestion spĂ©cifiques dĂ©finies dans le contrat par le bailleur de fonds, le donateur ou le sponsor.

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Ce type de fonds est financĂ© par un fonds rĂ©servĂ© (voir ci-dessous) ou par des recettes de contrats de recherche ou de services infĂ©rieures Ă  CHF 50’000.

Contrairement au fonds de projet qui concerne un seul et unique contrat, le fonds désigné en regroupe plusieurs. Il sert à financer les activités de recherches de divers projets.

Le solde d’un fonds dĂ©signĂ© est plafonnĂ© en fin d’annĂ©e Ă  CHF 50’000; le surplus Ă©tant transfĂ©rĂ© au fonds rĂ©servĂ© de l’unitĂ© concernĂ©e en fin d’annĂ©e.

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Tout solde issu d’un fonds projet arrivĂ© Ă  Ă©chĂ©ance et ne devant pas ĂȘtre rĂ©trocĂ©dĂ© au bailleur de fonds est transfĂ©rĂ© sur le fonds rĂ©servĂ© de l’unitĂ©.

Un fonds rĂ©servĂ© est principalement utilisĂ© pour financer des activitĂ©s d’enseignement et de recherche, ainsi que pour compenser d’éventuels dĂ©couverts ou dĂ©ficits sur d’autres fonds.

Les fonds rĂ©servĂ©s n’enregistrent que des transferts internes liĂ©s Ă  l’overhead (couverture des frais gĂ©nĂ©raux centraux) ou en relation avec des excĂ©dents/dĂ©couverts d’autres fonds.

Les paiements et encaissements de factures ou le versement de salaires ne sont pas autorisés sur ces fonds.

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Une approche par bailleurs de fonds

Le Fonds National Suisse

Le Fonds national suisse (FNS) est la principale institution suisse d’encouragement de la recherche scientifique. OĂč adresser vos requĂȘtes? Comment gĂ©rer vos subsides? Quelles sont les rĂšgles concernant l’Ă©ligibilitĂ© du coĂ»t des plateformes technologiques? Voici les Ă©lĂ©ments clĂ©s pour effectuer ces diffĂ©rentes procĂ©dures.

La Commission Européenne H2020

DotĂ© d’un budget de 79 milliards d’euros, H2020 prend la suite de FP7. DĂ©couvrez oĂč soumettre un projet H2020, comment fonctionne les audits sur ce type de fonds et qui contacter en cas de questions ou problĂšme.

Innosuisse

L’Agence suisse pour l’encouragement de l’innovation soutient des projets innovants qui ne pourraient pas voir le jour sans financement ou qui n’exploitent pas leur potentiel commercial. Demande d’aide, gestion des fonds, rapport financier, contacts en cas de questions spĂ©cifiques: voilĂ  ce que vous devez savoir.

Ligue suisse contre le cancer

La fondation Recherche suisse contre le cancer soutient des projets de recherche innovants en matiĂšre de prise en charge oncologique dans les services de santĂ© par le biais d’un programme de recherche.

Les autres bailleurs de fonds

Les autres bailleurs de fonds sont constituĂ©s d’entitĂ©s commerciales, d’entitĂ©s Ă  but non-lucratif et d’entitĂ©s commerciales. Rapport financier, personnes de contact en cas de questions, particularitĂ©s de ce type de fonds: voici toutes les informations dont vous avez besoin.

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Coûts des plateformes

Les laboratoires de l’EPFL et les utilisateurs externes ont accĂšs Ă  diverses prestations de services offertes par les infrastructures de l’EPFL (communĂ©ment appelĂ©es «plateformes technologiques»). Depuis le 1er janvier 2019, le Fonds national suisse (FNS) a rĂ©digĂ© une nouvelle rĂšgle concernant l’éligibilitĂ© de leurs coĂ»ts.

Les informations pratiques

Voici les formulaires, à remplir et à retourner au service de contrÎle de gestion, pour les opérations mentionnées ci-dessus:

Vous trouverez davantage d’information concernant les corrections d’écriture dans cet article de connaissance. Le rĂšglement financier (LEX 5.1.1) prĂ©cise les modalitĂ©s d’utilisation de ces opĂ©rations.

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Contact

Pour toutes questions concernant la prĂ©paration des dossiers : [email protected]

Pour les questions au sujet de la gestion financiĂšre : [email protected]

Pour les fonds budgétaires, les fonds pluriannuels, les fonds désignés et réservés :

  SĂ©verine Jaques [email protected]
  Fabrice Favre [email protected]
  Amandine Missiliez [email protected]
  Maxime Flury [email protected]
  Delphine Longchamp [email protected]
     

Pour les campus associĂ©s : [email protected]

  Fabrice Favre [email protected]

Pour les chaires sponsorisĂ©es : [email protected]

  Delphine Longchamp [email protected]

Pour les fonds de tiers:

FNS / NCCR Giuseppa Mandra [email protected]
  Steven Miller [email protected]
     
Horizon EU Luc Tinguely [email protected]
     
H2020 Nicolas Hausheer [email protected]
  Patrizia Angelucci [email protected]
  Steven Miller [email protected]
     
InnoSuisse Luc Tinguely [email protected]
     
Swiss Cancer Luc Tinguely [email protected]
League    
     
Entreprises Georges Machlout [email protected]
commerciales    
     
Offices de la ConfĂ©dĂ©ration Julie Richard [email protected]
     
Autres fonds de tiers CDG [email protected]

Pour les coûts des plateformes :

  SĂ©verine Jaques [email protected]
  Amandine Missiliez [email protected]
  Maxime Flury [email protected]
  Delphine Longchamp [email protected]

 

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