Inventaire

Le processus d’inventaire permet de répertorier les biens durables appartenant à l’EPFL, de les localiser et d’assurer le suivi de leurs mouvements, dans le but de garantir un meilleur partage des biens au sein de l’école, une bonne planification du renouvellement des équipements et d’éviter des achats à double. Rôles et responsabilités, matériel à inventorier, seuils obligatoires, cas particuliers, application inventaire, formations ou encore contacts, retrouvez, ci-dessous, toutes les informations dont vous avez besoin.

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Chiffres clés:

icone inventaire
Icone Dollar

70.000

équipements (appartenant à différentes catégories)


913 millions

Valeur d’acquisition totale (CHF)

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Êtes-vous concerné?

Tous les collaborateurs de l’EPFL sont concernés par le processus d’inventaire.

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À quoi sert l’inventaire?

Le processus de gestion de l’inventaire permet notamment:

  • D’assurer la localisation des biens.
  • D’augmenter la possibilité de partage des équipements.
  • D’optimiser l’utilisation des ressources financières.
  • De diminuer les risques de vol.
  • De faciliter l’établissement des budgets de renouvellement des équipements dans les laboratoires.
  • De répondre efficacement aux exigences légales.

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Rôles et responsabilités

  1. Vous êtes en charge de la tenue de l’inventaire de votre unité et de la qualité des données enregistrées.
  2. Vous nommez le correspondant d’inventaire (nouveau rôle créé afin de faciliter le processus de gestion des équipements et des données inventaires de l’unité) qui sera ensuite accrédité pour exercer sa fonction.
  3. Vous validez le contrôle annuel de l’inventaire.
  4. Vous validez toute demande de sortie de l’inventaire d’un équipement provenant du Correspondant d’inventaire.
  1. Vous assurez le suivi de la mise à l’inventaire, des mouvements et des sorties d’équipements de l’inventaire de votre unité.
  2. Vous effectuez le contrôle annuel de l’inventaire de votre unité, que vous faites ensuite valider par le Responsable d’unité.
  3. Vous traitez toute demande en lien avec l’inventaire de votre unité.

La VPFI organise et supervise le suivi du processus inventaire de l’EPFL. Le Responsable inventaire EPFL est Bruno Riccini.

  1. Il est chargé de la formation des correspondants d’inventaire.
  2. Il assure l’évolution du système d’information.
  3. Il planifie les campagnes de vérifications de l’inventaire de l’École.
  4. Il est responsable de la qualité du suivi de la base de données inventaires EPFL.
  5. Il produit les statistiques à l’attention des différents responsables (unités, instituts, services, facultés et vice-présidences).

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Matériel à inventorier

La mise à l’inventaire concerne les équipements achetés, reçus gratuitement ainsi que les constructions propres. Les équipements susmentionnés en location ou en prêt pour une période supérieure à un an sont également concernés par l’inventaire.

  • Les machines et équipements scientifiques.
  • Les machines et équipements IT (sauf équipements IT privés), audiovisuel et reprographie.
  • Les véhicules.
  • Les machines-outils.
  • Les équipements d’intendance et le mobilier.
  • Les infrastructures techniques et scientifiques.
  • Les logiciels achetés ou développés en interne.
  • Les œuvres d’art.
  • Les bâtiments.
  • Les brevets, copyright et licences.
  • Les téléphones mobiles ne sont pas mentionnés dans la directive inventaire, car ils font l’objet d’une directive séparée (LEX 7.3.1).

Seuils obligatoires
Le seuil minimum pour inventorier un équipement a été modifié afin d’harmoniser le seuil de mise à l’inventaire avec celui de l’activation des biens (inscription des biens à l’actif du bilan qui sont ensuite amortis).

Pour les autres seuils
Se référer à la directive (LEX 5.9.1) pour plus de détails.

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Précisions générales

Celle-ci correspond au montant de la commande d’achat, respectivement au montant facturé si celui-ci est différent. Les éventuels rabais, frais d’installation, de livraison, de douane et de TVA doivent être pris en compte dans la valeur de l’équipement.

Les règles pour les achats et lots et pour les équipements composés de plusieurs biens ont été précisées dans la directive inventaire (LEX 5.9.1).

Dans le cas où une pièce de valeur supérieure ou égale à CHF 10’000 est changée sur un équipement, et que cette pièce augmente la valeur de l’équipement ou modifie sa durée de vie, alors le Responsable inventaire École doit être contacté pour convenir du traitement spécifique.

Dans le cas d’une grande révision d’un équipement (c’est-à-dire sir la révision qui coûte plus de CHF 100’000, en excluant les services courants), le Responsable Inventaire École doit également être contacté.

Si la valeur du stock dépasse CHF 100’000 la valorisation du stock doit être effectuée une fois par année et être communiquée au Service de comptabilité.

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La sortie d’inventaire

Souvent négligée, la sortie d’inventaire est pourtant une étape cruciale dans le processus. Si la création d’une fiche d’inventaire est, en effet, un réflexe pour de nombreux collaborateurs, le suivi à postériori des équipements – jusqu’à leur potentielle sortie – est tout aussi important afin de maîtriser le patrimoine de l’EPFL.

Se référer à la directive (LEX 5.9.1) pour avoir accès aux étapes en détail.

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Application inventaire

L’application inventaire est disponible au travers du portail sesame

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Formations

En plus du didacticiel, du manuel d’utilisation et du flyer (voir ci-dessous), des formations en salle sont également organisées. Le calendrier est disponible ici. Vous pouvez vous inscrire en envoyant un e-mail à [email protected] en indiquant la date qui vous intéresse.


Documents utiles

Directive d’inventaire (LEX 5.9.1)

FAQ

Manuel d’utilisation de l’application inventaire

Didacticiel de l’application inventaire

Film au sujet de la nouvelle application inventaire

Données clés utilisées pour la migration des fiches inventaires entre l’ancienne et la nouvelle application inventaire

Calendrier des formations (2020) pour la nouvelle application inventaire

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Contacts / questions?

Faites-nous part de vos questions et suggestions à l’adresses suivantes: [email protected]

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