Fournisseur: comment facturer l’EPFL?

Une seule adresse de facturation

L’EPFL a mis en œuvre un nouveau processus pour traiter les factures que lui adressent ses fournisseurs. Toutes les factures sont dématérialisées afin d’être gérées de manière entièrement numérique. À cette fin, nous disposons désormais d’une seule adresse centrale de facturation pour tous nos fournisseurs.

Attention: les entités suivantes ne sont pas concernées par les instructions de facturation:
  • SwissTech Convention Center,
  • Société pour le Quartier Nord de l’EPFL (SQNE),
  • Société pour le Quartier de l’Innovation de l’EPFL (SQIE),
  • Fondation EPFL Innovation Park,
  • toutes les sociétés situées à l’EPFL Innovation Park.

 

Procédure pour envoyer vos factures

  • Les envoyer par email uniquement au format PDF à l’adresse centrale de facturation; les autres formats ne sont pas traités.

  • Une seule facture (un seul PDF) par email.

  • Les documents additionnels (par ex. bulletins de versement ou de livraison) sont à inclure dans le même PDF que la facture; ils ne seront sinon pas traités.

  • Si vous ne pouvez inclure les bulletins de versement dans le même PDF que la facture, vous avez deux solutions:
  1. ne pas envoyer de bulletin de versement si vos coordonnées bancaires complètes figurent sur la facture;
  2. nous envoyer les factures au format papier par courrier postal (possibilité de joindre plusieurs factures par enveloppe).
  • Ne pas mettre de collaboratrice ou collaborateur EPFL en copie de l’email.

  • À indiquer sur toutes les factures:
    – numéro de commande d’achat EPFL; à défaut: adresse email EPFL de la personne ayant passé la commande,
    – nom de l’entité EPFL passant commande.
  • Les envoyer à l’adresse postale centrale.

  • À indiquer sur toutes les factures:
    – numéro de commande d’achat EPFL; à défaut: adresse email EPFL de la personne ayant passé la commande,
    – nom de l’entité EPFL passant commande.

Si vos factures ne respectent pas ces consignes, il se peut que vous receviez un email de no-reply.tessi(at)triboni.net. Il ne s’agit pas d’un spam, mais d’un message vous indiquant les données qui manquent sur votre facture. Vous devrez alors compléter celle-ci et la renvoyer à l’adresse centrale.

Envoi électronique: plus rapide et moins cher

Dans l’optique de dématérialisation qui est la nôtre, nous vous invitons à privilégier la voie électronique pour nous faire parvenir vos factures. Nous pourrons ainsi les traiter plus rapidement. De plus, vous réduisez vos frais et faites un geste pour l’environnement.

Des questions?

Pour toute demande concernant le processus de facturation ou le paiement d’une facture, veuillez vous adresser directement au Service de comptabilité de l’EPFL à sf(at)epfl.ch, et pas à votre interlocutrice ou interlocuteur habituel au sein de l’EPFL.