Principes gĂ©nĂ©raux : ce quâil faut savoir
La directive relative Ă lâutilisation des cartes de crĂ©dit Ă lâEPFL (LEX 5.4.1) sâapplique Ă toutes les unitĂ©s et personnes dĂ©tenant une carte de crĂ©dit individuelle EPFL.
- Les responsables dâunitĂ© ont le droit dâobtenir une carte de crĂ©dit individuelle (droit « CCC » associĂ© Ă son rĂŽle dans Accred).
- Les responsables dâunitĂ© peuvent octroyer une telle carte Ă toute personne de leur unitĂ© voyageant rĂ©guliĂšrement et au bĂ©nĂ©fice dâun contrat de travail EPFL avec un taux dâactivitĂ© de 50% et plus.
- Ce moyen de paiement est destinĂ© exclusivement aux achats des frais de voyage et associĂ©s autorisĂ©s de moins de CHF 5â000 par transaction.
Il ne remplace pas les canaux dâachat obligatoires ou privilĂ©giĂ©s de mĂȘme que les moyens de paiement. - Le retrait d’argent n’est possible ni en Suisse ni Ă l’Ă©tranger.
Vous dĂ©tenez une carte de crĂ©dit dâachat pour votre unitĂ© ? Consultez cette page pour plus dâinformation concernant ce type de carte.
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DĂ©tenteur·trice dâune carte de crĂ©dit individuelle?
- Utilisez votre carte uniquement pour lâachat des frais liĂ©s Ă vos voyages et dĂ©penses associĂ©es autorisĂ©es pour le compte de lâEPFL (Tableau des canaux d’achat et moyen de paiement).
- Respectez les dispositions de la Directive relative au remboursement des frais professionnels (LEX 5.6.1).
- Dans le cas oĂč vous avez utilisĂ© par erreur votre carte pour des frais dâordre privĂ©, vous devez les dĂ©clarer comme tels dans le dĂ©compte de frais. Ces derniers sont dĂ©duits de la somme Ă rembourser. Si ces frais excĂšdent le montant Ă rembourser, ils seront dĂ©duits de votre prochain salaire.
- Documentez les dĂ©penses dĂšs le premier franc Ă lâaide dâun justificatif ; le cas Ă©chĂ©ant, des prĂ©cisions doivent ĂȘtre apportĂ©es.
- Les justificatifs originaux sont conservĂ©s jusquâĂ la clĂŽture du dĂ©compte de frais.
- Pour vous simplifier le travail ainsi que celui de lâorganisatrice ou de lâorganisateur de voyage, utilisez lâapplication Mes dĂ©placements et frais d’EPFL Campus.
- Ne transmettez pas votre carte ou ses codes dâaccĂšs Ă une tierce personne.
- Installez lâapplication VisecaOne sur votre smartphone afin dâassurer le suivi de vos dĂ©penses et de dĂ©tecter rapidement une Ă©ventuelle fraude.
- Soumettez les transactions litigieuses et les changements de donnĂ©es de base directement Ă lâĂ©metteur de la carte de crĂ©dit individuelle.
- Toutes les transactions effectuĂ©es Ă lâaide des cartes de crĂ©dit individuelles sont remontĂ©es automatiquement dans lâoutil de dĂ©compte de frais tous les jours.
- Chaque détenteur·trice assigne les dépenses au décompte de frais concerné. Elles sont ensuite comptabilisées quand le décompte a été validé.
Lâutilisation des cartes de crĂ©dit est limitĂ©e aux transactions publiĂ©es dans le tableau des canaux dâachat et moyens de paiement officiels.
Selon la LEX 5.6.2, les billets dâavion sont Ă nâacheter quâauprĂšs de lâagence de voyage EPFL.
La limite mensuelle par carte de crĂ©dit individuelle est de CHF 10’000.
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RÚgles de sécurité
- Le numĂ©ro, la date dâĂ©chĂ©ance ainsi que le code CVV ne doivent pas ĂȘtre divulguĂ©s Ă des tiers et ne doivent en aucun cas ĂȘtre reproduits sur un autre support.
- Les donnĂ©es de la carte de crĂ©dit ne peuvent ĂȘtre transmises que sur un site sĂ©curisĂ©.
- Exception faite des communications avec lâagence de voyages EPFL, les donnĂ©es de la carte de crĂ©dit ne peuvent pas ĂȘtre transmises par tĂ©lĂ©phone, e-mail ou tout autre message Ă©lectronique et finalement par papier.
- Aucune commande ne doit ĂȘtre effectuĂ©e par carte de crĂ©dit Ă partir dâordinateurs ou de centres de calcul d’accĂšs public.
- Si aucune autre solution nâexiste, le cache du navigateur doit ĂȘtre vidĂ© aprĂšs dĂ©connexion.
Informations disponibles sur le site Viseca.
ConsĂ©quences en cas dâopĂ©rations non conformes?
Des mesures, allant du rappel des rĂšgles Ă respecter au retrait de la carte de crĂ©dit, sont prises en cas dâopĂ©rations non conformes, notamment pour les cas suivants:
- Achat individuel supĂ©rieur au plafond fixĂ© (CHF 5’000 par transaction).
- Usage abusif de la carte de crédit par des personnes non autorisées.
- Non-respect des rĂšgles de fonctionnement.
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Qui est responsable en cas de dommage?
L’unitĂ© concernĂ©e assume entiĂšrement les dommages financiers dĂ©roulants de fraude ou de lâutilisation non conforme de la carte de crĂ©dit.
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Liens utiles
LEX 5.4.1 â Directive concernant lâutilisation des cartes de crĂ©dit Ă lâEPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative au remboursement des frais professionnels
Formulaire de contestation Viseca Card
Document: Tableau des canaux d’achat et des moyens de paiement
Article de connaissance: Comment octroyer ou supprimer un droit « Carte de crédit personnelle EPFL »?
Des questions?
Pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]
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