Cartes de crédit individuelles

• Utilisez votre carte uniquement pour l’achat des frais liés à vos voyages et dépenses associées autorisées pour le compte de l’EPFL (Tableau des canaux d’achat et moyen de paiement).
• Respectez les dispositions de la Directive relative au  remboursement des frais professionnels (LEX 5.6.1).
• Dans le cas où vous avez utilisé par erreur votre carte pour des frais d’ordre privé, vous devez les déclarer comme tels dans le décompte de frais. Ces derniers sont déduits de la somme à rembourser. Si ces frais excèdent le montant à rembourser, ils seront déduits de votre prochain salaire.
• Documentez les dépenses dès le premier franc à l’aide d’un justificatif ; le cas échéant, des précisions doivent être apportées.
• Les justificatifs originaux sont conservés jusqu’à la clôture du décompte de frais.
• Pour vous simplifier le travail ainsi que celui de l’organisatrice ou de l’organisateur de voyage, utilisez l’application Mes déplacements et frais d’EPFL Campus.
  
• Ne transmettez pas votre carte ou ses codes d’accès à une tierce personne.
• Installez l’application VisecaOne sur votre smartphone afin d’assurer le suivi de vos dépenses et de détecter rapidement une éventuelle fraude.
• Soumettez les transactions litigieuses et les changements de données de base directement à l’émetteur de la carte de crédit individuelle.

• Toutes les transactions effectuées à l’aide des cartes de crédit individuelles sont remontées automatiquement dans l’outil de décompte de frais tous les jours.
• Chaque détenteur·trice assigne les dépenses au décompte de frais concerné. Elles sont ensuite comptabilisées quand le décompte a été validé.

L’utilisation des cartes de crédit est limitée aux transactions publiées dans le tableau des canaux d’achat et moyens de paiement officiels.

Selon la LEX 5.6.2, les billets d’avion sont à n’acheter qu’auprès de l’agence de voyage EPFL.

La limite mensuelle par carte de crédit individuelle est de CHF 10’000.

• Le numéro, la date d’échéance ainsi que le code CVV ne doivent pas être divulgués à des tiers et ne doivent en aucun cas être reproduits sur un autre support.

• Les données de la carte de crédit ne peuvent être transmises que sur un site sécurisé.
• Exception faite des communications avec l’agence de voyages EPFL, les données de la carte de crédit ne peuvent pas être transmises par téléphone, e-mail ou tout autre message électronique et finalement par papier.

• Aucune commande ne doit être effectuée par carte de crédit à partir d’ordinateurs ou de centres de calcul d’accès public.
• Si aucune autre solution n’existe, le cache du navigateur doit être vidé après déconnexion.

Informations disponibles sur le site Viseca.