Cartes de crédit individuelles

Principes gĂ©nĂ©raux : ce qu’il faut savoir

La directive relative Ă  l’utilisation des cartes de crĂ©dit Ă  l’EPFL (LEX 5.4.1) s’applique Ă  toutes les unitĂ©s et personnes dĂ©tenant une carte de crĂ©dit individuelle EPFL.

  • Les responsables d’unitĂ© ont le droit d’obtenir une carte de crĂ©dit individuelle (droit « CCC » associĂ© Ă  son rĂŽle dans Accred).
  • Les responsables d’unitĂ© peuvent octroyer une telle carte Ă  toute personne de leur unitĂ© voyageant rĂ©guliĂšrement et au bĂ©nĂ©fice d’un contrat de travail EPFL avec un taux d’activitĂ© de 50% et plus.
  • Ce moyen de paiement est destinĂ© exclusivement aux achats des frais de voyage et associĂ©s autorisĂ©s de moins de CHF 5’000 par transaction.
    Il ne remplace pas les canaux d’achat obligatoires ou privilĂ©giĂ©s de mĂȘme que les moyens de paiement.
  • Le retrait d’argent n’est possible ni en Suisse ni Ă  l’Ă©tranger.

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DĂ©tenteur·trice d’une carte de crĂ©dit individuelle?

  • Utilisez votre carte uniquement pour l’achat des frais liĂ©s Ă  vos voyages et dĂ©penses associĂ©es autorisĂ©es pour le compte de l’EPFL (Tableau des canaux d’achat et moyen de paiement).
  • Respectez les dispositions de la Directive relative au  remboursement des frais professionnels (LEX 5.6.1).
  • Dans le cas oĂč vous avez utilisĂ© par erreur votre carte pour des frais d’ordre privĂ©, vous devez les dĂ©clarer comme tels dans le dĂ©compte de frais. Ces derniers sont dĂ©duits de la somme Ă  rembourser. Si ces frais excĂšdent le montant Ă  rembourser, ils seront dĂ©duits de votre prochain salaire.
  • Documentez les dĂ©penses dĂšs le premier franc Ă  l’aide d’un justificatif ; le cas Ă©chĂ©ant, des prĂ©cisions doivent ĂȘtre apportĂ©es.
  • Les justificatifs originaux sont conservĂ©s jusqu’à la clĂŽture du dĂ©compte de frais.
  • Pour vous simplifier le travail ainsi que celui de l’organisatrice ou de l’organisateur de voyage, utilisez l’application Mes dĂ©placements et frais d’EPFL Campus.
    Image de l'application EPFL Campus pour l'application Mes déplacements et Frais
  • Ne transmettez pas votre carte ou ses codes d’accĂšs Ă  une tierce personne.
  • Installez l’application VisecaOne sur votre smartphone afin d’assurer le suivi de vos dĂ©penses et de dĂ©tecter rapidement une Ă©ventuelle fraude.
  • Soumettez les transactions litigieuses et les changements de donnĂ©es de base directement Ă  l’émetteur de la carte de crĂ©dit individuelle.
  • Toutes les transactions effectuĂ©es Ă  l’aide des cartes de crĂ©dit individuelles sont remontĂ©es automatiquement dans l’outil de dĂ©compte de frais tous les jours.
  • Chaque dĂ©tenteur·trice assigne les dĂ©penses au dĂ©compte de frais concernĂ©. Elles sont ensuite comptabilisĂ©es quand le dĂ©compte a Ă©tĂ© validĂ©.

L’utilisation des cartes de crĂ©dit est limitĂ©e aux transactions publiĂ©es dans le tableau des canaux d’achat et moyens de paiement officiels.

Selon la LEX 5.6.2, les billets d’avion sont à n’acheter qu’auprùs de l’agence de voyage EPFL.

La limite mensuelle par carte de crĂ©dit individuelle est de CHF 10’000.

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RÚgles de sécurité

  • Le numĂ©ro, la date d’échĂ©ance ainsi que le code CVV ne doivent pas ĂȘtre divulguĂ©s Ă  des tiers et ne doivent en aucun cas ĂȘtre reproduits sur un autre support.
  • Les donnĂ©es de la carte de crĂ©dit ne peuvent ĂȘtre transmises que sur un site sĂ©curisĂ©.
  • Exception faite des communications avec l’agence de voyages EPFL, les donnĂ©es de la carte de crĂ©dit ne peuvent pas ĂȘtre transmises par tĂ©lĂ©phone, e-mail ou tout autre message Ă©lectronique et finalement par papier.
  • Aucune commande ne doit ĂȘtre effectuĂ©e par carte de crĂ©dit Ă  partir d’ordinateurs ou de centres de calcul d’accĂšs public.
  • Si aucune autre solution n’existe, le cache du navigateur doit ĂȘtre vidĂ© aprĂšs dĂ©connexion.

Informations disponibles sur le site Viseca.

ConsĂ©quences en cas d’opĂ©rations non conformes?

Des mesures, allant du rappel des rĂšgles Ă  respecter au retrait de la carte de crĂ©dit, sont prises en cas d’opĂ©rations non conformes, notamment pour les cas suivants:

  • Achat individuel supĂ©rieur au plafond fixĂ© (CHF 5’000 par transaction).
  • Usage abusif de la carte de crĂ©dit par des personnes non autorisĂ©es.
  • Non-respect des rĂšgles de fonctionnement.

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Qui est responsable en cas de dommage?

L’unitĂ© concernĂ©e assume entiĂšrement les dommages financiers dĂ©roulants de fraude ou de l’utilisation non conforme de la carte de crĂ©dit.

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Liens utiles

LEX 5.4.1 – Directive concernant l’utilisation des cartes de crĂ©dit Ă  l’EPFL

LEX 5.6.1 – Directive relative au remboursement des frais professionnels

Formulaire de contestation Viseca Card

Document: Tableau des canaux d’achat et des moyens de paiement

Article de connaissance: Comment octroyer ou supprimer un droit « Carte de crédit personnelle EPFL »?


Des questions?

Pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]

 

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