Êtes-vous concerné?
Tous les employés (internes et consultants) de l’EPFL sont concernés.
Une nouveauté: introduction d’une carte de crédit individuelle
La directive relative à l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL (LEX 5.4.1) s’applique à toutes les unités et personnes détenant au moins un des deux types de cartes de crédit EPFL:
- Les cartes de crédit individuelles: mises à disposition des responsables d’unité et des voyageurs fréquents, elles servent exclusivement à l’achat des frais de voyage et frais associés (tous frais engendrés par un voyage, de même que les frais de repas et de représentation).
- Les cartes de crédit d’achat (consultez cette page pour plus d’information concernant ce type de carte).
Cartes de crédit individuelles: ce qu’il faut savoir
- Les responsables d’unité ont le droit d’obtenir une carte de crédit individuelle (droit associé à son rôle dans Accred).
- Les responsables d’unité peuvent octroyer une telle carte à toute personne de leur unité effectuant cinq voyages ou plus dans l’année.
- Le détenteur d’une carte de crédit individuelle doit être au bénéfice d’un contrat de travail de l’EPFL.
- Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats des frais de voyage et associés de moins de CHF 5’000 par transaction et ne remplace pas les moyens de paiement recommandés par l’EPFL (Voir annexe 1 de la LEX 5.4.1).
- Le retrait d’argent liquide n’est possible ni en Suisse ni à l’étranger.
Détenteur d’une carte de crédit individuelle?
- Utilisez votre carte uniquement pour l’achat des frais liés aux voyages et dépenses associées pour le compte de l’EPFL (voir Annexe 1 LEX 5.4.1).
- Respectez les dispositions de la Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais (LEX 5.6.1).
- Dans le cas ou par erreur vous avez utilisé votre carte pour des frais d’ordre privé, vous devez les déclarer comme tels dans le décompte. Ces derniers sont déduits de la somme à rembourser. Si ces frais excèdent le montant à rembourser, ils seront déduits de votre prochain salaire.
- Documentez les dépenses égales ou supérieures à 100 francs.
- Pour les dépenses inférieures, vous devez, si nécessaire, apporter des précisions (noms des personnes associées à un repas par exemple). Les justificatifs originaux sont conservés jusqu’à la clôture du décompte de frais.
- Assignez les dépenses à un décompte de frais dès que possible et de préférence durant le mois en cours.
- Ne transmettez pas votre carte ou ses codes d’accès à une tierce personne.
- Toutes les transactions effectuées à l’aide des cartes de crédit individuelles sont mensuellement injectées automatiquement dans l’outil de décompte de frais.
- Chaque détenteur assigne les dépenses au décompte de frais concerné. Elles sont ensuite comptabilisées quand le décompte a été validé.
Consultez l’annexe 1 de la directive pour voir quelles transactions vous pouvez effectuer avec la carte, telles que:
- Billet de train hors Suisse.
- Hébergement pour voyageur.
- Hébergement pour invités en Suisse.
- Voiture de location .
- Frais de repas.
- Frais de représentation.
- Inscription conférence.
- Autres frais voyages.
La limite mensuelle par carte de crédit individuelle est de CHF 10’000. Si elle n’est pas suffisante, une demande d’augmentation temporaire peut être adressée au service de comptabilité.
Règles de sécurité
- Le numéro, la date d’échéance ainsi que le code CVC ne doivent pas être divulgués à des tiers et ne doivent en aucun cas être reproduits sur un autre support.
- Les données de la carte de crédit ne peuvent être transmises que sur un site sécurisé.
- Exception faite des communications avec l’agence de voyages EPFL, les données de la carte de crédit ne peuvent pas être transmises par téléphone, e-mail ou tout autre message électronique et finalement par papier.
- Aucune commande ne doit être effectuée par carte de crédit à partir d’ordinateurs ou de centres de calcul d’accès public.
- Si aucune autre solution n’existe, le cache du navigateur doit être vidé après déconnexion.
Que faire en cas d’opérations non conformes?
Des mesures, allant du rappel des règles à respecter au retrait de la carte de crédit, sont prises en cas d’opérations non conformes, notamment pour les cas suivants:
- Achat individuel supérieur au plafond fixé (CHF 5’000 par transaction).
- Usage abusif de la carte de crédit par des personnes non autorisées.
- Non-respect des règles de fonctionnement.
Qui est responsable en cas de dommage?
L’unité concernée assume entièrement les dommages financiers déroulants de fraude ou de l’utilisation non conforme de la carte de crédit.
Liens utiles
LEX 5.4.1 – Directive concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais
Site voyage EPFL
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