Factures d’achats

Un fournisseur est une personne, physique ou morale, à laquelle l’EPFL doit une somme d’argent après la livraison d’un bien ou d’une prestation et sur la base d’une facture. Il peut également s’agir d’une entité partenaire dans un projet de recherche et à laquelle l’EPFL transmet la somme convenue par contrat.


Factures «classiques»

La réception des factures fournisseurs intervient suite à une commande, et à la livraison d’un bien ou d’une prestation. Notre objectif commun est d’assurer la comptabilisation et le paiement des factures dans les délais convenus et dans le respect des règles de contrôle et de signature de l’EPFL.

Une fois que la marchandise, le bien ou la prestation de service ont été livrés conformément au contrat, les responsables de fonds (ou leurs délégués) vérifient les factures et notes de crédit. En signant le timbre analytique, les gestionnaires de fonds donnent leur accord pour la comptabilisation et le paiement de la facture ou de la note de crédit.

Le Service de comptabilité contrôle et comptabilise les factures et les notes de crédits dans les quatre jours ouvrables et les paie à échéance (normalement à 30 jours depuis la date de la facture).

Paiement des factures

Le paiement des factures s’effectue une fois par semaine, pour le lundi suivant (date valeur). Il est donc fortement conseillé d’apporter un paiement urgent avant lundi midi.

Passé ce délai, le paiement devra attendre le cycle suivant et 10 jours ouvrables.


Paiement à double

Les causes des paiements à double peuvent être le résultat de l’envoi à double d’une facture ou de sa copie au Service de comptabilité, ainsi que de la confusion entre facture et rappel. Afin d’éviter des paiements à double, il faut envoyer au Service de comptabilité les factures originales uniquement. Si l’original n’est pas disponible, un duplicata est à demander au fournisseur.

Retours de paiement

Les retours de paiements sont traités dès que la cause a été trouvée. Dans certains cas, le paiement en retour sera crédité sur le fonds concerné en attendant les informations pour effectuer un nouveau le paiement.

Rappels de fournisseurs

Il faut contacter le Service de comptabilité suite à la réception d’un deuxième rappel. Veuillez tenir compte de la date à laquelle vous avez envoyé la facture ainsi que d’un délai de cinq jours environ (à compter de la date de paiement apparaissant sur Infocentre), avant de prendre contact avec le Service. Si le deuxième rappel est envoyé au Service de comptabilité, il faut qu’il soit indiqué comme tel et ne doit, en aucun cas, porter un timbre analytique.

Le service de comptabilité s’engage à comptabiliser vos factures et ordres de paiement dans les quatre jours ouvrables.

A ce délai, il faut ajouter entre 9 et 13 jours ouvrables au maximum dès réception au service de comptabilité pour procéder aux étapes de préparation, de saisie, de validation et finalement de paiement de ces pièces comptables. Voir remarque ci-dessus, sous «Paiement des factures».


Factures EBP (e-buying)

Lorsqu’une commande à un fournisseurs est passée dans l’application e-buying de l’EPFL, il en résulte une facture dite «EBP». Cette dernière est enregistrée dans le système comptable et garantit la traçabilité de la transaction ainsi que la régularisation de l’engagement né de l’établissement de la commande.

II est important de mettre en évidence ce numéro sur la facture et de l’inscrire à l’endroit prévu du timbre analytique, afin d’aider le personnel du service de comptabilité à reconnaître ces factures, dont le traitement diffère des factures issues d’une commande traditionnelle

Les informations comptables, principalement le fonds, sont reprises telles que validées lors de la commande. Les changements éventuels doivent être mis en évidence dans le timbre analytique signé.

Les factures concernant les commandes passées via les catalogues Lyreco, ARP et Distrelec sont comptabilisées directement (sans intervention de votre part), pour autant qu’il n’y ait pas d’écart entre le montant commandé et le montant facturé.

Lorsqu’un tel écart existe, les factures vous sont soumises pour traitement et validation. Le cas échéant, vous devez demander une note de crédit auprès du fournisseur. Les notes de crédit électroniques sont à traiter de la même manière qu’une facture avec écart.



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