Remboursement des frais et cartes de crédit

.Bannière remboursement des frais et voyages

.

L’ outil «Notes de frais» permet à l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’EPFL de gérer de manière intégrée, dématérialisée et automatisée l’entièreté du processus de gestion et de validation des voyages et des frais. Les principaux avantages sont:

  • Un processus clair et compréhensible pour tous les collaborateurs.
  • Une vue complète des dépenses encourues pour chaque voyage ce qui permet d’optimiser la transparence.
  • Une comptabilisation des dépenses rapide et correcte.
  • La dématérialisation des processus.
  • Une validation anticipée des voyages — engagement financier sur un fonds.

 

 

Application Notes de Frais

L’ outil «Notes de frais» intègre l’ensemble du processus de gestion et de validation des voyages et des frais, de la demande de déplacement au remboursement des frais. Vous pouvez y accéder ici

Documents utiles

Retrouvez toutes les informations et ressources nécessaires (directives ou encore manuel d’utilisateur) à un bon usage de l’application.

COVID-19 – Documents et instructions VPF

Retrouvez les informations concernant les formulaires SNOW, le remboursement des frais dans le cadre d’un déplacement ou d’un événement annulé ou encore les bonnes pratiques en cas d’annulation/report de voyages professionnels dans la boîte à outils de la VPF.

Informations complémentaires

Voyages professionnels et estudiantins

En 2019, la mobilité professionnelle était la principale source d’émissions CO2 de l’Ecole avec environ 30% de l’impact total. Afin de réduire les voyages en avion, la VPT a mis en consultation publique deux nouvelles Directives à l’intention du personnel et des étudiant.es EPFL.

Directives voyages et remboursement de frais

L’ outil «Notes de frais» permet à l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’EPFL de gérer de manière intégrée, dématérialisée et automatisée l’entièreté du processus de gestion et de validation des voyages et des frais.

.

Cartes de crédit d’achats

Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats en ligne d’une valeur de moins de CHF 5’000 par transaction, à condition qu’il ne s’agisse pas de matériel à inventorier, la limite mensuelle de cette carte étant de CHF 10’000.

Cartes de crédit individuelles

Les cartes de crédit individuelles sont mises à disposition des responsables d’unité et des voyageurs fréquents, elles servent exclusivement à l’achat des frais de voyage et frais associés.

.

Liens utiles:

LEX 5.4.1 – Directive sur l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais
Formulaire de contestation Viseca Card
Mobilité et voyages professionnels à l’EPFL


Des questions?

Pour les notes de frais, contacter le support finance: [email protected]

.

.