Remboursement des frais et cartes de crédit

Bannière remboursement des frais et voyages

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Le nouvel outil «Notes de frais» permet à tous les collaborateurs de l’EPFL de gérer de manière intégrée, dématérialisée et automatisée l’entièreté du processus de gestion et de validation des voyages et des frais. Les principaux avantages sont:

  • Un processus clair et compréhensible pour tous les collaborateurs.
  • Une vue complète des dépenses encourues pour chaque voyage ce qui permet d’optimiser la transparence.
  • Une comptabilisation des dépenses rapide et correcte.
  • La dématérialisation des processus.
  • Une validation anticipée des voyages — engagement financier sur un fonds.

Le déploiement du nouvel outil s’est fait conjointement à l’entrée en vigueur de la directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais (LEX 5.6.1) et de la directive concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL (LEX 5.4.1).

Les changements majeurs apportés aux LEX s’inscrivent dans les objectifs de l’EPFL de relever les enjeux du numérique et d’accroître l’efficacité de l’école via la transparence des coûts, l’amélioration des processus internes et l’utilisation responsable des ressources


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Application Notes de Frais

Le nouvel outil «Notes de frais» intègre l’ensemble du processus de gestion et de validation des voyages et des frais, de la demande de déplacement au remboursement des frais. Vous pouvez y accéder ici

Documents utiles

Retrouvez toutes les informations et ressources nécessaires (directives ou encore manuel d’utilisateur) à un bon usage de l’application.

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Informations complémentaires

Directive voyages

La directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais précise les règles concernant vos notes de frais. Retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin sur cette page

icone CCC

Cartes de crédit d’achat

Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats en ligne d’une valeur de moins de CHF 5’000 par transaction, à condition qu’il ne s’agisse pas de matériel à inventorier, la limite mensuelle de cette carte étant de CHF 10’000.

Icon CC

Cartes de crédit individuelles

Les cartes de crédit individuelles sont mises à disposition des responsables d’unité et des voyageurs fréquents, elles servent exclusivement à l’achat des frais de voyage et frais associés.

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Liens utiles:

LEX 5.4.1 – Directive sur l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais
Formulaire de contestation Viseca Card
Site voyage EPFL
Ticketshop EPFL
Abonnements cff EPFL
Création d’un compte professionnel booking
Mise à jour du profil voyageur
International SOS


Des questions?

Pour les notes de frais, contacter le support finance: [email protected]

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Outil i-monitor

Outil permettant la consultation uniquement des notes de frais établies jusqu’au 30 novembre 2019.