Registre des signatures

Le registre des signatures centralise les droits des collaborateurs autorisĂ©s Ă  engager financiĂšrement l’EPFL. Ce droit est octroyĂ© par le responsable de centre financier Ă  un ou plusieurs collaborateurs et doit ensuite ĂȘtre validĂ© par le responsable finance de la facultĂ© ou de la vice-prĂ©sidence correspondante.
banniĂšre registre signature

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Comprendre le registre des signatures

Le registre des signatures est utilisé, entre autres, par les membres du service de comptabilité afin de contrÎler que les factures ou notes de frais reçues pour rÚglement ont été validées par les collaborateurs autorisés à le faire.

Le registre des signatures s’appuie sur le Rùglement financier de l’EPFL.

Le «droit de signature» signifie l’autorisation  Ă  engager financiĂšrement l’EPFL.

Un droit de signature peut ĂȘtre octroyĂ© pour:

  • Tous les fonds existants et Ă  venir d’un centre financier.
  • Un ou plusieurs fonds existants d’un centre financier.

Il est possible d’attribuer des droits de signatures exceptionnels (droit de signature pour toute une vice-prĂ©sidence ou facultĂ© par exemple). Pour cela, il est nĂ©cessaire de contacter les personnes de rĂ©fĂ©rence (notamment le responsable finances).

La structure financiĂšre de l’EPFL est constituĂ©e de quatre niveaux financiers:

Le niveau 1: l’EPFL.

Le niveau 2: Présidence et Vice-présidence, Faculté, CollÚges.

Le niveau 2b: Niveau technique réservé pour les Vice-présidents associés de la VPA et les Directeurs de domaine de la VPO.

Le niveau 3: Institut, centre, section, domaine, plateforme technologique, autre.

Le niveau 4: Laboratoire, chaire, groupe, service, atelier, autre dĂ©nomination d’unitĂ©.

Chaque unité ou laboratoire correspond à un centre financier de niveau 4. Chaque centre financier est composé de plusieurs fonds.

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Profils standards du registre

Le rattachement d’un collaborateur de l’EPFL au rĂŽle de responsable de centre financier est effectuĂ© automatiquement depuis l’application des Structures de l’EPFL. Ce rattachement ne peut pas ĂȘtre modifiĂ© manuellement au sein du registre des signatures.

Le responsable de centre financier dispose automatiquement des droits ci-aprĂšs:

  • Engager financiĂšrement tous les fonds de son unitĂ© (existants et Ă  venir) jusqu’à CHF 50’000.
  • Octroyer un droit de signature jusqu’à CHF 5’000 et, exceptionnellement, jusqu’à CHF 50’000 sur l’ensemble des fonds (existants et Ă  venir) de son centre financier, en collaboration avec le responsable finances de sa vice-prĂ©sidence ou facultĂ©.
  • Octroyer un droit de signature jusqu’à CHF 5’000 sur un ou plusieurs fonds existants de son centre financier en collaboration avec le responsable finances de sa vice-prĂ©sidence ou facultĂ©.
  • Supprimer un droit de signature existant au sein de son centre financier.
  • Visualiser l’intĂ©gralitĂ© des droits de signatures de son unitĂ© (sans accĂ©der aux images des signatures manuscrites correspondantes).
  • Octroyer le rĂŽle de «gestionnaire d’unité» Ă  un ou plusieurs collaborateurs de son unitĂ© (ou d’une autre unitĂ©).

Le rattachement d’un collaborateur de l’EPFL au rĂŽle de gestionnaire d’unitĂ© est effectuĂ© manuellement par le responsable d’unitĂ©, le responsable ressources humaines ou le responsable finances correspondant. L’attribution de ce rĂŽle est soumis Ă  un workflow de validation par le RRH.

Pour rappel: le rĂŽle de gestionnaire d’unitĂ© peut-ĂȘtre attribuĂ© Ă  un collaborateur de l’EPFL qui n’appartient pas Ă  l’unitĂ© (laboratoire).

Un gestionnaire d’unitĂ© dispose automatiquement des droits ci-aprĂšs:

  • Engager financiĂšrement tous les fonds de son unitĂ© (existants et Ă  venir) jusqu’à CHF 5’000.
  • Initier auprĂšs du responsable d’unitĂ© (professeur) une demande de crĂ©ation de droit de signature jusqu’à CHF 5’000 sur l’ensemble des fonds (existants et Ă  venir) ou seulement sur certains fonds du centre financier.
  • Visualiser l’intĂ©gralitĂ© des droits de signature de son unitĂ© (sans accĂ©der aux images des signatures manuscrites correspondantes).
  • AccĂ©der au formulaire Ă©lectronique «Demande de mutation RH».
  • AccĂšs aux donnĂ©es personnelles et salariales des collaborateurs de son unitĂ© prĂ©sentes dans l’Infocentre RH.

Le rattachement d’un collaborateur de l’EPFL au rĂŽle de responsable de fonds est effectuĂ© par le service de comptabilitĂ© lors de la crĂ©ation du fonds. Ce rattachement ne peut pas ĂȘtre modifiĂ© manuellement au sein du registre des signatures.

Un responsable de fonds dispose automatiquement des droits ci-aprĂšs:

  • Engager financiĂšrement son fonds jusqu’à CHF 5’000.
  • Initier auprĂšs du responsable d’unitĂ© (professeur) une demande de crĂ©ation de droit de signature jusqu’à CHF 5’000 sur le fonds dont il est responsable.

Un responsable finance (RFF) est rattachĂ© Ă  chaque vice-prĂ©sidence, facultĂ© ou collĂšge de l’EPFL.

 

Le responsable finances dispose automatiquement des droits ci-aprĂšs:

  • Engager financiĂšrement tous les centres financiers de sa vice-prĂ©sidence ou facultĂ© jusqu’à 50’000.
  • Octroyer un droit de signature (jusqu’à CHF 5’000 ou, exceptionnellement, CHF 50’000) Ă  un collaborateur au sein de tous les centres financiers de sa vice-prĂ©sidence/facultĂ©, ceci en collaboration avec le responsable d’unitĂ©/professeur correspondant.
  • Supprimer un droit de signature existant (jusqu’à CHF 5’000 ou CHF 50’000) Ă  un collaborateur au sein de tous les centres financiers de sa vice-prĂ©sidence/facultĂ©.
  • Visualiser les droits de signatures existants de tous les centres financiers de sa vice-prĂ©sidence ou facultĂ©.
  • Octroyer le rĂŽle de gestionnaire d’unitĂ© au sein des centres financier de sa vice-prĂ©sidence ou facultĂ©.
Procédure de création d'un droit de signature dans le registre des signatures

AccĂšs au registre

Par dĂ©faut, tous les responsables de centres financiers, gestionnaires d’unitĂ© et responsables finances peuvent accĂ©der aux droits de signature d’une unitĂ© (laboratoire) ; sans accĂ©der aux images des signatures manuscrites correspondantes. L’accĂšs au registre des signatures se fait via Accred

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Liens utiles

Registre des signatures: FAQ
Signature registrer: FAQ


Contact

Toutes questions liĂ©es au registre des signatures peuvent ĂȘtre adressĂ©es au Service Desk SI de l’EPFL: [email protected]

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