Registre des signatures

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Comprendre le registre des signatures
Le registre des signatures est utilisé, entre autres, par les membres du service de comptabilité afin de contrÎler que les factures ou notes de frais reçues pour rÚglement ont été validées par les collaborateurs autorisés à le faire.
Le registre des signatures sâappuie sur le RĂšglement financier de lâEPFL.
Le «droit de signature» signifie l’autorisation à engager financiĂšrement lâEPFL.
Un droit de signature peut ĂȘtre octroyĂ© pour:
- Tous les fonds existants et Ă venir dâun centre financier.
- Un ou plusieurs fonds existants dâun centre financier.
Il est possible dâattribuer des droits de signatures exceptionnels (droit de signature pour toute une vice-prĂ©sidence ou facultĂ© par exemple). Pour cela, il est nĂ©cessaire de contacter les personnes de rĂ©fĂ©rence (notamment le responsable finances).
La structure financiĂšre de l’EPFL est constituĂ©e de quatre niveaux financiers:
Le niveau 1: lâEPFL.
Le niveau 2: Présidence et Vice-présidence, Faculté, CollÚges.
Le niveau 2b: Niveau technique réservé pour les Vice-présidents associés de la VPA et les Directeurs de domaine de la VPO.
Le niveau 3: Institut, centre, section, domaine, plateforme technologique, autre.
Le niveau 4: Laboratoire, chaire, groupe, service, atelier, autre dĂ©nomination dâunitĂ©.
Chaque unité ou laboratoire correspond à un centre financier de niveau 4. Chaque centre financier est composé de plusieurs fonds.
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Profils standards du registre
Le rattachement dâun collaborateur de lâEPFL au rĂŽle de responsable de centre financier est effectuĂ© automatiquement depuis lâapplication des Structures de lâEPFL. Ce rattachement ne peut pas ĂȘtre modifiĂ© manuellement au sein du registre des signatures.
Le responsable de centre financier dispose automatiquement des droits ci-aprĂšs:
- Engager financiĂšrement tous les fonds de son unitĂ© (existants et Ă venir) jusquâĂ CHF 50â000.
- Octroyer un droit de signature jusquâĂ CHF 5â000 et, exceptionnellement, jusquâĂ CHF 50â000 sur lâensemble des fonds (existants et Ă venir) de son centre financier, en collaboration avec le responsable finances de sa vice-prĂ©sidence ou facultĂ©.
- Octroyer un droit de signature jusquâĂ CHF 5â000 sur un ou plusieurs fonds existants de son centre financier en collaboration avec le responsable finances de sa vice-prĂ©sidence ou facultĂ©.
- Supprimer un droit de signature existant au sein de son centre financier.
- Visualiser lâintĂ©gralitĂ© des droits de signatures de son unitĂ© (sans accĂ©der aux images des signatures manuscrites correspondantes).
- Octroyer le rĂŽle de «gestionnaire dâunité» Ă un ou plusieurs collaborateurs de son unitĂ© (ou dâune autre unitĂ©).
Le rattachement dâun collaborateur de lâEPFL au rĂŽle de gestionnaire dâunitĂ© est effectuĂ© manuellement par le responsable dâunitĂ©, le responsable ressources humaines ou le responsable finances correspondant. Lâattribution de ce rĂŽle est soumis Ă un workflow de validation par le RRH.
Pour rappel: le rĂŽle de gestionnaire dâunitĂ© peut-ĂȘtre attribuĂ© Ă un collaborateur de lâEPFL qui nâappartient pas Ă lâunitĂ© (laboratoire).
Un gestionnaire dâunitĂ© dispose automatiquement des droits ci-aprĂšs:
- Engager financiĂšrement tous les fonds de son unitĂ© (existants et Ă venir) jusquâĂ CHF 5â000.
- Initier auprĂšs du responsable dâunitĂ© (professeur) une demande de crĂ©ation de droit de signature jusquâĂ CHF 5â000 sur lâensemble des fonds (existants et Ă venir) ou seulement sur certains fonds du centre financier.
- Visualiser lâintĂ©gralitĂ© des droits de signature de son unitĂ© (sans accĂ©der aux images des signatures manuscrites correspondantes).
- Accéder au formulaire électronique «Demande de mutation RH».
- AccĂšs aux donnĂ©es personnelles et salariales des collaborateurs de son unitĂ© prĂ©sentes dans lâInfocentre RH.
Le rattachement dâun collaborateur de lâEPFL au rĂŽle de responsable de fonds est effectuĂ© par le service de comptabilitĂ© lors de la crĂ©ation du fonds. Ce rattachement ne peut pas ĂȘtre modifiĂ© manuellement au sein du registre des signatures.
Un responsable de fonds dispose automatiquement des droits ci-aprĂšs:
- Engager financiĂšrement son fonds jusquâĂ CHF 5â000.
- Initier auprĂšs du responsable dâunitĂ© (professeur) une demande de crĂ©ation de droit de signature jusquâĂ CHF 5â000 sur le fonds dont il est responsable.
Un responsable finance (RFF) est rattachĂ© Ă chaque vice-prĂ©sidence, facultĂ© ou collĂšge de lâEPFL.
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Le responsable finances dispose automatiquement des droits ci-aprĂšs:
- Engager financiĂšrement tous les centres financiers de sa vice-prĂ©sidence ou facultĂ© jusquâĂ 50â000.
- Octroyer un droit de signature (jusquâĂ CHF 5â000 ou, exceptionnellement, CHF 50â000) Ă un collaborateur au sein de tous les centres financiers de sa vice-prĂ©sidence/facultĂ©, ceci en collaboration avec le responsable dâunitĂ©/professeur correspondant.
- Supprimer un droit de signature existant (jusquâĂ CHF 5â000 ou CHF 50â000) Ă un collaborateur au sein de tous les centres financiers de sa vice-prĂ©sidence/facultĂ©.
- Visualiser les droits de signatures existants de tous les centres financiers de sa vice-présidence ou faculté.
- Octroyer le rĂŽle de gestionnaire dâunitĂ© au sein des centres financier de sa vice-prĂ©sidence ou facultĂ©.

AccĂšs au registre
Par dĂ©faut, tous les responsables de centres financiers, gestionnaires dâunitĂ© et responsables finances peuvent accĂ©der aux droits de signature dâune unitĂ© (laboratoire) ; sans accĂ©der aux images des signatures manuscrites correspondantes. LâaccĂšs au registre des signatures se fait via Accred
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Liens utiles
Registre des signatures: FAQ
Signature registrer: FAQ
Contact
Toutes questions liĂ©es au registre des signatures peuvent ĂȘtre adressĂ©es au Service Desk SI de lâEPFL: [email protected]
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