Les honoraires de personnes physiques domiciliées en Suisse et à l’étranger (hors UE/AELE/UK) doivent être soumis à la déduction de l’AVS/AI/APG/AC s’il ne s’agit pas d’indépendants. Le travail doit être réalisé depuis la Suisse.
Il peut s’agir de prestations de fournisseurs externes dans le domaine de l’enseignement (conférenciers, experts) ainsi que d’autres prestations telles que le conseil, la traduction ou encore l’animation d’événements.
A noter que l’engagement de consultants occupant des fonctions administratives, techniques, informatiques et de management pour une durée temporaire, urgente et/ou sur appel, n’ayant pas un statut de travailleur indépendant, doit être traité via le processus Helvetic Payroll (lien).
Les collaborateurs de l’EPFL qui invitent, engagent et fixent les conditions de rémunération des prestataires externes doivent les informer que leurs honoraires seront soumis aux assurances sociales et impôts suisses.
Avant de signer un contrat de mandat ou de confier du travail à une personne domiciliée à l’étranger pour une activité qui sera effectuée depuis l’étranger, nous vous invitons à contacter les ressources humaines ([email protected]) pour convenir des modalités.
En fonction des conventions internationales, le travail à distance depuis l’étranger ne sera pas possible.
En détail
- Les honoraires inférieurs ou égaux à CHF 2’500 annuel sont réglés sans déduction de charges sociales.
- Si la personne est de nationalité étrangère et domiciliée en Suisse, la copie du permis de travail doit impérativement être joint à la demande.
- L’impôt à la source est déduit, le cas échéant.
- Les demandes de paiement sont à enregistrer dans ServiceNow > Finance > Ordre de paiement avec les documents requis. Veuillez vous référer à la KB0015629 (lien).
- Les demandes de paiement seront directement transférées à l’équipe salaires pour un traitement conforme à la législation.
Les bases légales reposent sur les Loi fédérale et Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS RS 831.10 et RAVS RS 831.101).
Les principaux éléments à retenir sont les suivants:
- Personnes assurées selon l’article 1 de LAVS:
- Les personnes physiques domiciliées en Suisse.
- Les personnes physiques qui exercent une activité lucrative en Suisse.
- Exception pour petit revenu accessoire selon art. 8bis du Règlement sur l’AVS.
- Par extension, tout honoraire soumis à l’AVS est également soumis aux autres assurances sociales.
L’accord sur la libre circulation des personnes entre la Suisse et la Communauté européenne prévoit qu’une personne soit couverte, en matière d’assurances sociales, dans un seul pays à la fois.
Dès lors, toute personne physique de nationalité UE / AELE et domiciliée dans un pays de l’UE ou de l’AELE doit y déclarer les revenus acquis à l’EPFL.
Pratiquement, elle doit demander aux autorités de son pays de lui fournir le formulaire européen A1.
Elle devra elle-même s’acquitter des cotisations dues auprès de son organisme d’assurances sociales (à l’exception des personnes soumises à la législation française).
L’EPFL effectuera le paiement de factures/honoraires à des personnes physiques uniquement lorsque le formulaire A1 est en sa possession. Seul l’impôt à la source sera déduit du salaire.
La convention de Sécurité sociale entre la Suisse et le Royaume-Uni prévoit qu’une personne soit couverte, en matière d’assurances sociales, dans un seul pays à la fois.
Dès lors, toute personne physique domiciliée au Royaume-Uni doit y déclarer les revenus acquis à l’EPFL.
Concrètement, elle doit demander aux autorités de son pays de lui fournir le certificate of coverage. Elle devra elle-même s’acquitter des cotisations dues auprès de son organisme d’assurances sociales.
L’EPFL effectuera le paiement de factures/honoraires à des personnes physiques uniquement lorsque le certificate of coverage est en sa possession. Seul l’impôt à la source sera déduit du salaire.
Les bases légales reposent sur la loi fédérale sur l’impôt direct, art. 86-100 et 136-139, et sur la Loi cantonale sur les impôts directs, art. 130-149 et 190-197.
Pour toute personne physique domiciliée à l’étranger, l’IS est prélevé selon le barème célibataire (Tarif A) applicable selon le canton de travail.
- Les personnes qui possèdent le statut d’indépendant cotisent elles-mêmes à leurs prestations sociales dans leur pays de domicile. Elles doivent prouver ce statut en fournissant une attestation d’indépendant de leur caisse de compensation AVS (valable pour la Suisse) ou un organisme étranger similaire.
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Pour les personnes domiciliées en Suisse, les activités d’enseignant ou de chargé de cours sont, par définition, des activités de nature dépendante soumises aux charges sociales.
Contact
Pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contactez le support finance: [email protected] ou les ressources humaines : [email protected]