Cartes de crédit d’achat

1. Nommez un gestionnaire de carte de crédit d’achat (en principe le gestionnaire d’unité) ainsi qu’un remplaçant.
2. Définissez les instructions d’application et les responsabilités garantissant le respect des règles au sein de votre unité.

Vous devez disposer des compétences de signatures requises selon le Règlement financier de l’EPFL pour assumer les tâches et les responsabilités suivantes:

1. Effectuer l’ensemble des achats autorisés.
2. Vous assurer que la carte de crédit d’achat est conservée en un lieu sécurisé et n’est accessible qu’aux personnes autorisées (le moins possible).
3. En cas de contestation d’un montant ou d’une transaction, envoyer par courrier le double du relevé mensuel avec mention de la contestation à l’émetteur de carte de crédit dans les délais prévus et, à l’occasion de l’envoi du décompte mensuel, informer le service de comptabilité de la procédure en cours.
4. Contrôler et approuver dans SDG2 (ou SmartDataGen2, le système adopté par l’EPFL pour le contrôle des transactions effectuées avec les cartes de crédit d’achat) l’ensemble des transactions avec la diligence nécessaire et dans les délais prévus.
5. Documenter les transactions d’achat de façon exhaustive. Si un document justificatif venait à manquer, le mentionner clairement.
6. Organiser le remplacement de telle façon qu’il puisse être assuré aisément et sans heurts.
7. En cas de violation du présent règlement, vous êtes tenu responsable.

1. Pour effectuer des achats, vous devez disposer des droits d’achats dans votre unité.
2. Si vous ne disposez pas de tels droits, vous pouvez néanmoins effectuer les tâches suivantes:

1. Vous assurer que la carte de crédit d’achat soit conservée en un lieu sécurisé et accessible uniquement aux personnes autorisées.
2. En cas de contestation d’un montant ou d’une transaction, envoyer par courrier le double du relevé mensuel avec mention de la contestation à l’émetteur de carte de crédit dans les délais prévus et, à l’occasion de l’envoi du décompte mensuel, informer le Service de comptabilité de la procédure en cours.
3. Contrôler et approuver dans SDG2 l’ensemble des transactions avec la diligence nécessaire et dans les délais prévus.
4. Documenter les transactions d’achat de façon exhaustive. Si un document justificatif venait à manquer, le mentionner clairement.

1. Comparer chaque mois les transactions figurant sur SDG2 avec celles figurant sur le décompte mensuel de la carte de crédit. Vous documentez d’éventuels écarts.
2. A la fin du mois, adresser au service de comptabilité pour chaque carte de crédit d’achat:

1. Le relevé mensuel de l’organisme de crédit.
2. Tous les justificatifs des achats du mois écoulé.
3. Le décompte mensuel disponible dans SDG2, daté et signé selon les règles définies, et vous signalez d’éventuelles transactionnelles ayant été contestées (notamment pour raison de fraude).

Récapitulatif des bouclements mensuels et échéances des cartes de crédit d’achat 2023

Rappels à ajouter à votre calendrier

• Le document reproduisant le numéro de la carte de crédit d’achat doit être conservé sous clé.
• Le numéro, la date d’échéance ainsi que le code CVC ne doit pas être divulgué à des tiers et ne doit en aucun cas être reproduit sur un autre support.

• Les données de la carte de crédit ne peuvent être transmises que sur un site sécurisé.
• Exception faite des communications avec l’agence de voyages de l’EPFL, les données de la carte de crédit ne peuvent pas être transmises par téléphone, e-mail ou tout autre message électronique et finalement par papier

• Aucune commande ne doit être effectuée par carte de crédit à partir d’ordinateurs ou de centres de calcul d’accès public.
• Si aucune autre solution n’existe, le cache du navigateur doit être vidé après déconnexion.

Des mesures, allant du rappel des règles à respecter au retrait de la carte de crédit, sont prises en cas d’opérations non conformes, notamment pour les cas suivants:

• Achat supérieur au plafond fixé (limite posée à CHF 5’000 francs par transaction).
• Le changement de gestionnaire de la carte de crédit d’achat n’est pas annoncé au service de comptabilité.
• Le gestionnaire de la carte de crédit n’envoie pas le relevé mensuel au service de comptabilité (ou de façon incomplète, en retard).
• Lors d’usages abusifs de la carte de crédit par des personnes non autorisées.
• Non-respect des règles de fonctionnement et achats non autorisés.

1. Il est responsable de commander de nouvelles cartes et de détruire les anciennes.

2. Il publie les délais de validation des périodes comptables propres aux cartes de crédit d’achat.

3. Il contrôle la conformité des transactions par sondages et documente les contrôles effectués.

4. Il gère:

a. La liste des gestionnaires et des remplaçants et la tient à jour.

b. Les accès à SDG2.

L’unité concernée assume entièrement les dommages financiers découlant d’absence de livraison de biens ou de services achetés, de fraude ou de l’utilisation non conforme de la carte de crédit.