
L’agence de voyages centrale a pour mission de conseiller et de soutenir la communautĂ© EPFL dans la rĂ©servation de prestations de voyages et ce conformĂ©ment aux Directives voyages en vigueur.
Depuis le 1er dĂ©cembre 2023, Kuoni Business Travel (DERTOUR Suisse AG) est la nouvelle agence de voyages EPFL et le seul canal d’achat autorisĂ© pour la rĂ©servation de voyages en avion organisĂ©s et/ou payĂ©s par lâĂcole. Kuoni BT est Ă©galement Ă votre disposition pour la rĂ©servation d’hĂ©bergements (hĂŽtels) et de voitures de location.
La rĂ©servation de billets de train nationaux ou internationaux doit s’effectuer via le guichet des transports publics lausannois ou via le webshop CFF, selon les procĂ©dures dĂ©crites sur cette page.
Kuoni Business Travel (DER Touristik Suisse)
Dans le respect de la Loi fĂ©dĂ©rale sur les marchĂ©s publics, lâEPFL a lancĂ© en 2023 une procĂ©dure dâappel dâoffres public qui a abouti au partenariat avec Kuoni BT (DERTOUR Suisse AG) pour une durĂ©e de cinq ans. Lâagence de voyages centrale est au service de la communautĂ© EPFL pour tout conseil et rĂ©servation de voyages acadĂ©miques organisĂ©s et/ou payĂ©s par lâĂcole.
FondĂ©e en Suisse il y a plus de 30 ans, Kuoni Business Travel est le dĂ©partement des voyages dâaffaires de DER Touristik Suisse. Elle est constituĂ©e de plus de 40 collaboratrices et collaborateurs basĂ©s Ă GenĂšve, Ă Lugano, Ă Zurich et Ă Uzwil.
LâĂ©quipe dĂ©diĂ©e Ă lâEPFL est composĂ©e de trois agents bilingues (français/anglais) hautement qualifiĂ©s dans lâorganisation de voyages dâaffaires, pilotĂ©e par le bureau basĂ© Ă GenĂšve :
- Caroline Gumy : responsable de lâagence de voyages Ă l’EPFL
- Diane Gasana : spĂ©cialiste en voyages dâaffaires Ă l’EPFL
- Monika Buchmann : spĂ©cialiste en voyages dâaffaires Ă l’EPFL
- Jacky Pugin : responsable de Kuoni Business Travel pour la Suisse Romande
ConformĂ©ment aux Directives voyages EPFL, toute rĂ©servation de vols en avion doit ĂȘtre effectuĂ©e exclusivement via lâĂ©quipe dĂ©diĂ©e de Kuoni BT afin notamment de :
- Monitorer et amĂ©liorer en continu la politique voyages de lâEPFL
- Assurer le suivi financier et environnemental des voyages académiques
- Assurer le devoir de diligence de lâEPFL envers le personnel et les Ă©tudiant·es
- Assurer la protection des données personnelles
Les avantages dâune agence de voyages centrale Ă lâEPFL :
- BĂ©nĂ©ficier de support et d’expertise pour lâorganisation de voyages acadĂ©miques complexes
- Profiter des tarifs négociés de la Confédération avec les compagnies aériennes
- DĂ©charger le personnel administratif ou les personnes voyageant des Ă©tapes dâorganisation et de rĂ©servation de voyages
- Assurer un accompagnement en cas dâurgence grĂące au service 24/7
- Selon les besoins, rĂ©server des billets dâavion flexibles, modifiables ou annulables
- Informer directement les personnes voyageant des documents ou exigences mĂ©dicales nĂ©cessaires au voyage et des potentiels risques encourus via le partenaire dâassistance internationale
- Avoir un seul point dâentrĂ©e pour la rĂ©servation de multiples prestations de voyages (documents, voyages en avion, voitures de location, hĂ©bergement, etc.)
- BĂ©nĂ©ficier dâun accĂšs direct au dossier de rĂ©servation et rapiditĂ© dâaction en cas de changements, irrĂ©gularitĂ©s, imprĂ©vus, litiges
- Disposer dâun transfert direct des Ă©critures comptables
Pour tout conseil, demande de devis ou réservation à distance :
- Lu-ve : 8h30 â 18h00, non-stop
- Tél. +41 58 702 64 00
- E-mail : [email protected]
Pour tout conseil, demande de devis ou réservation sur le campus EPFL (BI A0 432) :
- Lu-ve : 9h00 – 13h00 / 13h30 – 17h00 (sauf jours fĂ©riĂ©s)
- Sans rendez-vous
Procédure de réservation
Anticiper la planification de son voyage, permet de sâassurer de la conformitĂ© de son dĂ©placement en avion aux politiques internes de lâEPFL ainsi que de bĂ©nĂ©ficier de plus de flexibilitĂ© dans le choix de ses vols.
Avant le voyage, l’organisateur·trice du voyage ou le/la voyageur·euse doit :
- Prendre connaissance des Directives voyages EPFL en vigueur ;
- Ăvaluer le rapport bĂ©nĂ©fice/coĂ»t du voyage, incluant des critĂšres professionnels, de bien-ĂȘtre personnel, environnementaux et financiers ;
- Ăvaluer la possibilitĂ© de remplacer un voyage par de la vidĂ©oconfĂ©rence ;
- Se renseigner sur la situation géopolitique et sanitaire de la destination et des éventuelles régions traversées:
- Pour le personnel : les voyages dans les rĂ©gions considĂ©rĂ©es Ă hauts risques par lâEPFL (niveau 4 et 5) sont soumises Ă validation de la Commission voyages.
- Pour les Ă©tudiant·es : les voyages dans les rĂ©gions considĂ©rĂ©es Ă hauts risques par lâEPFL (niveau 4 et 5) sont interdits.
- Sâinformer sur les couvertures dâassurance privĂ©es et les prestations d‘assistance internationale requises pour voyager Ă lâĂ©tranger ;
- Planifier son voyage en privilégiant les moyens de transport à faible impact environnemental ;
- Si le dĂ©placement nĂ©cessite un trajet en avion ou au moins une nuit dâhĂŽtel, Ă©tablir une demande de dĂ©placement et un dĂ©compte de frais via lâoutil notes de frais ;
- ComplĂ©ter/vĂ©rifier son profil voyageur en renseignant ses donnĂ©es personnelles et les contacts en cas dâurgence directement dans lâoutil de rĂ©servation en ligne via SESAME ;
- RĂ©server son voyage via les fournisseurs officiels de lâEPFL, une fois la demande de dĂ©placement validĂ©e ;
- ContrĂŽler la validitĂ© de ses piĂšces dâidentitĂ© ainsi que la couverture de sa police dâassurance maladie ;
- Obtenir les Ă©ventuels documents de voyages (visas, permis, etc.) ou examens mĂ©dicaux (vaccinations, tests sanitaires, prophylaxies, etc.) requis par le(s) pays visitĂ©(s). Ces frais sont remboursĂ©s par lâEPFL.
Pendant le voyage, l’organisateur·trice du voyage ou le/la voyageur·euse doit:
- En cas d’urgence liĂ©e Ă une prestation de voyage, contacter le service 24/7 de l’agence de voyages centrale (TĂ©l. +41 58 702 64 00) ;
- En cas d’urgence liĂ©e Ă la personne, notifier immĂ©diatement le partenaire dâassistance internationale ;
- Sâassurer dans la limite du possible du non-dĂ©passement du budget de voyage.
AprĂšs le voyage, l’organisateur·trice du voyage ou le/la voyageur·euse doit:
- Finaliser l’assignation des coĂ»ts liĂ©s au dĂ©placement professionnel au dĂ©compte de frais.
Services proposĂ©s par l’agence
GrĂące Ă son expertise, l’agence de voyages offre une gamme complĂšte de services, assurant une expĂ©rience de voyages sans soucis ainsi quâen proposant des solutions sur mesure rĂ©pondant aux besoins et aux prĂ©fĂ©rences individuelles des voyageurs·euses.
Lâensemble du personnel scientifique, administratif et technique, les Ă©tudiant·es, les invité·es ainsi que le personnel externe mandatĂ© par lâEPFL bĂ©nĂ©ficient des services de lâagence centrale Kuoni BT, du moment que le voyage acadĂ©mique est organisĂ© et/ou payĂ© par lâEPFL et quâune demande de dĂ©placement a Ă©tĂ© validĂ©e. Lâagence est Ă votre disposition pour vos rĂ©servations de vols (obligatoire), hĂŽtels et voitures de location.
Il est de la responsabilitĂ© du voyageur·euse de s’assurer qu’il/elle remplit toutes les exigences d’entrĂ©e dans un pays et que les documents de voyage, comme les passeports et les visas (transit, professionnel, touriste, etc.) soient valides.
Les dĂ©marches pour lâobtention dâun visa peuvent, selon les conditions, prendre un certain temps, et entraĂźner des coĂ»ts significatifs. La plateforme CIBTvisas permet d’obtenir, en fonction de la nationalitĂ©, des informations sur les conditions d’entrĂ©e de chaque pays Ă tarif prĂ©fĂ©rentiel.
LâĂcole recommande de passer par CIBTvisas afin dâĂ©pargner aux voyageurs·euses EPFL des dĂ©marches bien souvent fastidieuses. Les voyageurs·euses conservent nĂ©anmoins la libertĂ© dâeffectuer ces procĂ©dures par eux-mĂȘmes auprĂšs des ambassades et consulats, ou Ă©ventuellement par lâintermĂ©diaire dâun autre prestataire.
Contacts CIBTvisas :
- Tél. GenÚve : +41 22 884 18 70
- TĂšl. Berne : +41 31 313 20 20
La rĂ©servation de vols doit se faire obligatoirement auprĂšs de lâagence de voyages centrale Kuoni BT. Une fois la demande de dĂ©placement validĂ©e, il sera possible de demander des offres qui correspondent au meilleur compromis en termes de prix et connections, dans le respect des Directives voyages de lâEPFL.
- Kuoni BT présentera au maximum trois offres aux personnes souhaitant voyager.
- Dans le cas oĂč lâoption choisie nâest plus disponible et que la diffĂ©rence de tarif est infĂ©rieure ou Ă©gale Ă CHF 100.00, le billet sera Ă©mis. Dans le cas dâune diffĂ©rence supĂ©rieure, l’agence informera le bĂ©nĂ©ficiaire et lui proposera une autre offre.
- Certaines compagnies low cost sont réservables uniquement via leur site internet et exigent un paiement par carte de crédit privée (ex : JetBlue).
- L’agence ne peut effectuer aucune rĂ©servation via les pages internet des compagnies aĂ©riennes car elle ne peut garantir aucun service ou assistance.
- LâEPFL bĂ©nĂ©ficie de tarifs nĂ©gociĂ©s de la ConfĂ©dĂ©ration avec certaines compagnies aĂ©riennes qui sont appliquĂ©s par Kuoni BT pour les rĂ©servations. Les conditions de ces tarifs reprĂ©sentent une Ă©conomie significative, pouvant accorder davantage de flexibilitĂ© au billet, pour les bagages et les conditions dâannulation.
Service 24h pour les prestations de voyages
- Le service 24h est disponible en dehors des heures dâouvertures du bureau Kuoni BT Ă l’EPFL (mĂȘme numĂ©ro que pendant les heures d’ouverture) :
- Lu-ve : 18h00-8h30
- W-e et jours fériés : 24h/24
- Tél. +41 58 702 64 00
- E-mail : [email protected]
- Via le formulaire
- Le service est disponible en anglais uniquement.
- Le coût par appel est de CHF 80.00.
IMPORTANT :
- Le service 24h de l’agence pourra uniquement modifier ou annuler une rĂ©servation existante, aucun nouveau billet ne sera Ă©mis.
- Pour des raisons d’approbation d’Ă©ventuels surcoĂ»ts en lien avec la modification ou l’annulation de vols, seul le personnel EPFL est habilitĂ© Ă appeler le service d’urgence.
- Les étudiant·es et les invité·es ne sont pas autorisés à contacter directement le service 24h.
Lâagence Kuoni BT peut proposer diffĂ©rentes assurances annulations optionnelles au travers de son partenaire ERV (EuropĂ©enne Assurances Voyages). Il est possible de contacter l’agence pour demander une offre.
L’Ă©quipe dĂ©diĂ©e de Kuoni BT sâoccupe Ă©galement de rĂ©pondre aux demandes spĂ©ciales comme par exemple l’assistance pour les personnes Ă mobilitĂ© rĂ©duite, le transport de matĂ©riel scientifique ou lâajout de bagages supplĂ©mentaires.
L’ajout dâĂ©ventuels trajets privĂ©s avant ou aprĂšs le dĂ©placement acadĂ©mique est possible mais doit ĂȘtre mentionnĂ© lors de l’Ă©tablissement de la demande de dĂ©placement.
Le voyageur·euse prend en charge la part de voyage privĂ©. Le paiement de la diffĂ©rence entre le dĂ©placement professionnel et privĂ© doit se faire en interne avec son unitĂ©. Pour un billet dâavion Ă©mis, un seul moyen de paiement est autorisĂ© par l’agence de voyages (la carte Airplus de lâEPFL). Il n’est pas possible de dĂ©biter une carte privĂ©e pour le paiement dâune partie du billet.
La commande conjointe dâun billet dâavion pour un·e accompagnant·e privé·e est possible ; des frais de billet de CHF 80.00 seront facturĂ©s par lâagence de voyages.
Afin de bĂ©nĂ©ficier dâun conseil professionnel et de tarifs nĂ©gociĂ©s, il est recommandĂ© dâeffectuer toute rĂ©servation dâhĂ©bergement via lâagence de voyages EPFL, qui proposera les meilleures offres dans les Ă©tablissements partenaires de lâEPFL et en fonction du budget disponible.
Lâagence est Ă©galement Ă disposition pour les rĂ©servations de voitures de location.
Profil voyageur
Si vous voyagez pour la premiĂšre fois :
Une fois votre demande de voyage (DD) validĂ©e, votre profil de voyageur sera transmis Ă l’outil de rĂ©servation en ligne (OBT) et le profil devra ĂȘtre mis Ă jour par la personne voyageant dans l’OBT.
Veuillez consulter le Guide de l’utilisateur de l’outil de rĂ©servation en ligne (OBT) â Guide d’utilisateur OBT (PDF, 700 kB). Au point 2.4., vous trouverez des informations sur la maniĂšre de complĂ©ter votre profil.
Veuillez vérifier que les informations suivantes sont à jour dans votre profil avant de procéder à la réservation :
- Nationalité
- NumĂ©ro et date d’expiration du passeport
- Numéro de téléphone portable
IMPORTANT : votre profil doit correspondre Ă votre piĂšce d’identitĂ©
Pour les voyages ultérieurs :
AprĂšs votre premier voyage, vous pouvez accĂ©der Ă votre profil Ă tout moment via l’OBT.
Le profil voyageur des Ă©tudiant·es doit remplir les mĂȘmes conditions que celles pour le personnel.
IMPORTANT : les informations dans le profil voyageur doivent correspondre au document dâidentitĂ© utilisĂ© pour le voyage.
Les externes nâayant pas dâadresse e-mail @epfl, nâont pas dâaccĂšs au profil voyageur. Câest Ă la personne en charge de la rĂ©servation de transmettre Ă lâagence de voyages lâadresse e-mail et le numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone portable du voyageur, afin de pouvoir contacter le passager en cas de changement apportĂ© Ă la rĂ©servation.
Les informations sur le passeport du voyageur externe sont Ă remplir par lâassistant·e lorsquâil·elle ouvre une demande de dĂ©placement.
Concernant le visa, le respect de la rĂ©glementation en matiĂšre de santĂ© et d’immigration reste de l’entiĂšre responsabilitĂ© du voyageur.
Contact
CONTACT KUONI BT (DERTOUR Suisse AG) :
Conseil, demande de devis ou réservation
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à distance :
Lu-ve : 8h30 â 18h00, non-stop
Tél. +41 58 702 64 00
E-mail : [email protected]
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Sur le campus EPFL (BI A0 432)Â :
– Lu-ve : 9h00 – 13h00 / 13h30 – 17h00 (sauf jours fĂ©riĂ©s), sans rendez-vous
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CONTACT EPFL :
– Demandes dâexception aux Directives voyages : [email protected]
– ProcĂ©dures et problĂšmes de rĂ©servation : [email protected]
– Assistance technique concernant la demande de dĂ©placement : [email protected]
– Remboursement des frais : [email protected]