Agence de voyages EPFL

Maison de la mobilitĂ© Ă  l’EPFL © Alain Herzog

L’agence de voyages centrale a pour mission de conseiller et de soutenir la communautĂ© EPFL dans la rĂ©servation de prestations de voyages et ce conformĂ©ment aux Directives voyages en vigueur.

Depuis le 1er dĂ©cembre 2023, Kuoni Business Travel (DERTOUR Suisse AG) est la nouvelle agence de voyages EPFL et le seul canal d’achat autorisĂ© pour la rĂ©servation de voyages en avion organisĂ©s et/ou payĂ©s par l’École. Kuoni BT est Ă©galement Ă  votre disposition pour la rĂ©servation d’hĂ©bergements (hĂŽtels) et de voitures de location.

La rĂ©servation de billets de train nationaux ou internationaux doit s’effectuer via le guichet des transports publics lausannois ou via le webshop CFF, selon les procĂ©dures dĂ©crites sur cette page.

Kuoni Business Travel (DER Touristik Suisse)

Dans le respect de la Loi fĂ©dĂ©rale sur les marchĂ©s publics, l’EPFL a lancĂ© en 2023 une procĂ©dure d’appel d’offres public qui a abouti au partenariat avec Kuoni BT (DERTOUR Suisse AG) pour une durĂ©e de cinq ans. L’agence de voyages centrale est au service de la communautĂ© EPFL pour tout conseil et rĂ©servation de voyages acadĂ©miques organisĂ©s et/ou payĂ©s par l’École.

FondĂ©e en Suisse il y a plus de 30 ans, Kuoni Business Travel est le dĂ©partement des voyages d’affaires de DER Touristik Suisse. Elle est constituĂ©e de plus de 40 collaboratrices et collaborateurs basĂ©s Ă  GenĂšve, Ă  Lugano, Ă  Zurich et Ă  Uzwil.

L’équipe dĂ©diĂ©e Ă  l’EPFL est composĂ©e de trois agents bilingues (français/anglais) hautement qualifiĂ©s dans l’organisation de voyages d’affaires, pilotĂ©e par le bureau basĂ© Ă  GenĂšve :

  • Caroline Gumy : responsable de l’agence de voyages Ă  l’EPFL
  • Diane Gasana : spĂ©cialiste en voyages d’affaires Ă  l’EPFL
  • Monika Buchmann : spĂ©cialiste en voyages d’affaires Ă  l’EPFL
  • Jacky Pugin : responsable de Kuoni Business Travel pour la Suisse Romande

ConformĂ©ment aux Directives voyages EPFL, toute rĂ©servation de vols en avion doit ĂȘtre effectuĂ©e exclusivement via l’équipe dĂ©diĂ©e de Kuoni BT afin notamment de :

  • Monitorer et amĂ©liorer en continu la politique voyages de l’EPFL
  • Assurer le suivi financier et environnemental des voyages acadĂ©miques
  • Assurer le devoir de diligence de l’EPFL envers le personnel et les Ă©tudiant·es
  • Assurer la protection des donnĂ©es personnelles

Les avantages d’une agence de voyages centrale Ă  l’EPFL :

  • BĂ©nĂ©ficier de support et d’expertise pour l’organisation de voyages acadĂ©miques complexes
  • Profiter des tarifs nĂ©gociĂ©s de la ConfĂ©dĂ©ration avec les compagnies aĂ©riennes
  • DĂ©charger le personnel administratif ou les personnes voyageant des Ă©tapes d’organisation et de rĂ©servation de voyages
  • Assurer un accompagnement en cas d’urgence grĂące au service 24/7
  • Selon les besoins, rĂ©server des billets d’avion flexibles, modifiables ou annulables
  • Informer directement les personnes voyageant des documents ou exigences mĂ©dicales nĂ©cessaires au voyage et des potentiels risques encourus via le partenaire d’assistance internationale
  • Avoir un seul point d’entrĂ©e pour la rĂ©servation de multiples prestations de voyages (documents, voyages en avion, voitures de location, hĂ©bergement, etc.)
  • BĂ©nĂ©ficier d’un accĂšs direct au dossier de rĂ©servation et rapiditĂ© d’action en cas de changements, irrĂ©gularitĂ©s, imprĂ©vus, litiges
  • Disposer d’un transfert direct des Ă©critures comptables

Pour tout conseil, demande de devis ou rĂ©servation Ă  distance :

  • Lu-ve : 8h30 – 18h00, non-stop
  • TĂ©l. +41 58 702 64 00
  • E-mail : [email protected]

Pour tout conseil, demande de devis ou rĂ©servation sur le campus EPFL (BI A0 432) :

  • Lu-ve : 9h00 – 13h00 / 13h30 – 17h00 (sauf jours fĂ©riĂ©s)
  • Sans rendez-vous

Procédure de réservation

Anticiper la planification de son voyage, permet de s’assurer de la conformitĂ© de son dĂ©placement en avion aux politiques internes de l’EPFL ainsi que de bĂ©nĂ©ficier de plus de flexibilitĂ© dans le choix de ses vols.

Avant le voyage, l’organisateur·trice du voyage ou le/la voyageur·euse doit :

  • Prendre connaissance des Directives voyages EPFL en vigueur ;
  • Évaluer le rapport bĂ©nĂ©fice/coĂ»t du voyage, incluant des critĂšres professionnels, de bien-ĂȘtre personnel, environnementaux et financiers ;
  • Évaluer la possibilitĂ© de remplacer un voyage par de la vidĂ©oconfĂ©rence ;
  • Se renseigner sur la situation gĂ©opolitique et sanitaire de la destination et des Ă©ventuelles rĂ©gions traversĂ©es:
    • Pour le personnel : les voyages dans les rĂ©gions considĂ©rĂ©es Ă  hauts risques par l’EPFL (niveau 4 et 5) sont soumises Ă  validation de la Commission voyages.
    • Pour les Ă©tudiant·es : les voyages dans les rĂ©gions considĂ©rĂ©es Ă  hauts risques par l’EPFL (niveau 4 et 5) sont interdits.
  • S’informer sur les couvertures d’assurance privĂ©es et les prestations d‘assistance internationale requises pour voyager Ă  l’étranger ;
  • Planifier son voyage en privilĂ©giant les moyens de transport Ă  faible impact environnemental ;
  • Si le dĂ©placement nĂ©cessite un trajet en avion ou au moins une nuit d’hĂŽtel, Ă©tablir une demande de dĂ©placement et un dĂ©compte de frais via l’outil notes de frais ;
  • ComplĂ©ter/vĂ©rifier son profil voyageur en renseignant ses donnĂ©es personnelles et les contacts en cas d’urgence directement dans l’outil de rĂ©servation en ligne via SESAME ;
  • RĂ©server son voyage via les fournisseurs officiels de l’EPFL, une fois la demande de dĂ©placement validĂ©e ;
  • ContrĂŽler la validitĂ© de ses piĂšces d’identitĂ© ainsi que la couverture de sa police d’assurance maladie ;
  • Obtenir les Ă©ventuels documents de voyages (visas, permis, etc.) ou examens mĂ©dicaux (vaccinations, tests sanitaires, prophylaxies, etc.) requis par le(s) pays visitĂ©(s). Ces frais sont remboursĂ©s par l’EPFL.

Pendant le voyage, l’organisateur·trice du voyage ou le/la voyageur·euse doit:

AprĂšs le voyage, l’organisateur·trice du voyage ou le/la voyageur·euse doit:

  • Finaliser l’assignation des coĂ»ts liĂ©s au dĂ©placement professionnel au dĂ©compte de frais.

Services proposĂ©s par l’agence

GrĂące Ă  son expertise, l’agence de voyages offre une gamme complĂšte de services, assurant une expĂ©rience de voyages sans soucis ainsi qu’en proposant des solutions sur mesure rĂ©pondant aux besoins et aux prĂ©fĂ©rences individuelles des voyageurs·euses.

L’ensemble du personnel scientifique, administratif et technique, les Ă©tudiant·es, les invité·es ainsi que le personnel externe mandatĂ© par l’EPFL bĂ©nĂ©ficient des services de l’agence centrale Kuoni BT, du moment que le voyage acadĂ©mique est organisĂ© et/ou payĂ© par l’EPFL et qu’une demande de dĂ©placement a Ă©tĂ© validĂ©e. L’agence est Ă  votre disposition pour vos rĂ©servations de vols (obligatoire), hĂŽtels et voitures de location.

Il est de la responsabilitĂ© du voyageur·euse de s’assurer qu’il/elle remplit toutes les exigences d’entrĂ©e dans un pays et que les documents de voyage, comme les passeports et les visas (transit, professionnel, touriste, etc.) soient valides.

Les dĂ©marches pour l’obtention d’un visa peuvent, selon les conditions, prendre un certain temps, et entraĂźner des coĂ»ts significatifs. La plateforme CIBTvisas permet d’obtenir, en fonction de la nationalitĂ©, des informations sur les conditions d’entrĂ©e de chaque pays Ă  tarif prĂ©fĂ©rentiel.

L’École recommande de passer par CIBTvisas afin d’épargner aux voyageurs·euses EPFL des dĂ©marches bien souvent fastidieuses. Les voyageurs·euses conservent nĂ©anmoins la libertĂ© d’effectuer ces procĂ©dures par eux-mĂȘmes auprĂšs des ambassades et consulats, ou Ă©ventuellement par l’intermĂ©diaire d’un autre prestataire.

Contacts CIBTvisas :

  • TĂ©l. GenĂšve : +41 22 884 18 70
  • TĂšl. Berne : +41 31 313 20 20

La rĂ©servation de vols doit se faire obligatoirement auprĂšs de l’agence de voyages centrale Kuoni BT. Une fois la demande de dĂ©placement validĂ©e, il sera possible de demander des offres qui correspondent au meilleur compromis en termes de prix et connections, dans le respect des Directives voyages de l’EPFL.

  • Kuoni BT prĂ©sentera au maximum trois offres aux personnes souhaitant voyager.
  • Dans le cas oĂč l’option choisie n’est plus disponible et que la diffĂ©rence de tarif est infĂ©rieure ou Ă©gale Ă  CHF 100.00, le billet sera Ă©mis. Dans le cas d’une diffĂ©rence supĂ©rieure, l’agence informera le bĂ©nĂ©ficiaire et lui proposera une autre offre.
  • Certaines compagnies low cost sont rĂ©servables uniquement via leur site internet et exigent un paiement par carte de crĂ©dit privĂ©e (ex : JetBlue).
  • L’agence ne peut effectuer aucune rĂ©servation via les pages internet des compagnies aĂ©riennes car elle ne peut garantir aucun service ou assistance.
  • L’EPFL bĂ©nĂ©ficie de tarifs nĂ©gociĂ©s de la ConfĂ©dĂ©ration avec certaines compagnies aĂ©riennes qui sont appliquĂ©s par Kuoni BT pour les rĂ©servations. Les conditions de ces tarifs reprĂ©sentent une Ă©conomie significative, pouvant accorder davantage de flexibilitĂ© au billet, pour les bagages et les conditions d’annulation.

Service 24h pour les prestations de voyages 

  • Le service 24h est disponible en dehors des heures d’ouvertures du bureau Kuoni BT Ă  l’EPFL (mĂȘme numĂ©ro que pendant les heures d’ouverture) :
  • Le service est disponible en anglais uniquement.
  • Le coĂ»t par appel est de CHF 80.00.

IMPORTANT :

  • Le service 24h de l’agence pourra uniquement modifier ou annuler une rĂ©servation existante, aucun nouveau billet ne sera Ă©mis.
  • Pour des raisons d’approbation d’Ă©ventuels surcoĂ»ts en lien avec la modification ou l’annulation de vols, seul le personnel EPFL est habilitĂ© Ă  appeler le service d’urgence.
  • Les Ă©tudiant·es et les invité·es ne sont pas autorisĂ©s Ă  contacter directement le service 24h.

Lors de voyages acadĂ©miques, les imprĂ©vus tels que des urgences mĂ©dicales ou la perte de son porte-monnaie peuvent survenir. L’École a donc mis en place un programme d’assistance internationale. Tout le personnel exerçant une activitĂ© professionnelle et les Ă©tudiant·es immatriculé·es Ă  l’EPFL sont couverts par International SOS.

L’agence Kuoni BT peut proposer diffĂ©rentes assurances annulations optionnelles au travers de son partenaire ERV (EuropĂ©enne Assurances Voyages). Il est possible de contacter l’agence pour demander une offre.

L’Ă©quipe dĂ©diĂ©e de Kuoni BT s’occupe Ă©galement de rĂ©pondre aux demandes spĂ©ciales comme par exemple l’assistance pour les personnes Ă  mobilitĂ© rĂ©duite, le transport de matĂ©riel scientifique ou l’ajout de bagages supplĂ©mentaires.

L’ajout d’éventuels trajets privĂ©s avant ou aprĂšs le dĂ©placement acadĂ©mique est possible mais doit ĂȘtre mentionnĂ© lors de l’Ă©tablissement de la demande de dĂ©placement.

Le voyageur·euse prend en charge la part de voyage privĂ©. Le paiement de la diffĂ©rence entre le dĂ©placement professionnel et privĂ© doit se faire en interne avec son unitĂ©. Pour un billet d’avion Ă©mis, un seul moyen de paiement est autorisĂ© par l’agence de voyages (la carte Airplus de l’EPFL). Il n’est pas possible de dĂ©biter une carte privĂ©e pour le paiement d’une partie du billet.

La commande conjointe d’un billet d’avion pour un·e accompagnant·e privé·e est possible ; des frais de billet de CHF 80.00 seront facturĂ©s par l’agence de voyages.

Afin de bĂ©nĂ©ficier d’un conseil professionnel et de tarifs nĂ©gociĂ©s, il est recommandĂ© d’effectuer toute rĂ©servation d’hĂ©bergement via l’agence de voyages EPFL, qui proposera les meilleures offres dans les Ă©tablissements partenaires de l’EPFL et en fonction du budget disponible.

L’agence est Ă©galement Ă  disposition pour les rĂ©servations de voitures de location.

Profil voyageur

Si vous voyagez pour la premiĂšre fois :

Une fois votre demande de voyage (DD) validĂ©e, votre profil de voyageur sera transmis Ă  l’outil de rĂ©servation en ligne (OBT) et le profil devra ĂȘtre mis Ă  jour par la personne voyageant dans l’OBT.

Veuillez consulter le Guide de l’utilisateur de l’outil de rĂ©servation en ligne (OBT) → Guide d’utilisateur OBT (PDF, 700 kB). Au point 2.4., vous trouverez des informations sur la maniĂšre de complĂ©ter votre profil.

Veuillez vérifier que les informations suivantes sont à jour dans votre profil avant de procéder à la réservation :

  • NationalitĂ©
  • NumĂ©ro et date d’expiration du passeport
  • NumĂ©ro de tĂ©lĂ©phone portable

IMPORTANT : votre profil doit correspondre Ă  votre piĂšce d’identitĂ©

Pour les voyages ultérieurs :

AprĂšs votre premier voyage, vous pouvez accĂ©der Ă  votre profil Ă  tout moment via l’OBT.

Le profil voyageur des Ă©tudiant·es doit remplir les mĂȘmes conditions que celles pour le personnel.

IMPORTANT : les informations dans le profil voyageur doivent correspondre au document d’identitĂ© utilisĂ© pour le voyage.

Les externes n’ayant pas d’adresse e-mail @epfl, n’ont pas d’accĂšs au profil voyageur. C’est Ă  la personne en charge de la rĂ©servation de transmettre Ă  l’agence de voyages l’adresse e-mail et le numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone portable du voyageur, afin de pouvoir contacter le passager en cas de changement apportĂ© Ă  la rĂ©servation.

Les informations sur le passeport du voyageur externe sont Ă  remplir par l’assistant·e lorsqu’il·elle ouvre une demande de dĂ©placement.

Concernant le visa, le respect de la rĂ©glementation en matiĂšre de santĂ© et d’immigration reste de l’entiĂšre responsabilitĂ© du voyageur.

Contact

CONTACT KUONI BT (DERTOUR Suisse AG) :

Conseil, demande de devis ou réservation

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À distance :

Lu-ve : 8h30 – 18h00, non-stop

Tél. +41 58 702 64 00

E-mail : [email protected]

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Sur le campus EPFL (BI A0 432) :

– Lu-ve : 9h00 – 13h00 / 13h30 – 17h00 (sauf jours fĂ©riĂ©s), sans rendez-vous

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CONTACT EPFL :

– Demandes d’exception aux Directives voyages : [email protected]

– ProcĂ©dures et problĂšmes de rĂ©servation : [email protected]

– Assistance technique concernant la demande de dĂ©placement : [email protected]

– Remboursement des frais : [email protected]


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