Sécurité en voyage professionnel ou académique

Selon les bases légales, l’employeur a un devoir d’information, de prévention, de contrôle et d’intervention auprès de ses employés. Pour répondre à ces exigences légales, l’EPFL s’appuie sur un partenaire compétent et réputé pour ses capacités dans le domaine de l’assistance d’entreprises concernant les risques des voyages professionnels et académiques à l’étranger: International SOS.
Grâce à leurs services, les employés et étudiants bénéficient d’une assistance médicale et sécuritaire partout dans le monde depuis le 1er juin 2014.

Demande de carte de membre International SOS

Afin de bénéficier des services d’International SOS et recevoir la procédure, ainsi que la carte de membre, veuillez cliquer ici:

  • Employés EPFL: un courrier vous sera ensuite transmis avec votre carte de membre (incluant les numéros de centres d’assistance d’International SOS et le numéro de membre EPFL) sous 10 jours ouvrables.
  • Étudiants EPFL: Après avoir annoncé votre voyage dans IS-Academia et au plus tard dans le mois précédant votre départ, vous recevrez une carte à découper par e-mail.

Principal Centre d’Assistance
International SOS
Genève: +41 22 785 64 64

Si vous avez perdu votre carte de membre, veuillez nous contacter par e-mail à [email protected] ou par téléphone au 3 24 16.

Annonce de déplacements à l’étranger

Une fois votre réservation de voyage effectuée:
Depuis le 6 août 2014, les données des voyages réservés via Carlson Wagonlit Travel (CWT), l’agence de voyages de l’EPFL, sont automatiquement transférées dans une base de données. Vous n’avez donc aucune démarche supplémentaire à effectuer (si vous avez déjà votre carte International SOS).
Si vous avez réservé votre voyage par un autre biais, vous devez créer votre profil (le portail est externe à l’EPFL) en vous connectant au portail My Trips. Lors de votre première connexion, vous devrez vous enregistrer en tant que nouvel utilisateur. Ensuite, vous avez deux options pour renseigner les données relatives aux voyages:

  • Ajouter un voyage et renseigner chaque champ du voyage.
  • Envoyer les informations de votre e-mail de confirmation à l’adresse [email protected]. Attention, il faut utiliser comme nom de votre profil l’adresse à laquelle vous avez reçu la confirmation de votre voyage (soit l’adresse EPFL).

Connexion au portail International SOS

Connectez-vous ou téléchargez l’application pour accéder aux informations sécuritaires et médicales du pays de destination, ainsi qu’à des conseils pratiques pour préparer votre voyage:

  • Enregistrez votre adresse e-mail pour recevoir des alertes concernant votre pays de destination.
  • En voyage, dans l’application sur votre smartphone, sélectionnez le bouton «check-in»
    afin de pouvoir être localisé en cas d’urgence.

Médecine des voyages et vaccination

  • Informations sur les risques de maladies pouvant être contractées à l’étranger
  • Vaccinations en fonction de la destination

Avant le voyage: possibilité de consulter à la Policlinique Médicale Universitaire (PMU), rue du Bugnon 44 à Lausanne.
Nous vous conseillons d’anticiper votre prise de rendez-vous à la PMU: +41 21 314 49 39 ou en ligne au plus tôt (dès votre voyage réservé).

N’oubliez pas votre carnet de vaccination!

Après le voyage: prise en charge de patients souffrant de maladies contractées à l’étranger, notamment tropicales, et qui sont référés par des médecins de l’extérieur ou du CHUV.
En cas de fièvre au retour de voyage, nous vous conseillons de consulter en urgence!

Questions fréquentes

  • Tout collaborateur ayant un contrat actif EPFL et voyageant à l’étranger dans le cadre d’une mission liée à l’EPFL bénéficie de ce programme. De façon générale, les hôtes et professeurs invités n’ont pas de contrat EPFL et ne bénéficient donc pas de cette assistance.
  • Tout étudiant voyageant pour un projet réalisé dans un cadre académique (voyage d’études, année d’échange, stages obligatoires et projet de master) bénéficie également de ce programme.

Attention, pour tout voyage privé, ce programme ne s’applique pas.

Les doctorants sont considérés comme des collaborateurs et doivent donc cocher la case «Employé EPFL» lors de leur inscription.

À la fin de votre contrat ou de vos études, vous ne bénéficiez plus de ce programme d’assistance. Merci de retourner la carte de membre International SOS au DSPS à l’adresse suivante:

EPFL RHO DSPS

BS 198

Station 4

Non. L’accès aux services d’International SOS est gratuit (consultation du site internet, application pour smartphone, appel à la hotline, conseils, etc.).

En revanche, toutes les prestations générées par International SOS (consultation médicale, hospitalisation, rapatriement, etc.) sont à la charge du voyageur. De ce fait, chaque voyageur doit vérifier auprès de son assurance privée les conditions de remboursements éventuels.

Non. Il s’agit d’un programme d’assistance pour aider les voyageurs dans les différentes phases de leur voyage: préparation, aide pendant le voyage et en cas d’urgence. Ces services permettent aux voyageurs d’obtenir des informations sur les risques sécuritaires et médicaux dans le pays de destination en accédant à un site internet et en téléchargeant l’application International SOS. De plus, pendant le voyage, en cas de perturbations liées à des problèmes de santé, d’instabilités politiques ou de catastrophes naturelles, le voyageur peut contacter International SOS pour être conseillé et pris en charge si nécessaire.

Oui. Selon les pays (États-Unis et Japon, par exemple), les coûts peuvent être nettement plus élevés qu’en Suisse et de ce fait, certaines assurances ne couvrent pas l’intégralité de frais occasionnés à l’étranger.

Le voyageur lui-même ou une personne tierce EPFL peut faire la demande en remplissant simplement le formulaire inform et en spécifiant le nom et les coordonnées du voyageur.

Un processus a été mis en place avec Carlson Wagonlit Travel (CWT), l’agence de voyages d’affaires de l’EPFL, afin que la transmission de ces informations soit automatique. Donc si vous réservez votre voyage via CWT, vous n’avez pas de démarches supplémentaires à entreprendre. Pour tout moyen de réservation autre que CWT, les données devront être remplies manuellement sur le portail My Trips.

Chaque voyageur peut créer son propre profil et compléter lui-même ses informations. Cependant, dans le cas où des équipes préféreraient qu’une seule personne ait accès au profil de plusieurs voyageurs, il est possible de donner des droits aux assistantes administratives ou aux coordinateurs de voyages afin qu’ils remplissent ces informations pour les voyageurs de leur équipe sur une interface spécifique: Manual Trip Entry. Pour cela, les personnes intéressées doivent envoyer un e-mail à [email protected] avec leur nom, prénom et adresse e-mail. Nous leur transmettrons alors le lien et le guide d’utilisation pour l’interface Manual Trip Entry.

Selon les risques sécuritaires et médicaux présents dans le pays de destination, les voyageurs peuvent recevoir un email intitulé «PreTrip Advisory (PTA)». Cependant, cet e-mail peut être automatiquement trié dans le dossier «Courrier indésirable» par Outlook. Afin de supprimer ce tri, veuillez suivre la procédure indiquée dans le document Outlook Setup.pdf disponible sur notre site internet.