Comment fonctionne le programme d’assistance ?

Notre programme d’assistance a pour vocation de vous aider et de vous accompagner chaque jour, dans le cadre de vos déplacements professionnels ou académiques, sur toutes les problématiques liées à votre santé et votre sécurité à l’international. Médecins, experts sécurité et coordinateurs d’assistance sont à votre disposition 24/7 pour vous conseiller dans votre langue et vous accompagner en cas d’urgence.

 

Quels sont les voyages couverts par le programme ?

Tout collaborateur ayant un contrat actif EPFL et voyageant à l’étranger dans le cadre d’une mission liée à l’EPFL peut bénéficier de ce programme.

Attention, pour tout voyage privé, ce programme ne s’applique pas.

Tout étudiant voyageant pour un projet réalisé dans un des cadres présentés ci-dessous peut bénéficier de ce programme : 

Les voyages académiques suivants sont éligibles :

  • Echanges à l’étranger
  • Projets de master à l’étranger
  • Stages obligatoires pour les études à l’étranger

Les voyages de groupes suivants sont éligibles :

  • Voyages de classe en troisième du Bachelor
  • Voyages à l’étranger prévu dans le cadre d’un cours EPFL
  • Summerschools organisées par l’Ecole à l’étranger
  • Voyages dans le cadre de projets interdisciplinaires soutenu par le comité MAKE

Attention, pour tout voyage privé, ce programme ne s’applique pas.

Un voyage privé de courte durée faisant suite à un voyage professionnel peut être couvert par le programme d’assistance par extension.

De façon générale, les hôtes et professeurs invités n’ont pas de contrat EPFL et ne bénéficient donc pas de cette assistance.

 

Comment inscrire un voyage dans le programme d’assistance à l’étranger ?

Une fois votre éligibilité établie, veuillez nous soumettre votre demande via ce questionnaire pour obtenir votre carte d’adhérent au programme.

Votre carte d’adhérent obtenue, vous pouvez désormais inscrire votre voyage au programme d’assistance à l’étranger.
 

En passant par l’agence de voyages EPFL  votre inscription au programme d’assistance est automatique. Aucune démarche supplémentaire n’est requise. En cas d’interrogations n’hésitez pas à les consulter, ils se feront un plaisir de répondre à vos questions et vous aideront dans la planification de votre séjour.

N’oubliez pas de nous soumettre votre demande de carte d’adhérent pour bénéficier pleinement des services proposés par notre partenaire d’assistance à l’étranger !

Obtenez plus d’informations sur les services proposés par notre partenaire d’assistance à l’étranger en consultant la page “International SOS”.

Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l’agence de voyages EPFL, vous pouvez créer un compte et enregistrer vos informations manuellement sur MyTrips pour que notre partenaire d’assistance à l’étranger et nous-mêmes puissions vous localiser et vous assister en cas d’urgence.

Obtenez plus d’informations sur les services proposés par notre partenaire d’assistance à l’étranger en consultant la page “International SOS”.

Dans votre cas, vous pouvez créer un compte et enregistrer vos informations manuellement sur MyTrips pour que notre partenaire d’assistance à l’étranger et nous-mêmes puissions vous localiser et vous assister en cas d’urgence.

Obtenez plus d’informations sur les services proposés par notre partenaire d’assistance à l’étranger en consultant la page “International SOS”.

Pour les voyages en groupe, le coordinateur du voyage est chargé de remplir les informations pour tous les voyageurs via notre formulaire.

Après avoir complété et envoyé le formulaire, le coordinateur recevra un guide d’utilisation et un accès à une interface spécifique de MyTrip (Manual Trip Entry). Alors, le coordinateur pourra manuellement renseigner les informations de son groupe et ainsi intégrer notre programme d’assistance à l’étranger pour les groupes. 

Obtenez plus d’informations sur les services proposés par notre partenaire d’assistance à l’étranger en consultant la page “International SOS”.

 

 

 

 

Questions fréquentes

 

Si après consultation de notre carte des risques vous souhaitez voyager dans un pays classé “à risque” (niv. 4 et 5 uniquement), vous pouvez nous soumettre une demande d’analyse personnalisée afin que nous vous aidions à prendre les mesures nécessaires.

Les doctorants sont considérés comme des collaborateurs et doivent donc cocher la case «Employé EPFL» lors de leur inscription.

Notre partenaire d’assistance à l’étranger met à disposition le service “Forward” pour les voyageurs qui ne souhaitent pas entrer manuellement leurs informations via MyTrips.

Néanmoins, cette alternative nécessite tout de même la création d’un compte MyTrips. Rendez-vous sur la page “Comment créer et renseigner un compte MyTrips” pour effectuer la première opération.

Une fois votre compte créé vous pouvez simplement transférer les emails de réservations du voyage à l’adresse suivante pour renseigner vos informations et entrer dans nos bases de données : [email protected]

 

Ce service permet aussi aux administrateurs de transmettre des itinéraires au nom d’un voyageur. Le courrier électronique doit être envoyé au voyageur (à l’adresse électronique de son organisation) et l’administrateur doit CC la boîte aux lettres secondaire spécifique à l’organisation ([email protected]). 

Si vous souhaitez plus de détails, consultez la FAQ mise à disposition par notre partenaire (Anglais, PDF).

À la fin de votre contrat ou de vos études, vous ne bénéficiez plus de ce programme d’assistance. Merci de retourner la carte de membre International SOS au DSPS à l’adresse suivante :

EPFL RHO DSPS

BS 196

Station 4

Non. L’accès aux services d’International SOS est gratuit (consultation du site internet, application pour smartphone, appel à la hotline, conseils, etc.).

En revanche, toutes les prestations générées par International SOS (consultation médicale, hospitalisation, rapatriement, etc.) sont à la charge du voyageur. De ce fait, chaque voyageur doit vérifier auprès de son assurance privée les conditions de remboursements éventuels.

Non. Il s’agit d’un programme d’assistance pour aider les voyageurs dans les différentes phases de leur voyage: préparation, aide pendant le voyage et en cas d’urgence. Ces services permettent aux voyageurs d’obtenir des informations sur les risques sécuritaires et médicaux dans le pays de destination en accédant à un site internet et en téléchargeant l’application International SOS. De plus, pendant le voyage, en cas de perturbations liées à des problèmes de santé, d’instabilités politiques ou de catastrophes naturelles, le voyageur peut contacter International SOS pour être conseillé et pris en charge si nécessaire.

Oui. Selon les pays (États-Unis et Japon, par exemple), les coûts peuvent être nettement plus élevés qu’en Suisse et de ce fait, certaines assurances ne couvrent pas l’intégralité de frais occasionnés à l’étranger.

Le voyageur lui-même ou une personne tierce EPFL peut faire la demande en remplissant simplement notre formulaire.

Selon les risques sécuritaires et médicaux présents dans le pays de destination, les voyageurs peuvent recevoir un email intitulé «PreTrip Advisory (PTA)». Cependant, cet e-mail peut être automatiquement trié dans le dossier «Courrier indésirable» par Outlook. Afin de supprimer ce tri, veuillez suivre la procédure indiquée dans le document Outlook Setup.pdf disponible sur notre site internet (onglet “Marche à suivre”).

 

 

International SOS

Grâce à leurs services, les employés et étudiants bénéficient de conseils pour la préparation de leurs voyages, mais aussi d’une assistance médicale et sécuritaire disponible 24/7.

Application International SOS

L’application International SOS vous permet de planifier votre voyage facilement, d’avoir accès à des alertes personnalisées et de rentrer en contact avec un centre d’assistance en cas de besoin et à tout moment.