Planifier son voyage

Comment planifier son voyage professionnel ou académique ?

Les voyages internationaux nécessitant une planification minutieuse, l’EPFL met à disposition de ses voyageurs de nombreuses ressources et informations pour préparer leur séjour à l’étranger.

  • Renseignez-vous sur votre destination.
  • Intégrez notre programme d’assistance à l’étranger.
  • Préparez votre départ (documents officiels, visas, vaccination, etc.).
  • Prenez connaissance de notre partenaire d’assistance à l’étranger.

 

Renseignez-vous sur votre destination

Consultez notre carte des risques afin d’obtenir des informations sur votre destination et prendre les précautions nécessaires.

Renseignez-vous sur votre destination à l’aide de notre partenaire d’assistance à l’étranger qui vous fournira des informations gratuitement. Vous pourrez demander votre carte d’adhérent et vous connecter au portail pour consulter différentes informations et astuces par pays (conseils culturels et pratiques, risques sanitaires et sécuritaires, etc.). N’hésitez pas à les appeler pour obtenir davantage d’informations.

Après consultation de notre carte des risques, si vous souhaitez voyager dans un pays classé “à risque”, vous pouvez nous soumettre une demande d’analyse personnalisée afin que nous vous aidions à prendre les mesures nécessaires.

 

Intégrez notre programme d’assistance à l’étranger

Le programme d’assistance est un service mis à disposition gratuitement pour les membres de l’EPFL dans leurs déplacements professionnels et académiques à l’étranger.

Ce programme ne s’applique pas pour les voyages privés.

En passant par l’agence de voyages EPFL  votre inscription au programme d’assistance est automatique.

En cas d’interrogations n’hésitez pas à consulter l’agence de voyages EPFL, ils se feront un plaisir de répondre à vos questions et vous aideront dans la planification de votre séjour.

Faites votre demande de carte d’adhérent pour bénéficier pleinement des services proposés par notre partenaire d’assistance à l’étranger et obtenez plus d’informations sur les services proposés en consultant la page “International SOS”.

Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l’agence de voyages EPFL, vous pouvez renseigner vos informations manuellement afin que notre partenaire d’assistance à l’étranger et nous-mêmes puissions vous localiser et vous assister en cas d’urgence.

Obtenez plus d’informations sur la procédure d’enregistrement de votre voyage sur la page “Comment fonctionne le programme d’assistance ?”

Les voyages académiques suivants sont éligibles :

  • Échanges à l’étranger
  • Projets de master à l’étranger
  • Stages obligatoires pour les études à l’étranger

Renseignez vos informations manuellement afin que notre partenaire d’assistance à l’étranger et nous-mêmes puissions vous localiser et vous assister en cas d’urgence.

Obtenez plus d’informations sur la procédure d’enregistrement de votre voyage sur la page “Comment fonctionne le programme d’assistance ?”

Les voyages de groupes suivants sont éligibles :

  • Voyages de classe en troisième du Bachelor
  • Voyages à l’étranger prévu dans le cadre d’un cours EPFL
  • Summerschools organisées par l’École à l’étranger
  • Voyages dans le cadre de projets interdisciplinaires soutenu par le comité MAKE

Le coordinateur de voyage transmet les informations manuellement afin que notre partenaire d’assistance à l’étranger et nous-mêmes puissions vous localiser et vous assister en cas d’urgence.

Obtenez plus d’informations sur la procédure d’enregistrement de votre voyage sur la page “Comment fonctionne le programme d’assistance ?”

 

Préparez votre départ

Vérifiez la validité de vos documents d’identité: passeport, carte d’identité ou permis de séjour. Si vous devez établir un tel document, les frais qui en découlent sont à votre charge.

Contrôlez si vous avez besoin d’un visa, ou de toute autre forme d’autorisation d’entrée dans le pays de séjour, sur le portail de CIBTvisas et, le cas échéant, procurez-vous-en un.

Rappelez-vous que l’obtention d’un tel document peut prendre beaucoup de temps: veillez à entreprendre les démarches dès que la date de votre voyage est fixée.

  • Collaborateur EPFL : les frais engendrés sont considérés comme des frais professionnels et sont à imputer au voyage.
  • Étudiant EPFL : si vous devez établir un tel document, les frais qui en découlent sont à votre charge.
  • Informez-vous sur les risques de maladies pouvant être contractées à l’étranger.
  • Mettez vos vaccins à jour en fonction de votre destination.

Contactez notre partenaire d’assistance à l’étranger au +41 22 785 64 64 pour obtenir les dernières informations médicales concernant votre destination (gratuit).

Ainsi, en cas de besoin, vous avez la possibilité de consulter, à vos frais, le service de médecine du voyage de la Policlinique Médicale Universitaire (PMU), rue du Bugnon 44 à Lausanne.

Nous vous conseillons d’anticiper votre prise de rendez-vous à la PMU: +41 21 314 49 39 ou en ligne au plus tôt (dès votre voyage réservé).

N’oubliez pas votre carnet de vaccination !

  • Les collaborateurs de l’EPFL sont assurés pour les accidents, en Suisse et à l’étranger, auprès de la SUVA.
  • Les étudiants et collaborateurs non couverts par la SUVA sont invités à prendre contact avec leur assurance personnelle avant de voyager afin de connaître leur couverture en cas d’accident à l’étranger.

Étudiants et collaborateurs sont invités à prendre contact avec leur assurance maladie personnelle avant de voyager afin de connaître leur couverture en cas de problèmes de santé à l’étranger.

 

 

Comment fonctionne le programme d’assistance ?

Notre programme d’assistance a pour vocation de vous aider et de vous accompagner chaque jour, dans le cadre de vos déplacements professionnels ou académiques.

Carte des risques

Consultez notre carte des risques afin d’obtenir des informations sur votre destination et prendre les précautions nécessaires.

Application International SOS

L’application International SOS vous permet de planifier votre voyage facilement, d’avoir accès à des alertes personnalisées et de rentrer en contact avec un centre d’assistance en cas de besoin et à tout moment.