Agence de voyage

Le portail permet d’accéder au profil voyageur. Il propose également des informations concernant vos destinations et toutes autres données vous permettant de faciliter votre voyage.

L’application mobile facilite la vie des voyageurs et des organisateurs de voyages. Gratuite pour la communauté EPFL, l’application myCWT permet de gérer vos réservations, annulations, changements de programme, etc.

Toutes les réservations effectuées par l’intermédiaire de CWT sont automatiquement transférées au CIBT pour déterminer la nécessité d’obtenir un visa afin de faciliter les démarches. Toutefois, les membres de la communauté EPFL conservent la liberté d’effectuer leur démarches par eux-mêmes.

Avant toute réservation, chaque employé·e doit faire une demande de déplacement via SESAME. Dans l’onglet notes de frais, veuillez cliquer sur “mes demandes de déplacement” et ensuite sur le petit “+” en bas de page.

Pour toute assistance technique concernant la demande de déplacement, veuillez vous adresser à [email protected].

Une fois la demande validée, vous pouvez contacter l’agence de voyage par téléphone (+41 58 322 24 30), par e-mail ou en passant directement dans ses locaux (CE 0 212).

Les offres proposées correspondent au meilleur compromis en termes de prix et connections, dans le respect des Directives de voyages de l’EPFL.

Le profil doit être mis à jour par la personne qui voyage avant la réservation via le lien https://travel.mycwt.com/login ou l’application smartphone MyCWT.

L’équipe du Service Technique Central (TSC) est à votre disposition pour tout support concernant la mise à jour de votre profil.  Vous pouvez les contacter entre 08h00 et 17h00 par e-mail ou par téléphone (+41 58 322 24 30).

Merci de vous assurer que les informations suivantes sont à jour dans votre profil avant la réservation.

     1. Informations personnelles :

• Nationalité
• Date de naissance
• Numéro de téléphone portable
• Numéro de passeport et date d’expiration
• Numéro de SCIPER (n° d’identification unique EPFL)

IMPORTANT : votre profil doit correspondre à votre document d’identité.

      2. Informations relatives au voyage :

• Le numéro de la Demande de déplacement EPFL approuvée
• La destination
• Les dates de voyages
• Heures de départ/arrivée souhaitées
• Si bagage à main ou en soute
• Flexibilité de tarif (remboursable, changeable)
• Si vous avez des souhaits par rapport aux sièges
• Autres préférences

Pour les personnes externes/invitées, un profil voyageur sera créé par l’agence de voyages (CWT). Pour ceci,  merci de transmettre les informations suivantes avant la réservation.

       1. Informations personnelles :

• Le nom et prénom correspondant au passeport utilisé par le voyageur ou la voyageuse
• Le genre
• La date de naissance
• La nationalité
• Le numéro de portable
• Le numéro et la date d’expiration du passeport
• L’adresse e-mail du voyageur ou voyageuse
• Le numéro de matricule (généré automatiquement lors de la création de la demande de déplacement)
• Le numéro de SCIPER (n° d’identification unique EPFL)

      2. Informations relatives au voyage :

•  Le numéro de la Demande de déplacement EPFL approuvée.
• La destination
• Les dates de voyages
• Heures de départ/arrivée souhaitées
• Si bagage à main ou en soute
• Flexibilité de tarif (remboursable, changeable)
• Si vous avez des souhaits par rapport aux sièges
• Autres préférences

L’ajout d’éventuels trajets privés avant ou après le déplacement professionnel est possible. Le voyageur ou la voyageuse prend en charge la partie privée de son déplacement directement auprès de l’agence de voyages. Le paiement doit se faire par carte de crédit privée.

La commande conjointe d’un billet d’avion pour un·e accompagnant·e privé·e est possible ; des frais de dossier de CHF 50.00 seront facturés par l’agence de voyages.