FAQ – Voyages académiques

Toute demande d’exception aux directives voyages doit être adressée avant toute réservation par courriel à [email protected]

Conformément à la LEX 5.6.2, article 7, pour toute destination accessible en train en moins de 6 heures, le voyage doit s’effectuer en train. Cependant, le voyage en avion est autorisé en classe économique à titre exceptionnel si des perturbations prévues rallongent le trajet au-delà des 6 heures.

En application des directives de la Confédération et de l’EPFL, les vols entre aéroports suisses ne sont pas autorisés et ne sont donc pas considérés comme des frais professionnels remboursés par l’EPFL.

Oui, la classe business est autorisée uniquement pour le personnel et les invité·es si la durée du vol est égale ou supérieure à six heures, tel que précisée dans la LEX 5.6.2.

L’utilisation de bateaux ou cargos comme moyen de transport alternatif à l’avion n’est pas autorisée par l’EPFL.

La pesée d’intérêts a été la suivante :

• Les réservations ne peuvent pas être effectuées via l’agence de voyages centrale de l’EPFL, Kuoni Business Travel, il sera donc difficile d’assurer le devoir de diligence de l’École.
• De plus il s’agit d’un mode de voyage particulier qui nécessite une analyse de risque spécifique pour chaque demande afin de vérifier les points suivants :
• Mise en place de moyens de communication spécifiques (téléphone satellite)
• Évaluation de l’état de santé de l’employé·e afin de s’assurer qu’il ou elle soit apte à effectuer ce voyage
• Évaluation des protocoles de sécurité et d’urgence du bateau
• Évaluation des protocoles sanitaires et d’urgence du bateau
• Mise en place d’une cellule de crise spécifique pour cette traversée

En conclusion, tous les éléments ci-dessus pris en compte représentent une surcharge de travail relativement importante par rapport à l’utilisation d’autres moyens de transport qui ne nécessitent pas ce type d’analyse.

Si le voyage nécessite un trajet en avion ou au moins une nuit d’hôtel, avant toute réservation, il faut établir une demande de déplacement et un décompte de frais via l’outil notes de frais . Dans l’onglet notes de frais, veuillez cliquer sur “mes demandes de déplacement” et ensuite sur le petit “+” en bas de page.

Pour toute assistance technique concernant la demande de déplacement, veuillez vous adresser à [email protected].

Disposer d’une demande de déplacement validée est une exigence avant toute réservation d’un voyage en avion ou nuit d’hébergement.

L’agence de voyages a accès exactement aux mêmes tarifs que ceux proposées par la grande majorité des compagnies aériennes

Si vous voyez une différence, voici quelques explications: chaque compagnie se réserve de droit de vendre des billets à des tarifs plus bas mais seulement disponibles en achat direct via le site web de la compagnie. Une petite différence de prix peut également s’expliquer par des frais que certaines compagnies imposent aux agences pour la vente via leur système de réservation.

De plus, il existe des métasites, tel que Kayak ou autres, qui affichent des prix initiaux plus bas mais qui ne sont pas garantis et qui seront équivalent à ceux proposés par l’agence à la fin du processus de réservation.

Les tarifs négociés de la Confédération à disposition de l’agence de voyages sont souvent plus intéressants que ceux proposés par les compagnies aériennes et les métasites. Ces derniers offrent également plus de flexibilité en cas de changement ou annulation.

Non, l’agence de voyages EPFL est exigée pour toute réservation de vols en avion. Un rendez-vous peut-être fixé avec l’agence pour une discussion et une vérification des différences de prix.

Non, l’agence de voyages est réservée exclusivement à la communauté EPFL. Invités et externes peuvent bénéficier des prestations de l’agence, uniquement dans le cas où le voyage est organisé et/ou payé par une unité EPFL.

Oui, un outil de réservation en ligne sera mis à disposition de la communauté EPFL au printemps prochain et fera l’objet de formations et d’une communication ultérieure.

Kuoni Business Travel (DER Touristik Suisse) peut vous conseiller et aider dans vos démarches; mais la demande de remboursement de frais et de compensation liés à des retards, annulations ou autres irrégularités de vols devra être effectuée par le voyageur·euse directement via la compagnie aérienne.

L’agence ne sera pas en mesure de le faire car des informations confidentielles sont requises (compte bancaire privé du voyageur, par exemple). Cependant l’agence s’occupera du remboursement total ou partiel du billet d’avion, si nécessaire.

L’agence de voyage permet d’accompagner le voyageur·euse dans toutes les étapes de planification et de réservation du voyage, telles l’obtention des documents de voyages (via CIBTvisas), la création automatique du profil voyageur, la demande de devis et la recherche des meilleurs vols en termes de prix et connexions, le transfert automatique des écritures comptables ou encore le soutien grâce aux services d’urgence et à l’assistance internationale.

Oui, la Commission voyages EPFL a déjà statué à ce sujet. Avant toute réservation d’un voyage en avion, il faudra néanmoins établir une demande de déplacement et mentionner à l’agence le motif d’exception.

Après une année 2023 considérée comme  transitoire, il est désormais exigé que toute personne voyageant pour l’EPFL se conforme aux directives en vigueur. Les cas de non-conformité seront discutés par la VPT/VPF directement avec le/la voyageur·euse et en cas de recidive des mesures disciplinaires seront adoptées. En cas de difficulté, la Commission voyages de l’EPFL est à disposition pour soutenir le personnel administratif dans la mise en application des directives. 

Dans le respect des lois fédérales sur la protection des données, les profils voyageurs de CWT seront supprimés dès la fin de ses activités sur le campus, sauf pour les réservations en cours.

Il faudra par conséquent récréer les profils chez Kuoni selon modalités décrites sur la page web de l’agence de voyages.

Pour une même destination, des différences de prix entre un vol au départ de Zürich et un vol au départ de Genève via Zurich peuvent subsister mais ne sont pas dues aux taxes d’aéroport qui sont similaires dans toute la Suisse.

Des différences de prix peuvent être constatées en raison notamment du nombre de places restantes et disponibles dans les classes demandées. Il est vrai que régulièrement, il reste plus de disponibilités sur les vols au départ de Genève et donc le prix du voyage sera généralement plus bas.

Néanmoins, indépendamment du prix, tout vol entre l’aéroport de Genève et l’aéroport de Zürich est interdit par l’EPFL et ne sera pas remboursé, en application des directives de la Confédération.

Non, la réservation d’hébergements via Kuoni BT est néanmoins conseillée car à partir du 1er décembre 2023 des tarifs préférentiels pourront être appliqués par l’agence. Plus d’informations.

Sur demande, l’agence de voyages peut proposer la location d’appart’hôtels.

L’agence de voyages n’est pas autorisée à réserver des séjours sur AirBnB. En effet, il s’agit d’une location de privé à privé, sans garanties, ni point de contact pour l’agence; donc non sécurisé.

L’agence de voyages étant uniquement recommandée, il est toujours possible pour le voyageur·euse EPFL de réserver un appartement via Airbnb. Il/elle prend néanmoins entière responsabilité quant à cette location.

L’achat de billets de transports publics nationaux disponibles sur le Webshop et l’app mobile CFF inclut le tarif préférentiel accordé par la Confédération. La réduction est uniquement appliquée au moment de la facturation, les prix affichés sur la Webshop CFF étant publics.

L’accès sur la page Webshop CFF est géré par un droit Accred attribué par l’accréditrice ou l’accréditeur de l’unité correspondante. Avant tout commande, le personnel EPFL doit vérifier s’il dispose d’une autorisation pour commander des billets de train sur le site Accred EPFL.

Résumé de la procédure :

1. Demander les accréditations au responsable administratif de l’unité pour accéder au numéro de contrat EPFL
2. Lier le compte privé SwissPass au numéro de contrat EPFL selon le guide suivant
3. Réaliser la commande via le Webshop ou l’app mobile CFF

→ Le guide suivant permet de vous expliquer en détail la procédure à suivre.

Non, le personnel temporaire ne peut pas bénéficier d’un remboursement de ses trajets ou de subventions à l’achat d’un abonnement de transports publics. En effet, la condition pour pouvoir bénéficier d’une subvention est d’avoir un contrat de travail EPFL avec un taux d’occupation de 50% ou plus, et d’une durée minimum de 12 mois. C’est éventuellement à l’unité qui engage la personne temporairement de rentrer en matière concernant une aide à la mobilité.

Les abonnements mensuels et annuels non transmissibles peuvent être remboursés selon la grille ci-dessous. Il convient pour cela de vous adresser auprès d’un point de vente d’une entreprise partenaire de Mobilis.

Oui, la subvention à l’achat d’un abonnement général de 1ère classe est indépendante de l’échelon fonctionnel.

Les conditions de location sont désormais disponible à la page suivante.

Plusieurs points entrent en jeu. S’agit-il d’une voiture de location ou d’une voiture privée ? D’un repas professionnel ou privé ? D’un endroit situé à moins ou plus de 10km de l’EPFL ?
Concrètement, la règle générale quant à l’utilisation de véhicules privés prévoit une utilisation uniquement dans les cas suivants :

• À une situation d’handicap
• À la santé personnelle
• À la conciliation du travail et des impératifs familiaux prépondérants
• À l’absence d’une offre en transports en commun ou d’une incompatibilité de parcours ou d’horaires
• À l’adéquation entre la politique de l’École et les conditions de voyages des invité·es de l’EPFL
• Au traitement des cas d’urgence ou de force majeure

Et donc l’utilisation d’un véhicule privé (et donc le parking) est non remboursée pour

• Tous les voyages privés
• Les trajets entre les campus associés et l’EPFL
• Les voyages professionnels qui se situent à moins de 10km de l’endroit officiel de travail (tel que mentionné dans le contrat de travail).

Les étudiantes et étudiants effectuant un projet d’études (bachelor ou master) se déroulant dans un laboratoire EPFL hors campus d’Ecublens ont droit au remboursement complet de leurs frais de transports publics selon règlement en vigueur.

Pour tout autre motif de déplacement que les projets d’études, les frais de déplacements doivent être pris en charge par l’unité organisatrice, soit sur le fonds du programme d’encouragement soit directement sur le fonds du laboratoire. Seule la Directive EPFL relative à l’organisation de voyages estudiantins responsables (LEX 5.6.3) fait foi.

Les voyages d’études sont organisés par des associations et payés par des étudiant·es et à ce titre sont considérés comme voyages privés. Les sections participent néanmoins souvent avec une contribution financière forfaitaire. C’est à la section de valider la participation des étudiant·es exmatriculé·es, avec préavis favorable de la Commission voyages EPFL.

Sur la page « J’ai trouvé un stage », vous trouverez des informations sur les stages à l’étranger, en particulier sous les rubriques « assurances (maladie, accidents) » et « stages à l’étranger ». La section peut aussi fournir de l’aide en cas de doute. 

Pour ce qui est des autorisations de travail sur place, en général l’entreprise hôte fournit l’aide nécessaire aux stagiaires. Alternativement, les étudiant·es EPFL peuvent également faire appel aux services de CIBTvisas pour l’obtention de tout document de voyage exigé par le pays de destination ou les pays traversés. Ces prestations sont facturées par CIBTvisas aux tarifs préférentiels EPFL et sont à prendre en charge par le stagiaire directement.

Oui, en tant qu’enseignant·e, un chargé·e de cours externe peut accompagner un voyage estudiantin.

Tout voyage académique dans le cadre de ses activités doit être financé par une unité EPFL ou un fonds tiers. Il n’est pas admis d’organiser et/ou payer soi-même un voyage professionnel selon le principe “no gain no loss”.

Dans cette situation veuillez-vous adresser à votre supérieure hiérarchique ou à votre responsable RH.

Les personnes externes à l’EPFL peuvent réserver et acheter leurs propres billets d’avion, selon les recommandations de l’unité et en accord avec les Directives de remboursement des frais EPFL,  qu’ils pourront ensuite facturer à leurs institutions. 

Conditions :

• Un processus spécifique doit être utilisé pour intégrer ces personnes dans la base de données des bénéficiaires de Notes de Frais. Une fois ces bénéficiaires créés, le processus à suivre est similaire à celui des bénéficiaires internes.
• Les bénéficiaires externes ne doivent être activés que pour l’organisation d’un voyage et la création d’une demande de déplacement avant l’achat d’un billet.
• L’utilisation d’un bénéficiaire externe pour le remboursement de frais hors voyage n’est plus accepté et le décompte sera refusé par la comptabilité. Le formulaire Ordre de paiement A doit être privilégié.

C’est uniquement lorsque l’unité réserve et finance directement les billets pour des externes qu’il est nécessaire de passer par l’agence de voyage centrale de l’EPFL.

La demande de création d’un bénéficiaire externe se fait désormais par une demande de support Finance depuis ce portail.

Oui, tout·e employé·e en voyage professionnel à l’étranger peut contacter, en cas d’urgence, International SOS, le partenaire d’assistance internationale de l’EPFL. Les informations, téléphone et numéro d’adhérent EPFL, peuvent se trouver ici https://go.epfl.ch/I-SOS-FR .