FAQ – Voyages académiques

Consciente qu’il y a des cas d’exception, l’Ecole a créé une Commission voyages, responsable de la gestion des demandes d’exception aux Directives voyages. Toute demande d’exception aux directives voyages doit être adressée avant toute réservation par courriel à [email protected]

Conformément à la LEX 5.6.2, article 7, pour toute destination accessible en train en moins de 6 heures, le voyage doit s’effectuer en train. Cependant, le voyage en avion est autorisé en classe économique à titre exceptionnel si des perturbations prévues rallongent le trajet au-delà des 6 heures.

En application des directives de la Confédération et de l’EPFL, les vols entre aéroports suisses ne sont pas autorisés et ne sont donc pas considérés comme des frais professionnels remboursés par l’EPFL.

Oui, la classe business est autorisée uniquement pour le personnel et les invité·es si la durée du vol est égale ou supérieure à six heures, tel que précisée dans la LEX 5.6.2.

L’utilisation de bateaux ou cargos comme moyen de transport alternatif à l’avion n’est pas autorisée par l’EPFL.

La pesée d’intérêts a été la suivante :

• Les réservations ne peuvent pas être effectuées via l’agence de voyages centrale de l’EPFL, Kuoni Business Travel, il sera donc difficile d’assurer le devoir de diligence de l’École.
• De plus il s’agit d’un mode de voyage particulier qui nécessite une analyse de risque spécifique pour chaque demande afin de vérifier les points suivants :
• Mise en place de moyens de communication spécifiques (téléphone satellite)
• Évaluation de l’état de santé de l’employé·e afin de s’assurer qu’il ou elle soit apte à effectuer ce voyage
• Évaluation des protocoles de sécurité et d’urgence du bateau
• Évaluation des protocoles sanitaires et d’urgence du bateau
• Mise en place d’une cellule de crise spécifique pour cette traversée

En conclusion, tous les éléments ci-dessus pris en compte représentent une surcharge de travail relativement importante par rapport à l’utilisation d’autres moyens de transport qui ne nécessitent pas ce type d’analyse.

Les services des finances et comptables de l’EPFL ne prend pas en charge les coûts de déplacements des membres de la famille ou conjoint·es (personnel et invité·es) même à titre exceptionnel. 

Si le voyage nécessite un trajet en avion ou au moins une nuit d’hôtel, avant toute réservation, il faut établir une demande de déplacement et un décompte de frais via l’outil notes de frais . Dans l’onglet notes de frais, veuillez cliquer sur “mes demandes de déplacement” et ensuite sur le petit “+” en bas de page.

Pour toute assistance technique concernant la demande de déplacement, veuillez vous adresser à [email protected].

Disposer d’une demande de déplacement validée est une exigence avant toute réservation d’un voyage en avion ou nuit d’hébergement.

L’équipe de Kuoni BT a été renforcée temporairement pour réduire les délais de traitement. Actuellement, l’agence de voyage et l’EPFL collaborent sur un outil de réservation en ligne visant à simplifier les réservations et à raccourcir les délais de traitement. En attendant son déploiement, les délais pour recevoir une offre peuvent être plus longs, car Kuoni BT n’a pas suffisamment de personnel pour faire face au volume élevé de réservations. Cette situation est temporaire.

L’agence traite les dossiers en fonction de la date de départ, plutôt que de la date d’envoi, pour donner la priorité aux urgences face à la forte demande.

• L’agence de voyages a accès exactement aux mêmes tarifs que ceux proposées par la grande majorité des compagnies aériennes.
• Il est nécessaire de comparer les tarifs en tenant compte des mêmes options (bagages, flexibilité, assurance annulation, etc.) et de vérifier la disponibilité, car les tarifs affichés sur internet peuvent ne plus être disponibles au moment de la réservation. Pour certaines destinations, des tarifs promotionnels sont proposés par les compagnies aériennes, mais ceux-ci sont uniquement réservables en ligne.

Non, l’agence de voyages EPFL est exigée pour toute réservation de vols en avion. Un rendez-vous peut-être fixé avec l’agence pour une discussion et une vérification des différences de prix.

Non, l’agence de voyages est réservée exclusivement à la communauté EPFL. Invités et externes peuvent bénéficier des prestations de l’agence, uniquement dans le cas où le voyage est organisé et/ou payé par une unité EPFL.

Oui, un outil de réservation en ligne sera mis à disposition de la communauté EPFL au printemps prochain et fera l’objet de formations et d’une communication ultérieure.

Kuoni Business Travel (DERTOUR Suisse AG) peut vous conseiller et aider dans vos démarches; mais la demande de remboursement de frais et de compensation liés à des retards, annulations ou autres irrégularités de vols devra être effectuée par le voyageur·euse directement via la compagnie aérienne.

L’agence ne sera pas en mesure de le faire car des informations confidentielles sont requises (compte bancaire privé du voyageur, par exemple). Cependant l’agence s’occupera du remboursement total ou partiel du billet d’avion, si nécessaire.

Disposer d’un point d’entrée unique offre une vue d’ensemble sur tous les voyages réservés pour l’EPFL, ce qui facilite la gestion optimale de la sécurité des voyageurs et simplifie les procédures financières internes liées aux déplacements. Réserver via l’agence de voyager, permet également de bénéficier des tarifs négociés de la Confédération.

Oui, la Commission voyages EPFL a déjà statué à ce sujet. Avant toute réservation d’un voyage en avion, il faudra néanmoins établir une demande de déplacement et mentionner à l’agence le motif d’exception.

Après une année 2023 considérée comme  transitoire, il est désormais exigé que toute personne voyageant pour l’EPFL se conforme aux directives en vigueur. Les cas de non-conformité seront discutés par la VPT/VPF directement avec le/la voyageur·euse et en cas de recidive des mesures disciplinaires seront adoptées. En cas de difficulté, la Commission voyages de l’EPFL est à disposition pour soutenir le personnel administratif dans la mise en application des directives. 

L’OBT est un outil supplémentaire qui permet de faire des réservations simples en avion, pour des nuits d’hôtel ou des voitures de location. L’OBT est paramétré en conformité avec les Directives voyages de l’EPFL.

Si vous avez des questions ou si vous rencontrez des difficultés lors de l’utilisation de l’OBT, veuillez contacter le support en ligne de l’agence par e-mail. Les experts OBT de l’agence traitent ces cas très rapidement et fournissent un retour d’information approprié. L’équipe dédiée de l’agence de voyage sur le campus n’est pas formée pour répondre aux questions relatives à cet outil.

• Option 1 : Utilisez le chercheur d’applications dans Sesame et ajoutez manuellement la tuile en cliquant sur la petite épingle.
• Option 2 : Si cela ne fonctionne pas, contactez le 1234 pour qu’ils réinitialisent la page.

Il n’y a pas de lien Umbrella Faces pour l’OBT.

Dès que la demande de déplacement (DD) est validée, le voyageur ou le travel arranger peut directement compléter son profil dans l’OBT.

Il n’est pas possible de réserver pour des externes via l’OBT, car le numéro de SCIPER et le numéro d’immatriculation ne leur permettent pas d’accéder à Sesame et donc à l’OBT.

Non, l’OBT ne permet pas de lier automatiquement un “organisateur de voyage” à un “voyageur”. Cette liaison doit se faire manuellement.

Le système d’échange de données entre SAP et Kuoni utilise des numéros à 8 chiffres, sans les zéros initiaux.

Si vous êtes “travel arranger”, vous recevez toutes les informations sur la réservation, tout comme le voyageur. Sinon, le système fonctionne sur la base de la confiance.

L’OBT est destiné uniquement à la consultation et à la réservation. Pour des changements, annulations, ou des voyages complexes nécessitant des exceptions ou l’ajout d’externes, il faut contacter directement l’agence de voyage Kuoni Business Travel.

Pour les réservations de vols et d’hôtels, la carte AirPlus de l’EPFL est insérée automatiquement dans le système comme moyen de payement, sans possibilité de sélectionner d’autres options de paiement. Le personnel n’a pas à payer la chambre ou le petit-déjeuner, mais doit régler les extras (mini-bar, téléphone, repas, etc.). Les frais de déplacements et de séjours seront remontés dans le service “Note de frais” associé à la demande de déplacement. Cependant, dans de très rares cas, certaines compagnies aériennes peuvent ne pas accepter cette carte, ce qui nécessite l’utilisation d’une autre carte de crédit.

Pour les réservations de voiture de location avec Europcar, un « Bon électronique » sera émis et devra être présenté au guichet de Europcar. Avec les autres compagnies de location, une carte doit être insérée et le paiement se fera sur place auprès du loueur. Il faudra faire une note de frais pour pouvoir être remboursé sur le numéro de demande de déplacement inscrit dans la section « plus d’information ».

Oui, il est toujours possible de réserver sur d’autres sites. Seuls les billets d’avion doivent être réservés via l’agence ou l’OBT.

Oui, vous pouvez accéder au Webshop CFF via votre canal habituel ou via l’OBT.

Chaque hôtel proposé dans l’OBT inclut l’option d’annulation, ce qui peut expliquer les écarts de prix. Autrement, l’outil affiche les mêmes tarifs, car il regroupe également le contenu de plusieurs plateformes, dont Booking par exemple.

L’outil de réservation en ligne (OBT), géré par Kuoni BT, offre des avantages qui ont un coût. Ces avantages comprennent le traitement via la carte Airplus et l’intégration à notre système d’information, l’assistance internationale, ainsi que la gestion des modifications et des annulations par l’agence de voyages pour des solutions plus optimisées, entre autres. Les comparaisons avec d’autres plateformes ne se font donc pas sur une base équivalente.

Dans le respect des lois fédérales sur la protection des données, les profils voyageurs de CWT seront supprimés dès la fin de ses activités sur le campus, sauf pour les réservations en cours.

Il faudra par conséquent récréer les profils chez Kuoni selon modalités décrites sur la page web de l’agence de voyages.

Il est essentiel d’assurer la cohérence entre les prénoms et noms figurant sur le passeport du voyageur et ceux enregistrés dans la base RH. En effet, comme les données de la base RH sont transférées vers Umbrella Faces, les réservations sont effectuées directement avec les informations transmises. Si ces données ne correspondent pas à celles du passeport du voyageur, cela peut entraîner des problèmes lors de la réservation des billets.

Pour le moment, il y a deux options possibles : soit le voyageur demande une modification dans la base RH si son premier prénom est incorrect, soit, si celui-ci est correct dans la base RH, il le met à jour dans Umbrella Faces. Le deuxième prénom, quant à lui, n’est actuellement pas pris en compte dans Umbrella Faces, même s’il est présent dans la base RH. Un développement côté IT est en cours de discussion à ce sujet.

Pour une même destination, des différences de prix entre un vol au départ de Zürich et un vol au départ de Genève via Zurich peuvent subsister mais ne sont pas dues aux taxes d’aéroport qui sont similaires dans toute la Suisse.

Des différences de prix peuvent être constatées en raison notamment du nombre de places restantes et disponibles dans les classes demandées. Il est vrai que régulièrement, il reste plus de disponibilités sur les vols au départ de Genève et donc le prix du voyage sera généralement plus bas.

Néanmoins, indépendamment du prix, tout vol entre l’aéroport de Genève et l’aéroport de Zürich est interdit par l’EPFL et ne sera pas remboursé, en application des directives de la Confédération.

L’utilisation des « Miles & more » pour une réservation de voyage en avion n’est pas possible.

En effet, le compte Miles & more d’un voyageur est un compte privé. Outre les aspects de protection des données personnelles, il n’est pas possible pour l’agence de voyage centrale de distinguer des avantages cumulés à titre privé, des avantages cumulés à titre professionnel.

Par ailleurs, l’agence de voyage n’as pas accès aux données d’une réservation via le département de Miles & more, ne lui permettant pas d’assurer le suivi de la réservation (annulation, changement, etc.). Les informations liées à la réservation ne peuvent donc pas être envoyées à l’assistance internationale ISOS.

Il suffit d’ajouter sa carte Frequent Flyer (Miles & More, Flying Blue, etc.) à son profil. Elle sera alors automatiquement associée au billet lors de la réservation. Attention : le nom et le prénom doivent correspondre exactement entre la carte et le profil, sinon les Miles ne seront pas crédités automatiquement. Dans ce cas, le voyageur peut conserver ses cartes d’embarquement et réclamer ses Miles après le voyage.

Oui, l’agence émet un billet en classe Économie, et le voyageur peut ensuite demander un surclassement en Business directement auprès de la compagnie, soit via une offre d’enchère, soit en utilisant ses Miles.

Non, la réservation d’hébergements via Kuoni BT est néanmoins conseillée car à partir du 1er décembre 2023 des tarifs préférentiels pourront être appliqués par l’agence. Plus d’informations.

Sur demande, l’agence de voyages peut proposer la location d’appart’hôtels.

L’agence de voyages n’est pas autorisée à réserver des séjours sur AirBnB. En effet, il s’agit d’une location de privé à privé, sans garanties, ni point de contact pour l’agence; donc non sécurisé.

L’agence de voyages étant uniquement recommandée, il est toujours possible pour le voyageur·euse EPFL de réserver un appartement via Airbnb. Il/elle prend néanmoins entière responsabilité quant à cette location.

• Concernant les hôtels, plusieurs paramètres doivent être pris en compte, notamment si la réservation est avec ou sans prépaiement. Lors de réservations d’hôtel avec prépaiement, l’agence utilise un fournisseur spécialisé pour les agences de voyages agréées. Bien que ces tarifs soient généralement un peu plus élevés, l’avantage est que la chambre est payée à l’avance, et le voyageur n’a plus qu’à régler ses frais personnels (téléphone, mini-bar, restaurant, etc.). Aucun frais supplémentaire n’est facturé par l’agence ou le fournisseur ; c’est l’hôtel qui décide des critères de prépaiement.
• L’agence peut également effectuer des réservations d’hôtel sans prépaiement, permettant d’obtenir un meilleur tarif, mais le règlement devra alors être effectué sur place par le voyageur. Pour rappel, il n’y a aucune obligation de réserver les hôtels via Kuoni Business Travel, conformément aux Directives voyages de l’EPFL.

Les tarifs hôteliers sont extrêmement volatiles et peuvent varier d’un site ou fournisseur à l’autre, en particulier pour les offres en prépaiement. De plus, certains tarifs spécifiques, comme les tarifs Conférence, sont souvent plus avantageux mais uniquement réservables en ligne via un lien dédié, et non par l’agence.

Plusieurs facteurs influencent ces fluctuations : l’emplacement de l’hôtel (centre-ville, proximité d’un lieu de conférence), les dates du séjour (haute saison, événements spéciaux), la catégorie et le type de chambre (3 étoiles ou plus, chambre standard ou supérieure), ainsi que le type de tarif choisi (flexible, non remboursable) et les services inclus (avec ou sans petit-déjeuner).

Lorsque l’agence propose des offres d’hôtels, les agents présentent systématiquement un tarif pour une chambre standard 3 étoiles, flexible, avec prépaiement.

Les offres en agence et sur l’OBT utilisent les mêmes canaux, mais les prix peuvent varier en fonction des disponibilités. Parfois, il y a une différence entre le tarif proposé par l’agence au moment de l’offre et celui de la réservation/confirmation. Sur l’OBT, la réservation étant instantanée, il n’y a pas ce délai, ce qui réduit les variations de prix.

Dans l’OBT, les recherches d’hôtels peuvent s’effectuer de plusieurs façons : par destination, par nom d’hôtel ou par adresse. Par défaut, les résultats affichent les tarifs les moins chers disponibles, uniquement en remboursable, conformément à la décision prise lors de la mise en place de l’OBT (aucun tarif non remboursable n’est proposé).

L’achat de billets de transports publics nationaux disponibles sur le Webshop et l’app mobile CFF inclut le tarif préférentiel accordé par la Confédération. La réduction est uniquement appliquée au moment de la facturation, les prix affichés sur la Webshop CFF étant publics.

L’accès sur la page Webshop CFF est géré par un droit Accred attribué par l’accréditrice ou l’accréditeur de l’unité correspondante. Avant tout commande, le personnel EPFL doit vérifier s’il dispose d’une autorisation pour commander des billets de train sur le site Accred EPFL.

Résumé de la procédure :

1. Demander les accréditations au responsable administratif de l’unité pour accéder au numéro de contrat EPFL
2. Lier le compte privé SwissPass au numéro de contrat EPFL
3. Réaliser la commande via le Webshop ou l’app mobile CFF

→ Un guide décrivant la procédure d’enregistrement et d’achat via le Webshop CFF est disponible pour les personnes ayant le droit Accred « railticket ». Veuillez demander le guide en écrivant à [email protected].

Non, le personnel temporaire ne peut pas bénéficier d’un remboursement de ses trajets ou de subventions à l’achat d’un abonnement de transports publics. En effet, la condition pour pouvoir bénéficier d’une subvention est d’avoir un contrat de travail EPFL avec un taux d’occupation de 50% ou plus, et d’une durée minimum de 12 mois. C’est éventuellement à l’unité qui engage la personne temporairement de rentrer en matière concernant une aide à la mobilité.

Les abonnements mensuels et annuels non transmissibles peuvent être remboursés selon la grille ci-dessous. Il convient pour cela de vous adresser auprès d’un point de vente d’une entreprise partenaire de Mobilis.

Oui, la subvention à l’achat d’un abonnement général de 1ère classe est indépendante de l’échelon fonctionnel.

Les conditions de location sont désormais disponible à la page suivante.

Plusieurs points entrent en jeu. S’agit-il d’une voiture de location ou d’une voiture privée ? D’un repas professionnel ou privé ? D’un endroit situé à moins ou plus de 10km de l’EPFL ?
Concrètement, la règle générale quant à l’utilisation de véhicules privés prévoit une utilisation uniquement dans les cas suivants :

• À une situation d’handicap
• À la santé personnelle
• À la conciliation du travail et des impératifs familiaux prépondérants
• À l’absence d’une offre en transports en commun ou d’une incompatibilité de parcours ou d’horaires
• À l’adéquation entre la politique de l’École et les conditions de voyages des invité·es de l’EPFL
• Au traitement des cas d’urgence ou de force majeure

Et donc l’utilisation d’un véhicule privé (et donc le parking) est non remboursée pour

• Tous les voyages privés
• Les trajets entre les campus associés et l’EPFL
• Les voyages professionnels qui se situent à moins de 10km de l’endroit officiel de travail (tel que mentionné dans le contrat de travail).

Les étudiantes et étudiants effectuant un projet d’études (bachelor ou master) se déroulant dans un laboratoire EPFL hors campus d’Ecublens ont droit au remboursement complet de leurs frais de transports publics selon règlement en vigueur.

Pour tout autre motif de déplacement que les projets d’études, les frais de déplacements doivent être pris en charge par l’unité organisatrice, soit sur le fonds du programme d’encouragement soit directement sur le fonds du laboratoire. Seule la Directive EPFL relative à l’organisation de voyages estudiantins responsables (LEX 5.6.3) fait foi.

Les voyages d’études sont organisés par des associations et payés par des étudiant·es et à ce titre sont considérés comme voyages privés. Les sections participent néanmoins souvent avec une contribution financière forfaitaire. C’est à la section de valider la participation des étudiant·es exmatriculé·es, avec préavis favorable de la Commission voyages EPFL.

Sur la page « J’ai trouvé un stage », vous trouverez des informations sur les stages à l’étranger, en particulier sous les rubriques « assurances (maladie, accidents) » et « stages à l’étranger ». La section peut aussi fournir de l’aide en cas de doute. 

Pour ce qui est des autorisations de travail sur place, en général l’entreprise hôte fournit l’aide nécessaire aux stagiaires. Alternativement, les étudiant·es EPFL peuvent également faire appel aux services de CIBTvisas pour l’obtention de tout document de voyage exigé par le pays de destination ou les pays traversés. Ces prestations sont facturées par CIBTvisas aux tarifs préférentiels EPFL et sont à prendre en charge par le stagiaire directement.

Oui, en tant qu’enseignant·e, un chargé·e de cours externe peut accompagner un voyage estudiantin.

Tout voyage académique dans le cadre de ses activités doit être financé par une unité EPFL ou un fonds tiers. Il n’est pas admis d’organiser et/ou payer soi-même un voyage professionnel selon le principe “no gain no loss”.

Dans cette situation veuillez-vous adresser à votre supérieure hiérarchique ou à votre responsable RH.

Les personnes externes à l’EPFL peuvent réserver et acheter leurs propres billets d’avion, selon les recommandations de l’unité et en accord avec les Directives de remboursement des frais EPFL,  qu’ils pourront ensuite facturer à leurs institutions. 

Conditions :

• Un processus spécifique doit être utilisé pour intégrer ces personnes dans la base de données des bénéficiaires de Notes de Frais. Une fois ces bénéficiaires créés, le processus à suivre est similaire à celui des bénéficiaires internes.
• Les bénéficiaires externes ne doivent être activés que pour l’organisation d’un voyage et la création d’une demande de déplacement avant l’achat d’un billet.
• L’utilisation d’un bénéficiaire externe pour le remboursement de frais hors voyage n’est plus accepté et le décompte sera refusé par la comptabilité. Le formulaire Ordre de paiement A doit être privilégié.

C’est uniquement lorsque l’unité réserve et finance directement les billets pour des externes qu’il est nécessaire de passer par l’agence de voyage centrale de l’EPFL.

La demande de création d’un bénéficiaire externe se fait désormais par une demande de support Finance depuis ce portail.

En cas d’irrégularités survenant dans le cadre de voyage en avion, les éventuelles réclamations sont à adresser directement à la compagnie aérienne concernée par le voyageur.  Il y a deux principales raisons :

• La première raison est que le voyageur ayant directement subit le préjudice, pourra l’expliquer de manière plus adéquate et correcte.
• La deuxième raison est que lors de dédommagement par la compagnie aérienne, celui-ci est directement adressé au voyageur. Soit par un bon de réduction à son nom et envoyé sur son adresse privée, soit par le remboursement d’un montant, qui sera crédité sur son compte bancaire personnel. Ce ne sera jamais celui de l’EPFL.

Pour ces raisons et pour des questions de protection des données, il est préférable que cela soit fait correctement et directement par la personne lésée.

Oui, tout·e employé·e en voyage professionnel à l’étranger peut contacter, en cas d’urgence, International SOS, le partenaire d’assistance internationale de l’EPFL. Les informations, téléphone et numéro d’adhérent EPFL, peuvent se trouver ici https://go.epfl.ch/I-SOS-FR .