Conventions et contrats
Stages
Les stages d’ingénieur obligatoires sont encadrés par une convention de stage accessible depuis le site stages.epfl.ch ou selon les instructions de la coordination des stages de votre programme master.
Quand l’étudiant a trouvé un stage, il doit organiser la signature de sa convention par les 3 parties (entreprise, école, étudiant), et remettre un original aux signataires.
La convention de stage doit être signée au plus tôt après l’obtention du stage et dans tous les cas, avant qu’il ne commence.
Les architectes ont une convention différente dû au statut particulier du stage dans leur cursus.
Très rarement, l’entreprise peut refuser de signer la convention de stage. Il faut alors contacter son coordinateur de stage en indiquant les raisons pour lesquelles l’entreprise ne souhaite pas signer le document. Une solution sera alors discutée entre l’EPFL et l’entreprise.
La signature de la convention EPFL tripartite n’exclut pas la signature d’un contrat bilatéral (par exemple un contrat de travail) entre l’entreprise et l’étudiant.
Projets de master
Contrairement aux stages, les projets de master en entreprise ne sont pas encadrés de manière obligatoire par une convention avec l’Ecole. Cependant, si l’entreprise ou le professeur ou MER, responsable du projet de master, souhaite signer une convention, il existe un document modèle de convention de projet de master standard (contacter le professeur). La signature d’un contrat de travail entre l’entreprise et l’étudiant est en général incompatible avec le cadre académique d’un projet de master, notamment en raison des aspects de confidentialité des résultats.
Enregistrement dans le plan d’étude
Afin d’assurer le bon déroulement du processus académique, l’étudiant doit enregistrer les informations concernant son stage ou son projet de master dans ISA.
Stages
Si l’étudiant a trouvé son stage par la liste ISA, il édite son inscription initiale en renseignant les champs demandés (dates exactes de stages, coordonnées du maitre de stage, etc…). Il est important que ces informations soient vérifiées et correctes car elles vont conditionner l’envoi de l’évaluation du stage.
Si l’étudiant a trouvé un stage sans passer par la liste d’ISA, il doit le saisir dans le portail. Il est important de ne pas créer un nouveau stage si le stage était dans la liste d’annonces, pour ne pas créer des doublons.
Projets de master
S’il s’agit d’un projet de master en entreprise, l’étudiant l’enregistre dans l’onglet des projets de master les données (et non dans l’onglet stages), même si le projet de master a été trouvé via la liste des stages dans ISA.
Enregistrement dans la FRAC
Il est important que le statut indiqué dans la FRAC chaque début de semestre soit correct pour le bon déroulement des étapes administratives. Les modalités diffèrent selon le type de stage ou si l’étudiant reste inscrit à des cours pendant son stage.
Confidentialité et propriété intellectuelle
En travaillant pour une entreprise, l’étudiant doit être attentif à respecter la confidentialité des informations reçues au sein de l’entreprise. Les conventions de stage et de projet de master expliquent en détail la manière dont la confidentialité doit être gérée et doivent être utilisées comme documents de référence en la matière.
Stages
L’étudiant en stage prend l’engagement de ne pas transmettre les informations obtenues au sein de l’entreprise pour les utiliser ou les communiquer à des tiers sans l’accord préalable de l’entreprise. Cette obligation concerne également le rapport de stage pour les sections qui en demandent.
L’étudiant ne peut pas utiliser les installations, ressources et informations, logiciels et autres biens immatériels de l’EPFL, sans un accord écrit d’un responsable de stages de l’Ecole.
Sauf accord particulier entre l’étudiant et l’entreprise, l’étudiant s’engage à transférer à l’entreprise tous des droits de propriété intellectuelle sur tous les résultats et inventions brevetables ou non, ainsi que les droits d’auteurs sur les logiciels.
Projets de master
La confidentialité est une exception dans le milieu académique qui, par nature, doit publier ses résultats. Le projet de master étant un travail académique, il ne devrait pas générer de résultats qui sont confidentiels.
Seules les informations appartenant à l’entreprise doivent être gérées de manière confidentielle par l’étudiant (et le professeur, s’il a précédemment accepté d’être lié à une telle confidentialité).
Les résultats d’un projet de master ne sont pas confidentiels et peuvent être utilisés librement par l’EPFL, l’entreprise et l’étudiant tant qu’il n’y a pas de dépôt de brevets et qu’il ne s’agit pas d’un logiciel.
L’étudiant doit être attentif à ne pas transmettre au professeur des informations confidentielles, appartenant à l’entreprise, sans l’indiquer clairement. Ceci vaut pour les informations spécifiées comme confidentielles par l’entreprise par écrit, mais aussi pour les informations observées au sein de l’entreprise (sauf si elles sont du domaine public).
Tout particulièrement, l’étudiant devra veiller à ne pas signer un contrat de travail avec l’entreprise lui interdisant de communiquer les résultats du projet de master à son professeur sans quoi le travail ne pourra pas être validé.
Le rapport de thèse ne devrait pas contenir d’informations confidentielles et devrait pouvoir être téléchargé sur ISA tel quel.
Si toutefois l’étudiant coche la case Confidentiel lors du téléchargement, le professeur est avisé par un email automatique. Ce dernier ne peut confirmer son accord que si il a accepté par contrat que des informations confidentielles préalables appartenant à l’entreprise ne doivent pas être divulguées à des tiers ou s’il est nécessaire, en vue du dépôt d’un brevet, de garder des parties du rapport comme confidentiel durant une période raisonnable permettant un tel dépôt.
Si le professeur n’a pas signé de contrat relatif à la confidentialité comme décrit au paragraphe ci-dessus, le professeur doit demander à l’étudiant de retirer les parties confidentielles de son rapport avant téléchargement.
L’étudiant ne peut pas utiliser les installations, ressources et informations, logiciels et autres biens immatériels de l’EPFL sans l’accord écrit de son professeur.
La convention de projet de master est disponible à l’intention des professeurs qui souhaitent encadrer le projet de master par un contrat tripartite (EPFL, étudiant, entreprise) ou lorsque l’entreprise souhaite que le professeur s’engage à garder certaines informations de l’entreprise comme confidentielles.
Ce document est optionnel pour un projet de master en entreprise (au contraire de la convention de stage d’ingénieur qui est obligatoire pour un stage en entreprise fait séparément du projet de master).
La convention de projet de master a été rédigée selon les principes de base décrits plus haut, c’est à dire en protégeant la confidentialité des informations appartenant à l’entreprise mais en précisant que les résultats du travail sont libres d’utilisation par l’EPFL, l’étudiant et l’entreprise tant qu’il n’y a pas de dépôt de brevets et qu’il ne s’agit pas d’un logiciel.
Par la convention de master, l’étudiant s’engage à transférer à l’entreprise tous ses droits sur les inventions faites dans le cadre de son projet de master si l’entreprise souhaite les breveter ainsi que ses droits d’auteurs sur les logiciels qu’il développerait.
Assurances
Assurance maladie
L’étudiant doit s’assurer par par ses propres moyens contre les risques de maladie pendant toute la durée de ses études, donc également pour son stage, qu’il soit effectué en Suisse ou à l’étranger.
Pour les stages effectués à l’étranger, l’étudiant doit vérifier que la couverture de son assurance s’étend également au pays dans lequel se déroulera le stage. Pour certains pays (par ex. USA, Japon), il lui est conseillé de souscrire une assurance complémentaire pour couvrir certains frais médicaux non pris en charge par son assurance de base LAMAL.
Assurance accidents
L’étudiant doit vérifier qu’il est couvert pour les accidents professionnels et non-professionnels en Suisse ou à l’étranger et dans le cas contraire, souscrira une telle assurance avant de débuter son stage.
Assurance responsabilité civile
L’étudiant doit souscrire une assurances privée de responsabilité civile couvrant un éventuel dommage qu’il causerait dans le cadre de son stage. Il devra vérifier que l’attestation d’assurance couvre aussi le stage à l’étranger le cas échéant.
Stages à l’étranger
Les étudiants partant en stage à l’étranger sont tenus de se signaler auprès de la sécurité EPFL via le site securite.epfl.ch/voyages pour bénéficier du programme d’assistance. Ce programme ne remplace pas les assurances personnelles que l’étudiant doit conserver pendant la durée de son stage en s’assurant qu’il est couvert pour la maladie et les accidents professionnels et non professionnels.
L’étudiant qui désire effectuer un stage à l’étranger doit s’assurer de la validité de son titre de séjour dans ce pays et prendre en charge les formalités administratives (visa, autorisation de travail, vaccins, etc…). En général, l’entreprise-hôte fournit une aide.