Toutes les informations pour planifier et organiser au mieux ses voyages académiques, en Suisse ou à l’étranger.
Consultez les pages dédiées aux risques de sécurité incluant de nombreuses informations sur la planification du voyage et le programme d’assistance.
Tout voyage doit être précédé d’une demande de déplacement si le déplacement nécessite un trajet en avion et/ou au moins une nuit d’hôtel.
→Voir la page « Remboursement des frais »
Le train doit être utilisé pour les destinations atteignables en moins de 6 heures. Pour les autres destinations, la classe Economy ou Economy+ doit être préférée dans tous les cas, en particulier pour les vols de moins de 6 heures, et la classe First ne peut pas être réservée. Les vols directs sont à privilégier.
→ Les réservations doivent être faites via l’agence de voyage centrale.
Selon les nouvelles directives pour les voyages professionnels et estudiantins responsables, le train doit être utilisé pour les destinations atteignables en moins de 6 heures, selon la liste des destinations à l’annexe I. Le personnel peut obtenir 25% de rabais sur l’abonnement général 2e classe (et de 25% pour les juniors). L’abonnement général de 1ère classe reste subventionné à hauteur de 15%.
→ Les réservations doivent être faites via l’agence de voyage centrale.
En ligne avec sa politique pour des voyages responsables, l’EPFL encourage vivement les membres de sa communauté à privilégier les transports en commun, aussi souvent que possible.
Pour les distances inférieures à 150 km en Suisse, l’usage de Mobility est recommandé.
- Vous pouvez vous adresser à l’agence de voyages EPFL, pour les réservations de voiture en Suisse ou à l’étranger.
- Europcar est recommandée pour les locations en Suisse et en Europe.
- Des compléments d’assurances (RC, dommages et vol) sont à conclure pour les locations effectuées à l’étranger.
Conditions Europcar à usage privé pour le personnel EPFL
→ Voir les informations nécessaires pour bénéficier de conditions avantageuses (PDF, 140 KB) lors de votre location de voiture avec Europcar.
Les étudiants peuvent acquérir la carte Funway pour louer des véhicules à prix réduit. Vous trouverez davantage d’information sous: www.funway.ch
Si le collaborateur ou la collaboratrice est obligé·e d’utiliser son véhicule privé, une indemnité kilométrique de 60 centimes, plafonnée à 150 km par voyage aller/retour, est perçue, indépendamment du type de voiture (à essence, électrique, etc.). Ceci ne s’applique pas pour se rendre dans un des campus associés EPFL. Le prix au kilomètre comprend les frais d’utilisation, d’entretien, d’assurance ainsi que l’amortissement. Le collaborateur ou collaboratrice qui recourt à son véhicule privé assume donc totalement les risques liés à son utilisation.
Pour les personnes à mobilité réduite, avec vignette handicap ou certificat médical, le véhicule privé est autorisé et soumis à l’approbation annuelle ou temporaire du/de la responsable d’unité.
Le taxi peut être utilisé si les transports publics ne sont pas adaptés (heure arrivée tardive, itinéraire compliqué, bagages volumineux ou fragiles), mais leur utilisation doit être réduite au strict minimum.
Exceptionnellement, les frais de taxis du domicile à la gare la plus proche ou à l’aéroport peuvent être remboursés.
N’oubliez pas de demander un reçu justifiant votre dépense.
Les frais d’utilisation d’un véhicule privé engagés pour un déplacement professionnel ne seront indemnisés que si:
- Le recours à ce moyen de transport permet un gain de temps ou une économie d’argent considérable.
- Du matériel encombrant ou fragile doit être transporté.
- Il n’existe pas de possibilité «acceptable» de prendre les transports en commun.
- Un autre moyen de transport, tel que la location de voiture, n’est pas disponible.
Frais de parking
- Les parkings les meilleurs marchés sont recommandés.
- Le service de prise en charge du véhicule (valet-parking) n’est pas remboursé.
- Dans les gares en Suisse, seuls les frais de parking «Park & Rail» avec réduction sont remboursés.
La réservation d’un hôtel doit se faire prioritairement via l’agence de voyages EPFL.
La réservation d’un hôtel doit se faire prioritairement via l’agence de voyages EPFL (contact ci-dessous) qui vous proposera les meilleures offres dans les établissements partenaires de l’EPFL ou en fonction de votre budget (CWT, Internet, Hôtelier).
Seuls les hôtels de catégorie «moyenne» sont autorisés selon les valeurs de référence par pays (Annexe 2 de la Directive voyages, Page 13, PDF 222 KB).
Les frais de téléphonie privée, de minibar ou encore de location de film ne sont pas remboursés.
Afin de faciliter la récupération de la TVA étrangère, nous vous recommandons de faire établir les factures d’hôtel au nom de l’EPFL. Votre nom doit également y figurer.
IMPORTANT : une carte de crédit est demandée pour la garantie de la réservation (carte du laboratoire), à nous communiquer par téléphone uniquement. Le paiement du séjour s’effectue sur place par le voyageur auprès de l’hôtelier. Si un pré-paiement est souhaité, merci d’informer l’agence.
L’hébergement chez des particuliers lors d’un déplacement professionnel donne lieu au remboursement de CHF 80 au maximum pour toute la durée du séjour. Les frais doivent être justifiés.
Pour certains séjours, la location d’un appartement est possible si la justification économique est prouvée.
Le service du logement de l’EPFL vous informe sur les différentes options de logement en région lausannoise ainsi que sur les possibilités d’hébergement pour les hôtes EPFL.
Les hôtels sur le campus
SwissTech Hotel
Réservez directement au SwissTech Hotel, au tarif EPFL : [email protected]
La communauté EPFL peut réserver une chambre individuelle ou double à tarif réduit, respectivement CHF 100.- et CHF 125.- par nuit (petit déjeuner et taxe de séjour non inclus).
Les tarifs sont fixes toute l’année et les réservations peuvent être annulées sans frais jusque 24h à l’avance.
Le tarif EPFL est accordé pour toute réservation faite par email à s[email protected] et à l’aide d’une adresse email @epfl.ch.
Starling Hotel Lausanne
Réservez directement au Starling Hotel Lausanne.
La communauté EPFL peut réserver une chambre avec une adresse e-mail « @epfl.ch » et faire sa demande par e-mail à l’adresse [email protected].
La réservation en ligne se fait uniquement sur le site web de l’hôtel en utilisant le « corporate code » ou « tarif d’entreprise » suivant : EPFL1025. Les réservations effectuées avec ce code sont annulables jusqu’à 12h le jour de l’arrivée.
Les repas pris pendant les voyages sont remboursés selon un montant forfaitaire par pays, indiqué dans la directive « Remboursement des frais ».
En janvier 2023, l’EPFL s’est dotée d’une nouvelle Directive relative au remboursement des frais professionnels (LEX 5.6.1).
L’outil Notes de frais permet à l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’EPFL de gérer de manière intégrée, dématérialisée et automatisée l’entièreté du processus de gestion et de validation des voyages et des frais.