Lors d’un voyage académique, les voyageuses et voyageurs de l’EPFL peuvent opter pour des multiples solutions d’hébergement. Afin de bénéficier d’un conseil professionnel et de tarifs négociés, il est recommandé d’effectuer toute réservation d’hôtel via l’agence de voyages EPFL.
Pour tout voyage académique organisé et/ou payé par l’EPFL nécessitant au moins une nuit d’hôtel, il est exigé d’établir une demande de déplacement et un décompte de frais via l’outil notes de frais.
Une fois la demande de déplacement validée, il est possible de réserver un hébergement via l’agence de voyages EPFL ou tout autre canal d’achat, selon les modalités décrites ci-dessous.
La réservation d’un hôtel doit se faire prioritairement via l’agence de voyages EPFL qui vous proposera les meilleures offres dans les établissements partenaires de l’EPFL.
Seuls les hôtels de catégorie «moyenne» sont autorisés selon les valeurs de référence par pays (Annexe 2 de la Directive voyages, Page 13, PDF 222 KB).
Les frais de téléphonie privée, de minibar ou encore de location de film ne sont pas remboursés.
Afin de faciliter la récupération de la TVA étrangère, nous vous recommandons de faire établir les factures d’hôtel au nom de l’EPFL. Votre nom doit également y figurer.
IMPORTANT : Les hôtels seront réservés en prépaiement selon les conditions tarifaires choisi ; c’est-à dire que le montant total du séjour (ex : chambre, petit-déjeuner, etc.) sera débité sur la carte virtuelle Airplus de l’EPFL, à partir du 1er janvier 2024. En raison des nouvelles règles sur les protections des données et celles concernant la règlementation des paiements, il n’est plus possible de débiter la carte AirPlus « standard ». Ce paiement sera directement lié à la demande de déplacement. La personnes voyageant recevra un voucher à présenter à l’hôtel, ce qui facilitera la procédure de check-in et check-out.
L’hébergement chez des particuliers lors d’un déplacement professionnel donne lieu à un remboursement forfaitaire d’au maximum CHF 80.- pour toute la durée du séjour. Les frais doivent être justifiés.
Pour certains séjours, la location d’un appartement (ex. Airbnb) est possible si la justification économique est prouvée.
La plateforme Airbnb a été créé pour les particuliers et non pour les industries liées aux voyages professionnels. L’agence de voyages centrale de l’EPFL, Kuoni Business Travel, n’a donc aucun accès particulier, soit au niveau de la plateforme de réservation, qu’au niveau d’un contact dédié. Le service 24h de l’agence n’est également pas disponible pour ce type de logements.
SwissTech Hotel
La communauté EPFL peut réserver une chambre individuelle ou double à tarif réduit au SwissTech Hotel, respectivement à CHF 110.- et à CHF 132.- par nuit (petit déjeuner et taxe de séjour exclus).
Le tarif préférentiel est accordé pour toute réservation faite par courriel à [email protected] à l’aide d’une adresse email @epfl.ch.
Les tarifs sont fixes toute l’année et les réservations peuvent être annulées sans frais jusqu’à 24h à l’avance.
Starling Hôtel Lausanne
La communauté EPFL peut réserver une chambre à tarif préférentiel au Starling Hôtel Lausanne en écrivant à [email protected] avec une adresse e-mail « @epfl.ch ».
La réservation en ligne se fait uniquement sur le site web de l’hôtel en utilisant le code de réduction ” EPFL1025 “.
Les réservations effectuées avec le code promotionnel sont annulables jusqu’à 12h à l’avance.
Contact
Pour toute question ou réservation d’hôtels via l’agence de voyages centrale EPFL, Kuoni Business Travel (DER Touristik Suisse)
– Lu-ve : 8h30 – 18h00, non-stop
– Tél. +41 58 702 64 00
– E-mail : [email protected]
Sur le campus EPFL (BI A0 432) :
– Lu-ve : 9h00 – 13h00 / 13h30 – 17h00 (sauf jours fériés)
– Sans rendez-vous
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Pour toute question relative au remboursement des frais: [email protected]