Tout le personnel de lâEPFL est concernĂ© par la directive relative aux voyages professionnels et aux remboursements des frais professionnels. Les nouvelles directives pour des voyages professionnels et estudiantins responsables sont entrĂ©es en vigueur en janvier 2023 et intĂšgrent des mesures ambitieuses en faveur de lâenvironnement et de la protection des voyageurs.
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Quels sont vos rÎles et responsabilités ?
Les voyages professionnels nĂ©cessitent lâĂ©tablissement et la validation dâune demande de dĂ©placement (prĂ©requis), puis dâun dĂ©compte de frais ; alors que les frais hors voyage sont directement dĂ©comptĂ©s par le biais dâun dĂ©compte de frais.
Pour ĂȘtre considĂ©rĂ© comme un voyage, le dĂ©placement doit impĂ©rativement remplir une des deux conditions suivantes :
1. Un déplacement impliquant un trajet hors de Suisse et/ou
2. Un dĂ©placement impliquant au moins une nuit dâhĂŽtel.
- Annoncez votre voyage à votre supérieur·e hiérarchique.
- PrĂ©parez votre demande de dĂ©placement seul ou en collaboration avec lâorganisateur·trice du voyage.
- Renseignez sur les catĂ©gories de dĂ©penses prĂ©vues (estimation de frais suivants si applicable: avion, train, location de vĂ©hicule, hĂ©bergement, frais d’inscription, repas) et sur le(s) fonds Ă imputer.
- Faites valider la demande avant tout achat par votre supérieur·e hiérarchique ou toute personne déléguée.
- Effectuez toutes les réservations et les achats nécessaires au voyage (la demande de voyage validée vous y autorise).
- Une fois l’accord obtenu, enregistrez le dĂ©placement dans les outils dĂ©diĂ©s.
- PrĂ©sentez les frais dans le dĂ©compte de frais, en vous assurant quâil nây ait pas de frais privĂ©s ni de double remboursement, puis assignez les dĂ©penses au dĂ©compte concernĂ©.
- Validez votre décompte de frais.
- Si nécessaire, vous corrigez un décompte refusé.
- Préparez la demande de déplacement en collaboration avec la personne qui effectuera le voyage.
- Renseignez les catĂ©gories de dĂ©penses prĂ©vues ainsi que le(s) fonds Ă imputer. La demande de dĂ©placement doit prĂ©senter une estimation des coĂ»ts pour les catĂ©gories de frais suivants : avion, train, location de vĂ©hicule, hĂ©bergement, frais dâinscription, repas.
- Rassemblez lâensemble des coĂ»ts engendrĂ©s par un voyage dans un dĂ©compte de frais.
- Lancez le processus dâapprobation du dĂ©compte de frais.
Toute personne disposant des droits de signatures sur le centre financier concernĂ© peut ĂȘtre approbateur. Le responsable dâunitĂ© est autorisĂ© Ă approuver sa propre demande, mais le ou supĂ©rieur·e hiĂ©rarchique peut cependant exiger quâil soit le ou la seul·e approbateur·trice des demandes des unitĂ©s sous sa responsabilitĂ©.
- Assurez-vous que le déplacement est justifié et que les coûts sont adaptés.
- Assurez-vous de la disponibilité des moyens financiers nécessaires au déplacement.
- VĂ©rifiez l’Ă©ligibilitĂ© des coĂ»ts en fonction des rĂšgles particuliĂšres imposĂ©es par le bailleur de fonds.
La validation se dĂ©roule en trois Ă©tapes : premiĂšrement par le bĂ©nĂ©ficiaire, ensuite par le ou la supĂ©rieur·e hiĂ©rarchique (ou son dĂ©lĂ©guĂ©) ayant des droits sur le centre financier et finalement par le service de comptabilitĂ©. Lorsque le bĂ©nĂ©ficiaire est un·e doyen·ne de facultĂ© ou directeur·trice de collĂšge, lâapprobateur est la vice-prĂ©sidente pour les finances. Lorsque le bĂ©nĂ©ficiaire est un·e vice-prĂ©sident·e ou le PrĂ©sident, lâapprobateur est le SecrĂ©taire gĂ©nĂ©ral.
- Vérifiez et approuvez le décompte de frais.
- Assurez-vous de la conformité du décompte et des justificatifs.
- Assurez-vous de lâĂ©ligibilitĂ© des coĂ»ts.
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Voyages : diffĂ©rents canaux dâachat
LâEPFL a un devoir de diligence et de protection (Duty of Care) envers son personnel. Le respect des procĂ©dures dâachat en place pour les billets dâavion permet dâassurer le conseil, le suivi et lâassistance des voyageurs en cas de besoin (notamment pour ce qui concerne les visas nĂ©cessaires).
Les canaux suivants sont à utiliser en priorité
- Voyages en avion OBT ou Agence de voyages EPFL.
- SĂ©jours Ă l’hĂŽtel : Agence de voyages EPFL.
- Voyages en train en Suisse (obligatoire) : Web Shop CFF.
- Voyage en train international : CFF Ticket Shop Business ou Transport public de la région lausannoise (tl) au guichet situé à la Maison de la mobilité ou encore Trainline
- Dâautres possibilitĂ©s sont dĂ©crites sur le site de l’EPFL dĂ©diĂ© aux voyages.
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Remboursements : des indications plus précises
- Frais de dĂ©placement. (Pour toutes questions concernant train, taxi et autres transports publics â les abonnements CFF et abonnements rĂ©gionaux â avion â vĂ©hicule en autopartage et de location â vĂ©hicule privĂ© â parking, voir article 9).
- Frais dâhĂ©bergement (voir articles 10 et 11).
- Frais de repas (voir article 12).
- Visas, vaccins et pourboires (voir article 13).
- Frais de représentation (voir articles 14 et 15).
La directive sâapplique Ă©galement au remboursement des frais de dĂ©placement des confĂ©renciers, experts et visiteurs acadĂ©miques. Les visiteurs de lâEPFL sont soumis aux rĂšgles de la prĂ©sente Directive dans le cadre de leur mandat avec lâEPFL.
- Frais de nature privée.
- Frais de transport entre domicile et lieu de travail.
- Frais dâĂ©tablissement de cartes dâidentitĂ©, de passeport et de permis de sĂ©jour.
- Toute contravention.
- Frais dâessence rĂ©sultant de lâutilisation dâun vĂ©hicule privĂ©.
- Frais accessoires, figurant sur la facture dâhĂŽtel, tels que bar, minibar, films, etc.
- DâĂ©ventuels frais pour supplĂ©ment de poids pour valise ou de valise supplĂ©mentaire pour raison privĂ©e.
- Frais dus à tout manquement ou négligence.
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Le recours aux transports individuels motorisĂ© doit ĂȘtre limitĂ© au strict minimum.
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Les salariĂ©s doivent utiliser en prioritĂ© un vĂ©hicule de location ou en autopartage via les fournisseurs officiels de l’EPFL afin de bĂ©nĂ©ficier de l’assurance liĂ©e aux vĂ©hicules de location (couverture maximale des risques).
- Lâutilisation dâun vĂ©hicule privĂ© (voiture ou deux roues motorisĂ©es) Ă des fins professionnelles
est uniquement autorisée en Suisse et limitée aux cas particuliers cité dans la LEX 5.6.2. -
Lâutilisation de services de taxi doit ĂȘtre rĂ©duite au strict minimum et non au dĂ©triment des
transports publics. Tout dĂ©placement en taxi effectuĂ© dans un rayon de 10 km depuis ou vers un campus EPFL nâest pas remboursĂ©, sauf pour les personnes en situation de handicap ou avec un certificat mĂ©dical valable.
- Le choix des hĂŽtels se fait dans la limite des valeurs de rĂ©fĂ©rence par pays indiquĂ©es (Lex 5.6.1 – annexe 2), selon les barĂšmes de la ConfĂ©dĂ©ration (dĂ©passement Ă justifier).
- RĂ©servations via lâagence de voyages EPFL (tarifs prĂ©fĂ©rentiels).
- Les frais de représentation sont plafonnés à 100 francs par personne.
- Sont considérés comme frais de représentation, les frais suivants :
- Frais (principalement de repas) engagĂ©s dans le cadre du suivi des contacts que lâEPFL entretient avec des tiers externes.
- Frais engagĂ©s dans le cadre de sĂ©ances au vert, dâexcursion ou dâateliers de travail.
- Les repas de fin dâannĂ©e entre collaborateurs et collaboratrices.
- Montants maximum uniques de Fr. 15, 35 et 40 pour les repas du matin, de midi et du soir.
- Compensation possible durant un voyage entre les économies et les dépassements par rapport à ces montants maximums.
- Remboursement sur présentation de justificatifs.
- Indemnisation forfaitaire accordĂ©e de façon exceptionnelle (voir modalitĂ©s Ă lâart. 12 al. 5 de la LEX 5.6.1).
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Support et documentation
Forum Compta via Zoom
Chaque lundi et mardi de 15h Ă 16h. Lien Zoom
Manuel et tutoriel
Tutoriel: demande de déplacement
Tutoriel: décompte de frais
Liens utiles
LEX 5.4.1 â Directive concernant lâutilisation des cartes de crĂ©dit Ă lâEPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative au remboursement des frais professionnels
LEX 5.6.2 – Directive relative Ă l’organisation des voyages professionnels responsables
Mobilité et voyages
Risques liés aux voyages professionnels
FAQ – Voyages
KB14806 – Notes de frais : Directives et documents de support
Des questions?
Notes de frais: pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]