Remboursement des frais professionnels

Tout le personnel de l’EPFL est concernĂ© par la directive relative aux voyages professionnels et aux remboursements des frais professionnels.  Les nouvelles directives pour des voyages professionnels et estudiantins responsables sont entrĂ©es en vigueur en janvier 2023 et intĂšgrent des mesures ambitieuses en faveur de l’environnement et de la protection des voyageurs.

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Quels sont vos rÎles et responsabilités ?

  1. Annoncez votre voyage à votre supérieur·e hiérarchique.
  2. PrĂ©parez votre demande de dĂ©placement seul ou en collaboration avec l’organisateur·trice du voyage.
  3. Renseignez sur les catĂ©gories de dĂ©penses prĂ©vues (estimation de frais suivants si applicable: avion, train, location de vĂ©hicule, hĂ©bergement, frais d’inscription, repas) et sur le(s) fonds Ă  imputer.
  4. Faites valider la demande avant tout achat par votre supérieur·e hiérarchique ou toute personne déléguée.
  5. Effectuez toutes les réservations et les achats nécessaires au voyage (la demande de voyage validée vous y autorise).
  6. Une fois l’accord obtenu, enregistrez le dĂ©placement dans les outils dĂ©diĂ©s.
  7. PrĂ©sentez les frais dans le dĂ©compte de frais, en vous assurant qu’il n’y ait pas de frais privĂ©s ni de double remboursement, puis assignez les dĂ©penses au dĂ©compte concernĂ©.
  8. Validez votre décompte de frais.
  9. Si nécessaire, vous corrigez un décompte refusé.
  1. Préparez la demande de déplacement en collaboration avec la personne qui effectuera le voyage.
  2. Renseignez les catĂ©gories de dĂ©penses prĂ©vues ainsi que le(s) fonds Ă  imputer. La demande de dĂ©placement doit prĂ©senter une estimation des coĂ»ts pour les catĂ©gories de frais suivants : avion, train, location de vĂ©hicule, hĂ©bergement, frais d’inscription, repas.
  3. Rassemblez l’ensemble des coĂ»ts engendrĂ©s par un voyage dans un dĂ©compte de frais.
  4. Lancez le processus d’approbation du dĂ©compte de frais.

Toute personne disposant des droits de signatures sur le centre financier concernĂ© peut ĂȘtre approbateur. Le responsable d’unitĂ© est autorisĂ© Ă  approuver sa propre demande, mais le ou supĂ©rieur·e hiĂ©rarchique peut cependant exiger qu’il soit le ou la seul·e approbateur·trice des demandes des unitĂ©s sous sa responsabilitĂ©.

  1. Assurez-vous que le déplacement est justifié et que les coûts sont adaptés.
  2. Assurez-vous de la disponibilité des moyens financiers nécessaires au déplacement.
  3. VĂ©rifiez l’Ă©ligibilitĂ© des coĂ»ts en fonction des rĂšgles particuliĂšres imposĂ©es par le bailleur de fonds.

La validation se dĂ©roule en trois Ă©tapes : premiĂšrement par le bĂ©nĂ©ficiaire, ensuite par le ou la supĂ©rieur·e hiĂ©rarchique (ou son dĂ©lĂ©guĂ©) ayant des droits sur le centre financier et finalement par le service de comptabilitĂ©. Lorsque le bĂ©nĂ©ficiaire est un·e doyen·ne de facultĂ© ou directeur·trice de collĂšge, l’approbateur est la vice-prĂ©sidente pour les finances. Lorsque le bĂ©nĂ©ficiaire est un·e vice-prĂ©sident·e ou le PrĂ©sident, l’approbateur est le SecrĂ©taire gĂ©nĂ©ral.

  1. Vérifiez et approuvez le décompte de frais.
  2. Assurez-vous de la conformité du décompte et des justificatifs.
  3. Assurez-vous de l’éligibilitĂ© des coĂ»ts.

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Voyages : diffĂ©rents canaux d’achat

L’EPFL a un devoir de diligence et de protection (Duty of Care) envers son personnel. Le respect des procĂ©dures d’achat en place pour les billets d’avion permet d’assurer le conseil, le suivi et l’assistance des voyageurs en cas de besoin (notamment pour ce qui concerne les visas nĂ©cessaires).

Les canaux suivants sont à utiliser en priorité

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Remboursements : des indications plus précises

  • Frais de dĂ©placement. (Pour toutes questions concernant train, taxi et autres transports publics – les abonnements CFF et abonnements rĂ©gionaux – avion — vĂ©hicule en autopartage et de location — vĂ©hicule privĂ© – parking, voir article 9).
  • Frais d’hĂ©bergement (voir articles 10 et 11).
  • Frais de repas (voir article 12).
  • Visas, vaccins et pourboires (voir article 13).
  • Frais de reprĂ©sentation (voir articles 14 et 15).

La directive s’applique Ă©galement au remboursement des frais de dĂ©placement des confĂ©renciers, experts et visiteurs acadĂ©miques. Les visiteurs de l’EPFL sont soumis aux rĂšgles de la prĂ©sente Directive dans le cadre de leur mandat avec l’EPFL.

  • Frais de nature privĂ©e.
  • Frais de transport entre domicile et lieu de travail.
  • Frais d’établissement de cartes d’identitĂ©, de passeport et de permis de sĂ©jour.
  • Toute contravention.
  • Frais d’essence rĂ©sultant de l’utilisation d’un vĂ©hicule privĂ©.
  • Frais accessoires, figurant sur la facture d’hĂŽtel, tels que bar, minibar, films, etc.
  • D’éventuels frais pour supplĂ©ment de poids pour valise ou de valise supplĂ©mentaire pour raison privĂ©e.
  • Frais dus Ă  tout manquement ou nĂ©gligence.
  • Le recours aux transports individuels motorisĂ© doit ĂȘtre limitĂ© au strict minimum.

  • Les salariĂ©s doivent utiliser en prioritĂ© un vĂ©hicule de location ou en autopartage via les fournisseurs officiels de l’EPFL   afin de bĂ©nĂ©ficier de l’assurance liĂ©e aux vĂ©hicules de location (couverture maximale des risques).

  • L’utilisation d’un vĂ©hicule privĂ© (voiture ou deux roues motorisĂ©es) Ă  des fins professionnelles
    est uniquement autorisée en Suisse et limitée aux cas particuliers cité dans la LEX 5.6.2.
  • L’utilisation de services de taxi doit ĂȘtre rĂ©duite au strict minimum et non au dĂ©triment des
    transports publics. Tout dĂ©placement en taxi effectuĂ© dans un rayon de 10 km depuis ou vers un campus EPFL n’est pas remboursĂ©, sauf pour les personnes en situation de handicap ou avec un certificat mĂ©dical valable.

  • Les frais de reprĂ©sentation sont plafonnĂ©s Ă  100 francs par personne.
  • Sont considĂ©rĂ©s comme frais de reprĂ©sentation, les frais suivants :
    • Frais (principalement de repas) engagĂ©s dans le cadre du suivi des contacts que l’EPFL entretient avec des tiers externes.
    • Frais engagĂ©s dans le cadre de sĂ©ances au vert, d’excursion ou d’ateliers de travail.
    • Les repas de fin d’annĂ©e entre collaborateurs et collaboratrices.
  • Montants maximum uniques de Fr. 15, 35 et 40 pour les repas du matin, de midi et du soir.
  • Compensation possible durant un voyage entre les Ă©conomies et les dĂ©passements par rapport Ă  ces montants maximums.
  • Remboursement sur prĂ©sentation de justificatifs.
  • Indemnisation forfaitaire accordĂ©e de façon exceptionnelle (voir modalitĂ©s Ă  l’art. 12 al. 5 de la LEX 5.6.1).

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Support et documentation

Forum Compta via Zoom

Chaque lundi et mardi de 15h Ă  16h. Lien Zoom

Manuel et tutoriel

Tutoriel: demande de déplacement
Tutoriel: décompte de frais

Liens utiles

LEX 5.4.1 – Directive concernant l’utilisation des cartes de crĂ©dit Ă  l’EPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative au remboursement des frais professionnels
LEX 5.6.2 – Directive relative Ă  l’organisation des voyages professionnels responsables

Mobilité et voyages
Risques liés aux voyages professionnels
FAQ – Voyages

KB14806 – Notes de frais : Directives et documents de support


Des questions?

Notes de frais: pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]