Directive voyages

• Réservation recommandée via l’agence de voyages de l’EPFL.
• Vols continentaux (en Europe) en classe «economy» obligatoires.
• Vols intercontinentaux possibles en classe «premium economy» et «business» avec validation du responsable d’unité.
• La première classe n’est pas autorisée.

• Voitures de location et d’autopartage à privilégier.
• Véhicule privé: remboursement limité à 150 km (contre 500 km aujourd’hui) par déplacement.
• Petits déplacements (dans un rayon de 10 km depuis l’EPFL) non remboursés.
• Les frais de transport autres que les transports publics et les voitures en auto-partage ou de location pour les déplacements entre l’EPFL et Antennes ainsi que les frais de repas pris sur un des sites de l’EPFL ne sont pas remboursés.
• Frais de taxi à justifier (lieu de départ et d’arrivée ainsi que raison du déplacement ).

• Les transports publics sont à privilégier.
• Recommandation d’utiliser le train pour les trajets de moins de 5 heures.

• Le choix des hôtels se fait dans la limite des valeurs de référence par pays indiquées (voir annexe 2), selon les barèmes de la Confédération (dépassement à justifier).
• Réservations via l’agence de voyages EPFL ou booking.com recommandées (tarifs préférentiels).

• Les frais de représentation sont désormais plafonnés à 100 francs par personne.
• Sont considérés comme frais de représentation, les frais suivants:

  • Frais (principalement de repas) engagés dans le cadre du suivi des contacts que l’EPFL entretient avec des tiers externes.
  • Frais engagés dans le cadre de séances au vert, d’excursion ou d’ateliers de travail.
  • Les repas de fin d’année entre collaborateurs.

• Remboursement sur présentation de justificatifs.
• Indemnisation forfaitaire accordée de façon exceptionnelle.
• Montant de référence par pays selon les barèmes de la Confédération.

• Frais de déplacement. (Pour toutes question concernant train, taxi et autres transports publics – les abonnements CFF et abonnements régionaux – avion — véhicule en autopartage et de location — véhicule privé – parking, voir articles 9, 10, 11, 12, 13 et 14).
• Frais de repas (voir article 17).
• Frais d’hébergement (voir articles 15 et 16).
• Visas, vaccins et pourboires (voir article 18).
• Frais de représentation (voir article 19).

La directive s’applique également au remboursement des frais de déplacement des conférenciers, experts et visiteurs académiques. Les visiteurs de l’EPFL sont soumis aux règles de la présente Directive dans le cadre de leur mandat avec l’EPFL.

• Frais de nature privée.
• Frais de transport entre domicile et lieu de travail.
• Frais d’établissement de cartes d’identité, de passeport et de permis de séjour.
• Toute contravention.
• Frais d’essence résultant de l’utilisation d’un véhicule privé.
• Frais accessoires, figurant sur la facture d’hôtel, tels que bar, minibar, films, etc.
• D’éventuels frais pour supplément de poids pour valise ou de valise supplémentaire pour raison privée.
• Frais dus à tout manquement ou négligence.

1. Annoncez votre voyage à votre supérieur hiérarchique.
2. Préparez votre demande de déplacement seul ou en collaboration avec l’organisateur du voyage.
3. Renseignez sur les catégories de dépenses prévues (estimation de frais suivants si applicable: avion, train, location de véhicule, hébergement, frais d’inscription, repas) et sur le(s) fonds à imputer.
4. Faites valider la demande avant tout achat par votre supérieur hiérarchique ou toute personne déléguée.
5. Effectuez toutes les réservations et les achats nécessaires au voyage (la demande de voyage validée vous y autorise).
6. Une fois l’accord obtenu, enregistrez le déplacement dans les outils dédiés.
7. Présentez les frais dans le décompte de frais, en vous assurant qu’il n’y ait pas de frais privés ni de double remboursement, puis assignez les dépenses au décompte concerné.
8. Validez votre décompte de frais.
9. Si nécessaire, vous corrigez un décompte refusé.

1. Préparez la demande de déplacement en collaboration avec le voyageur.
2. Renseignez les catégories de dépenses prévues ainsi que le(s) fonds à imputer. La demande de déplacement doit présenter une estimation des coûts pour les catégories de frais suivants: avion, train, location de véhicule, hébergement, frais d’inscription, repas.
3. Rassemblez l’ensemble des coûts engendrés par un voyage dans un décompte de frais.
4. Lancez le processus d’approbation du décompte de frais.

Toute personne disposant des droits de signatures sur le centre financier concerné peut être approbateur. Le responsable d’unité est autorisé à approuver sa propre demande, mais le supérieur hiérarchique peut cependant exiger qu’il soit le seul approbateur des demandes des unités sous sa responsabilité.

1. Assurez-vous que le déplacement est justifié et que les coûts sont adaptés.
2. Assurez-vous de la disponibilité des moyens financiers nécessaires au déplacement.
3. Vérifiez l’éligibilité des coûts en fonction des règles particulières imposées par le bailleur de fonds.

La validation se déroule en trois étapes: premièrement par le bénéficiaire, ensuite par le supérieur hiérarchique (ou son délégué) ayant des droits sur le centre financier et finalement par le service de comptabilité. Lorsque le bénéficiaire est un doyen de faculté ou directeur de collège, l’approbateur est le Vice-président Finance. Lorsque le bénéficiaire est un vice-président ou le Président, l’approbateur est le General Counsel.

1. Vérifiez et approuvez le décompte de frais.
2. Assurez-vous de la conformité du décompte et des justificatifs.
3. Assurez-vous de l’éligibilité des coûts.