Remboursement des frais professionnels

1. Annoncez votre voyage à votre supérieur·e hiérarchique.
2. Préparez votre demande de déplacement seul ou en collaboration avec l’organisateur·trice du voyage.
3. Renseignez sur les catégories de dépenses prévues (estimation de frais suivants si applicable: avion, train, location de véhicule, hébergement, frais d’inscription, repas) et sur le(s) fonds à imputer.
4. Faites valider la demande avant tout achat par votre supérieur·e hiérarchique ou toute personne déléguée.
5. Effectuez toutes les réservations et les achats nécessaires au voyage (la demande de voyage validée vous y autorise).
6. Une fois l’accord obtenu, enregistrez le déplacement dans les outils dédiés.
7. Présentez les frais dans le décompte de frais, en vous assurant qu’il n’y ait pas de frais privés ni de double remboursement, puis assignez les dépenses au décompte concerné.
8. Validez votre décompte de frais.
9. Si nécessaire, vous corrigez un décompte refusé.

1. Préparez la demande de déplacement en collaboration avec la personne qui effectuera le voyage.
2. Renseignez les catégories de dépenses prévues ainsi que le(s) fonds à imputer. La demande de déplacement doit présenter une estimation des coûts pour les catégories de frais suivants : avion, train, location de véhicule, hébergement, frais d’inscription, repas.
3. Rassemblez l’ensemble des coûts engendrés par un voyage dans un décompte de frais.
4. Lancez le processus d’approbation du décompte de frais.

Toute personne disposant des droits de signatures sur le centre financier concerné peut être approbateur. Le responsable d’unité est autorisé à approuver sa propre demande, mais le ou supérieur·e hiérarchique peut cependant exiger qu’il soit le ou la seul·e approbateur·trice des demandes des unités sous sa responsabilité.

1. Assurez-vous que le déplacement est justifié et que les coûts sont adaptés.
2. Assurez-vous de la disponibilité des moyens financiers nécessaires au déplacement.
3. Vérifiez l’éligibilité des coûts en fonction des règles particulières imposées par le bailleur de fonds.

La validation se déroule en trois étapes : premièrement par le bénéficiaire, ensuite par le ou la supérieur·e hiérarchique (ou son délégué) ayant des droits sur le centre financier et finalement par le service de comptabilité. Lorsque le bénéficiaire est un·e doyen·ne de faculté ou directeur·trice de collège, l’approbateur est la vice-présidente pour les finances. Lorsque le bénéficiaire est un·e vice-président·e ou le Président, l’approbateur est le Secrétaire général.

1. Vérifiez et approuvez le décompte de frais.
2. Assurez-vous de la conformité du décompte et des justificatifs.
3. Assurez-vous de l’éligibilité des coûts.

• Frais de déplacement. (Pour toutes questions concernant train, taxi et autres transports publics – les abonnements CFF et abonnements régionaux – avion — véhicule en autopartage et de location — véhicule privé – parking, voir article 9).
• Frais d’hébergement (voir articles 10 et 11).
• Frais de repas (voir article 12).
• Visas, vaccins et pourboires (voir article 13).
• Frais de représentation (voir articles 14 et 15).

La directive s’applique également au remboursement des frais de déplacement des conférenciers, experts et visiteurs académiques. Les visiteurs de l’EPFL sont soumis aux règles de la présente Directive dans le cadre de leur mandat avec l’EPFL.

• Frais de nature privée.
• Frais de transport entre domicile et lieu de travail.
• Frais d’établissement de cartes d’identité, de passeport et de permis de séjour.
• Toute contravention.
• Frais d’essence résultant de l’utilisation d’un véhicule privé.
• Frais accessoires, figurant sur la facture d’hôtel, tels que bar, minibar, films, etc.
• D’éventuels frais pour supplément de poids pour valise ou de valise supplémentaire pour raison privée.
• Frais dus à tout manquement ou négligence.

• Le recours aux transports individuels motorisé doit être limité au strict minimum.

• Les salariés doivent utiliser en priorité un véhicule de location ou en autopartage via les fournisseurs officiels de l’EPFL   afin de bénéficier de l’assurance liée aux véhicules de location (couverture maximale des risques).

• L’utilisation d’un véhicule privé (voiture ou deux roues motorisées) à des fins professionnelles
  est uniquement autorisée en Suisse et limitée aux cas particuliers cité dans la LEX 5.6.2.

• L’utilisation de services de taxi doit être réduite au strict minimum et non au détriment des
  transports publics. Tout déplacement en taxi effectué dans un rayon de 10 km depuis ou vers un campus EPFL n’est pas remboursé, sauf pour les personnes en situation de handicap ou avec un certificat médical valable.

• Le choix des hôtels se fait dans la limite des valeurs de référence par pays indiquées (Lex 5.6.1 – annexe 2), selon les barèmes de la Confédération (dépassement à justifier).
• Réservations via l’agence de voyages EPFL (tarifs préférentiels).

• Les frais de représentation sont plafonnés à 100 francs par personne.
• Sont considérés comme frais de représentation, les frais suivants :
  • Frais (principalement de repas) engagés dans le cadre du suivi des contacts que l’EPFL entretient avec des tiers externes.
  • Frais engagés dans le cadre de séances au vert, d’excursion ou d’ateliers de travail.
  • Les repas de fin d’année entre collaborateurs et collaboratrices.

• Montants maximum uniques de Fr. 15, 35 et 40 pour les repas du matin, de midi et du soir.
• Compensation possible durant un voyage entre les économies et les dépassements par rapport à ces montants maximums.
• Remboursement sur présentation de justificatifs.
• Indemnisation forfaitaire accordée de façon exceptionnelle (voir modalités à l’art. 12 al. 5 de la LEX 5.6.1).