Tout le personnel de l’EPFL est concerné par la directive relative aux voyages professionnels et aux remboursements des frais professionnels. Les nouvelles directives pour des voyages professionnels et estudiantins responsables sont entrées en vigueur en janvier 2023 et intègrent des mesures ambitieuses en faveur de l’environnement et de la protection des voyageurs.
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Quels sont vos rôles et responsabilités?
Les voyages professionnels nécessitent l’établissement et la validation d’une demande de déplacement (prérequis), puis d’un décompte de frais; alors que les frais hors voyage sont directement décomptés par le biais d’un décompte de frais.
Pour être considéré comme un voyage, le déplacement doit impérativement remplir les deux conditions suivantes:
1. Un déplacement impliquant un trajet en avion et/ou
2. Un déplacement impliquant au moins une nuit d’hôtel.
- Annoncez votre voyage à votre supérieur·e hiérarchique.
- Préparez votre demande de déplacement seul ou en collaboration avec l’organisateur·trice du voyage.
- Renseignez sur les catégories de dépenses prévues (estimation de frais suivants si applicable: avion, train, location de véhicule, hébergement, frais d’inscription, repas) et sur le(s) fonds à imputer.
- Faites valider la demande avant tout achat par votre supérieur·e hiérarchique ou toute personne déléguée.
- Effectuez toutes les réservations et les achats nécessaires au voyage (la demande de voyage validée vous y autorise).
- Une fois l’accord obtenu, enregistrez le déplacement dans les outils dédiés.
- Présentez les frais dans le décompte de frais, en vous assurant qu’il n’y ait pas de frais privés ni de double remboursement, puis assignez les dépenses au décompte concerné.
- Validez votre décompte de frais.
- Si nécessaire, vous corrigez un décompte refusé.
- Préparez la demande de déplacement en collaboration avec la personne qui effectuera le voyage.
- Renseignez les catégories de dépenses prévues ainsi que le(s) fonds à imputer. La demande de déplacement doit présenter une estimation des coûts pour les catégories de frais suivants: avion, train, location de véhicule, hébergement, frais d’inscription, repas.
- Rassemblez l’ensemble des coûts engendrés par un voyage dans un décompte de frais.
- Lancez le processus d’approbation du décompte de frais.
Toute personne disposant des droits de signatures sur le centre financier concerné peut être approbateur. Le responsable d’unité est autorisé à approuver sa propre demande, mais le ou supérieur·e hiérarchique peut cependant exiger qu’il soit le ou la seul·e approbateur·trice des demandes des unités sous sa responsabilité.
- Assurez-vous que le déplacement est justifié et que les coûts sont adaptés.
- Assurez-vous de la disponibilité des moyens financiers nécessaires au déplacement.
- Vérifiez l’éligibilité des coûts en fonction des règles particulières imposées par le bailleur de fonds.
La validation se déroule en trois étapes: premièrement par le bénéficiaire, ensuite par le ou la supérieur·e hiérarchique (ou son délégué) ayant des droits sur le centre financier et finalement par le service de comptabilité. Lorsque le bénéficiaire est un·e doyen·ne de faculté ou directeur·trice de collège, l’approbateur est la vice-présidente pour les finances. Lorsque le bénéficiaire est un·e vice-président·e ou le Président, l’approbateur est le Secrétaire général.
- Vérifiez et approuvez le décompte de frais.
- Assurez-vous de la conformité du décompte et des justificatifs.
- Assurez-vous de l’éligibilité des coûts.
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Voyages: différents canaux d’achat
L’EPFL a un devoir de diligence et de protection (Duty of Care) envers son personnel. Le respect des procédures d’achat en place pour les billets d’avion permet d’assurer le conseil, le suivi et l’assistance des voyageurs en cas de besoin (notamment pour ce qui concerne les visas nécessaires).
Les canaux suivants sont à utiliser en priorité
- Voyages en avion et séjours à l’hôtel: Agence de voyages EPFL.
- Voyages en train : Ticket Shop CFF Business en priorité. D’autres possibilités sont décrites sur le site de l’EPFL dédié aux voyages.
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Remboursements: des indications plus précises
- Frais de déplacement. (Pour toutes question concernant train, taxi et autres transports publics – les abonnements CFF et abonnements régionaux – avion — véhicule en autopartage et de location — véhicule privé – parking, voir article 9 ).
- Frais d’hébergement (voir articles 10 et 11).
- Frais de repas (voir article 12).
- Visas, vaccins et pourboires (voir article 13).
- Frais de représentation (voir articles 14 et 15).
La directive s’applique également au remboursement des frais de déplacement des conférenciers, experts et visiteurs académiques. Les visiteurs de l’EPFL sont soumis aux règles de la présente Directive dans le cadre de leur mandat avec l’EPFL.
- Frais de nature privée.
- Frais de transport entre domicile et lieu de travail.
- Frais d’établissement de cartes d’identité, de passeport et de permis de séjour.
- Toute contravention.
- Frais d’essence résultant de l’utilisation d’un véhicule privé.
- Frais accessoires, figurant sur la facture d’hôtel, tels que bar, minibar, films, etc.
- D’éventuels frais pour supplément de poids pour valise ou de valise supplémentaire pour raison privée.
- Frais dus à tout manquement ou négligence.
- Le choix des hôtels se fait dans la limite des valeurs de référence par pays indiquées (Lex 5.6.1 – annexe 2), selon les barèmes de la Confédération (dépassement à justifier).
- Réservations via l’agence de voyages EPFL (tarifs préférentiels).
- Les frais de représentation sont plafonnés à 100 francs par personne.
- Sont considérés comme frais de représentation, les frais suivants:
- Frais (principalement de repas) engagés dans le cadre du suivi des contacts que l’EPFL entretient avec des tiers externes.
- Frais engagés dans le cadre de séances au vert, d’excursion ou d’ateliers de travail.
- Les repas de fin d’année entre collaborateurs et collaboratrices.
- Remboursement sur présentation de justificatifs.
- Indemnisation forfaitaire accordée de façon exceptionnelle.
- Montant de référence par pays selon les barèmes de la Confédération, indiqué dans la directive relative au remboursement des frais professionnels.
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Formation et documentation
Forum Notes de frais
Inscription et renseignement ici.
Manuel et tutoriel
Tutoriel: demande de déplacement
Tutoriel: décompte de frais
Liens utiles
LEX 5.4.1 – Directive concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative au remboursement des frais professionnels
LEX 5.6.2 – Directive relative à l’organisation des voyages professionnels responsables
Risques liés aux voyages professionnels
Des questions?
Notes de frais: pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]
Ticket Shop: [email protected]
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