Aides & Astuces

Logistique

Les cartes «invité·e» permettent d’accéder aux salles et bâtiments du campus qui ne sont pas en accès libre.

Les clés d’activation permettent d’accéder:

  • A la télécommande du beamer placée dans le boîtier blanc se situant généralement à côté des tableaux noirs
  • Si disponible, aux micros-cravates
  • D’enclencher le système technique de l’éclairage et/ou la ventilation si disponible

Les cartes et les clés sont à emprunter auprès de Mediacom Evénements au plus tôt un jour ouvré avant l’événement et doivent être rendues au plus tard le lendemain de celui-ci, selon l’horaire qui vous sera communiqué dans le RITM.

Une carte Camipro / pièce d’identité sera demandée lors de l’emprunt. La personne empruntant une carte Invité / clé en est responsable jusqu’à sa restitution.

En cas de non-restitution dans le délai fixé, la carte Invité devra être bloquée pour des questions de sécurité et la clé lumière et du boitier beamer seront considérées perdues. Dès lors, une facture sera adressée à la personne responsable pour perte même en cas de restitution passé ce délai.

Frais: 
Carte Camipro invité: CHF 25.-
Clé lumière: CHF 50.- 
Clé du boitier: CHF 25.-

L’emprunt de carte / clé est possible uniquement pour des réservations ponctuelles et non à long terme. En cas de besoin du corps professoral ou des chargés de cours, la Faculté doit être contactée.

Toute demande d’assistance audiovisuelle est à adresser directement au SAVE (service audiovisuel) via l’adresse [email protected], sauf pour le Forum Rolex, géré par Médiacom Evénements (MEV).

Lors de la mise à disposition des locaux
Les lieux réservés sont mis à disposition en l’état.

Toute demande de nettoyage avant un événement ainsi qu’entre chaque journée d’utilisation est à spécifier dans le Formulaire Events (minimum 5 jours ouvrables avant l’événement). La prestation est facturée.

Lors de la remise des locaux
Dans les cas suivants, un nettoyage après manifestation est obligatoire et est facturé:

  • Dès une utilisation de plus de 3 heures des locaux
  • En cas de restauration dans la salle (autorisé uniquement dans les salles non académiques)
  • En cas de restauration dans les halls et les espaces

Tarifs 2024
Lundi au samedi de 06h00 à 23h00 – CHF 39.70
Lundi au samedi de 23h00 à 06h00 – CHF 49.60
Dimanche de 06h00 à 23h00 – CHF 59.55
Dimanche de 23h00 à 06h00 – CHF 59.55

Pour des raisons pratiques et organisationnelles, il est encouragé de faire appel aux services de restauration internes du campus (pauses-café, apéritifs, standing lunchs, cocktails dînatoires, etc.). 

Afin de diriger les participant·es vers une manifestation sur le campus EPFL, il est conseillé de commander un fléchage auprès de la Reprographie.

Le format standard autorisé pour la signalétique sur le site de l’EPFL est le suivant: 32 flèches, en noir-blanc, format A3, sans logo (CHF 1.00 / flèche).

Les emplacements habituels sont les sorties de métro et les parkings jusqu’aux lieux concernés.

L’entreprise ISS peut être mandatée par Mediacom Evénements pour la pose de signalétique sur le site de l’EPFL.

La demande est à faire au minimum 5 jours ouvrés avant l’événement, via le Formulaire Events lors de votre réservation de salle ou par email (pour ce service uniquement).

Cette prestation est facturée.

Informations pratiques

Toutes les informations à connaître au sujet du traitement des données personnelles des participant·es recueillies lors de tout type d’événements (par exemple, nom et prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, fonction, restrictions alimentaires, etc.)

La Reprographie met à disposition un formulaire de commande pour les prestation qu’elle propose (affiches, flyers, badges, brochures, signalétique, roll-up, etc.).

Photographie, montage vidéo, traduction… Tous les contacts des mandataires externes officiels disponibles sont à retrouver sur cette page.

Payonline.epfl.ch 

Info: 15.09.2023:

L’équipe PayOnline informe:

” qu’à partir de 2024, PayOnline, notre service d’encaissement en ligne, ne sera plus disponible pour les encaissements d’événements.
PayOnline restera cependant disponible pour les encaissements jusqu’à fin 2023. Vous pouvez donc continuer à utiliser PayOnline comme d’habitude pour les encaissements en 2023.

Pour les encaissements en 2024, nous vous conseillons d’attendre la nouvelle solution qui sera déployée courant octobre.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant ce changement ou si vous avez besoin d’assistance pour planifier vos encaissements en 2024, n’hésitez pas à nous contacter par e-mail à l’adresse [email protected].”

Cadeaux, goodies ou vêtements peuvent être obtenus auprès du Shop EPFL qui se trouve à l’accueil de l’Esplanade.

Il est également possible de créer d’autres objets promotionnels, sous réserve du respect des conditions émises sur corp-id.epfl.ch.

Communication

L’outil en ligne Graphic Generator est à disposition pour créer des affiches, bannières et autres visuels respectant la charte graphique de l’EPFL.

Afin de faire cohabiter les affiches au mieux, quelques règles de bonne conduite: 

  • Utiliser du papier A3 au maximum
  • désafficher une affiche existante quand l’événement est déjà passé de date 
  • Utiliser du scotch carrossier
  • Ne pas afficher sur d’autres affiches/en dehors du cadre
  • Une seule affiche identique par panneau d’affichage

Visible par les personnes internes et externes au campus, le mémento est l’agenda digital regroupant les principaux événements de l’EPFL. Afin d’assurer une bonne visibilité à tout événement, chaque membre de la communauté EPFL a la possibilité de poster une annonce sur cet outil en ligne.

Bon à savoir
  • Les annonces du mémento s’affichent sur l’application “EPFL Campus”
  • MEV peut décider de faire apparaître un événement sur la page d’accueil Evénements pour le promouvoir davantage
  • Les étudiant·es peuvent s’abonner au mémento des associations et recevoir un résumé hebdomadaire par mail

Il est conseillé de créer une page internet pour certains événements, selon la charte de l’EPFL, afin de bien communiquer.

Le logo EPFL doit figurer sur tous les sites web d’événements organisés au nom de l’Ecole.

Les réseaux principaux EPFL

Toute demande de publication d’annonce d’événements sur les canaux EPFL sont à faire auprès de Mediacom Contenu (MEC) via l’adresse [email protected]. Les demandes sont étudiées, et selon l’actualité et les possibilités, le contenu proposé sera posté.

Les réseaux des organisateur.trices

Chaque organisateur.trice a la possibilité de créer ses propres pages ou comptes sur les réseaux sociaux.

Les annonces d’événements s’affichent dans les couloirs gratuitement.

La Newsletter «Coming Soon to EPFL» a pour but d’annoncer les événements ouverts au public et de grande envergure, sur les différents campus EPFL. Cette Newsletter est principalement destinée au public externe.

Nous faisons une sélection des événements ayant lieu pendant la période concernée pour l’alimenter.

Si vous souhaitez suggérer un événement pour une des éditions, merci de nous soumettre les informations (image, date, lien sur le site web ou sur le Memento et bref texte de description) afin que nous puissions évaluer son ajout dans la Newsletter.

Editions :

Edition « Spéciale rentrée »
Parution: 1re semaine de septembre
Contenu: les événements de septembre et octobre ou grands événements majeurs sur plus long terme
Délai de transmission des informations: 2e semaine d’août

Edition « Hiver »
Parution: 1re semaine de novembre 
Contenu: les événements de novembre, décembre et janvier ou grands événements majeurs sur plus long terme
Délai de transmission des informations: 2e semaine d’octobre

Edition « Retour sur campus »
Parution: 1re semaine de février 
Contenu: les événements de février et mars ou grands événements majeurs sur plus long terme
Délai de transmission des informations: 2e semaine de janvier

Edition « Printemps »
Parution: 1re semaine d’avril
Contenu: les événements d’avril et mai ou grands événements majeurs sur plus long terme
Délai de transmission des informations: 2e semaine de mars

Edition « Eté »
Parution: 1re semaine de juin
Contenu: les événements de juin, juillet et août ou grands événements majeurs sur plus long terme
Délai de transmission des informations: 2e semaine de mai

Toute personne interne est libre de demander à contribuer au contenu du magazine de l’EPFL.

Un mur d’image EPFL peut être emprunté pour vos événements. Il peut aussi être utile pour habiller une scène en background du/de la conférencier·ère.

Les stands EPFL «type-1» et «type-2» peuvent être empruntés et personnalisés pour des événements ayant lieu sur le campus ou à l’extérieur.

Des roll-ups EPFL peuvent également être empruntés pour des événements sur le campus ou à l’extérieur.

Pour une promotion dans les médias (presse, TV, radio) l’unité Mediacom Contenu est à contacter en mettant en copie la personne de contact Mediacom Evénements qui suit la demande.