Aides & Astuces

Les cartes «invité·e» permettent d’accéder aux salles et bâtiments du campus qui ne sont pas en accès libre.

Les clés d’activation permettent d’accéder:

• A la télécommande du beamer placée dans le boîtier blanc se situant généralement à côté des tableaux noirs
• Si disponible, aux micros-cravates
• D’enclencher le système technique de l’éclairage et/ou la ventilation si disponible

Une caution cash de CHF 50.00 est demandée par emprunt avec les coordonnées de la personne responsable. Les emprunts sont effectués un jour avant et retournés un jour après la date de l’événement.

Toute demande d’assistance audiovisuelle est à adresser directement au SAVE (service audiovisuel) via l’adresse [email protected], sauf pour le Forum Rolex, géré par Médiacom Evénements (MEV).

Lors de la mise à disposition des locaux
Les lieux réservés sont mis à disposition en l’état.

Toute demande de nettoyage avant un événement ainsi qu’entre chaque journée d’utilisation est à spécifier dans le Formulaire Events (minimum 5 jours ouvrables avant l’événement). La prestation est facturée.

Lors de la remise des locaux
Dans les cas suivants, un nettoyage après manifestation est obligatoire et est facturé:

• Dès une utilisation de plus de 3 heures des locaux
• En cas de restauration dans la salle (autorisé uniquement dans les salles non académiques)
• En cas de restauration dans les halls et les espaces

Tarifs 2023
Lundi au samedi de 06h00 à 23h00 – CHF 38.90
Lundi au samedi de 23h00 à 06h00 – CHF 48.65
Dimanche de 06h00 à 23h00 – CHF 58.40
Dimanche de 23h00 à 06h00 – CHF 58.40

Pour des raisons pratiques et organisationnelles, il est encouragé de faire appel aux services de restauration internes du campus (pauses-café, apéritifs, standing lunchs, cocktails dînatoires, etc.). 

Afin de diriger les participant·es vers une manifestation sur le campus EPFL, il est conseillé de commander un fléchage auprès de la Reprographie.

Le format standard autorisé pour la signalétique sur le site de l’EPFL est le suivant: 32 flèches, en noir-blanc, format A3, sans logo (CHF 1.00 / flèche).

Toutes les informations à connaître au sujet du traitement des données personnelles des participant·es recueillies lors de tout type d’événements (par exemple, nom et prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, fonction, restrictions alimentaires, etc.)

Depuis plusieurs années, L’EPFL s’engage à intégrer la durabilité dans ses pratiques, y compris dans l’organisation d’événements.

Dans le cadre de cette stratégie, Mediacom Evénements (MEV), Durabilité EPFL et l’équipe Restauration et commerces (RESCO) ont élaboré une checklist pour vous guider dans l’organisation d’événements durables.

Les mesures et recommandations élaborées dans ce document s’appliquent aux événements que l’EPFL, les associations estudiantines et les entités externes organisent sur les différents sites de l’EPFL ainsi qu’aux événements hors site engageant l’institution.

Subdivisée en sept catégories, cette checklist vise à incorporer la durabilité à toutes les étapes de cycle de vie d’un projet événementiel.

Checklist (English version)

La Reprographie met à disposition un formulaire de commande pour les prestation qu’elle propose (affiches, flyers, badges, brochures, signalétique, roll-up, etc.).

Photographie, montage vidéo, traduction… Tous les contacts des mandataires externes officiels disponibles sont à retrouver sur cette page.

Payonline.epfl.ch est un service qui met à disposition un canal d’encaissement électronique. Pour ce faire, l’EPFL est en partenariat avec Postfinance.

Cadeaux, goodies ou vêtements peuvent être obtenus auprès du Shop EPFL qui se trouve à l’accueil de l’Esplanade.

Il est également possible de créer d’autres objets promotionnels, sous réserve du respect des conditions émises sur corp-id.epfl.ch.

• AVP SAO – Vice-présidence associée pour les affaires estudiantines et l’outreach
• SIS – Sécurité, Intervention, Sûreté
• POCAMA – Portail Cantonal des Manifestations
• SUISA – Coopératives des auteurs et éditeurs de musique
• SSA – Société suisse des auteurs dramaturges
• Kit manif du canton de Vaud

L’outil en ligne Graphic Generator est à disposition pour créer des affiches, bannières et autres visuels respectant la charte graphique de l’EPFL.

Afin de faire cohabiter les affiches au mieux, quelques règles de bonne conduite: 

• Utiliser du papier A3 au maximum
• désafficher une affiche existante quand l’événement est déjà passé de date 
• Utiliser du scotch carrossier
• Ne pas afficher sur d’autres affiches/en dehors du cadre
• Une seule affiche identique par panneau d’affichage

Visible par les personnes internes et externes au campus, le mémento est l’agenda digital regroupant les principaux événements de l’EPFL. Afin d’assurer une bonne visibilité à tout événement, chaque membre de la communauté EPFL a la possibilité de poster une annonce sur cet outil en ligne.

Bon à savoir

• Les annonces du mémento s’affichent sur l’application “EPFL Campus”
• MEV peut décider de faire apparaître un événement sur la page d’accueil Evénements pour le promouvoir davantage
• Les étudiant·es peuvent s’abonner au mémento des associations et recevoir un résumé hebdomadaire par mail

Il est conseillé de créer une page internet pour certains événements, selon la charte de l’EPFL, afin de bien communiquer.

Le logo EPFL doit figurer sur tous les sites web d’événements organisés au nom de l’Ecole.

Les réseaux principaux EPFL

Toute demande de publication d’annonce d’événements sur les canaux EPFL sont à faire auprès de Mediacom Contenu (MEC) via l’adresse [email protected]. Les demandes sont étudiées, et selon l’actualité et les possibilités, le contenu proposé sera posté.

Les réseaux des organisateur.trices

Chaque organisateur.trice a la possibilité de créer ses propres pages ou comptes sur les réseaux sociaux.

Les annonces d’événements s’affichent dans les couloirs gratuitement.

La Newsletter «Coming Soon to EPFL» a pour but d’annoncer les événements ouverts au public et de grande envergure, sur les différents campus EPFL. Cette Newsletter est principalement destinée au public externe.

Nous faisons une sélection des événements ayant lieu pendant la période concernée pour l’alimenter.

Si vous souhaitez suggérer un événement pour une des éditions, merci de nous soumettre les informations (image, date, lien sur le site web ou sur le Memento et bref texte de description) afin que nous puissions évaluer son ajout dans la Newsletter.

Editions :

Toute personne interne est libre de demander à contribuer au contenu du Magazine de l’EPFL.

Pour une promotion dans les médias (presse, TV, radio) l’unité Mediacom Contenu est à contacter en mettant en copie la personne de contact Mediacom Evénements qui suit la demande.

Le stand EPFL «type-1» peut être emprunté et personnalisé pour des événements ayant lieu sur le campus.