Experts externes pour les défenses de projets de Master (PDM)
Un expert externe assiste à la défense (examen oral) du projet de Master. L’expert est choisi parmi des personnes externes à l’Ecole (ne figurant pas dans le système de salaires SAP de l’EPFL), en vertu de sa compétence dans la branche à examiner.
Le rôle de l’expert est de veiller au bon déroulement de l’examen en assurant la fonction de surveillant et de conciliateur. Il intervient auprès de l’enseignant en cas d’irrégularité. Il dresse un résumé du déroulement de l’interrogation et conserve ses notes pendant six mois après la fin du cycle d’études. Il interroge librement et participe à la notation. Avant la défense, il examine le rapport de l’étudiant, que lui a remis la section responsable.
L’utilisation de la visioconférence (par ex. Zoom) est vivement conseillée p. ex. si l’expert n’est pas en Suisse et/ou qu’il ne peut pas se déplacer sur le lieu de l’examen. Cette règle peut aussi s’appliquer à l’enseignant EPFL ou à l’étudiant.
L’enseignant EPFL décide de la procédure de défense du projet. Pour un projet effectué hors EPFL, il peut valider le principe d’un examen dans l’institution d’accueil, exiger un examen par vidéoconférence, ou demander une défense en sa présence à l’EPFL. Dans ce dernier cas, la présence du collaborateur de l’institution d’accueil n’est pas nécessaire, un rapport de ce dernier étant suffisant.
L’indemnisation des experts externes est calculée selon le tarif arrêté par l’Ecole. Une indemnité de CHF 100.- est allouée par projet, ainsi que le remboursement des frais de l’expert externe (les frais de transport, un repas et éventuellement une nuit d’hôtel peuvent être remboursés, pour un montant total plafonné à CHF 700.-).
Pour le remboursement, l’enseignant EPFL imprime la note de frais depuis son portail IS-Academia, la complète avec l’expert externe et la retourne signée par les deux parties, avec les pièces justificatives, incluant les éventuelles cartes d’embarquement, à l’adresse suivante : Service académique, SAC-PDM, Station 16. Toute question liée à ce formulaire peut être adressée à [email protected].
Observateurs internes pour les examens oraux en session d’examens
Toute épreuve orale en session d’examens doit se dérouler en présence d’un observateur interne. Cet observateur doit être un collaborateur expérimenté de l’Ecole, mais ne doit pas avoir de lien de subordination avec l’enseignant de la matière examinée. L’observateur assiste à l’interrogation et veille à son bon déroulement en assurant le rôle de surveillant et de conciliateur. Il intervient auprès de l’enseignant en cas d’irrégularité.
Une fois les horaires publiés sur IS-Academia, chaque section établit une liste des observateurs, en s’assurant de la présence des personnes désignées et en les informant des dates d’examens. Le bureau SAC-Examens ([email protected]) insère les noms des observateurs sur IS-Academia, de telle manière à ce que les observateurs puissent consulter leur horaire sur IS-Academia. Le bureau envoie aussi un e-mail à tous les observateurs pour les informer que leur horaire est disponible sur IS-Academia.
Tout changement d’observateur doit être communiqué à la section, qui en informera le bureau SAC-Examen ([email protected]).