Programme Management Office

Dans un environnement en perpétuelle évolution, le programme management office de la VPFI (PMOVPFI) répond aux défis de transformation de la fonction finance au sein de l’EPFL et participe à son amélioration, tout en s’assurant de satisfaire au développement stratégique et opérationnel de l’École. Il accompagne des projets qui visent à simplifier et moderniser les processus en vigueur, dans un souci d’optimisation continue du travail des collaborateurs de l’EPFL.

Olivier Colomb

Notre mission est de traduire la vision stratégique de l’EPFL en projets de transformation concrets et les mener à bien dans un horizon de temps le plus court possible, avec les ressources humaines et opérationnelles adéquates, en assurant le soutien et la participation d’acteurs, aux besoins différents, voire divergents

Olivier Colomb, programme management officer.


L’utilisateur au centre

Le PMOVPFI a comme devise de placer les collaborateurs de l’EPFL au centre de son activité, pour répondre au mieux à leurs attentes. L’intégralité des projets qu’il supervise provient de besoins qui ont été exprimés au sein de l’École, qu’il s’agisse de nouveaux processus ou de nouveaux outils.


Une approche transversale

Transversaux, les projets menés par le PMOVPFI ne concernent pas uniquement la Vice-présidence pour les finances. La VPFI collabore étroitement avec les autres Vice-présidences, à l’instar de la Vice-présidence pour les systèmes d’information ou encore la Vice-présidence pour les ressources humaines et opérations. Une partie de l’activité du PMOVPFI consiste également à travailler avec des experts externes qui apportent leur aide pour mener à bien les projets entrepris.


Les projets en cours

Le «Projet inventaire» a permis de clarifier le processus de mise à l’inventaire et a donné naissance à une nouvelle application, aujourd’hui déployée dans toute l’École. Son développement était nécessaire afin d’offrir aux collaborateurs un outil plus facile d’utilisation, permettant d’effectuer l’intégralité des tâches – de mise à l’inventaire, de transfert et de sortie des biens – de manière simple et intégrée.

Principaux bénéfices:

  • Le processus de gestion des équipements est facilité.
  • Une vision claire du patrimoine, des données et de l’emplacement des équipements inventoriés est possible.
  • Les échanges et ventes d’équipements sont facilités.
  • Le processus de vente est clarifié.

Depuis novembre 2018, plusieurs unités testent un nouvel outil permettant de gérer les remboursements de frais de manière simplifiée et totalement dématérialisée. Il sera déployé dans toutes les unités en septembre 2019.

Principaux bénéfices:

  • L’approbation électronique de la demande de voyage (plus besoin de signature).
  • Le scan via smartphone des justificatifs.
  • Le téléchargement automatique des dépenses dans l’outil.

Le «Projet de dématérialisation des factures fournisseurs» a pour objectif de réduire le temps de traitement des factures. Il s’agit de passer d’un processus largement papier, à un processus digital où les factures seront reçues centralement via différents canaux (e-Facture, facture PDF par émail, facture papier) et mise à disposition sur le portail Sésame afin que les unités puissent imputer et valider les factures.

Principaux bénéfices:

  • Plus besoin de transmettre une facture par courrier interne au service de comptabilité.
  • Factures papier scannées en central (plus besoin de scanner et d’archiver les factures fournisseurs).
  • Éviter des erreurs de saisie qui peuvent se produire quand les éléments d’imputation sont manuscrits.
  • Possibilité de valider une facture même si on est en déplacement professionnel.

Un projet de modernisation de la fonction voyage sera lancé prochainement au sein de l’École, en collaboration, notamment, avec les équipes de «l’unité Campus durable» et du «Domaine Sécurité Prévention et Santé» de l’EPFL.


Partagez vos propositions, nous sommes à l’écoute

Vous avez des remarques à nous communiquer concernant les projets actuels ou des suggestions pour de futurs projets? Nous sommes intéressés!

Notre porte est ouverte pour échanger autour de vos besoins et de vos idées. N’hésitez pas à prendre contact à l’adresse suivante:

[email protected]