Programme Nexus

Le programme Nexus, mené par la VPF et la VPO, vise à mettre en œuvre la transformation des systèmes d’information Finances, Ressources humaines et des processus administratifs associés.

PMO- VPF

Pourquoi Nexus ?

L’EPFL est confrontée à de nombreuses évolutions de son système d’information impliquant ses processus administratifs Finances et Ressources humaines.

Les projets d’optimisation et de digitalisation de la gestion administrative menés ces dernières années (gestion des notes de frais, workflows RH, dématérialisation des factures) se sont heurtés à une complexité technique et fonctionnelle croissante, liée aux spécificités développées depuis la mise en œuvre de son premier système d’information administratif en 1999. Cette situation impose aujourd’hui un retour à des solutions se rapprochant du standard informatique et des bonnes pratiques métier.

La Direction de l’EPFL a mandaté la vice-présidence pour les finances (VPF) et la vice-présidence pour les opérations (VPO) pour mettre en œuvre la transformation des systèmes d’information Finances et Ressources humaines et des processus administratifs associés: c’est le programme Nexus.


Une mise en place en mode Agile

L’approche diffère sensiblement de l’approche de conduite de projet utilisée communément à l’EPFL. Les projets Agile sont basés sur une approche itérative et incrémentale où les exigences ne sont pas entièrement définies au début du projet. C’est une approche qui permet d’avoir des résultats plus adaptés aux réels besoins des utilisatrices et utilisateurs.

Deux axes de transformation distincts : Finances et Ressources humaines

Les nouveaux systèmes d’information (SI) Finances et RH seront déployés progressivement jusqu’en 2026.

Ce projet vise à optimiser les processus de gestion financière en tirant parti de la mise en place de la version la plus récente de notre système SAP (migration de SAP ECC vers SAP S/4HANA).

La conduite du projet sera réalisée en plusieurs phases d’expérimentation nommées PoC (Proof of Concept). Objectif: garantir un produit adapté aux besoins des métiers et de la communauté EPFL, grâce à de nombreux tests effectués tout au long du projet par les utilisatrices et utilisateurs. Vous serez donc régulièrement sollicité·es pour participer à l’analyse des processus existants et récolter vos besoins.

Jusqu’à leur remplacement d’ici 2026, vous continuerez d’utiliser les outils Finances actuels.

Nous vous accompagnerons et vous informerons tout au long de cette transition.

Ce projet vise à optimiser les processus de gestion des ressources humaines en tirant parti de la mise en place d’un nouveau système complet: SAP SuccessFactors. Ce dernier permettra de gérer l’ensemble du parcours professionnel EPFL d’une collaboratrice ou d’un collaborateur dans un système intégré.

Sa mise en place se fera module par module en 2024 et 2025:

  • Performance : Évaluation & objectifs
  • Recrutement
  • Compensation
  • Formation

Pour chacun de ces modules, vous serez régulièrement invité·es à participer à l’analyse des processus existants et récolter vos besoins. Nous vous accompagnerons et vous informerons tout au long de cette transition.


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Contact

Olivier Colomb
Programme Nexus EPFL

Marc Fromentin
Nexus – Projet Finances

Laetitia Eynard-Machet
Nexus – Projet Finances

Nicolas Meyer
Nexus – Projet Ressources humaines

Yann Le Gallo
Nexus – Technologie