Remboursement des frais

Depuis novembre 2018, plusieurs unités testent un nouvel outil permettant de gérer les remboursements de frais de manière simplifiée et totalement dématérialisée. Il sera déployé dans toutes les unités d’ici fin 2019.

Des révisions de la Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais (Lex 5.6.1) ainsi que de la Directive cartes de crédit (Lex 5.4.1) ont également été menées.

Les unités participant au projet pilote trouveront, ci-dessous, toutes les informations nécessaires à un bon usage de l’application et des nouvelles directives.

Pour les autres, La directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels actuelle précise les règles concernant les notes de frais, comme expliqué ci-après.


Actuellement en application

Directive actuelle

La directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars 2007 précise les règles concernant vos notes de frais.

Cartes de crédit actuelles

Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats en ligne d’une valeur de moins de CHF 5'000 par transaction, à condition qu’il ne s’agisse pas de matériel à inventorier, la limite mensuelle de cette carte étant de CHF 15'000.

Outil actuel

Outil actuel permettant d'établir une demande de voyage et de gérer les notes de frais; y compris celles non-liées aux voyages.

Pour les projets pilotes

Nouvelle directive

Le nouvel outil et la Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais ainsi que la Directive sur l'utilisation des cartes de crédit à l'EPFL sont, pour le moment, uniquement accessibles aux collaborateurs des unités pilotes.

Nouvel outil et projet pilote

Plusieurs unités testent avec succès, depuis novembre 2018, un nouvel outil «voyages et notes de frais» qui permet à tous les collaborateurs de l’EPFL de gérer de manière intégrée, dématérialisée et automatisée l’entièreté du processus: de la demande de voyage, à son approbation, jusqu’aux remboursements des frais.

Cartes de crédit d’achat

Le nouvel outil et la Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais ainsi que la Directive sur l'utilisation des cartes de crédit à l'EPFL sont, pour le moment, uniquement accessibles aux collaborateurs des unités pilotes.

Cartes de crédit individuelles

Le nouvel outil et la Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais ainsi que la Directive sur l'utilisation des cartes de crédit à l'EPFL sont, pour le moment, uniquement accessibles aux collaborateurs des unités pilotes