Projets et thématiques 2023-2024 des 4 groupes de travail GT-Admin
Dans cette section, nous vous présentons les quatre groupes de travail du GT-Admin. Ces derniers sont axés sur une thématique spécifique des systèmes et processus administratifs:
- Formation
- Communication
- Courrier et Evénements
- Processus et Organisation
Chaque groupe fait part de son point de vue sur les systèmes mis en place, puis soulève les principales problématiques et points à éclaircir.
Les Vice-présidences travaillent conjointement avec les quatre groupes de travail du GT-Admin lors de séances et d’ateliers afin de répondre aux questions soulevées.
L’objectif consiste à assurer un meilleur accompagnement de l’accueil des nouvelles assistantes, ainsi qu’à réviser les processus de formations continues des assistantes .
- Trouver le bon format : en ligne, hybride ou présentiel;
- Parcours : rendre certaines formations obligatoires;
- Accueil : marrainage, FOBA en présentiel, parcours d’accueil;
- Nouveaux outils administratifs.
L’objectif consiste à identifier et mettre en place les canaux de communication les plus efficaces ainsi qu’optimiser leur utilisation.
- Canaux de communication proposés (top-down);
- Canaux de communication proposés (bottom-up);
- Relais de communication entre les vice-présidences, facultés, campus associés, etc.;
- Site internet du GT-Admin.
L’objectif consiste à clarifier les processus administratifs en matière de courrier et d’organisation des évènements à l’EPFL.
- Processus relatifs à la Poste (automate My Post 24);
- Gestion d’envoi et réception des colis nationaux et internationaux;
- Réservation des salles;
- Coordination des évènements;
- Précisions des règles de protection des données dans la gestion d’événement.
L’objectif consiste à mettre en lumière les processus administratifs qui pourraient être améliorés.
- Choix des canaux de communication entre les services centraux et les facultés;
- Gestion des réceptions des commandes;
- Facturation des frais de plateformes pour les laboratoires;
- Gestion des voyages et des frais professionnels;
- Précision des processus de validation des différents workflows.