Rédiger une annonce

Annoncer un événement dans les règles de l’art

Les étapes de la création d’annonce d’événements sont détaillées ci-dessous, elles se résument de la manière suivante:

  1. Aller sur la page memento.epfl.ch ou sur la page d’un memento spécifique si votre annonce est locale (par ex memento.epfl.ch/sti pour annoncer un événement au niveau de cette faculté).
  2. Cliquer sur Bouton 'annoncer un événement' ou se connecter via ”connexion” en bas de page à droite. Votre nom d’utilisateur est celui de votre compte GASPAR.
  3. Rédiger votre annonce: seuls le titre et la date sont des champs obligatoires.
  4. Bouton 'enregistrer': enregister les données de l’annonce.
    Bouton 'Enregistrer et fermer': la sauver pour la reprendre plus tard.
    Une annonce enregistrée n’apparaît nul part tant que vous ne l’avez pas diffusée.
  5. Bouton 'enregistrer et diffuser': faire une demande de diffusion dans les mémentos pertinents.
  6. Attendre la confirmation de la diffusion.

Vous pouvez modifier vos annonces en tout temps dans votre espace de travail.
Chaque personne est propriétaire des annonces qu’elle rédige, mais les modérateurs de mémento ont aussi la possibilité de corriger les annonces proposées.

La correction d’une annonce est répercutée partout où cette annonce est diffusée. Il ne peut pas y avoir des versions différentes d’une même annonce.


Choix d'une langue

Le mémento est bilingue.
Si vous ne comptez pas traduire votre annonce, choisissez la langue la plus pertinente (par ex, l’anglais si la conférence est donnée dans cette langue).
L’annonce apparaîtra automatiquement dans l’autre langue, avec un texte identique.
Si vous disposez d’une traduction, il faut remplir les deux onglets, et non rédiger deux annonces différentes.

Titre

Obligatoire, le titre est l’élément le plus important de votre annonce.
Bien rédigé, avec des mots corrects et précis, il sera bien référencé dans les moteurs de recherche… et compris par tous.
Le titre est limité à 500 caractères.

Description

Parce qu’un titre ne suffit pas, vous pouvez donner plus d’information sur votre événement dans ce champ. N’oubliez pas que celui qui va vous lire n’a souvent aucune idée de ce que vous faites: soyez clair et donnez des informations sur le contexte de votre événement.

Date et heure

La date de votre événement est obligatoire.
Un événement peut avoir lieu sur plusieurs jours, il faut alors indiquer la date du début et de la fin de l’événement. Si l’événement est sur un seul jour, la date de début et de fin sont les mêmes. Par défaut, il y a une recopie de la date de début dans la date de fin.
Il est également possible d’indiquer l’heure de début ou de fin, si elles sont connues.
Si votre événement est en plusieurs parties (une conférence composée de plusieurs interventions), choisissez une annonce d’événements groupés.

Lieu et salle

Nom du lieu où se déroule l’événement.
Pour tout ce qui a lieu à un endroit précis du campus EPFL, un lien sur l’application web plan.epfl.ch permettra à l’internaute de se repérer et de trouver son chemin. Il est donc essentiel de complèter la rubrique ‘url’.

  • Si le lieu ne se situe pas sur les campus EPFL, vous pouvez ajouter une adresse web de géolocalisation externe.
  • Si le lieu est sur les campus EPFL, y compris les antennes, il suffit de taper les premières lettres désignant le local, (par ex MA C), puis sélectionner la salle correspondante. L’url vers le plan dynamique s’ajoute automatiquement.

Liste des adresses (url) des principaux lieux du campus

Parfois, le nom des salles est connu, mais pas leur numéros précis (à utiliser dans le champs ‘salle’ de l’annonce)

  • Forum du Rolex Learning Center: RLC E1 240
  • Grand auditoire du STCC (SwissTech Convention Center): STCC 2 8020
  • Salles de conférence au sous-sol du STCC: STCC 0 8332, STCC 0 7932, …
  • Auditoire SG: SG 1138
  • Polydôme: PO 01
  • Auditoires CO (Coupole) : CO 2 (ouest), CO 1 (est)
  • Auditoires en CM: CM 1 1, CM 1 2, CM 1 3, CM 1 4
  • Salle Polyvante en CE: CE 1 515
  • Auditoires en CE: CE 1 1, CE 1 2, CE 1 3, CE 1 4, CE 1 6 (est du campus)
  • Salles de conférences au rez du BC: BC 01, BC 02, …
  • Auditoire de Microcity (Neuchâtel): MC A1 272
  • Auditoire du Campus Biotech (Genève): H8 1 178.160
  • Bois-Chamblard: FBC 0 04

Intervenants

Le nom du ou des conférenciers, séparés par une virgule, à l’exclusion de tout autre type d’information.
Astuce: ajouter un lien Bouton 'Faire un lien' vers la page personnelle de vos intervenants (par ex. leur page people people.epfl.ch/prenom.nom s’ils sont membres de l’EPFL).

Organisateur

La personne, le groupe, le service ou le laboratoire qui organise cet événement, à l’exclusion de tout autre information.
Astuce: ajouter un lien Bouton 'Faire un lien' vers une page web présentant l’organisateur.

Personne de contact

Mentionner une personne de contact est de grand secours: elle pourra répondre aux différentes questions du public.
Cliquer sur l’icône Bouton 'Ajouter une ulr' puis ajouter l’adresse de votre page web ou sélectionner ’email’ dans le type de lien pour insérer une adresse mail.

Catégorie

Chaque annonce est classée dans une seule catégorie, pour permettre un tri lors de la consultation du mémento. Les catégories sont invariantes et identiques sur chaque mémento.
Par catégorie, on entend ‘Conférences – Séminaires, Assemblées Conseils Direction, Divers, Expositions, Films, Fêtes, Leçons inaugurales – Leçons d’honneur, Manifestations culturelles, Manifestations sportives, Rencontres EPFL – économie, Soutenances de thèses’.

Thèmes

Vous avez la possibilité de préciser dans ce champ le thème de l’événement, que vous pouvez remplir à votre guise avec des mots-clefs spécifiques, et qui peut être utile lors de la recherche.
Si vous souhaitez indiquer plusieurs thèmes dans ce champ, veuillez les séparer par des virgules.

Mot-clés

Ce champ est utilisé principalement lors d’appel aux webservices (par ex un flux RSS) pour pouvoir décomposer le flux en différentes parties (mise en page, tri personnalisé des événements).
Il s’agit d’un champ libre.
Pour grouper plusieurs événements sous un même filtre, veiller à ce que le mot-clé utilisé comme filtre soit toujours et strictement identique.

Vulgarisation

Ce champ permet d’indiquer le niveau de difficulté de l’événement.
Est-il pour tout public, ou pour un public averti qui connaît déjà le sujet, ou alors uniquement pour des experts en la matière?

Sur invitation

Ce champ permet d’indiquer au public sous quelle forme se fait l’invitation à l’événement.
S’agit-il d’un événement qui exige une inscription préalable, s’agit-il d’un événement sur invitation, ou alors est-il libre d’accès ?

Cet événement est:

Permet de préciser si l’événement est interne; dans ce cas, un public externe ne sera pas admis.

Lien

Pour ajouter un lien vers une page web:
Le champ ‘libellé’ vous permet de mettre un texte quelconque comme lien.
Le champ ‘url’ est l’adresse du lien (par ex, http://www.epfl.ch).

Image

Icône pour ajouter une imageEmbellir votre annonce par une image (le portrait du conférencier), c’est lui donner plus d’impact!
En cliquant sur l’icône ‘appareil de photo’, vous pouvez importer n’importe quelle image (format .jpg, .gif, .png) depuis votre poste.

‘Recadrer’ permet de choisir un détail parlant de votre image si elle est trop grande.
‘Choisir une image’ permet de remplacer une image qui ne convient pas.
‘Supprimer’ efface la photo.
La dimension de l’image est de 1440 x 810 pixels.

Description de l'image

Si vous ajoutez une image, il est impératif de l’accompagner d’une descrition: elle est ainsi accessible pour les mal-voyants et les moteurs de recherche.

Fichier attaché

Mieux vaut mettre l’essentiel des détails de la conférence dans votre annonce, et ajouter les informations secondaires dans un fichier annexe (.pdf, .doc).
Le bouton ‘Parcourir’ vous permet d’aller chercher un document sur votre poste et de le télécharger dans votre anonce.

Sous-événements

‘Créer un sous-événement’ permet d’associer votre événement à un ensemble d’événements groupés.
A utiliser lors de l’organisation d’un programme de conférences (sur plusieurs jours, composés de plusieurs interventions…).
Lire ‘comment créér un sous-événement’.