Specific cases

A fixed asset is a sustainable use asset for EPFL. Equipment exceeding CHF 10,000 (each, including VAT) is considered as such and is recorded as an asset in the balance sheet. Find all the necessary information.

Processing fees, AVS or withholding tax: you will find in this section all the information you need about fees for individuals.

Click on the tab below to read more about rental deposit.

Petty cash management, stock exchanges, cash advances or cash control: find here the information you need.

Cash Management

Cash management is the management of cash made available to units for their current needs, either on an ad hoc basis (short-term advances) or on a permanent basis (unit funds).

Cash, CHF only, is supplied by means of a referenced payment slip (BPR) issued by the Accounting Department and cashed at post offices.

The collection offices available are St-Sulpice, Ecublens, Renens and Lausanne St-François. The BPRs are deposited at the EPFL post office, and must be withdrawn by the beneficiaries and then cashed either at the EPFL post office or at one of the following posts:

  • 1000 Lausanne 2 St-François: Place St-François 15
  • 1015 Lausanne EPFL (CHF 500 guaranteed, CHF 1’000 if available)
  • 1020 Renens 1 VD: Avenue de la Poste 5
  • 1024 Ecublens VD: Chemin du Croset 3
  • 1025 St-Sulpice VD: Rue du Centre 26
  • 1950 Sion 1 (Place de la gare 11)
  • 1200 Geneva 1 Mont-Blanc (Rue du Mont-Blanc 18)
  • 1705 Fribourg 5 Pérolles (Rte des Arsenaux 41)
  • 2001 Neuchâtel 1 Depot (Place Numa-Droz 2)

These instructions also specify the procedures to be followed when cash payments are made available through BPR.

All operations related to a BPR must be supported by original supporting documents.

The theft of cash must be reported without delay to the Safety, Prevention and Health Department (DSPS), email: [email protected]

Provision of cash

In addition to replenishing a unit fund or granting an advance, cash may be made available through a BPR in the following cases:

  • Scholarships.
  • Refund of deposit.

Due to the requirement for traceability of our payment transactions and restrictions on cash withdrawal from the post office located on the EPFL website, please note that we limit the edition of BPR to the strict minimum.

We are counting on your collaboration and thank you for giving priority to bank transfers in all cases possible. In other words, the BPR is used when bank transfer is either not possible or not efficient. A bank transfer is required through a Payment Order A in particular for the following cases:

  • Services to companies.
  • Services (fees, refunds, etc.) to Swiss residents.

Any other need for cash must be duly justified. Requests for BPR sent to the Accounting Department by fax or e-mail are not accepted (the request has to be sent by internal mail only, with an original signature).

The minimum time required to prepare a BPR cheque is 48 hours.


Useful links

You will find more information about the topics listed below in the dedicated knowledge articles (FR):

Contact Information

To send us your questions or suggestions, please contact the finance support: [email protected]

Deposit

We offer the possibility via the Finance Infocentre (statement of third party funds) of a follow-up:

  • Rent guarantees.
  • Deposits (keys, camipro cards, etc.).
  • Various guarantees.
Each unit may request the opening of a specific fund for the above-mentioned operations in order to facilitate their monitoring over time and to avoid omissions such as the return of a deposit. For more information on rent guarantees, please visit: logement.epfl.ch. Please note: only the Real Estate and Infrastructure Domain (DII) is authorised to conclude lease contracts.

See the following knowledge article for more information on:

  • The opening of funds.
  • Possible operations.
  • The procedure for sureties invoiced to third parties, deposits received from third parties and sureties and guarantees to third parties.
  • The restitution of third-party deposits.

Contact Information

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Professional fees (natural persons)

Fees for services provided by natural persons domiciled in Switzerland and abroad (outside the EU/EFTA) must be subject to the deduction of the AVS/AI/APG/AC if they are not self-employed.

These may include services from external providers in the field of education (lecturers, experts) as well as other services such as consulting, translation and event management.

EPFL employees who invite, hire and set the remuneration conditions for external service providers must inform them that their fees will be subject to Swiss social security and tax in accordance with the laws and directives in force.

In detail

  • Fees less than or equal to CHF 2,300 from individuals are paid without deduction. The accounsting documents (payment order A/invoice and required annexes) must be sent to the Accounting Department.
  • Fees in excess of CHF 2,300 from individuals are subject to deductions of social security contributions and/or withholding tax. Accounting documents (payment order/invoice and required attachments) must be sent to Human Resources. If the person is a foreign national and domiciled in Switzerland, a copy of the work permit must be attached to the mailing.

Les bases légales reposent sur les Loi fédérale et Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS RS 831.10 et RAVS RS 831.101).

The main elements to remember are as follows:

  • Persons insured under section 1 of the AHV/AVS Act:
    • Natural persons domiciled in Switzerland.
    • Natural persons engage in gainful employment in Switzerland.
    • Exception for small incidental income according to Art. 8bis of the AHV Regulations.
  • By extension, any fee subject to AHV is also subject to unemployment insurance.

The Agreement on the Free Movement of Persons between Switzerland and the European Community provides that a person shall be covered by social insurance in only one country at a time.

Therefore, any natural person domiciled in an EU or EFTA country must declare there their EPFL income.

In practice, their must ask the authorities in their country to provide them with the European form A1. They are also required to pay contributions due to their social insurance institution.

EPFL will only pay invoices/honoraria to natural persons if it holds the two forms mentioned above, A1 and the Agreement pursuant to Article 21. Only the withholding tax can be deducted from the salary.

The legal bases are based on the Federal Direct Tax Act, articles 86-100 and 136-139, and the Cantonal Direct Tax Act, articles 130-149 and 190-197.

For any natural person domiciled abroad (except the United States and Japan) – staying in Switzerland for a maximum period of 180 days during the calendar year – who invoices EPFL for fees, the IS is levied according to the additional activity scale (Rate D) applicable throughout Switzerland.

  • Persons who are self-employed contribute themselves to their social benefits in their country of residence. They must prove this status by providing a certificate of independence from their AVS compensation fund (valid for Switzerland) or a similar foreign body.
  • The profession of teacher or lecturer is, by definition, a dependent activity.

 


Useful link

Contract-specific guidelines


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Fixed assets

A fixed asset is a sustainable use asset for EPFL. Equipment exceeding CHF 10,000 (including VAT) is considered as such and is recorded as an asset on the balance sheet (capitalised), while equipment below CHF 10,000 is recorded as an expense (direct depreciation).

Fixed assets’ principles are based on the following three criteria:

  • The appliance/machine must have a total value of CHF 10,000 or more (if the object consists of several parts and/or accessories, the whole must be taken into account for the calculation).
  • The equipment must be intended to belong to EPFL for the duration of its existence.
  • The equipment must have an estimated lifetime of more than one year.

The order

  • The order of such a good is made on EBP (Sesame System, E-buying).
  • Scientific equipment worth CHF 50,000 or more must be submitted to the Research Office (REO) for approval.
  • Before any order of scientific equipment above CHF 50,000, it is necessary to contact the Research Office (REO) by submitting a request for grant. As soon as the REO notifies its consent, the order can be processed with the support of DABS.

Inventorying

  • All durable goods must be entered in the EPFL central inventory, via this application, by attaching the inventory sheets to the corresponding invoices so that they can be recorded and paid.
  • Feel free to consult this page if you need more information on the EPFL inventory process.
  • The equipment number(s) related to an object must be mentioned on the invoice. For acquisitions by EBP, the inventory card is created in the system and must be accessible through the purchase order.

Consult the following knowledge articles (in FR) for more information on:

Contact Information

To send us your questions or suggestions, please contact the finance support: [email protected]

Signature register

The signature register centralizes the rights of employees authorized to commit EPFL financially. This right is granted by the Head of financial unit to one or more employee(s) and must then be validated by the financial manager of the corresponding faculty or vice-presidency.
bannière registre signature

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Understanding the signature register

The signature register is used, among other things, by the staff members of the Accounting Department to control that invoices or expense reports received for payment have been validated beforehand by the authorized employees.

The signature register is based on the EPFL Financial Regulation.

The “right to sign and seal” is the authorization to commit EPFL financially.

The “right to sign and seal” is the authorization to commit EPFL financially.

  • All existing and future funds of a financial unit.
  • One or more existing funds of a financial unit.

It is possible to grant exceptional signing rights (e.g. the right to sign for an entire vice-presidency or faculty). To do this, it is necessary to contact the reference persons (in particular the financial manager).

EPFL’s financial structure consists of four financial levels:

Level 1 = EPFL.
Level 2 = vice-presidencies or faculties.
Level 3 = fields, sections or institutes.
Level 4 = units or laboratories.

Each unit or laboratory corresponds to a level 4. Each financial unit is composed of several funds.

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Signature register typical profiles

The appointment of an EPFL employee to the role of Head of financial unit is carried out automatically via the EPFL Structures’ application. Such appointment cannot be changed manually within the signature register.

The Head of financial unit automatically has the following rights:

  • Commit financially all the funds of their unit (existing and future) up to CHF 50’000.
  • Grant signing authority of up to CHF 5,000 and, exceptionally, up to CHF 50,000 on all funds (existing and future) of their financial unit, in collaboration with the financial manager of their vice-presidency or faculty.
  • Grant signing authority of up to CHF 5,000 on one or more existing funds in their financial unit in collaboration with the financial manager of their vice-presidency or faculty.
  • Delete an existing signing authority within their financial unit.
  • Consult all the signature rights of their unit (without accessing the images of the corresponding handwritten signatures).
  • Grant the role of “Head of Unit” to one or more employee(s) of their unit (or another unit).

The appointment of an EPFL employee to the role of Head of unit is done manually by the Unit Administrator, the human resources manager or the corresponding financial manager. Such appointment is subject to a validation workflow by the human resources manager.

Note that the role of Unit Administrator can be assigned to an EPFL employee who does not belong to the unit (laboratory).

A Unit Administrator automatically has the following rights:

  • Commit financially all the funds of their unit (existing and future) up to CHF 5’000.
  • Initiate a request to the Head of financial unit (professor) to create signing authority of up to CHF 5,000 on all funds (existing and future) or only on certain funds on the financial unit.
  • Consult all the signature rights of their unit (without accessing the images of the corresponding handwritten signatures).
  • Access the electronic “HR Transfer Request” form.
  • Access to the employees’ personal and salary data (of their unit), which are gathered in HR Infocentre.

The Accounting Department appoints the person responsible for the fund when opening it. This role cannot manually be modified within the signature register.

A person responsible for a fund has automatically the following rights:

  • Commit financially their fund up to CHF 5’000.
  • Initiate a request to the Head of financial unit (professor) to create signing rights of up to CHF 5,000 on the fund for which they are responsible.

Each EPFL vice-presidency, faculty or college has an appointed financial manager.

The financial manager automatically has the following rights:

  • Commit financially all the financial unit of its vice-presidency or faculty up to CHF 50,000.
  • Grant signing authority (up to CHF 5,000 or, exceptionally, CHF 50,000) to an employee in all financial unit of his or her vice-presidency/faculty, in collaboration with the corresponding Head of financial unit/professor.
  • Delete an existing signing right (up to CHF 5,000 or CHF 50,000) from an employee in all financial units of their vice-presidency or faculty.
  • View the existing signing rights of all financial units in their vice-presidency or faculty.
  • Grant the role of Unit Administrator within the financial units of their vice-presidency or faculty.
Procédure de création d'un droit de signature dans le registre des signatures

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Access to the register

By default, all Heads of Unit, Unit Administrators and financial managers can access an unit’s (laboratory’s) signing rights (without accessing the images of the corresponding handwritten signatures). Access to the signature register is made via Accred

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Useful links

Signature registrer: FAQ


Contact Information

Any questions related to the signature register can be addressed to the EPFL’s Service Desk: [email protected]

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Purchase invoices

A vendor is a natural or legal person to whom EPFL owes a sum of money after the delivery of goods or a service and on the basis of an invoice. It may also be a partner entity in a research project and to which EPFL transfers the amount agreed to in a contract.
Bannière factures achats

“Classical” invoices

The receipt of vendor invoices takes place following an order and on delivery of the goods or service. Our common goal is to ensure accounting and payment of invoices are carried out within the agreed timeframe and in accordance with EPFL’s control and signature rules.

Once the commodity, goods or service provision have been delivered in accordance with the contract, the persons responsible for the fund (or their delegates) check the invoice and credit notes. By signing the accounting stamp, the Fund Administrators agree to the accounting and payment of the invoice or credit note.

The Accounting Service checks and posts the invoices and credit notes within four working days and pays them on the due date (normally 30 days from the invoice date).

Payment of invoices

Payment of invoices is carried out once a week, for the following Monday (value date). It is therefore strongly recommended to bring any urgent payment before Monday lunchtime.

After that time, the payment will have to wait for the following cycle and 10 working days.

Double payment

Double payments may result from the duplicate mailing of an invoice or its copy to the Accounting Service, or from confusion between an invoice and reminder. In order to avoid double payments, only send the original invoice to the Accounting Service. If the original is not available, a duplicate must be requested from the supplier.

Return payments

Return payments are dealt with as soon as the cause has been identified. In some cases, the return payment will be credited to the relevant fund until the information to make the payment again is available.

Supplier reminders

It is necessary to contact the Accounting Service after the receipt of a second reminder. Please take into account the date on which you sent the invoice, as well as a period of approximately five days (from the payment date that appears in InfoCentre) before contacting the Service. If the second reminder is sent to the Accounting Service, it must be marked as such and must under no circumstances bear an accounting stamp.

The Accounting Service commits to post your invoices and payment orders within four working days.

To that period, nine to 13 working days at most as from receipt by the Accounting Service need to be added to perform the steps of preparation, input, validation and finally payment of accounting records. See the comment above, under “Payment of invoices”.

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EBP invoices (e-buying)

An order placed with a vendor in EPFL’s e-buying application results in an invoice known as “EPB”. The latter is registered in the accounting system and guarantees the traceability of the transaction as well as the regularization of the commitment derived from the order placement.

It is important to highlight this number on the invoice and insert it in the space provided in the accounting stamp to help the staff of the Accounting Service identify these invoices, since their processing differs from invoices derived from a traditional order.

Accounting data, mainly the fund, is carried across as validated at the time of the order. Any changes must be highlighted in the signed accounting stamp.

Invoices for orders placed via Lyreco, ARP and Distrelec catalogues are recorded directly (without any action required on your part), as long as there is no difference between the order amount and the invoice amount.

When there is such a difference, the invoices are submitted to you for processing and validation. When the need arises, you must request a credit note from the vendor. Electronic credit notes are processed in the same way as an invoice with a difference.

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Tutorials

E-buying tutorials

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Contact

To ask us questions or give us your suggestions, please contact financial support: [email protected]

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Signature register

The signature register centralizes the rights of authorized employees to enter into financial commitments on behalf of EPFL. This right is granted by the Head of the Cost Center to one or several employees and must then be confirmed by the faculty’s Finance Manager or the corresponding vice-presidency.

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Understanding the signature register

The signature register is used, among others, by members of the accounting department in order to verify that the invoices or expense claims received for payment have been validated by the employees authorized to do so.

The signature register is based on EPFL’s Financial Regulations.

A “signatory right” indicates the authorization to enter into financial commitments on behalf of EPFL.

A signatory right may be granted for:

  • All existing and future funds of a cost center.
  • One or several existing funds of a cost center.

It is possible to grant exceptional signatory rights (signatory right for an entire vice-presidency or faculty, for example). For that, it is necessary to contact the reference persons (in particular the Head of Finance). 

EPFL’s financial structure comprises four financial levels:

level 1 corresponds to EPFL

level 2 corresponds to vice-presidencies or faculties

level 3 corresponds to domains, sections or institutes

level 4 corresponds to units or laboratories

Each unit or laboratory corresponds to a level 4 cost center. Each cost center comprises several funds.

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Standard profiles in the register

Attaching an EPFL employee to the role of Head of Cost Center is carried out automatically from the EPFL Structures application. This attachment cannot be changed manually within a signature register.

The Finance Manager automatically holds the following rights:

  • To financially commit all his unit’s funds (existing and future) up to CHF 50,000.
  • To grant signatory rights up to CHF 5,000 and, exceptionally, up to CHF 50,000 on all the funds (existing and future) of his cost center, in collaboration with the Finance Manager of his vice-presidency or faculty.
  • To grant signatory rights up to CHF 5,000 on one or several existing funds of his cost center in collaboration with the Finance Manager of his vice-presidency or faculty.
  • To withdraw an existing signatory right within his cost center.
  • To see all the signatory rights of his unit (without accessing the corresponding images of handwritten signatures).
  • To grant the role of “Unit Administrator” to one or several employees of his unit (or another unit).

Attaching an EPFL employee to the role of Unit Administrator is carried out manually by the corresponding Head of Unit, Human Resources Manager or Finance Manager. The assignment of this role is subject to a workflow validation by the RRH.

As a reminder: the role of Unit Administrator may be assigned to an EPFL employee who does not belong to that unit (laboratory).

A Unit Administrator automatically holds the following rights:

  • To financially commit all his unit’s funds (existing and future) up to CHF 5,000.
  • To initiate with the Head of Unit (Professor) a request to create a signatory right for up to CHF 5,000 on all the funds (existing and future) or only on some funds of his cost center.
  • To see all the signatory rights of his unit (without accessing the corresponding images of handwritten signatures).
  • To access the “HR transfer request” electronic form.
  • To access the personal and salary data of his unit’s employees available in HR InfoCentre.

Attaching an EPFL employee to the role of person responsible for the fund is carried out by the Accounting Service when the fund is created. This attachment cannot be changed manually within a signature register.

The person responsible for the fund automatically holds the following rights:

  • To financially commit his fund up to CHF 5,000.
  • To initiate with the Head of Unit (Professor) a request to create a signatory right for up to CHF 5,000 on the fund for which he is responsible.

A Head of Finance (RFF) is attached to each EPFL vice-presidency, faculty or college.

Heads of Finance

The Heads of Finance of the vice-presidencies, faculties, colleges as well as the Controlling Department are at your disposal to advise you, particularly, in the financial management of your unit/service.

VP Faculty Person in chargee-mailPhone
PRESIDENCYTristan Maillard [email protected]32988
CDHNicole Aghroum[email protected]31922
CDMShirit Cohen[email protected]37929
ENACLaurent Gaillard[email protected]33212
ENT-RPier Paolo Paganini[email protected]33574
ICRené-Pierre Bonvin[email protected]36678
SBYolanda Bühlmann[email protected]33303
STIAudrey Barras[email protected]36921
SVHarald Hirling[email protected]35363
VPERossana Papaux[email protected]35580
VPINatacha Putallaz[email protected]31410
VPFIMarc Bachelot[email protected]34787
VPR Rossana Papaux[email protected]35580
VPRHOMarie Savoy[email protected]34333
VPSIImen Choura[email protected]31064

The Head of Finance automatically holds the following rights:

  • To financially commit all the cost centers of his vice-presidency or faculty up to CHF 50,000.
  • To grant signatory rights (up to CHF 5,000 or, exceptionally, CHF 50,000) to an employee within all the cost centers of his vice-presidency/faculty, in collaboration with the corresponding Head of Unit/Professor.
  • To withdraw an existing signatory right (up to CHF 5,000 or CHF 50,000) from an employee within all the cost centers of his vice-presidency/faculty.
  • To see the existing signatory rights of all the cost centers of his vice-presidency or faculty.
  • To grant the role of Unit Administrator within the cost centers of his vice-presidency or faculty.
Procédure de création d'un droit de signature dans le registre des signatures

Access to the register

By default, all Heads of Cost Centers, Unit Administrators and Heads of Finance can access the signatory rights of a unit (laboratory), without seeing the corresponding images of handwritten signatures). Accessing the signature register takes place via Accred.

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Useful links

Registre des signatures: FAQ
Signature registrer: FAQ


Contact

All questions related to the signature register may be addressed to the EPFL IT Service Desk: [email protected]

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Purchasing terms and conditions

Current terms and conditions

If you need to consult previous versions, please contact DABS.

You will find all regulations in POLYLEX

Purchasing at EPFL

Purchases made for EPFL must:

  • Answer a real need, taking into account the varied needs within the whole of EPFL;
  • Comply with the Federal Law on Public Procurement (LMP), the Ordinance on Public Procurement (OMP) and EPFL directives;
  • Respect the fundamental principles of public procurement:
    • Principle of cost effectiveness
    • Principle of equal treatment
    • Principle of transparency
    • Principle of competition.
For any expenditure over CHF 10,000, each employee must comply with the following purchasing procedures. These procedures – determined by the type of market and its value – are based on the Federal Law on Public Procurement (LMP), the Ordinance on Public Procurement (OMP) and the EPFL Directive concerning purchases. The Purchasing Team is here to advise and support you in your projects.

 



Purchasing procedure

PROCESS ACHATS VF Biens

Purchasing goods at EPFL

Office supplies, IT equipment, laboratory consumables, chemical and biological products, etc.

PROCESS ACHATS VF Services 1024x534

Purchasing services at EPFL

Intellectual services, catering, events, etc.

Call to tender at EPFL

Consult the steps you need to follow for a call to tender (in French)

Purchasing categories

From scientific equipment to transport to service provision, discover the categories in which the Procurement and Purchasing Department can guide you.

Call for tender documents and useful links

Consult and download the templates for EPFL specifications and contracts.

Purchasing Team

Find the contact person who will help you meet your needs.

FAQ

Check out our frequently asked questions.

Remboursement des frais 3

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Des questions?

Pour les notes de frais: pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]


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Gestion de l’encaisse

La gestion de l’encaisse est la gestion des liquidités mises à disposition des unités pour leurs besoins courants, que ce soit ponctuellement (avances de courte durée) ou de façon permanente (caisses d’unité).

L’alimentation en argent liquide, CHF uniquement, se fait au moyen d’un bulletin de paiement référencé (BPR) établi par le Service de comptabilité et encaissable dans les offices de poste.

Les offices d’encaissements à disposition sont St-Sulpice, Ecublens, Renens et Lausanne St-François. Les BPR sont déposés à la poste EPFL, et doivent être retirés par les bénéficiaires et ensuite être encaissés soit à la poste EPFL, soit à l’une des postes suivantes :

  • 1000 Lausanne 2 St-François : Place St-François 15
  • 1015 Lausanne EPFL (CHF 500.- garanti, CHF 1’000.- si disponible)
  • 1020 Renens 1 VD : Avenue de la Poste 5
  • 1024 Ecublens VD : Chemin du Croset 3
  • 1025 St-Sulpice VD : Rue du Centre 26
  • 1950 Sion 1 (Place de la gare 11)
  • 1200 Genève 1 Mont-Blanc (Rue du Mont-Blanc 18)
  • 1705 Fribourg 5 Pérolles (Rte des Arsenaux 41)
  • 2001 Neuchâtel 1 Dépôt (Place Numa-Droz 2)

Les présentes instructions précisent également les modalités à respecter lors de versement en espèces mises à disposition par l’intermédiaire de BPR.

Toutes les opérations liées à un BPR doivent être accompagnées de pièces justificatives originales.

Le vol d’espèces doit être annoncé sans délai au Domaine sécurité, prévention et santé (DSPS), email : [email protected]


Mise à disposition d’espèces

Outre l’alimentation d’une caisse d’unité ou l’octroi d’une avance, la mise à disposition d’espèces par le biais d’un BPR sont possibles dans les cas suivants :

  • Bourses.
  • Remboursement de caution.

En raison de l’exigence de traçabilité de nos transactions de paiement ainsi que des restrictions de retrait de liquidités auprès de l’office de poste situé sur le site EPFL, nous vous prions de prendre note que nous l’édition des Bulletins de Paiement Référencés (BPR) est limitée au strict minimum.

Nous comptons sur votre collaboration et vous remercions de bien vouloir privilégier les transferts par virement bancaire dans tous les cas possibles. En d’autres termes, le BPR est utilisé dans les circonstances dans lesquelles le virement bancaire n’est soit pas possible soit pas efficient. Un virement bancaire est exigé au travers d’un Ordre de paiement A notamment pour les cas suivants :

  • Prestations à des entreprises
  • Prestations (cachets, remboursements, etc.) à des personnes domiciliées en Suisse

Tout autre besoin d’espèces doit être dûment justifié. Les demandes d’édition de BPR envoyées au Service de comptabilité par fax ou par courriel ne sont pas acceptées (envoi par courrier interne uniquement, avec une signature originale).

Le délai minimum de préparation d’un chèque BPR est de 48heures.



Liens utiles

Vous trouverez d’avantage d’informations concernant les thématiques listées ci-dessous en consultant les articles de connaissances dédiés:

Contact

Pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contactez le support finance: [email protected]

Garanties / Cautions

Nous offrons la possibilité via l’Infocentre finance (état de fonds de tiers) d’un suivi:

  • Des garanties de loyers.
  • Des dépôts (clés, cartes camipro, etc.).
  • Des cautions diverses.
Chaque unité peut demander l’ouverture d’un fonds spécifique aux opérations mentionnées ci-dessus; ceci dans le but de faciliter leur suivi dans le temps et d’éviter des oublis tels que la restitution d’une caution. Pour davantage d’information concernant les garanties de loyers, veuillez consulter le site: logement.epfl.ch. Attention: seul le Domaine Immobilier et Infrastructures (DII) est habilité à conclure des contrats de bail.


Consultez l’article de connaissances suivant pour davantage d’informations sur:

  • L’ouverture de fonds.
  • Les opérations possibles.
  • La manière de procéder concernant les cautions facturées à des tiers, les dépôts encaissés de tiers ainsi que les cautions et garanties à des tiers.
  • La restitution des dépôts de tiers.


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Transactions douanières

TEXTE D’INTRO? J’suis désolée, mais là je sèche, j’ai besoin d’aide ^^

Est-ce que tout part dans SNOW, est-ce que ça doit rester sur le site? Est-ce qu’il faut supprimer des trucs? – –

  • Pour toute exportation ou importation temporaire sous passavant relative à un bien y compris le cas particulier des réparations et perfectionnements dont la valeur est supérieure à CHF. 4’000, prendre contact avec Rhenus Logistic SA.
  • Pour toute exportation ou importation temporaire sous carnet ATA relative à un des essais, prêts, évaluations, etc (sans contre-prestation) dont la valeur est supérieure à CHF. 1’000, prendre contact avec Rhenus Logistic SA.
  • En cas d’exportation temporaire pour un bien dont la valeur est supérieure à CHF. 4’000, informer le fournisseur que le retour à l’EPFL du bien doit se faire par Rhenus Logistic SA (risque de non-clôture du passavant ou du carnet ATA)
  • Un lien doit être opéré entre la facture de douane et la facture du bien.
  • En cas d’importation d’un bien, exiger de la part du transporteur (courrier rapide ou autre) qu’une facture pro forma du fournisseur faisant référence à votre commande soit jointe à la facture de douane proprement dite. Cela vous permettra d’identifier immédiatement à quelle commande se rapporte cette facture de douane.

Règles d’or à respecter
Annoncer à l’agent en douane le motif précis de l’envoi du bien.

  • Respecter les délais prescrits par les douanes.
  • Utiliser le même agent en douane au retour qu’à l’aller.
  • Donner au transitaire, au fournisseur, au client des instructions claires et précises quant au traitement du bien à l’aller et/ou retour.
  • Au cas où l’agent en douane n’est pas le même au retour, lui annoncer comment le bien a été expédié à l’aller.
  • Pour les importations / exportations temporaires sous passavant, établir une facture pro forma mentionnant clairement le but de l’envoi.
  • Pour les transports de biens par les propres moyens de l’EPFL (train ou voiture par exemple) sous carnet ATA, s’assurer que les souches sont bien timbrées par les douanes. Se présenter quoi qu’il arrive au bureau de passages en douane (à chaque passage de la douane suisse) et dans les délais prescrits.

Toutes les factures de douane seront directement envoyées par les transporteurs/entreprises de courrier rapide à l’unité concernée.

Importation définitive
Importation temporaire
Cas de figure
Tout bien acquis par l’EPFL et restant définitivement en Suisse.
Tout bien importé pour essai, prêt, évaluation, réparation et retournant à l’étranger après utilisation.
Avec ou sans  contre-prestation financière (paiement).
Effets
Acquittement de la TVA 8 % et des droits de douane. Pas de remboursement.
TVA 8 % et droits de douane suspendus jusqu’à réexportation chez l’expéditeur.
Pas  de TVA et droits de douane perçus, à moins que le matériel reste définitivement en Suisse.
Documents nécessaires
Aucun
Passavant
Carnet ATA
Délais
Aucun
Une année après l’importation, renouvelable pendant deux ans supplémentaires (accord des douanes nécessaire).
Une année et non renouvelable. Avant l’échéance, doit être impérativement réexporté vers le pays d’origine. Toutes les souches doivent être correctement timbrées.
Risques
Aucun
Paiement  TVA 8 % et droits de douane.
Paiement TVA 8 % et droits de douane sur la base de la valeur du carnet ATA.
Ces cas de figure peuvent concerner l’EPFL pour des tests et la léser si les instructions n’ont pas été données correctement (importation sous passavant par exemple).
Le plus souvent, l’EPFL est cependant concernée par les exportations temporaires (voir ci-dessous).
Exportation définitive
Exportation temporaire
Cas de figure
Tout bien exporté définitivement de Suisse.
Tout bien expédié à l’étranger pour essai, prêt, évaluation, exclus perfectionnement et réparation et retournant à l’EPFL après utilisation.
Avec ou sans contre-prestation financière (paiement).
Tout bien exporté pour essai, prêt, évaluation, réparation et retournant à l’EPFL après utilisation.
Sans contre-prestation financière (paiement).
Effets
Exportation hors TVA
TVA 8 % et droits de douane uniquement perçus sur la contre-prestation par expéditeur étranger, pour autant que l’importation se fasse en liquidation de passavant.
Pas de TVA et droits de douane perçus si l’importation a lieu dans les délais.
Documents nécessaires
Déclaration d’exportation (établie par le transitaire)
Passavant
Carnet ATA
Délais
Aucun
Une année après l’importation, renouvelable pendant deux ans supplémentaires (accord des douanes nécessaire). Le bien doit toujours se trouver à l’étranger chez le destinataire initial.
Une année et non renouvelable. Avant l’échéance, doit être impérativement réimporté en Suisse. Toutes les souches doivent être correctement timbrées.
Risques
Aucun
Paiement TVA 18-20% (Union européenne) et droits de douane si réimportation a lieu hors délai ou sans liquidation du passavant. Imposition sur la valeur du matériel + de la contre-prestation (travail effectué à l’étranger).
Paiement TVA 18-20% (Union européenne) et droits de douane sur la base de la valeur du carnet ATA.

Exportation : cas particuliers des réparations et perfectionnements

Exportation définitive Exportation temporaire
Cas de figure Tout bien exporté de Suisse pour réparation ou perfectionnement. Pas autorisé
Effets Exportation hors TVA
Documents nécessaires Déclaration d’exportation (établie par le transitaire) avec mention du but de réparation/perfectionnement
Délais
Valable une année non renouvelable
Risques
Passé le délai d’un an, le matériel devra acquitter la TVA ( 8 %) et les droits sur la valeur + frais de réparation à la réimportation

Les factures de douane et de transport sont payables à 30 jours. Même si le bien (machine par exemple) est en test et que la facture y relatif est retenue, la facture de douane doit être transmise au Service de comptabilité dans les délais prescrits.

Si, lors d’une importation ou exportation temporaire, la TVA a été facturée par erreur malgré les instructions écrites données, faire savoir par écrit au transporteur ou à l’entreprise de courrier rapide la raison du refus de paiement en documentant votre recours (par exemple: instructions données pour que l’importation s’effectue sous passavant).

Il s’agit d’une obligation légale d’être en mesure de prouver qu’un bien importé a été dûment imposé à la TVA. Nous proposons trois manières de procéder:

  1. Soit une facture pro forma du fournisseur est annexée à la facture de douane.
  2. Soit une copie de la facture de douane est annexée à la facture du fournisseur étranger du bien.
  3. Soit on indiquera sous le montant à payer (de la facture du bien) les références de la facture de douane. Exemple: 2008 / pièce de référence 2023696.

Les comptes budgétaires suivants doivent être utilisés dans l’imputation comptable sur le timbre analytique:

  1.  557040 si la TVA et les droits de douane représentent plus de 50% du total de la facture du transporteur
  2.  552050 ou 532500 si les frais de transports représentent plus de 50% du total de la facture du transporteur.
  • Déterminer la valeur marchande du bien
  • Établir une facture pro forma (si le bien est donné) ou définitive (si le bien est vendu)
  • Action selon schéma point 3.2

Renvoi au fournisseur étranger d’une pièce de machine défectueuse, réparation sous garantie

  • Prendre contact avec Rhenus Logistics Schweiz pour établissement d’une déclaration d’exportation pour réparation
  • Indiquer au fournisseur que le retour en Suisse doit s’effectuer par Rhenus Logistics Schweiz.

Renvoi au fournisseur étranger d’une pièce de machine défectueuse, réparation facturée

  • Prendre contact avec Rhenus Logistics Schweiz pour établissement d’une déclaration d’exportation pour réparation.
  • S’assurer auprès du fournisseur que seule la réparation est facturée.
  • Indiquer au fournisseur que le retour en Suisse doit s’effectuer par Rhenus Logistics Schweiz.
  • Prendre contact avec Rhenus Logistics Schweiz et s’assurer par écrit auprès du fournisseur que Rhenus Logistics Schweiz est choisi au retour du bien (bien «en transit» et clôture du carnet ATA).
  • Prendre contact avec Rhenus Logistics Schweiz pour l’établissement d’un carnet ATA ou d’un passavant.

Afin d’être en mesure de clôturer les opérations d’importations et d’exportations temporaires, STSA (c’est qui?) effectuera les rappels suivants auprès de la personne de contact dans l’unité  et ce service sera facturé automatiquement :

  • 40 jours avant la date d’échéance, par courriel
  • 30 jours avant la date d’échéance, par courriel
  • 20 jours avant la date d’échéance, par courriel et copie à une personne de contact au Service de comptabilité.

Honoraires des personnes physiques

Les honoraires des prestations fournies par des personnes physiques domiciliées en Suisse et à l’étranger (hors UE/AELE) doivent être soumis à la déduction de l’AVS/AI/APG/AC s’il ne s’agit pas d’indépendants .

Il peut s’agir de prestations de fournisseurs externes dans le domaine de l’enseignement (conférenciers, experts) ainsi que d’autres prestations telles que le conseil, la traduction ou encore l’animation d’événements.

Les collaborateurs de l’EPFL qui invitent, engagent et fixent les conditions de rémunération des prestataires externes doivent impérativement les informer que leurs honoraires seront soumis aux assurances sociales et impôts suisses selon les lois et directives en vigueur.

En détail

  • Les honoraires inférieurs ou égaux à CHF 2’300 émanant de personnes physiques sont réglées sans déduction. Les documents comptables (ordre de paiement A/facture et annexes requises) doivent être envoyés au service de comptabilité.
  • Les honoraires supérieurs à CHF 2’300 émanant de personnes physiques sont soumis aux déductions de charges sociales et/ou d’impôt à la source. Les documents comptables (ordre de paiement A/facture et les annexes requises) doivent être envoyés aux Ressources humaines. Si la personne est de nationalité étrangère et domiciliée en Suisse, la copie du permis de travail doit impérativement être joint à l’envoi.

Les bases légales reposent sur les Loi fédérale et Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS RS 831.10 et RAVS RS 831.101).

Les principaux éléments à retenir sont les suivants:

  • Personnes assurées selon l’article 1 de LAVS:

    • Les personnes physiques domiciliées en Suisse.
    • Les personnes physiques qui exercent une activité lucrative en Suisse.
    • Exception pour petit revenu accessoire selon art. 8bis du Règlement sur l’AVS.
  • Par extension, tout honoraire soumis à l’AVS est également soumis à l’assurance chômage (AC).

L’accord sur la libre circulation des personnes entre la Suisse et la Communauté européenne prévoit qu’une personne soit couverte, en matière d’assurances sociales, dans un seul pays à la fois.

Dès lors, toute personne physique domiciliée dans un pays de l’UE ou de l’AELE doit y déclarer les revenus acquis à l’EPFL.

Pratiquement, elle doit demander aux autorités de son pays de lui fournir le formulaire européen A1. Il lui est également demandé de s’acquitter elle-même de cotisations dues auprès de son organisme d’assurances sociales.

L’EPFL effectuera le paiement de factures/honoraires à des personnes physiques que si les deux formulaires en question, soit le A1 et la Convention selon l’art. 21, sont en sa possession. Seul l’impôt à la source pourra être déduit du salaire.

Les bases légales reposent sur la loi fédérale sur l’impôt direct, art. 86-100 et 136-139, et sur la Loi cantonale sur les impôts directs, art. 130-149 et 190-197.

Pour toute personne physique domiciliée à l’étranger (à l’exception des États-Unis et du Japon) – présente en Suisse pour une durée maximale de 180 jours durant l’année civile – qui facture des honoraires à l’EPFL, l’IS est prélevé selon le barème activité complémentaire (Tarif D) applicable dans toute la Suisse.

  • Les personnes qui possèdent le statut d’indépendant cotisent elles-mêmes à leurs prestations sociales dans leur pays de domicile. Elles doivent prouver ce statut en fournissant une attestation d’indépendant de leur caisse de compensation AVS (valable pour la Suisse) ou un organisme étranger similaire.
  • Le métier d’enseignant ou de chargé de cours est, par définition, une activité dépendante.



Lien utile

Directives spécifiques au contrats


Contact

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Immobilisations

Une immobilisation est un actif d’utilisation durable pour l’EPFL. Les équipements supérieurs à CHF 10’000 (pièce, TVA incluse) sont considérés comme tels et sont portés à l’actif du bilan (activés), alors que ceux inférieurs à CHF 10’000 sont comptabilisés en charges (amortissement direct).

Les principes d’immobilisation reposent sur les trois critères suivants:

  • L’appareil/ la machine doit avoir une valeur totale de CHF 10’000 ou plus (si l’objet est composé de plusieurs parties et/ou accessoires, c’est l’ensemble qu’il faut prendre en compte pour le calcul).
  • Le matériel doit être destiné à appartenir à l’EPFL pour toute la durée de son existence.
  • Le matériel doit avoir une durée de vie estimée supérieure à une année.

La commande

  • La commande d’un tel bien se fait sur EBP (Système Sésame, E-buying).
  • Les équipements scientifiques d’une valeur de CHF 50’000 et plus doivent faire l’objet d’une demande d’octroi auprès du Research Office (REO).
  • Avant toute commande au fournisseur d’un équipement scientifique dès CHF 50’000, il faut s’adresser au Research Office (REO) en soumettant une demande d’octroi. Dès que le REO notifie son assentiment, la commande peut être concrétisée avec le soutien de la DABS.

Mise à l’inventaire

Consultez les articles de connaissances suivants pour davantage d’informations sur:


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Cas particuliers

Une immobilisation est un actif d’utilisation durable pour l’EPFL. Les équipements supérieurs à CHF 10’000 (pièce, TVA incluse) sont considérés comme tels et sont portés à l’actif du bilan. Retrouvez toutes les informations nécessaires.

Traitement des honoraires, AVS ou encore impôt à la source, voici toutes les informations, relatives aux honoraires des personnes physiques, dont vous avez besoin.

Découvrez les informations et ressources nécessaires relatives aux garanties et cautions.

Gestion de la petite caisse, bourses, avance de caisse ou encore contrôle des liquidités: voici les informations dont vous avez besoin.

Remboursement des frais et cartes de crédit

Bannière remboursement des frais et voyages


Le nouvel outil «Notes de frais» permet à tous les collaborateurs de l’EPFL de gérer de manière intégrée, dématérialisée et automatisée l’entièreté du processus de gestion et de validation des voyages et des frais. Les principaux avantages sont:

  • Un processus clair et compréhensible pour tous les collaborateurs.
  • Une vue complète des dépenses encourues pour chaque voyage ce qui permet d’optimiser la transparence.
  • Une comptabilisation des dépenses rapide et correcte.
  • La dématérialisation des processus.
  • Une utilisation de l’outil par tous les voyageurs, en français comme en anglais.
  • Une validation anticipée des voyages — engagement financier sur un fonds.

Le déploiement du nouvel outil s’est fait conjointement à l’entrée en vigueur de la directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais (LEX 5.6.1) et de la directive concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL (LEX 5.4.1).

Les changements majeurs apportés aux LEX s’inscrivent dans les objectifs de l’EPFL de relever les enjeux du numérique et d’accroître l’efficacité de l’école via la transparence des coûts, l’amélioration des processus internes et l’utilisation responsable des ressources





 

Application Notes de Frais

Le nouvel outil «Notes de frais» intègre l’ensemble du processus de gestion et de validation des voyages et des frais, de la demande de déplacement au remboursement des frais. Vous pouvez y accéder ici

Documents utiles

Retrouvez toutes les informations et ressources nécessaires (directives ou encore manuel d’utilisateur) à un bon usage de l’application.


Informations complémentaires

Directive voyages

La directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais précise les règles concernant vos notes de frais. Retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin sur cette page

Cartes de crédit d’achat

Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats en ligne d’une valeur de moins de CHF 5’000 par transaction, à condition qu’il ne s’agisse pas de matériel à inventorier, la limite mensuelle de cette carte étant de CHF 10’000.

Cartes de crédit individuelles

Les cartes de crédit individuelles sont mises à disposition des responsables d’unité et des voyageurs fréquents, elles servent exclusivement à l’achat des frais de voyage et frais associés.


Liens utiles:

LEX 5.4.1 – Directive sur l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais
Site voyage EPFL
Ticketshop EPFL
Abonnements cff EPFL
Création d’un compte professionnel booking
Mise à jour du profil voyageur
International SOS


Des questions?

Pour les notes de frais: pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]



En application jusqu’au 22.09.19

Directive voyages et remboursement des frais (2007)

La directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars 2007 précise les règles concernant vos notes de frais.

Outil i-monitor

Outil permettant d’établir une demande de voyage et de gérer les notes de frais; y compris celles non-liées aux voyages.

Remboursement des frais et cartes de crédit

Bannière remboursement des frais et voyages


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  • Une comptabilisation des dépenses rapide et correcte.
  • La dématérialisation des processus.
  • Une utilisation de l’outil par tous les voyageurs, en français comme en anglais.
  • Une validation anticipée des voyages — engagement financier sur un fonds.

Le déploiement du nouvel outil s’est fait conjointement à l’entrée en vigueur de la directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais (LEX 5.6.1) et de la directive concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL (LEX 5.4.1).

Les changements majeurs apportés aux LEX s’inscrivent dans les objectifs de l’EPFL de relever les enjeux du numérique et d’accroître l’efficacité de l’école via la transparence des coûts, l’amélioration des processus internes et l’utilisation responsable des ressources





 

Application Notes de Frais

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Directive voyages

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Cartes de crédit d’achat

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Cartes de crédit individuelles

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Directive voyages et remboursement des frais (2007)

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Directive voyages et remboursement des frais (2007)

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Cartes de crédit individuelles

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Des questions?

Pour les notes de frais: pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]



En application jusqu’au 22.09.19

Directive voyages et remboursement des frais (2007)

La directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars 2007 précise les règles concernant vos notes de frais.

Outil i-monitor

Outil permettant d’établir une demande de voyage et de gérer les notes de frais; y compris celles non-liées aux voyages.

Remboursement des frais et cartes de crédit

Bannière remboursement des frais et voyages


Le nouvel outil «Notes de frais» permet à tous les collaborateurs de l’EPFL de gérer de manière intégrée, dématérialisée et automatisée l’entièreté du processus de gestion et de validation des voyages et des frais. Les principaux avantages sont:

  • Un processus clair et compréhensible pour tous les collaborateurs.
  • Une vue complète des dépenses encourues pour chaque voyage ce qui permet d’optimiser la transparence.
  • Une comptabilisation des dépenses rapide et correcte.
  • La dématérialisation des processus.
  • Une utilisation de l’outil par tous les voyageurs, en français comme en anglais.
  • Une validation anticipée des voyages — engagement financier sur un fonds.

Le déploiement du nouvel outil s’est fait conjointement à l’entrée en vigueur de la directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais (LEX 5.6.1) et de la directive concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL (LEX 5.4.1).

Les changements majeurs apportés aux LEX s’inscrivent dans les objectifs de l’EPFL de relever les enjeux du numérique et d’accroître l’efficacité de l’école via la transparence des coûts, l’amélioration des processus internes et l’utilisation responsable des ressources





 

Application Notes de Frais

Le nouvel outil «Notes de frais» intègre l’ensemble du processus de gestion et de validation des voyages et des frais, de la demande de déplacement au remboursement des frais. Vous pouvez y accéder ici

Documents utiles

Retrouvez toutes les informations et ressources nécessaires (directives ou encore manuel d’utilisateur) à un bon usage de l’application.


Informations complémentaires

Directive voyages

La directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais précise les règles concernant vos notes de frais. Retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin sur cette page

Cartes de crédit d’achat

Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats en ligne d’une valeur de moins de CHF 5’000 par transaction, à condition qu’il ne s’agisse pas de matériel à inventorier, la limite mensuelle de cette carte étant de CHF 10’000.

Cartes de crédit individuelles

Les cartes de crédit individuelles sont mises à disposition des responsables d’unité et des voyageurs fréquents, elles servent exclusivement à l’achat des frais de voyage et frais associés.


Liens utiles:

LEX 5.4.1 – Directive sur l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais
Site voyage EPFL
Ticketshop EPFL
Abonnements cff EPFL
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Directive voyages et remboursement des frais (2007)

La directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars 2007 précise les règles concernant vos notes de frais.

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  • Un processus clair et compréhensible pour tous les collaborateurs.
  • Une vue complète des dépenses encourues pour chaque voyage ce qui permet d’optimiser la transparence.
  • Une comptabilisation des dépenses rapide et correcte.
  • La dématérialisation des processus.
  • Une utilisation de l’outil par tous les voyageurs, en français comme en anglais.
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Le déploiement du nouvel outil s’est fait conjointement à l’entrée en vigueur de la directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais (LEX 5.6.1) et de la directive concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL (LEX 5.4.1).

Les changements majeurs apportés aux LEX s’inscrivent dans les objectifs de l’EPFL de relever les enjeux du numérique et d’accroître l’efficacité de l’école via la transparence des coûts, l’amélioration des processus internes et l’utilisation responsable des ressources





 

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Directive voyages

La directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais précise les règles concernant vos notes de frais. Retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin sur cette page

Cartes de crédit d’achat

Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats en ligne d’une valeur de moins de CHF 5’000 par transaction, à condition qu’il ne s’agisse pas de matériel à inventorier, la limite mensuelle de cette carte étant de CHF 10’000.

Cartes de crédit individuelles

Les cartes de crédit individuelles sont mises à disposition des responsables d’unité et des voyageurs fréquents, elles servent exclusivement à l’achat des frais de voyage et frais associés.


Liens utiles:

LEX 5.4.1 – Directive sur l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL
LEX 5.6.1 – Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais
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Directive voyages et remboursement des frais (2007)

La directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars 2007 précise les règles concernant vos notes de frais.

Outil i-monitor

Outil permettant d’établir une demande de voyage et de gérer les notes de frais; y compris celles non-liées aux voyages.

Factures d’achats

Un fournisseur est une personne, physique ou morale, à laquelle l’EPFL doit une somme d’argent après la livraison d’un bien ou d’une prestation et sur la base d’une facture. Il peut également s’agir d’une entité partenaire dans un projet de recherche et à laquelle l’EPFL transmet la somme convenue par contrat.
Bannière factures achats

Factures «classiques»

La réception des factures fournisseurs intervient suite à une commande, et à la livraison d’un bien ou d’une prestation. Notre objectif commun est d’assurer la comptabilisation et le paiement des factures dans les délais convenus et dans le respect des règles de contrôle et de signature de l’EPFL.

Une fois que la marchandise, le bien ou la prestation de service ont été livrés conformément au contrat, les responsables de fonds (ou leurs délégués) vérifient les factures et notes de crédit. En signant le timbre analytique, les gestionnaires de fonds donnent leur accord pour la comptabilisation et le paiement de la facture ou de la note de crédit.

Le Service de comptabilité contrôle et comptabilise les factures et les notes de crédits dans les quatre jours ouvrables et les paie à échéance (normalement à 30 jours depuis la date de la facture).

Paiement des factures

Le paiement des factures s’effectue une fois par semaine, pour le lundi suivant (date valeur). Il est donc fortement conseillé d’apporter un paiement urgent avant lundi midi.

Passé ce délai, le paiement devra attendre le cycle suivant et 10 jours ouvrables.


Paiement à double

Les causes des paiements à double peuvent être le résultat de l’envoi à double d’une facture ou de sa copie au Service de comptabilité, ainsi que de la confusion entre facture et rappel. Afin d’éviter des paiements à double, il faut envoyer au Service de comptabilité les factures originales uniquement. Si l’original n’est pas disponible, un duplicata est à demander au fournisseur.

Retours de paiement

Les retours de paiements sont traités dès que la cause a été trouvée. Dans certains cas, le paiement en retour sera crédité sur le fonds concerné en attendant les informations pour effectuer un nouveau le paiement.

Rappels de fournisseurs

Il faut contacter le Service de comptabilité suite à la réception d’un deuxième rappel. Veuillez tenir compte de la date à laquelle vous avez envoyé la facture ainsi que d’un délai de cinq jours environ (à compter de la date de paiement apparaissant sur Infocentre), avant de prendre contact avec le Service. Si le deuxième rappel est envoyé au Service de comptabilité, il faut qu’il soit indiqué comme tel et ne doit, en aucun cas, porter un timbre analytique.

Le service de comptabilité s’engage à comptabiliser vos factures et ordres de paiement dans les quatre jours ouvrables.

A ce délai, il faut ajouter entre 9 et 13 jours ouvrables au maximum dès réception au service de comptabilité pour procéder aux étapes de préparation, de saisie, de validation et finalement de paiement de ces pièces comptables. Voir remarque ci-dessus, sous «Paiement des factures».

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Factures EBP (e-buying)

Lorsqu’une commande à un fournisseurs est passée dans l’application e-buying de l’EPFL, il en résulte une facture dite «EBP». Cette dernière est enregistrée dans le système comptable et garantit la traçabilité de la transaction ainsi que la régularisation de l’engagement né de l’établissement de la commande.

II est important de mettre en évidence ce numéro sur la facture et de l’inscrire à l’endroit prévu du timbre analytique, afin d’aider le personnel du service de comptabilité à reconnaître ces factures, dont le traitement diffère des factures issues d’une commande traditionnelle

Les informations comptables, principalement le fonds, sont reprises telles que validées lors de la commande. Les changements éventuels doivent être mis en évidence dans le timbre analytique signé.

Les factures concernant les commandes passées via les catalogues Lyreco, ARP et Distrelec sont comptabilisées directement (sans intervention de votre part), pour autant qu’il n’y ait pas d’écart entre le montant commandé et le montant facturé.

Lorsqu’un tel écart existe, les factures vous sont soumises pour traitement et validation. Le cas échéant, vous devez demander une note de crédit auprès du fournisseur. Les notes de crédit électroniques sont à traiter de la même manière qu’une facture avec écart.

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Didacticiels

Didactiels E-buying

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Contact

Pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contactez le support finance: [email protected]

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Registre des signatures

Le registre des signatures centralise les droits des collaborateurs autorisés à engager financièrement l’EPFL. Ce droit est octroyé par le responsable de centre financier à un ou plusieurs collaborateurs et doit ensuite être validé par le responsable finance de la faculté ou de la vice-présidence correspondante.
bannière registre signature

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Comprendre le registre des signatures

Le registre des signatures est utilisé, entre autres, par les membres du service de comptabilité afin de contrôler que les factures ou notes de frais reçues pour règlement ont été validées par les collaborateurs autorisés à le faire.

Le registre des signatures s’appuie sur le Règlement financier de l’EPFL.

Le «droit de signature» signifie l’autorisation  à engager financièrement l’EPFL.

Un droit de signature peut être octroyé pour:

  • Tous les fonds existants et à venir d’un centre financier.
  • Un ou plusieurs fonds existants d’un centre financier.

Il est possible d’attribuer des droits de signatures exceptionnels (droit de signature pour toute une vice-présidence ou faculté par exemple). Pour cela, il est nécessaire de contacter les personnes de référence (notamment le responsable finances).

La structure financière de l’EPFL est constituée de quatre niveaux financiers:

le niveau 1 correspond à l’EPFL.

le niveau 2 correspond aux vice-présidences ou facultés.

le niveau 3 correspond aux domaines, sections ou instituts.

le niveau 4 correspond aux unités ou laboratoires.

Chaque unité ou laboratoire correspond à un centre financier de niveau 4. Chaque centre financier est composé de plusieurs fonds.

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Profils standards du registre

Le rattachement d’un collaborateur de l’EPFL au rôle de responsable de centre financier est effectué automatiquement depuis l’application des Structures de l’EPFL. Ce rattachement ne peut pas être modifié manuellement au sein du registre des signatures.

Le responsable de centre financier dispose automatiquement des droits ci-après:

  • Engager financièrement tous les fonds de son unité (existants et à venir) jusqu’à CHF 50’000.
  • Octroyer un droit de signature jusqu’à CHF 5’000 et, exceptionnellement, jusqu’à CHF 50’000 sur l’ensemble des fonds (existants et à venir) de son centre financier, en collaboration avec le responsable finances de sa vice-présidence ou faculté.
  • Octroyer un droit de signature jusqu’à CHF 5’000 sur un ou plusieurs fonds existants de son centre financier en collaboration avec le responsable finances de sa vice-présidence ou faculté.
  • Supprimer un droit de signature existant au sein de son centre financier.
  • Visualiser l’intégralité des droits de signatures de son unité (sans accéder aux images des signatures manuscrites correspondantes).
  • Octroyer le rôle de «gestionnaire d’unité» à un ou plusieurs collaborateurs de son unité (ou d’une autre unité).

Le rattachement d’un collaborateur de l’EPFL au rôle de gestionnaire d’unité est effectué manuellement par le responsable d’unité, le responsable ressources humaines ou le responsable finances correspondant. L’attribution de ce rôle est soumis à un workflow de validation par le RRH.

Pour rappel: le rôle de gestionnaire d’unité peut-être attribué à un collaborateur de l’EPFL qui n’appartient pas à l’unité (laboratoire).

Un gestionnaire d’unité dispose automatiquement des droits ci-après:

  • Engager financièrement tous les fonds de son unité (existants et à venir) jusqu’à CHF 5’000.
  • Initier auprès du responsable d’unité (professeur) une demande de création de droit de signature jusqu’à CHF 5’000 sur l’ensemble des fonds (existants et à venir) ou seulement sur certains fonds du centre financier.
  • Visualiser l’intégralité des droits de signature de son unité (sans accéder aux images des signatures manuscrites correspondantes).
  • Accéder au formulaire électronique «Demande de mutation RH».
  • Accès aux données personnelles et salariales des collaborateurs de son unité présentes dans l’Infocentre RH.

Le rattachement d’un collaborateur de l’EPFL au rôle de responsable de fonds est effectué par le service de comptabilité lors de la création du fonds. Ce rattachement ne peut pas être modifié manuellement au sein du registre des signatures.

Un responsable de fonds dispose automatiquement des droits ci-après:

  • Engager financièrement son fonds jusqu’à CHF 5’000.
  • Initier auprès du responsable d’unité (professeur) une demande de création de droit de signature jusqu’à CHF 5’000 sur le fonds dont il est responsable.

Un responsable finance (RFF) est rattaché à chaque vice-présidence, faculté ou collège de l’EPFL.

Responsables financiers

Les responsables finances des vices-présidences, facultés, collège ainsi que le service de contrôle de gestion sont à votre disposition pour vous conseiller et vous conseiller dans la gestion financière de votre unité/service.

Faculté VP Responsable e-mail Téléphone
PRESIDENCE Tristan Maillard

[email protected] 32988
CDH Nicole Aghroum [email protected] 31922
CDM Shirit Cohen [email protected] 37929
ENAC Laurent Gaillard [email protected] 33212
ENT-R Pier Paolo Paganini [email protected] 33574
IC René-Pierre Bonvin [email protected] 36678
SB Yolanda Bühlmann [email protected] 33303
STI Audrey Barras [email protected] 36921
SV Harald Hirling [email protected] 35363
VPE Rossana Papaux [email protected] 35580
VPI Natacha Putallaz [email protected] 31410
VPFI Marc Bachelot [email protected] 34787
VPR Rossana Papaux [email protected] 35580
VPRHO Marie Savoy [email protected] 34333
VPSI Imen Choura [email protected] 31064


Le responsable finances dispose automatiquement des droits ci-après:

  • Engager financièrement tous les centres financiers de sa vice-présidence ou faculté jusqu’à 50’000.
  • Octroyer un droit de signature (jusqu’à CHF 5’000 ou, exceptionnellement, CHF 50’000) à un collaborateur au sein de tous les centres financiers de sa vice-présidence/faculté, ceci en collaboration avec le responsable d’unité/professeur correspondant.
  • Supprimer un droit de signature existant (jusqu’à CHF 5’000 ou CHF 50’000) à un collaborateur au sein de tous les centres financiers de sa vice-présidence/faculté.
  • Visualiser les droits de signatures existants de tous les centres financiers de sa vice-présidence ou faculté.
  • Octroyer le rôle de gestionnaire d’unité au sein des centres financier de sa vice-présidence ou faculté.
Procédure de création d'un droit de signature dans le registre des signatures

Accès au registre

Par défaut, tous les responsables de centres financiers, gestionnaires d’unité et responsables finances peuvent accéder aux droits de signature d’une unité (laboratoire) ; sans accéder aux images des signatures manuscrites correspondantes. L’accès au registre des signatures se fait via Accred

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Liens utiles

Registre des signatures: FAQ
Signature registrer: FAQ


Contact

Toutes questions liées au registre des signatures peuvent être adressées au Service Desk SI de l’EPFL: [email protected]

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Conditions générales d’achats

Conditions générales en vigueur

Si vous avez besoin d’accéder à de plus anciennes versions, contactez la DABS.

Retrouver tous les règlements sous POLYLEX

Acheter à l’EPFL

Les achats à l'EPFL doivent respecter les éléments suivants:

  • Un besoin réel, tenant compte des besoins variés au sein de l’EPFL dans son entier;
  • La loi fédérale sur les marchés publics (LMP), l’ordonnance sur les marchés publics (OMP) et les directives de l’EPFL;
  • Les principes fondamentaux des marchés publics:
    • Principe de l’économicité
    • Principe du traitement d’égalité
    • Principe de la transparence
    • Principe de la concurrence.
Pour toute dépense supérieure à CHF 10’000, chaque employé est tenu de respecter les procédures d’achats ci-dessous. Ces procédures – déterminées en fonction du type de marché et de sa valeur – sont basées sur la loi fédérale des marchés publics (LMP), l’ordonnance sur les marchés publics (OMP), ainsi que la directive Achats de l’EPFL. L’équipe Achats est là pour vous conseiller et vous soutenir dans vos projets.



Processus Achats

PROCESS ACHATS VF Biens

Achat d’un bien à l’EPFL

Fournitures de bureau, matériel IT, consommables de laboratoires, produits chimiques et biologiques, etc.

PROCESS ACHATS VF Services 1024x534

Achat d’un service à l’EPFL

Prestations intellectuelles, restauration, événementiel, etc.

Appel d’offres à l’EPFL

Consultez les étapes à suivre dans le cadre d’un appel d’offres à l’EPFL

Catégories d’achats

De l’équipement scientifique à la prestation de service en passant par le transport, découvrez les sujets sur lesquels la Direction des Achats peut vous accompagner

Documents d’appels d’offres et liens utiles

Consultez et téléchargez les modèles de cahier des charges et de contrat EPFL

Equipe Achats

Trouvez l’interlocuteur adapté à vos besoins

FAQ

Consultez notre foire aux questions

Gestion des achats

 

Acheter à l’EPFL

Découvrez comment acquérir un bien ou un service à l’EPFL.

Registre des signatures

Vous trouverez toutes les informations au sujet du registre des signatures, des rôles et leurs possibilités en terme d’achats.

Moyens de paiements

Factures fournisseurs

Découvrez les informations relatives à la réception d’une facture, sa comptabilisation et son paiement

Remboursement des frais

Découvrez toutes les informations relatives au remboursement de vos frais, à l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL ou encore au nouvel outil Notes de Frais.

Réception et mise à l’inventaire

Le processus d’inventaire est important, car il permet de répertorier les biens durables appartenant à l’EPFL, de les localiser et d’assurer le suivi de leurs mouvements.

Cas particuliers

L’ensemble des informations concernant les immobilisations, les honoraires des personnes physiques, les garanties ou cautions ainsi que la gestion de l’encaisse.