PREAMBULE
La charte documentaire est un document public qui fixe les grands principes de la politique documentaire de la BibliothĂšque de lâEPFL[1]. Elle a pour objectif de prĂ©senter les lignes directrices pour la constitution des collections documentaires gĂ©rĂ©es par la BibliothĂšque. Elle dĂ©finit les axes gĂ©nĂ©raux du dĂ©veloppement des collections (principes dâacquisition et de conservation des documents) en fonction des missions et des publics de la BibliothĂšque.
La charte documentaire est complĂ©tĂ©e par des documents profilĂ©s pour chaque domaine disciplinaire, dans lesquels les critĂšres de gestion spĂ©cifiques Ă chaque collection sont dĂ©finis.La charte documentaire sera rĂ©visĂ©e tous les trois ans, afin de lâadapter aux Ă©volutions des besoins des publics, de lâoffre, des pratiques Ă©ditoriales et bibliothĂ©conomiques, ainsi que du cadre lĂ©gal et financier.
1. LES MISSIONS, LES PUBLICS ET LES COLLECTIONS
La BibliothĂšque de lâEPFL, centre de compĂ©tences et dâexpertise en matiĂšre dâInformation scientifique et technique, est une bibliothĂšque publique spĂ©cialisĂ©e dans les domaines dâenseignement et de recherche de lâEcole. Elle accompagne ses publics dans lâĂ©valuation, lâutilisation, la production et la dissĂ©mination de lâinformation scientifique.
Dans un contexte en Ă©volution permanente, elle donne, sur place et Ă distance, un accĂšs large et aisĂ© Ă lâinformation scientifique acquise ou produite par lâEPFL.
Elle offre à ses utilisateurs un appui et des services utiles à la réussite de leurs études, à leur recherche ou à leur enseignement.
La BibliothĂšque de lâEPFL met tout en oeuvre pour rĂ©pondre aux besoins de sa communautĂ© institutionnelle: Ă©tudiants, enseignants, chercheurs et collaborateurs de lâEPFL. Elle accueille Ă©galement toutes les personnes intĂ©ressĂ©es par ses collections et ses services.
La BibliothĂšque de lâEPFL, situĂ©e au sein du Rolex Learning Center et ouverte en fĂ©vrier 2010, est le rĂ©sultat de la fusion de 12 bibliothĂšques[2] de section et de la BibliothĂšque Centrale. Depuis sa crĂ©ation, ses collections sont fortement orientĂ©es vers le dĂ©veloppement des supports Ă©lectroniques. La BibliothĂšque possĂšde un fonds imprimĂ© particuliĂšrement riche dans les domaines des mathĂ©matiques et de lâarchitecture.
1.3.1. Les collections électroniques
Les collections Ă©lectroniques ont fait lâobjet dâune centralisation en 2006 par la BibliothĂšque Centrale (acquisition et mise Ă disposition). Avec la crĂ©ation de la BibliothĂšque de lâEPFL en 2010, le dĂ©veloppement de cette collection Ă©lectronique a Ă©tĂ© fortement encouragĂ© et accĂ©lĂ©rĂ©.
1.3.1.1. Collections acquisesLes collections acquises par la BibliothĂšque couvrent les domaines dâenseignement et de recherche de lâEPFL et se composent de plus de 10’000 titres de revues, plus de 60’000 ebooks et dâune trentaine de bases de donnĂ©es en ligne.
Composées de publications récentes, les collections incluent également des archives de revues (back files) afin de compléter les collections courantes.
Dans une moindre mesure, des collections de back files dâebooks peuvent ĂȘtre acquises selon des besoins spĂ©cifiques identifiĂ©s.
Comportant principalement des ouvrages destinĂ©s aux chercheurs ou Ă©tudiants avancĂ©s (Ă partir du Master), les collections Ă©lectroniques comprennent aussi des ouvrages destinĂ©s aux Ă©tudiants (textbooks) selon lâoffre Ă©ditoriale et la viabilitĂ© du modĂšle de vente/dâaccĂšs.
Un ensemble de titres issus de la presse quotidienne internationale est disponible sous forme électronique.
1.3.1.2. InfoscienceInfoscience est l’archive institutionnelle de l’EPFL signalant et mettant Ă disposition les travaux et publications scientifiques (articles, proceedings, livres, chapitres de livres, posters, reports, etc.) produits par lâEPFL.
1.3.2. Les collections physiques
Les collections physiques prĂ©sentes3 Ă la BibliothĂšque de lâEPFL sont marquĂ©es par lâhistoire de la constitution de ces fonds.
Les collections imprimées se subdivisent ainsi :
1.3.2.1. Collection dâEnseignementLa collection dâEnseignement rassemble les documents recommandĂ©s par les enseignants de lâEPFL Ă leurs Ă©tudiants, niveau Bachelor et Master. Elle est essentiellement composĂ©e dâouvrages (textbooks, handbooks, manuels, traitĂ©s, etc.) rĂ©fĂ©rencĂ©s dans les livrets de cours et les polycopiĂ©s des enseignants de lâEPFL.
1.3.2.2. Collection RechercheLa collection de Recherche vise Ă proposer une sĂ©lection pertinente de documents4 sur tous les sujets de recherche de lâEPFL. Ces collections sâadressent en premier lieu aux Ă©tudiants Ă partir du niveau Master, aux enseignants et chercheurs.
1.3.2.3. Collections spécifiques1.3.2.3.1. Sciences et Société
Les collections Sciences et SociĂ©tĂ© sont composĂ©es de documents de vulgarisation et de culture scientifiques ainsi que de documents en sciences humaines et sociales. Cette collection permet aux publics de sâinitier Ă des domaines scientifiques et techniques hors de leur spĂ©cialitĂ©. Elle met Ă disposition des documents de rĂ©flexion sur la science et ses applications, des documents concernant lâhistoire, la philosophie, lâĂ©thique des sciences. Un fonds composĂ© de films et de romans de science-fiction est Ă©galement proposĂ©.
Quelques titres de presse nationale et internationale sont mis Ă disposition par la BibliothĂšque Ă la cafeteria Le Klee.
1.3.2.3.2. Sciences criminelles
La gestion du fonds documentaire de lâEcole des Sciences Criminelles est confiĂ©e Ă la BibliothĂšque de IâEPFL, comme le stipule la convention de dĂ©pĂŽt5. Cette collection, composĂ©e principalement dâouvrages, de revues et de travaux de diplĂŽmes, est destinĂ©e en premier lieu aux Ă©tudiants de lâEcole des Sciences Criminelles de lâUniversitĂ© de Lausanne.
1.3.2.3.3. Fonds anciens, rares et précieux
Le fonds ancien de la BibliothĂšque se compose dâouvrages, de monographies, de revues ainsi que de cartes topographiques, publiĂ©s entre le XVe et le dĂ©but du XXe siĂšcle.
Ce fonds comprend, dâune part, une collection dâouvrages rares et prĂ©cieux, constituĂ©e entre 1983 et 2001, qui rĂ©unit quelques 600 ouvrages (environ 1000 volumes) illustrant lâĂ©volution des sciences et des techniques entre le XVe siĂšcle et le XIXe siĂšcle. Quelques volumes venant des bibliothĂšques de section sont venus sâajouter en 2010 lors du regroupement des bibliothĂšques de lâEPFL au Rolex Learning Center.
Dâautre part, le fonds XIXe siĂšcle est composĂ© de monographies et de revues dans divers domaines comme lâarchitecture, les mathĂ©matiques, la chimie ou lâastronomie. On y trouve Ă©galement les cartes topographiques suisses Dufour et Siegfried, ainsi quâun choix de cartes variĂ©es, principalement suisses.
La BibliothĂšque de lâEPFL fait partie du rĂ©seau des bibliothĂšques NEBIS, composĂ© de plus de 140 bibliothĂšques universitaires et de recherche suisses. Leurs fonds accessibles via le prĂȘt en rĂ©seau complĂštent les collections de la BibliothĂšque, qui participe ainsi Ă des accords de rĂ©ciprocitĂ© permettant aux usagers dâaccĂ©der Ă un fonds documentaire trĂšs large.
De plus, la BibliothĂšque entretient des collaborations Ă©troites avec la BibliothĂšque de lâEcole polytechnique fĂ©dĂ©rale de Zurich (ETHZ) notamment en matiĂšre de dĂ©veloppement des collections et dâaccĂšs Ă lâInformation scientifique et technique.
Elle collabore Ă©galement avec la BibliothĂšque cantonale et universitaire de Lausanne (BCUL), entre autres en partageant des licences dâaccĂšs aux ressources Ă©lectroniques, et en participant Ă un consortium de sauvetage des collections en cas de catastrophe.
La BibliothĂšque de lâEPFL travaille aussi activement avec le Consortium suisse des bibliothĂšques universitaires (CSAL), en particulier dans le cadre des nĂ©gociations avec les Ă©diteurs.
Elle coopÚre avec la BibliothÚque nationale suisse (BNS) pour la conservation des thÚses EPFL.
La BibliothĂšque de lâEPFL participe Ă des rĂ©seaux professionnels nationaux et internationaux.
La BibliothĂšque de lâEPFL reçoit chaque annĂ©e une enveloppe budgĂ©taire allouĂ©e par la Vice-PrĂ©sidence pour les Affaires AcadĂ©miques (VPAA) aprĂšs analyse des besoins et en fonction du budget global Ă disposition.
Cette allocation se base sur la demande exprimĂ©e par la BibliothĂšque et Ă©tudiĂ©e selon le processus budgĂ©taire en vigueur Ă lâEPFL.
La BibliothĂšque dĂ©termine ses prĂ©visions de dĂ©penses documentaires en fonction de la population Ă servir, des usages constatĂ©s, de lâactivitĂ© de publication dans les diffĂ©rents domaines, du coĂ»t de la documentation et de lâĂ©volution des prix, en suivant les orientations pĂ©dagogiques et scientifiques de son institution.
La dotation globale versée à la BibliothÚque est consacrée à plus de 90% aux acquisitions documentaires, achats et abonnements, tous supports confondus[6].
Chaque bibliothĂ©caire acquĂ©reur reçoit une enveloppe budgĂ©taire annuelle pour assurer les achats dâouvrages, tous supports confondus, dans son domaine disciplinaire de spĂ©cialisation. Il lui revient de rĂ©partir la somme allouĂ©e entre les sous-domaines disciplinaires, le niveau dâenseignement et le niveau recherche, entre les diffĂ©rents supports, en fonction des besoins et des objectifs de dĂ©veloppement des collections. Un bilan dâĂ©tape est fait trimestriellement pour ajuster la rĂ©partition des budgets, entre domaines comme entre supports.
La Commission de la BibliothÚque (COB) assiste le service dans la décision annuelle sur les abonnements, à prendre ou à abandonner, en fonction de la pertinence de la demande et des budgets disponibles. Si nécessaire, les Vice-Provosts pour la formation et la recherche sont sollicités pour un arbitrage final.
2. LES PRINCIPES DE DEVELOPPEMENT DES COLLECTIONS
Le dĂ©veloppement des collections de la BibliothĂšque de lâEPFL repose sur la liaison Ă©troite et dynamique avec les publics desservis. La sĂ©lection des contenus est effectuĂ©e par les bibliothĂ©caires acquĂ©reurs. Pour rĂ©pondre aux usages et aux demandes des utilisateurs, les collections, ajustĂ©es aux thĂ©matiques dâenseignement et de recherche de lâEPFL (current trends), sont prioritairement dĂ©veloppĂ©es dans leur version Ă©lectronique si celle-ci existe sur le marchĂ© dans de bonnes conditions dâaccĂšs[7] et de qualitĂ©[8].
Le dĂ©veloppement des fonds documentaires doit rĂ©pondre aux besoins spĂ©cifiques de lâEcole. La BibliothĂšque privilĂ©gie la sĂ©lection de contenus ciblĂ©s ; elle ne procĂšde pas Ă lâacquisition Ă©tendue et exhaustive de bouquets[9], exception faite pour les cas oĂč le modĂšle Ă©conomique de ce type dâachats est plus avantageux que lâachat au titre. La BibliothĂšque de lâEPFL nâayant pas de mission patrimoniale, les collections anciennes (XVI-XIXe siĂšcles) ne sont plus dĂ©veloppĂ©es.
2.1.1. La couverture disciplinaire
Le dĂ©veloppement des ressources documentaires privilĂ©gie une visĂ©e pluridisciplinaire sur la base des domaines dâenseignement et de recherche de lâEPFL (base polytechnique et disciplines annexes) :
- Mathématiques
- Physique
- Chimie
- Sciences du Vivant
- Informatique et Communications
- Sciences et Techniques de lâIngĂ©nieur
- IngĂ©nierie de lâEnvironnement
- Architecture et Urbanisme
- Génie Civil
- Management de la Technologie, Technologie et Politiques Publiques et Ingénierie FinanciÚre
Le domaine des Sciences humaines et sociales (SHS) est couvert de maniĂšre limitĂ©e afin de rĂ©pondre Ă des besoins spĂ©cifiques identifiĂ©s. La BCUL assure la couverture plus large et approfondie de ces domaines. La redondance de lâoffre des deux bibliothĂšques doit ĂȘtre limitĂ©e du fait de leur proximitĂ© physique.
2.1.2. Les niveaux dâacquisition
Le fonds de la BibliothÚque est constitué de documents de niveau enseignement pour le niveau Bachelor et Master premiÚre année et de niveau recherche à partir de la deuxiÚme année de Master.
Le niveau de développement des collections est spécifique à chaque domaine et relatif aux différents types de documents.
2.1.3. Les langues d’acquisition
La langue des documents acquis est, dans lâordre de prioritĂ©, le suivant : anglais puis français. Des exceptions peuvent ĂȘtre faites selon lâoffre Ă©ditoriale dans le domaine et le niveau de lecture.
La politique documentaire de lâĂ©tablissement vise la cohĂ©rence d’ensemble des acquisitions, quels que soient le support et le mode d’acquisition.
2.2.1. Les supports et les formats
2.2.1.1. Les supports
La BibliothĂšque de lâEPFL est une bibliothĂšque principalement Ă©lectronique (e-only); les acquisitions sur support imprimĂ© sont en diminution permanente et sont fortement limitĂ©es.
Elle acquiert et conserve des ouvrages, des revues et des bases de données en privilégiant le support électronique, en principe avec accÚs distant. Les contenus multimédia sur support physique sont acquis uniquement sur DVD/CD.
2.2.1.2. Les formatsLe format des documents Ă©lectroniques acquis est le PDF (Portable Document Format), avec OCR (Optical Character Recognition) pour permettre la recherche en plein texte, sans DRM (Digital Right Management) ou DRM light. Dâautres formats peuvent ĂȘtre acquis si le format PDF nâest pas disponible.
2.2.2. Les types de documents
DiffĂ©rents types de documents sont acquis par la BibliothĂšque de lâEPFL :
- les monographies et ebooks
- les périodiques
- les bases de données
- les normes et protocoles
- les cartes, atlas et géo-données
- les thĂšses et travaux de master
- les supports pédagogiques
Lâacquisition de brevets, rapports techniques et Ă©tudes de marchĂ©, tirĂ©s Ă part, actes de congrĂšs/colloques reste mineure et soumise Ă examen spĂ©cifique.
La BibliothĂšque de lâEPFL est chargĂ©e du dĂ©pĂŽt lĂ©gal imprimĂ© pour les thĂšses de lâEPFL. Elle sâengage Ă conserver un exemplaire exclu du prĂȘt et non accessible au public; elle transmet un exemplaire Ă la BibliothĂšque Nationale Suisse (gestionnaire du dĂ©pĂŽt lĂ©gal fĂ©dĂ©ral) situĂ©e Ă Berne et un autre Ă lâETH de Zurich. Toutes les thĂšses sont signalĂ©es et mises Ă disposition dans lâarchive institutionnelle de lâEPFL, Infoscience.
2.3.1. Les sources de sélection
Les bibliothĂ©caires acquĂ©reurs sĂ©lectionnent les documents en effectuant une veille systĂ©matique et rĂ©guliĂšre sur les orientations et thĂ©matiques de lâenseignement et de la recherche de lâEPFL. Ils sâappuient Ă©galement sur diverses sources :
- les suggestions issues des chercheurs et enseignants, notamment via les commissions documentaires internes aux faculté/sections
- les revues spécialisées du domaine disciplinaire
- les revues et bases de données professionnelles
- les catalogues des éditeurs et fournisseurs (libraires)
- les fiches de cours et bibliographies des enseignants publiĂ©es sur la plateforme de gestion IS-Academia de lâEPFL
- les livrets/supports de cours des enseignants accessibles via Moodle par exemple
- les propositions dâachats des chercheurs, enseignants et Ă©tudiants de lâEPFL
Les ouvrages dont les auteurs et co-auteurs sont affiliĂ©s Ă lâEPFL sont systĂ©matiquement acquis.
Les ouvrages publiés par les Presses Polytechniques et Universitaires Romandes (PPUR) sont systématiquement acquis en version électronique, si elle existe. La BibliothÚque reçoit à titre gracieux :
- un exemplaire imprimé de toutes les publications des PPUR et des EPFL Press ;
- deux exemplaires imprimĂ©s de chaque titre lorsque lâauteur est affiliĂ© Ă lâEPFL.
2.3.1.1. Les tests de produits
Lâacquisition de documentation Ă©lectronique peut faire lâobjet prĂ©alable dâun test de produit (trial) afin dâanalyser les contenus et/ou les fonctionnalitĂ©s de la plateforme dâaccĂšs.
2.3.2. Les achats
La plupart des ouvrages acquis par la BibliothĂšque font lâobjet dâachats fermes. Dans le cadre des achats dâouvrages Ă©lectroniques, la BibliothĂšque se dote de dispositifs lui permettant dâassurer Ă ses usagers un accĂšs pĂ©renne Ă ces documents.
Pour les ouvrages imprimĂ©s dont lâusage est potentiellement Ă©levĂ©, les nouvelles Ă©ditions sont systĂ©matiquement achetĂ©es et se substituent en gĂ©nĂ©ral aux anciennes.
En principe, la BibliothĂšque nâacquiert pas de documents Ă©puisĂ©s (out-of-print) ni dâantiquariat (used books). Les demandes dâacquisitions relevant de ce type dâachat sont examinĂ©es au cas par cas par le bibliothĂ©caire acquĂ©reur.
2.3.3. Les abonnements
Les contenus acquis sous forme dâabonnement (dĂ©pense rĂ©currente) sont sĂ©lectionnĂ©s par les bibliothĂ©caires acquĂ©reurs en se basant sur les propositions venant de la communautĂ© institutionnelle.
Les demandes de nouveaux abonnements font lâobjet dâune demande motivĂ©e Ă©crite (formulaire Ă remplir).
La BibliothĂšque assure la collecte des besoins chaque annĂ©e pendant la campagne dâabonnements qui se dĂ©roule de juin Ă septembre. Les demandes sont soumises Ă validation prĂ©alable par le reprĂ©sentant Ă la Commission de la BibliothĂšque (COB) et le bibliothĂ©caire acquĂ©reur. Lâactivation des nouveaux abonnements se fait en janvier de lâannĂ©e suivante.
Concernant les collections Ă©lectroniques, un certain nombre dâacquisitions (licences dâaccĂšs) de gros bouquets ou de bases de donnĂ©es chez les principaux Ă©diteurs en Sciences Techniques MĂ©decine (STM) se font Ă travers le Consortium suisse des bibliothĂšques universitaires (CSAL). Ceci concerne principalement les abonnements Ă des revues et bases de donnĂ©es.
Les produits qui ne sont pas offerts par le CSAL sont acquis directement chez lâĂ©diteur ou via dâautres agrĂ©gateurs/intermĂ©diaires.
Tout nouvel abonnement ou ordre permanent (suites) sâouvre sur support Ă©lectronique si celui-ci est disponible.
Les abonnements Ă des revues et les ordres permanents courants Ă des ouvrages (suites) sur support imprimĂ© sont systĂ©matiquement réévaluĂ©s et font lâobjet dâun changement de format quand cela est possible (offre du marchĂ©, besoins des utilisateurs).
2.3.4. Les dons et les dépÎts
2.3.4.1. Les dons entrants
Est considéré comme don entrant tout document reçu à titre gratuit par la BibliothÚque. Les dons entrants sont examinés par les bibliothécaires acquéreurs et répondent aux critÚres définis dans la charte des dons. A ce titre, la BibliothÚque est libre de la destination desdits documents.
Les propositions de dons peuvent ĂȘtre refusĂ©es par la BibliothĂšque sans faire lâobjet dâune motivation dĂ©taillĂ©e des raisons du refus.
2.3.4.2. Les dons sortantsLa BibliothĂšque peut cĂ©der Ă ses usagers les dons entrants Ă caractĂšre scientifique en relation avec les domaines dâĂ©tude et de recherche de lâEPFL et refusĂ©s par les bibliothĂ©caires acquĂ©reurs.
Les documents de la BibliothĂšque issus des processus de dĂ©sherbage peuvent ĂȘtre donnĂ©s sur demande du bibliothĂ©caire acquĂ©reur et dans la mesure des moyens disponibles Ă la BibliothĂšque Ă dâautres bibliothĂšques, instituts ou particuliers.
2.3.4.3. Les dĂ©pĂŽtsLa BibliothĂšque peut ĂȘtre amenĂ©e Ă gĂ©rer ou Ă recevoir des fonds en dĂ©pĂŽt. Dans ce cas particulier, une convention[10] stipule les modalitĂ©s de ce type de dĂ©pĂŽt.
Certaines collections acquises par la BibliothĂšque de lâEPFL peuvent aussi faire lâobjet dâun dĂ©pĂŽt sortant. Elles sont alors transfĂ©rĂ©es dans dâautres bibliothĂšques ou silos qui offrent des espaces de stockage et de bonnes conditions de conservation. Il sâagit principalement de documents ayant une valeur singuliĂšre, rare, parfois patrimoniale. Une convention stipulera les modalitĂ©s de ce type de dĂ©pĂŽt.
2.3.5. Les exemplaires
Les documents acquis en version imprimée sont achetés en un exemplaire.
Plusieurs exemplaires sont achetĂ©s pour des ouvrages de rĂ©fĂ©rence et/ou fortement consultĂ©s â tels ceux de la collection dâEnseignement. Un exemplaire est alors rĂ©servĂ© Ă la consultation sur place.
Les ressources accessibles Ă la BibliothĂšque, sur place ou Ă distance, sont rĂ©fĂ©rencĂ©es dans lâoutil BEAST, basĂ© sur le logiciel Primo (Ex Libris).
2.4.1. Collections électroniques
LâaccĂšs aux documents Ă©lectroniques se fait gĂ©nĂ©ralement via diverses plateformes distantes (Ă©diteurs, agrĂ©gateurs). Lâauthentification est faite par adresse IP (Internet Protocol) des ordinateurs qui doivent correspondre Ă celle du campus de lâEcole.
LâaccĂšs hors campus est possible grĂące Ă une connexion VPN (Virtual Private Network) qui alloue momentanĂ©ment une adresse IP de lâEPFL, voire par authentification unique SSO (Single Sign-On) Shibboleth.
En gĂ©nĂ©ral, lâaccĂšs campuswide est Ă©tabli pour un nombre illimitĂ© dâutilisateurs simultanĂ©s. Cependant, selon les offres du marchĂ© et les besoins identifiĂ©s, certaines ressources peuvent faire lâobjet dâun nombre limitĂ© dâaccĂšs simultanĂ©s.
La BibliothĂšque ne gĂšre pas de ressources accessibles uniquement par mot de passe individuel. Une exception peut ĂȘtre faite pour des bases de donnĂ©es ne proposant pas dâautres moyens dâaccĂšs[11].
2.4.2. Collections physiques
2.4.2.1 Localisation
Les collections sont rĂ©parties sur deux niveaux, Ă lâĂ©tage courant et au sous-sol.
2.4.2.1.1 Etage courant
Les ouvrages de lâĂ©tage courant sont en libre-accĂšs et rĂ©partis dans 5 espaces:
- Collection dâEnseignement
- Collection Sciences et Société
- Collection Arts et Architecture
- Collection Sciences et Techniques
- Collection Mathématiques
Les documents sont classĂ©s selon la classification dĂ©cimale universelle (CDU) ou le classement de lâAmerican Mathematical Society (AMS) pour la collection de mathĂ©matiques.
Quant aux revues imprimĂ©es, les fascicules de lâannĂ©e en cours (pluridisciplinaires, mathĂ©matiques, architecture, management, chimie, physique et matĂ©riaux) sont localisĂ©s dans les diffĂ©rents espaces de collections en fonction de la discipline, sauf les revues dâArchitecture qui disposent dâun secteur spĂ©cifique et dont lâĂ©tat de collection prĂ©sent remonte aux dix derniĂšres annĂ©es.
2.4.2.1.2 Sous-sol
Concernant les collections imprimĂ©es situĂ©es au sous-sol, la plupart sont en libre-accĂšs et rĂ©parties dans 2 espaces distincts : dâune part, les documents antĂ©rieurs Ă 2001 issus des anciennes bibliothĂšques pĂ©riphĂ©riques et de la BibliothĂšque centrale de lâEPFL cotĂ©s en numerus currens; dâautre part, les documents relĂ©guĂ©s de lâĂ©tage courant au sous-sol selon le principe de gestion dynamique des collections[12], cotĂ©s en CDU ou AMS.
Certaines collections sont localisées dans une section de compactus en accÚs indirect et fermé au public comme les thÚses issues du dépÎt légal, un exemplaire des polycopiés de cours, le fonds rare et précieux et le fonds de mathématiques du XIXe, siÚcle ainsi que certains ouvrages grands formats et fonds spécifiques de littérature grise en mathématiques.
2.4.2.2 PrĂȘt de documentsGĂ©nĂ©ralement les documents empruntables le sont pour une durĂ©e de quatre semaines renouvelable. Les documents de la collection dâEnseignement sont empruntables pour une durĂ©e de deux semaines, permettant ainsi une rotation Ă©levĂ©e pour les documents fortement demandĂ©s.
Les revues imprimĂ©es peuvent uniquement ĂȘtre consultĂ©es sur place.
Le fonds ancien, rare et prĂ©cieux est disponible Ă la consultation sur rendez-vous. De plus, certains ouvrages dâun coĂ»t Ă©levĂ© ou certaines Ă©ditions rares sont uniquement consultables sur place.
Les rĂšgles de circulation des documents et les politiques de prĂȘts (dĂ©lai de prĂȘt, renouvellement, nombre de documents empruntables de maniĂšre simultanĂ©e, etc.) ne dĂ©pendent pas uniquement de la BibliothĂšque de lâEPFL mais sont Ă©tablies par le rĂ©seau NEBIS.
Les ressources électroniques acquises sont signalées grùce à un résolveur de liens, exception faite pour les bases de données signalées dans le systÚme intégré de gestion de bibliothÚque.
Les ressources en Open Access sont Ă©galement signalĂ©es dans le rĂ©solveur de liens, selon une logique de pertinence et de qualitĂ©. La sĂ©lection est faite par les acquĂ©reurs au mĂȘme titre que les autres ressources acquises.
Les ressources Ă©lectroniques produites par les auteurs de lâEPFL (thĂšses, articles, chapitres de livres, etc.) sont dans la mesure du possible rĂ©pertoriĂ©es et mises Ă disposition dans lâarchive institutionnelle Infoscience.
Tous les documents physiques sont signalés dans le systÚme de gestion intégré de bibliothÚque et disponibles dans le catalogue public BEAST et dans les portails des bibliothÚques NEBIS et Swissbib.
Les collections sont rĂ©guliĂšrement Ă©valuĂ©es et actualisĂ©es selon lâĂ©volution des besoins des publics ainsi que des axes de formation et de recherche de lâEPFL.
Toutes les ressources Ă©lectroniques acquises par abonnement font lâobjet dâune analyse annuelle dâusage, basĂ©e sur les rapports dâutilisation fournis par les plateformes dâaccĂšs. Les donnĂ©es de consultation (nombre de tĂ©lĂ©chargements) sont mises en perspective avec les donnĂ©es financiĂšres (coĂ»ts), afin de pouvoir dĂ©terminer le coĂ»t Ă lâusage dâune ressource donnĂ©e. Un abonnement Ă une ressource dont le coĂ»t Ă lâusage est considĂ©rĂ© comme trop Ă©levĂ©, est systĂ©matiquement remis en question.
Les collections physiques sont Ă©galement Ă©valuĂ©es en sâappuyant sur une sĂ©rie dâindicateurs de base, relatifs notamment Ă lâusage.
Les statistiques liĂ©es aux collections et rĂ©coltĂ©es annuellement dans un tableau de bord permettent aux bibliothĂ©caires acquĂ©reurs de dĂ©finir un plan de dĂ©veloppement de collections propre au domaine. Il sâagit dâun outil dâĂ©valuation et dâaide Ă la dĂ©cision dans les choix et ajustements Ă opĂ©rer en termes de politique dâacquisition.
2.7.1. Collections Ă©lectroniquesÂ
LâaccĂšs pĂ©renne en ligne aux revues Ă©lectroniques est garanti pour:
- les pĂ©riodiques faisant lâobjet dâun abonnement Ă©lectronique au titre, sauf rare exception
- achats de back files (achats fermes qui portent sur des années de parution antérieures aux années couvertes par les abonnements courants)
Dans le cadre dâabonnements Ă des bouquets de journaux, lâaccĂšs pĂ©renne est garanti pour une partie des titres, pour une pĂ©riode donnĂ©e correspondant Ă la durĂ©e dâabonnement du titre concernĂ©.
En cas de faillite de lâĂ©diteur, ou autre Ă©vĂ©nement dĂ©clenchant majeur (trigger event), lâaccĂšs Ă la ressource peut ĂȘtre assurĂ© par les services de conservation numĂ©rique et dâarchivage Ă©lectronique (Digital Preservation and Electronic Archiving) fournis par des prestataires tels que Portico et/ou LOCKSS. Ceci est valable pour environ 70% des ressources acquises[13].
2.7.2. Collections physiques
RĂ©guliĂšrement, la BibliothĂšque de lâEPFL effectue un inventaire gĂ©nĂ©ral de ses collections. Ceci a pour but dâidentifier les documents disparus et dâenvisager leur rachat Ă©ventuel ou leur remplacement par un titre Ă©quivalent.
Une opĂ©ration de reliure est planifiĂ©e annuellement pour les documents fragiles et/ou dĂ©tĂ©riorĂ©s dont la version Ă©lectronique nâest pas encore sur le marchĂ© et dont lâintĂ©rĂȘt scientifique rapportĂ© Ă lâusage est avĂ©rĂ©.
2.7.2.1. Principes de conservationLa BibliothĂšque de lâEPFL nâa pas de mission patrimoniale. La politique de conservation se limite aux critĂšres et Ă©lĂ©ments suivants :
- dĂ©pĂŽt lĂ©gal : thĂšses et polycopiĂ©s produits par lâEcole sont systĂ©matiquement conservĂ©s ;
- éditions Presses Polytechniques Universitaires Romandes (PPUR) : la BibliothÚque conserve un exemplaire de chaque édition de tous les titres parus chez cet éditeur ;
- Ă©dition: lors de lâachat dâune nouvelle Ă©dition est conservĂ©e uniquement lâĂ©dition prĂ©cĂ©dente en un exemplaires, sauf sâil existe une version Ă©lectronique ; les anciennes Ă©ditions des ouvrages de niveau recherche ne sont en principe pas conservĂ©es sauf si la BibliothĂšque est la seule Ă les possĂ©der dans le rĂ©seau et/ou si le taux dâusage du document est Ă©levĂ© ;
- les titres de revues imprimĂ©es pour lesquels la BibliothĂšque offre un accĂšs en ligne garanti de maniĂšre pĂ©renne ne sont gĂ©nĂ©ralement pas conservĂ©s si au moins deux bibliothĂšques du rĂ©seau possĂšdent les mĂȘmes Ă©tats de collections ;
- les documents sur supports obsolĂštes tels que les disquettes 3.5ââ, les cassettes VHS ne sont pas conservĂ©s.
2.7.2.2. Principes de désherbage et gestion dynamique des collections
La BibliothĂšque de lâEPFL a mis en place le principe de gestion dynamique des collections. Elle procĂšde rĂ©guliĂšrement Ă lâĂ©valuation des collections de lâĂ©tage courant, lui permettant ainsi de mettre davantage en valeur et rendre plus facilement accessibles aux usagers les documents les plus demandĂ©s.
Les documents de lâĂ©tage courant dont lâintĂ©rĂȘt scientifique et lâusage sont moindres, sont relĂ©guĂ©s dans les compactus du sous-sol).
Dâautres documents sont Ă©liminĂ©s, selon des critĂšres de dĂ©sherbage[14] pour partie transversaux, pour partie propres Ă chaque domaine disciplinaire, par exemple :
- documents jugĂ©s obsolĂštes15 du point de vue de lâinformation scientifique dĂ©livrĂ©e
- documents inadĂ©quats (niveau de lâouvrage incompatible avec le niveau du fonds de la BibliothĂšque)
- documents usés ou endommagés
- documents nuisant à la qualité et cohérence du fonds
Les nouvelles acquisitions de la BibliothĂšque sont mises en valeur dans les espaces de la BibliothĂšque (prĂ©sentoirs, slides sur Ă©crans de veille). Elles font Ă©galement lâobjet dâune valorisation en ligne via le site web de la BibliothĂšque, la newsletter des bibliothĂ©caires de liaison (spĂ©cialistes de domaines) ou les rĂ©seaux sociaux.
Des expositions sont organisées afin de valoriser les collections.
Par ailleurs, la numérisation prévue pour des titres rares ayant une valeur scientifique permettra de les préserver et de les rendre largement accessibles, en ligne.
Les actions de formations Ă lâInformation Literacy permettent de rendre plus visibles et exploitables les ressources au sens large de la BibliothĂšque grĂące Ă une meilleure appropriation des outils et concepts autour de lâinformation scientifique et technique par les publics cibles.