Charte documentaire

PREAMBULE

La charte documentaire est un document public qui fixe les grands principes de la politique documentaire de la BibliothĂšque de l’EPFL[1]. Elle a pour objectif de prĂ©senter les lignes directrices pour la constitution des collections documentaires gĂ©rĂ©es par la BibliothĂšque. Elle dĂ©finit les axes gĂ©nĂ©raux du dĂ©veloppement des collections (principes d’acquisition et de conservation des documents) en fonction des missions et des publics de la BibliothĂšque.

La charte documentaire est complĂ©tĂ©e par des documents profilĂ©s pour chaque domaine disciplinaire, dans lesquels les critĂšres de gestion spĂ©cifiques Ă  chaque collection sont dĂ©finis.La charte documentaire sera rĂ©visĂ©e tous les trois ans, afin de l’adapter aux Ă©volutions des besoins des publics, de l’offre, des pratiques Ă©ditoriales et bibliothĂ©conomiques, ainsi que du cadre lĂ©gal et financier.

1. LES MISSIONS, LES PUBLICS ET LES COLLECTIONS

La BibliothĂšque de l’EPFL, centre de compĂ©tences et d’expertise en matiĂšre d’Information scientifique et technique, est une bibliothĂšque publique spĂ©cialisĂ©e dans les domaines d’enseignement et de recherche de l’Ecole. Elle accompagne ses publics dans l’évaluation, l’utilisation, la production et la dissĂ©mination de l’information scientifique.

Dans un contexte en Ă©volution permanente, elle donne, sur place et Ă  distance, un accĂšs large et aisĂ© Ă  l’information scientifique acquise ou produite par l’EPFL.

Elle offre à ses utilisateurs un appui et des services utiles à la réussite de leurs études, à leur recherche ou à leur enseignement.

La BibliothĂšque de l’EPFL met tout en oeuvre pour rĂ©pondre aux besoins de sa communautĂ© institutionnelle: Ă©tudiants, enseignants, chercheurs et collaborateurs de l’EPFL. Elle accueille Ă©galement toutes les personnes intĂ©ressĂ©es par ses collections et ses services.

La BibliothĂšque de l’EPFL, situĂ©e au sein du Rolex Learning Center et ouverte en fĂ©vrier 2010, est le rĂ©sultat de la fusion de 12 bibliothĂšques[2] de section et de la BibliothĂšque Centrale. Depuis sa crĂ©ation, ses collections sont fortement orientĂ©es vers le dĂ©veloppement des supports Ă©lectroniques. La BibliothĂšque possĂšde un fonds imprimĂ© particuliĂšrement riche dans les domaines des mathĂ©matiques et de l’architecture.

1.3.1. Les collections électroniques

Les collections Ă©lectroniques ont fait l’objet d’une centralisation en 2006 par la BibliothĂšque Centrale (acquisition et mise Ă  disposition). Avec la crĂ©ation de la BibliothĂšque de l’EPFL en 2010, le dĂ©veloppement de cette collection Ă©lectronique a Ă©tĂ© fortement encouragĂ© et accĂ©lĂ©rĂ©.

1.3.1.1. Collections acquises

Les collections acquises par la BibliothĂšque couvrent les domaines d’enseignement et de recherche de l’EPFL et se composent de plus de 10’000 titres de revues, plus de 60’000 ebooks et d’une trentaine de bases de donnĂ©es en ligne.

Composées de publications récentes, les collections incluent également des archives de revues (back files) afin de compléter les collections courantes.

Dans une moindre mesure, des collections de back files d’ebooks peuvent ĂȘtre acquises selon des besoins spĂ©cifiques identifiĂ©s.

Comportant principalement des ouvrages destinĂ©s aux chercheurs ou Ă©tudiants avancĂ©s (Ă  partir du Master), les collections Ă©lectroniques comprennent aussi des ouvrages destinĂ©s aux Ă©tudiants (textbooks) selon l’offre Ă©ditoriale et la viabilitĂ© du modĂšle de vente/d’accĂšs.

Un ensemble de titres issus de la presse quotidienne internationale est disponible sous forme électronique.

1.3.1.2. Infoscience

Infoscience est l’archive institutionnelle de l’EPFL signalant et mettant Ă  disposition les travaux et publications scientifiques (articles, proceedings, livres, chapitres de livres, posters, reports, etc.) produits par l’EPFL.

1.3.2. Les collections physiques

Les collections physiques prĂ©sentes3 Ă  la BibliothĂšque de l’EPFL sont marquĂ©es par l’histoire de la constitution de ces fonds.

Les collections imprimées se subdivisent ainsi :

1.3.2.1. Collection d’Enseignement

La collection d’Enseignement rassemble les documents recommandĂ©s par les enseignants de l’EPFL Ă  leurs Ă©tudiants, niveau Bachelor et Master. Elle est essentiellement composĂ©e d’ouvrages (textbooks, handbooks, manuels, traitĂ©s, etc.) rĂ©fĂ©rencĂ©s dans les livrets de cours et les polycopiĂ©s des enseignants de l’EPFL.

1.3.2.2. Collection Recherche

La collection de Recherche vise Ă  proposer une sĂ©lection pertinente de documents4 sur tous les sujets de recherche de l’EPFL. Ces collections s’adressent en premier lieu aux Ă©tudiants Ă  partir du niveau Master, aux enseignants et chercheurs.

1.3.2.3. Collections spécifiques

1.3.2.3.1. Sciences et Société

Les collections Sciences et SociĂ©tĂ© sont composĂ©es de documents de vulgarisation et de culture scientifiques ainsi que de documents en sciences humaines et sociales. Cette collection permet aux publics de s’initier Ă  des domaines scientifiques et techniques hors de leur spĂ©cialitĂ©. Elle met Ă  disposition des documents de rĂ©flexion sur la science et ses applications, des documents concernant l’histoire, la philosophie, l’éthique des sciences. Un fonds composĂ© de films et de romans de science-fiction est Ă©galement proposĂ©.

Quelques titres de presse nationale et internationale sont mis Ă  disposition par la BibliothĂšque Ă  la cafeteria Le Klee.

1.3.2.3.2. Sciences criminelles

La gestion du fonds documentaire de l’Ecole des Sciences Criminelles est confiĂ©e Ă  la BibliothĂšque de I’EPFL, comme le stipule la convention de dĂ©pĂŽt5. Cette collection, composĂ©e principalement d’ouvrages, de revues et de travaux de diplĂŽmes, est destinĂ©e en premier lieu aux Ă©tudiants de l’Ecole des Sciences Criminelles de l’UniversitĂ© de Lausanne.

1.3.2.3.3. Fonds anciens, rares et précieux

Le fonds ancien de la BibliothĂšque se compose d’ouvrages, de monographies, de revues ainsi que de cartes topographiques, publiĂ©s entre le XVe et le dĂ©but du XXe siĂšcle.

Ce fonds comprend, d’une part, une collection d’ouvrages rares et prĂ©cieux, constituĂ©e entre 1983 et 2001, qui rĂ©unit quelques 600 ouvrages (environ 1000 volumes) illustrant l’évolution des sciences et des techniques entre le XVe siĂšcle et le XIXe siĂšcle. Quelques volumes venant des bibliothĂšques de section sont venus s’ajouter en 2010 lors du regroupement des bibliothĂšques de l’EPFL au Rolex Learning Center.

D’autre part, le fonds XIXe siĂšcle est composĂ© de monographies et de revues dans divers domaines comme l’architecture, les mathĂ©matiques, la chimie ou l’astronomie. On y trouve Ă©galement les cartes topographiques suisses Dufour et Siegfried, ainsi qu’un choix de cartes variĂ©es, principalement suisses.

La BibliothĂšque de l’EPFL fait partie du rĂ©seau des bibliothĂšques NEBIS, composĂ© de plus de 140 bibliothĂšques universitaires et de recherche suisses. Leurs fonds accessibles via le prĂȘt en rĂ©seau complĂštent les collections de la BibliothĂšque, qui participe ainsi Ă  des accords de rĂ©ciprocitĂ© permettant aux usagers d’accĂ©der Ă  un fonds documentaire trĂšs large.

De plus, la BibliothĂšque entretient des collaborations Ă©troites avec la BibliothĂšque de l’Ecole polytechnique fĂ©dĂ©rale de Zurich (ETHZ) notamment en matiĂšre de dĂ©veloppement des collections et d’accĂšs Ă  l’Information scientifique et technique.

Elle collabore Ă©galement avec la BibliothĂšque cantonale et universitaire de Lausanne (BCUL), entre autres en partageant des licences d’accĂšs aux ressources Ă©lectroniques, et en participant Ă  un consortium de sauvetage des collections en cas de catastrophe.

La BibliothĂšque de l’EPFL travaille aussi activement avec le Consortium suisse des bibliothĂšques universitaires (CSAL), en particulier dans le cadre des nĂ©gociations avec les Ă©diteurs.

Elle coopÚre avec la BibliothÚque nationale suisse (BNS) pour la conservation des thÚses EPFL.

La BibliothĂšque de l’EPFL participe Ă  des rĂ©seaux professionnels nationaux et internationaux.

La BibliothĂšque de l’EPFL reçoit chaque annĂ©e une enveloppe budgĂ©taire allouĂ©e par la Vice-PrĂ©sidence pour les Affaires AcadĂ©miques (VPAA) aprĂšs analyse des besoins et en fonction du budget global Ă  disposition.

Cette allocation se base sur la demande exprimĂ©e par la BibliothĂšque et Ă©tudiĂ©e selon le processus budgĂ©taire en vigueur Ă  l’EPFL.

La BibliothĂšque dĂ©termine ses prĂ©visions de dĂ©penses documentaires en fonction de la population Ă  servir, des usages constatĂ©s, de l’activitĂ© de publication dans les diffĂ©rents domaines, du coĂ»t de la documentation et de l’évolution des prix, en suivant les orientations pĂ©dagogiques et scientifiques de son institution.

La dotation globale versée à la BibliothÚque est consacrée à plus de 90% aux acquisitions documentaires, achats et abonnements, tous supports confondus[6].

Chaque bibliothĂ©caire acquĂ©reur reçoit une enveloppe budgĂ©taire annuelle pour assurer les achats d’ouvrages, tous supports confondus, dans son domaine disciplinaire de spĂ©cialisation. Il lui revient de rĂ©partir la somme allouĂ©e entre les sous-domaines disciplinaires, le niveau d’enseignement et le niveau recherche, entre les diffĂ©rents supports, en fonction des besoins et des objectifs de dĂ©veloppement des collections. Un bilan d’étape est fait trimestriellement pour ajuster la rĂ©partition des budgets, entre domaines comme entre supports.

La Commission de la BibliothÚque (COB) assiste le service dans la décision annuelle sur les abonnements, à prendre ou à abandonner, en fonction de la pertinence de la demande et des budgets disponibles. Si nécessaire, les Vice-Provosts pour la formation et la recherche sont sollicités pour un arbitrage final.

2. LES PRINCIPES DE DEVELOPPEMENT DES COLLECTIONS

Le dĂ©veloppement des collections de la BibliothĂšque de l’EPFL repose sur la liaison Ă©troite et dynamique avec les publics desservis. La sĂ©lection des contenus est effectuĂ©e par les bibliothĂ©caires acquĂ©reurs. Pour rĂ©pondre aux usages et aux demandes des utilisateurs, les collections, ajustĂ©es aux thĂ©matiques d’enseignement et de recherche de l’EPFL (current trends), sont prioritairement dĂ©veloppĂ©es dans leur version Ă©lectronique si celle-ci existe sur le marchĂ© dans de bonnes conditions d’accĂšs[7] et de qualitĂ©[8].

Le dĂ©veloppement des fonds documentaires doit rĂ©pondre aux besoins spĂ©cifiques de l’Ecole. La BibliothĂšque privilĂ©gie la sĂ©lection de contenus ciblĂ©s ; elle ne procĂšde pas Ă  l’acquisition Ă©tendue et exhaustive de bouquets[9], exception faite pour les cas oĂč le modĂšle Ă©conomique de ce type d’achats est plus avantageux que l’achat au titre. La BibliothĂšque de l’EPFL n’ayant pas de mission patrimoniale, les collections anciennes (XVI-XIXe siĂšcles) ne sont plus dĂ©veloppĂ©es.

2.1.1. La couverture disciplinaire

Le dĂ©veloppement des ressources documentaires privilĂ©gie une visĂ©e pluridisciplinaire sur la base des domaines d’enseignement et de recherche de l’EPFL (base polytechnique et disciplines annexes) :

  • MathĂ©matiques
  • Physique
  • Chimie
  • Sciences du Vivant
  • Informatique et Communications
  • Sciences et Techniques de l’IngĂ©nieur
  • IngĂ©nierie de l’Environnement
  • Architecture et Urbanisme
  • GĂ©nie Civil
  • Management de la Technologie, Technologie et Politiques Publiques et IngĂ©nierie FinanciĂšre

Le domaine des Sciences humaines et sociales (SHS) est couvert de maniĂšre limitĂ©e afin de rĂ©pondre Ă  des besoins spĂ©cifiques identifiĂ©s. La BCUL assure la couverture plus large et approfondie de ces domaines. La redondance de l’offre des deux bibliothĂšques doit ĂȘtre limitĂ©e du fait de leur proximitĂ© physique.

2.1.2. Les niveaux d’acquisition

Le fonds de la BibliothÚque est constitué de documents de niveau enseignement pour le niveau Bachelor et Master premiÚre année et de niveau recherche à partir de la deuxiÚme année de Master.

Le niveau de développement des collections est spécifique à chaque domaine et relatif aux différents types de documents.

2.1.3. Les langues d’acquisition

La langue des documents acquis est, dans l’ordre de prioritĂ©, le suivant : anglais puis français. Des exceptions peuvent ĂȘtre faites selon l’offre Ă©ditoriale dans le domaine et le niveau de lecture.

La politique documentaire de l’établissement vise la cohĂ©rence d’ensemble des acquisitions, quels que soient le support et le mode d’acquisition.

2.2.1. Les supports et les formats

2.2.1.1. Les supports

La BibliothĂšque de l’EPFL est une bibliothĂšque principalement Ă©lectronique (e-only); les acquisitions sur support imprimĂ© sont en diminution permanente et sont fortement limitĂ©es.

Elle acquiert et conserve des ouvrages, des revues et des bases de données en privilégiant le support électronique, en principe avec accÚs distant. Les contenus multimédia sur support physique sont acquis uniquement sur DVD/CD.

2.2.1.2. Les formats

Le format des documents Ă©lectroniques acquis est le PDF (Portable Document Format), avec OCR (Optical Character Recognition) pour permettre la recherche en plein texte, sans DRM (Digital Right Management) ou DRM light. D’autres formats peuvent ĂȘtre acquis si le format PDF n’est pas disponible.

2.2.2. Les types de documents

DiffĂ©rents types de documents sont acquis par la BibliothĂšque de l’EPFL :

  • les monographies et ebooks
  • les pĂ©riodiques
  • les bases de donnĂ©es
  • les normes et protocoles
  • les cartes, atlas et gĂ©o-donnĂ©es
  • les thĂšses et travaux de master
  • les supports pĂ©dagogiques

L’acquisition de brevets, rapports techniques et Ă©tudes de marchĂ©, tirĂ©s Ă  part, actes de congrĂšs/colloques reste mineure et soumise Ă  examen spĂ©cifique.

La BibliothĂšque de l’EPFL est chargĂ©e du dĂ©pĂŽt lĂ©gal imprimĂ© pour les thĂšses de l’EPFL. Elle s’engage Ă  conserver un exemplaire exclu du prĂȘt et non accessible au public; elle transmet un exemplaire Ă  la BibliothĂšque Nationale Suisse (gestionnaire du dĂ©pĂŽt lĂ©gal fĂ©dĂ©ral) situĂ©e Ă  Berne et un autre Ă  l’ETH de Zurich. Toutes les thĂšses sont signalĂ©es et mises Ă  disposition dans l’archive institutionnelle de l’EPFL, Infoscience.

2.3.1. Les sources de sélection

Les bibliothĂ©caires acquĂ©reurs sĂ©lectionnent les documents en effectuant une veille systĂ©matique et rĂ©guliĂšre sur les orientations et thĂ©matiques de l’enseignement et de la recherche de l’EPFL. Ils s’appuient Ă©galement sur diverses sources :

  • les suggestions issues des chercheurs et enseignants, notamment via les commissions documentaires internes aux facultĂ©/sections
  • les revues spĂ©cialisĂ©es du domaine disciplinaire
  • les revues et bases de donnĂ©es professionnelles
  • les catalogues des Ă©diteurs et fournisseurs (libraires)
  • les fiches de cours et bibliographies des enseignants publiĂ©es sur la plateforme de gestion IS-Academia de l’EPFL
  • les livrets/supports de cours des enseignants accessibles via Moodle par exemple
  • les propositions d’achats des chercheurs, enseignants et Ă©tudiants de l’EPFL

Les ouvrages dont les auteurs et co-auteurs sont affiliĂ©s Ă  l’EPFL sont systĂ©matiquement acquis.

Les ouvrages publiés par les Presses Polytechniques et Universitaires Romandes (PPUR) sont systématiquement acquis en version électronique, si elle existe. La BibliothÚque reçoit à titre gracieux :

  • un exemplaire imprimĂ© de toutes les publications des PPUR et des EPFL Press ;
  • deux exemplaires imprimĂ©s de chaque titre lorsque l’auteur est affiliĂ© Ă  l’EPFL.

2.3.1.1. Les tests de produits

L’acquisition de documentation Ă©lectronique peut faire l’objet prĂ©alable d’un test de produit (trial) afin d’analyser les contenus et/ou les fonctionnalitĂ©s de la plateforme d’accĂšs.

2.3.2. Les achats

La plupart des ouvrages acquis par la BibliothĂšque font l’objet d’achats fermes. Dans le cadre des achats d’ouvrages Ă©lectroniques, la BibliothĂšque se dote de dispositifs lui permettant d’assurer Ă  ses usagers un accĂšs pĂ©renne Ă  ces documents.

Pour les ouvrages imprimĂ©s dont l’usage est potentiellement Ă©levĂ©, les nouvelles Ă©ditions sont systĂ©matiquement achetĂ©es et se substituent en gĂ©nĂ©ral aux anciennes.

En principe, la BibliothĂšque n’acquiert pas de documents Ă©puisĂ©s (out-of-print) ni d’antiquariat (used books). Les demandes d’acquisitions relevant de ce type d’achat sont examinĂ©es au cas par cas par le bibliothĂ©caire acquĂ©reur.

2.3.3. Les abonnements

Les contenus acquis sous forme d’abonnement (dĂ©pense rĂ©currente) sont sĂ©lectionnĂ©s par les bibliothĂ©caires acquĂ©reurs en se basant sur les propositions venant de la communautĂ© institutionnelle.

Les demandes de nouveaux abonnements font l’objet d’une demande motivĂ©e Ă©crite (formulaire Ă  remplir).

La BibliothĂšque assure la collecte des besoins chaque annĂ©e pendant la campagne d’abonnements qui se dĂ©roule de juin Ă  septembre. Les demandes sont soumises Ă  validation prĂ©alable par le reprĂ©sentant Ă  la Commission de la BibliothĂšque (COB) et le bibliothĂ©caire acquĂ©reur. L’activation des nouveaux abonnements se fait en janvier de l’annĂ©e suivante.

Concernant les collections Ă©lectroniques, un certain nombre d’acquisitions (licences d’accĂšs) de gros bouquets ou de bases de donnĂ©es chez les principaux Ă©diteurs en Sciences Techniques MĂ©decine (STM) se font Ă  travers le Consortium suisse des bibliothĂšques universitaires (CSAL). Ceci concerne principalement les abonnements Ă  des revues et bases de donnĂ©es.

Les produits qui ne sont pas offerts par le CSAL sont acquis directement chez l’éditeur ou via d’autres agrĂ©gateurs/intermĂ©diaires.

Tout nouvel abonnement ou ordre permanent (suites) s’ouvre sur support Ă©lectronique si celui-ci est disponible.

Les abonnements Ă  des revues et les ordres permanents courants Ă  des ouvrages (suites) sur support imprimĂ© sont systĂ©matiquement réévaluĂ©s et font l’objet d’un changement de format quand cela est possible (offre du marchĂ©, besoins des utilisateurs).

2.3.4. Les dons et les dépÎts

2.3.4.1. Les dons entrants

Est considéré comme don entrant tout document reçu à titre gratuit par la BibliothÚque. Les dons entrants sont examinés par les bibliothécaires acquéreurs et répondent aux critÚres définis dans la charte des dons. A ce titre, la BibliothÚque est libre de la destination desdits documents.

Les propositions de dons peuvent ĂȘtre refusĂ©es par la BibliothĂšque sans faire l’objet d’une motivation dĂ©taillĂ©e des raisons du refus.

2.3.4.2. Les dons sortants

La BibliothĂšque peut cĂ©der Ă  ses usagers les dons entrants Ă  caractĂšre scientifique en relation avec les domaines d’étude et de recherche de l’EPFL et refusĂ©s par les bibliothĂ©caires acquĂ©reurs.

Les documents de la BibliothĂšque issus des processus de dĂ©sherbage peuvent ĂȘtre donnĂ©s sur demande du bibliothĂ©caire acquĂ©reur et dans la mesure des moyens disponibles Ă  la BibliothĂšque Ă  d’autres bibliothĂšques, instituts ou particuliers.

2.3.4.3. Les dépÎts

La BibliothĂšque peut ĂȘtre amenĂ©e Ă  gĂ©rer ou Ă  recevoir des fonds en dĂ©pĂŽt. Dans ce cas particulier, une convention[10] stipule les modalitĂ©s de ce type de dĂ©pĂŽt.

Certaines collections acquises par la BibliothĂšque de l’EPFL peuvent aussi faire l’objet d’un dĂ©pĂŽt sortant. Elles sont alors transfĂ©rĂ©es dans d’autres bibliothĂšques ou silos qui offrent des espaces de stockage et de bonnes conditions de conservation. Il s’agit principalement de documents ayant une valeur singuliĂšre, rare, parfois patrimoniale. Une convention stipulera les modalitĂ©s de ce type de dĂ©pĂŽt.

2.3.5. Les exemplaires

Les documents acquis en version imprimée sont achetés en un exemplaire.

Plusieurs exemplaires sont achetĂ©s pour des ouvrages de rĂ©fĂ©rence et/ou fortement consultĂ©s – tels ceux de la collection d’Enseignement. Un exemplaire est alors rĂ©servĂ© Ă  la consultation sur place.

Les ressources accessibles Ă  la BibliothĂšque, sur place ou Ă  distance, sont rĂ©fĂ©rencĂ©es dans l’outil BEAST, basĂ© sur le logiciel Primo (Ex Libris).

2.4.1. Collections électroniques

L’accĂšs aux documents Ă©lectroniques se fait gĂ©nĂ©ralement via diverses plateformes distantes (Ă©diteurs, agrĂ©gateurs). L’authentification est faite par adresse IP (Internet Protocol) des ordinateurs qui doivent correspondre Ă  celle du campus de l’Ecole.

L’accĂšs hors campus est possible grĂące Ă  une connexion VPN (Virtual Private Network) qui alloue momentanĂ©ment une adresse IP de l’EPFL, voire par authentification unique SSO (Single Sign-On) Shibboleth.

En gĂ©nĂ©ral, l’accĂšs campuswide est Ă©tabli pour un nombre illimitĂ© d’utilisateurs simultanĂ©s. Cependant, selon les offres du marchĂ© et les besoins identifiĂ©s, certaines ressources peuvent faire l’objet d’un nombre limitĂ© d’accĂšs simultanĂ©s.

La BibliothĂšque ne gĂšre pas de ressources accessibles uniquement par mot de passe individuel. Une exception peut ĂȘtre faite pour des bases de donnĂ©es ne proposant pas d’autres moyens d’accĂšs[11].

2.4.2. Collections physiques

2.4.2.1 Localisation

Les collections sont rĂ©parties sur deux niveaux, Ă  l’étage courant et au sous-sol.

2.4.2.1.1 Etage courant

Les ouvrages de l’étage courant sont en libre-accĂšs et rĂ©partis dans 5 espaces:

  • Collection d’Enseignement
  • Collection Sciences et SociĂ©tĂ©
  • Collection Arts et Architecture
  • Collection Sciences et Techniques
  • Collection MathĂ©matiques

Les documents sont classĂ©s selon la classification dĂ©cimale universelle (CDU) ou le classement de l’American Mathematical Society (AMS) pour la collection de mathĂ©matiques.

Quant aux revues imprimĂ©es, les fascicules de l’annĂ©e en cours (pluridisciplinaires, mathĂ©matiques, architecture, management, chimie, physique et matĂ©riaux) sont localisĂ©s dans les diffĂ©rents espaces de collections en fonction de la discipline, sauf les revues d’Architecture qui disposent d’un secteur spĂ©cifique et dont l’état de collection prĂ©sent remonte aux dix derniĂšres annĂ©es.

2.4.2.1.2 Sous-sol

Concernant les collections imprimĂ©es situĂ©es au sous-sol, la plupart sont en libre-accĂšs et rĂ©parties dans 2 espaces distincts : d’une part, les documents antĂ©rieurs Ă  2001 issus des anciennes bibliothĂšques pĂ©riphĂ©riques et de la BibliothĂšque centrale de l’EPFL cotĂ©s en numerus currens; d’autre part, les documents relĂ©guĂ©s de l’étage courant au sous-sol selon le principe de gestion dynamique des collections[12], cotĂ©s en CDU ou AMS.

Certaines collections sont localisées dans une section de compactus en accÚs indirect et fermé au public comme les thÚses issues du dépÎt légal, un exemplaire des polycopiés de cours, le fonds rare et précieux et le fonds de mathématiques du XIXe, siÚcle ainsi que certains ouvrages grands formats et fonds spécifiques de littérature grise en mathématiques.

2.4.2.2 PrĂȘt de documents

GĂ©nĂ©ralement les documents empruntables le sont pour une durĂ©e de quatre semaines renouvelable. Les documents de la collection d’Enseignement sont empruntables pour une durĂ©e de deux semaines, permettant ainsi une rotation Ă©levĂ©e pour les documents fortement demandĂ©s.

Les revues imprimĂ©es peuvent uniquement ĂȘtre consultĂ©es sur place.

Le fonds ancien, rare et prĂ©cieux est disponible Ă  la consultation sur rendez-vous. De plus, certains ouvrages d’un coĂ»t Ă©levĂ© ou certaines Ă©ditions rares sont uniquement consultables sur place.

Les rĂšgles de circulation des documents et les politiques de prĂȘts (dĂ©lai de prĂȘt, renouvellement, nombre de documents empruntables de maniĂšre simultanĂ©e, etc.) ne dĂ©pendent pas uniquement de la BibliothĂšque de l’EPFL mais sont Ă©tablies par le rĂ©seau NEBIS.

Les ressources électroniques acquises sont signalées grùce à un résolveur de liens, exception faite pour les bases de données signalées dans le systÚme intégré de gestion de bibliothÚque.

Les ressources en Open Access sont Ă©galement signalĂ©es dans le rĂ©solveur de liens, selon une logique de pertinence et de qualitĂ©. La sĂ©lection est faite par les acquĂ©reurs au mĂȘme titre que les autres ressources acquises.

Les ressources Ă©lectroniques produites par les auteurs de l’EPFL (thĂšses, articles, chapitres de livres, etc.) sont dans la mesure du possible rĂ©pertoriĂ©es et mises Ă  disposition dans l’archive institutionnelle Infoscience.

Tous les documents physiques sont signalés dans le systÚme de gestion intégré de bibliothÚque et disponibles dans le catalogue public BEAST et dans les portails des bibliothÚques NEBIS et Swissbib.

Les collections sont rĂ©guliĂšrement Ă©valuĂ©es et actualisĂ©es selon l’évolution des besoins des publics ainsi que des axes de formation et de recherche de l’EPFL.

Toutes les ressources Ă©lectroniques acquises par abonnement font l’objet d’une analyse annuelle d’usage, basĂ©e sur les rapports d’utilisation fournis par les plateformes d’accĂšs. Les donnĂ©es de consultation (nombre de tĂ©lĂ©chargements) sont mises en perspective avec les donnĂ©es financiĂšres (coĂ»ts), afin de pouvoir dĂ©terminer le coĂ»t Ă  l’usage d’une ressource donnĂ©e. Un abonnement Ă  une ressource dont le coĂ»t Ă  l’usage est considĂ©rĂ© comme trop Ă©levĂ©, est systĂ©matiquement remis en question.

Les collections physiques sont Ă©galement Ă©valuĂ©es en s’appuyant sur une sĂ©rie d’indicateurs de base, relatifs notamment Ă  l’usage.

Les statistiques liĂ©es aux collections et rĂ©coltĂ©es annuellement dans un tableau de bord permettent aux bibliothĂ©caires acquĂ©reurs de dĂ©finir un plan de dĂ©veloppement de collections propre au domaine. Il s’agit d’un outil d’évaluation et d’aide Ă  la dĂ©cision dans les choix et ajustements Ă  opĂ©rer en termes de politique d’acquisition.

2.7.1. Collections électroniques 

L’accĂšs pĂ©renne en ligne aux revues Ă©lectroniques est garanti pour:

  • les pĂ©riodiques faisant l’objet d’un abonnement Ă©lectronique au titre, sauf rare exception
  • achats de back files (achats fermes qui portent sur des annĂ©es de parution antĂ©rieures aux annĂ©es couvertes par les abonnements courants)

Dans le cadre d’abonnements Ă  des bouquets de journaux, l’accĂšs pĂ©renne est garanti pour une partie des titres, pour une pĂ©riode donnĂ©e correspondant Ă  la durĂ©e d’abonnement du titre concernĂ©.

En cas de faillite de l’éditeur, ou autre Ă©vĂ©nement dĂ©clenchant majeur (trigger event), l’accĂšs Ă  la ressource peut ĂȘtre assurĂ© par les services de conservation numĂ©rique et d’archivage Ă©lectronique (Digital Preservation and Electronic Archiving) fournis par des prestataires tels que Portico et/ou LOCKSS. Ceci est valable pour environ 70% des ressources acquises[13].

2.7.2. Collections physiques

RĂ©guliĂšrement, la BibliothĂšque de l’EPFL effectue un inventaire gĂ©nĂ©ral de ses collections. Ceci a pour but d’identifier les documents disparus et d’envisager leur rachat Ă©ventuel ou leur remplacement par un titre Ă©quivalent.

Une opĂ©ration de reliure est planifiĂ©e annuellement pour les documents fragiles et/ou dĂ©tĂ©riorĂ©s dont la version Ă©lectronique n’est pas encore sur le marchĂ© et dont l’intĂ©rĂȘt scientifique rapportĂ© Ă  l’usage est avĂ©rĂ©.

2.7.2.1. Principes de conservation

La BibliothĂšque de l’EPFL n’a pas de mission patrimoniale. La politique de conservation se limite aux critĂšres et Ă©lĂ©ments suivants :

  • dĂ©pĂŽt lĂ©gal : thĂšses et polycopiĂ©s produits par l’Ecole sont systĂ©matiquement conservĂ©s ;
  • Ă©ditions Presses Polytechniques Universitaires Romandes (PPUR) : la BibliothĂšque conserve un exemplaire de chaque Ă©dition de tous les titres parus chez cet Ă©diteur ;
  • Ă©dition: lors de l’achat d’une nouvelle Ă©dition est conservĂ©e uniquement l’édition prĂ©cĂ©dente en un exemplaires, sauf s’il existe une version Ă©lectronique ; les anciennes Ă©ditions des ouvrages de niveau recherche ne sont en principe pas conservĂ©es sauf si la BibliothĂšque est la seule Ă  les possĂ©der dans le rĂ©seau et/ou si le taux d’usage du document est Ă©levĂ© ;
  • les titres de revues imprimĂ©es pour lesquels la BibliothĂšque offre un accĂšs en ligne garanti de maniĂšre pĂ©renne ne sont gĂ©nĂ©ralement pas conservĂ©s si au moins deux bibliothĂšques du rĂ©seau possĂšdent les mĂȘmes Ă©tats de collections ;
  • les documents sur supports obsolĂštes tels que les disquettes 3.5’’, les cassettes VHS ne sont pas conservĂ©s.

2.7.2.2. Principes de désherbage et gestion dynamique des collections

La BibliothĂšque de l’EPFL a mis en place le principe de gestion dynamique des collections. Elle procĂšde rĂ©guliĂšrement Ă  l’évaluation des collections de l’étage courant, lui permettant ainsi de mettre davantage en valeur et rendre plus facilement accessibles aux usagers les documents les plus demandĂ©s.

Les documents de l’étage courant dont l’intĂ©rĂȘt scientifique et l’usage sont moindres, sont relĂ©guĂ©s dans les compactus du sous-sol).

D’autres documents sont Ă©liminĂ©s, selon des critĂšres de dĂ©sherbage[14] pour partie transversaux, pour partie propres Ă  chaque domaine disciplinaire, par exemple :

  • documents jugĂ©s obsolĂštes15 du point de vue de l’information scientifique dĂ©livrĂ©e
  • documents inadĂ©quats (niveau de l’ouvrage incompatible avec le niveau du fonds de la BibliothĂšque)
  • documents usĂ©s ou endommagĂ©s
  • documents nuisant Ă  la qualitĂ© et cohĂ©rence du fonds

Les nouvelles acquisitions de la BibliothĂšque sont mises en valeur dans les espaces de la BibliothĂšque (prĂ©sentoirs, slides sur Ă©crans de veille). Elles font Ă©galement l’objet d’une valorisation en ligne via le site web de la BibliothĂšque, la newsletter des bibliothĂ©caires de liaison (spĂ©cialistes de domaines) ou les rĂ©seaux sociaux.

Des expositions sont organisées afin de valoriser les collections.

Par ailleurs, la numérisation prévue pour des titres rares ayant une valeur scientifique permettra de les préserver et de les rendre largement accessibles, en ligne.

Les actions de formations à l’Information Literacy permettent de rendre plus visibles et exploitables les ressources au sens large de la Bibliothùque grñce à une meilleure appropriation des outils et concepts autour de l’information scientifique et technique par les publics cibles.

1 Cette charte remplace le document intitulĂ© « Politique d’acquisition et de dĂ©veloppement des collections de la BibliothĂšque de l’EPFL » du 10 juin 2010. Elle est complĂ©tĂ©e par des documents internes spĂ©cifiques Ă  chaque domaine.
2 Liste des 12 bibliothĂšques de sections : BibliothĂšque scientifique commune – Biscom (Chimie et Sciences criminelles), BibliothĂšque de Physique 1, BibliothĂšque de Physique 2, BibliothĂšque de MathĂ©matiques, BibliothĂšque d’Architecture, BibliothĂšque des MatĂ©riaux, BibliothĂšque du CDM (management et finance), BibliothĂšque du CRAFT (pĂ©dagogie), BibliothĂšque I&C (informatique et communications), Centre de documentation CEDEC (urbanisme), BibliothĂšque de TopomĂ©trie, BibliothĂšque de PhotogrammĂ©trie.
3 Plus de 300 000 documents en juin 2015.
4 Les documents font référence aux ouvrages et aux revues.
5 Convention pour la collaboration entre la BibliothĂšque de l’EPFL et l’Ecole des Sciences Criminelles de l’UNIL, signĂ©e le 23 mars 2011
6 Hors masse salariale, année de référence : 2015
7 Pour plus de détails, voir partie D.1
8 Pour plus de détails, voir partie B.1.2
9 Bouquet = ensemble dĂ©fini par l’éditeur de titres d’e-books ou de pĂ©riodiques
10 Par exemple : Convention pour la collaboration entre la Bibliothùque de l’EPFL et l’Ecole des Sciences Criminelles de l’UNIL, 23 mars 2011.
11 Une expérimentation des procédures de mise en place des accÚs individuels est menée. Elle sera évaluée fin 2016 pour déterminer la faisabilité de ce type de gestion à plus long terme.
12 Cf. 2.7.2.2
13 Année de référence : 2015
14 Le désherbage est une opération courante qui consiste à éliminer des documents afin de permettre le renouvellement des collections et de proposer une offre documentaire répondant aux besoins des publics.
15 Les critĂšres d’obsolescence sont spĂ©cifiques Ă  chaque discipline.

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