L’accès à la page d’une unité dans Infoscience peut se faire de différentes manières :
Parcourir les unités
- Via l’icône « Unités EPFL » depuis la page d’accueil
- Via l’onglet Explorer puis « Unité EPFL » depuis le menu principal
Rechercher une unité
- Saisissez l’acronyme ou le nom de l’unité dans l’un des champs dédiés et cliquez sur « Rechercher ».
- Pour afficher toutes les unités répertoriées, cliquez directement sur « Rechercher » sans saisir de nom ou d’acronyme.
- Une fois la recherche effectuée, depuis la liste des résultats, cliquez sur le nom de l’unité souhaitée pour accéder à sa page descriptive.
La page d’une unité fournit ces informations par défaut :
- Son acronyme
- Le nom du ou de la responsable
- Son rattachement institutionnel à l’unité parente directe
- Son statut (actif ou fermé)
- La liste des travaux académiques
- La liste des membres affiliés
Plusieurs actions sont possibles depuis la page d’une unité :
- Exporter : Permet d’exporter les données de l’unité sous divers formats (XML, JSON, PDF…). L’export isolé des publications n’est pas possible ici.
- Statistiques : Affiche les statistiques de consultations et de téléchargements de l’unité et des publications liées avec la possibilité de les exporter en Excel ou CSV
- S’abonner : Option réservée aux utilisateurs authentifiés pour recevoir des notifications sur les nouvelles publications de l’unité (voir section Recevoir des notifications sur les publications et statistiques de mon unité).
- Accéder aux options : En cliquant sur « … », vous pouvez consulter l’ensemble des métadonnées ou procéder à des modifications de la notice (voir section Mettre à jour les informations sur la page de mon unité).
En tant que responsable d’unité (ou personne déléguée), vous pouvez modifier certaines informations directement depuis la page de votre unité :
Procédure de modification
Pour apporter ces changements, rendez-vous sur la page de votre unité, cliquez sur « … », puis sélectionnez « Modifier ».
- Délégation de la gestion : attribuable à plusieurs personnes – voir section Déléguer la gestion des publications de mon unité.
- Ajout d’un alias (autre acronyme ou variante du nom de l’unité).
- Mise à jour de la date de création de l’unité.
- Ajout d’identifiants spécifiques à votre unité.
- Modification de la description.
- Changement du type d’unité.
- Personnalisation de l’URL, pour choisir l’acronyme de votre unité par exemple.
- Ajout de document.
- Ajout d’un logo
Le ou la responsable d’unité peut déléguer la gestion des publications à un ou plusieurs membres de son équipe. Au préalable, la personne désignée doit s’être authentifiée au moins une fois sur Infoscience en utilisant le bouton vert « Se connecter avec son compte EPFL ».
Comment déléguer cette gestion ?
- Depuis la page de votre unité, cliquez sur « … », puis sélectionnez « Modifier ».
- Dans la section « Gestionnaire d’unité délégué », commencez à saisir le nom de la personne concernée et sélectionnez-la.
- Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer la modification
Infoscience vous offre la possibilité de suivre facilement les nouvelles publications et mises à jour (contenus et statistiques) liées à votre unité. Configurez vos préférences pour recevoir des notifications automatiques à la fréquence de votre choix.
Depuis la page de votre unité :
- Cliquez sur « S’abonner » depuis la page de votre unité par exemple.
- Choisissez la fréquence de réception des alertes (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle).
- Pour modifier ou supprimer un abonnement, accédez à votre profil puis cliquez sur « Abonnements ».
- Ajustez ou désactivez les notifications selon vos préférences.
En tant que responsable d’unité (ou personne déléguée), vous avez la possibilité de modifier les affiliations des publications attribuées à votre unité ou laboratoire ou celles dont au moins une autrice ou un auteur sont affiliés.
- Depuis une notice attribuée à votre unité, cliquez sur le bouton « … », puis sélectionnez « Modifier les attributions aux unités/laboratoires ».
- Procédez aux ajustements de l’affiliation de la publication. Vous pouvez :
- Supprimer la mention à votre unité en cliquant sur l’icône Poubelle.
- Ajouter une autre unité en cas de collaboration.
Évolution du processus d’attribution des publications
Précédemment, lorsqu’un membre de l’EPFL déposait une publication et l’associait à une unité à laquelle il n’était pas affilié, une alerte était envoyée au responsable de l’unité ou à une personne déléguée (lab manager) pour validation.
Si l’attribution était confirmée, la publication était rattachée à l’unité ; dans le cas contraire, elle était rejetée et restait invisible dans Infoscience. Cette validation n’était pas requise pour les membres affiliés à l’unité ni pour les publications importées depuis le Web of Science, gérées par l’équipe de curateurs d’Infoscience.
La nouvelle version d’Infoscience adopte une approche opt-out afin de fluidifier et d’optimiser la gestion des publications. L’attribution reste contrôlée, mais elle est désormais gérée en aval du dépôt.
Principales améliorations
Renforcement des mécanismes d’importation : Infoscience élargit ses sources certifiées en intégrant, en plus du Web of Science, la base de données Scopus.
Fiabilisation des affiliations : en s’appuyant sur les référentiels institutionnels et les identifiants chercheurs (ORCID), Infoscience associe automatiquement une publication à une unité si l’un de ses auteurs y était affilié au moment de la publication, selon les données d’accréditation EPFL.
Bien que ces évolutions améliorent la gestion des publications, des erreurs d’attribution peuvent survenir. Les responsables d’unité conservent donc la possibilité de superviser les publications associées à leur unité et d’intervenir si nécessaire pour ajuster une attribution, en ajoutant ou supprimant une publication.
Ce nouveau fonctionnement garantit une intégration plus efficace des publications tout en maintenant un contrôle rigoureux des attributions.
Une notice est automatiquement associée à votre unité si l’un de ses auteurs y est affilié, en fonction de son accréditation EPFL au moment de la publication.
En tant que responsable d’unité (ou personne déléguée), vous avez la possibilité de mettre à jour une publication attribuée à votre unité en :
- créant une nouvelle version, qui conservera l’historique des modifications.
- demandant une correction, qui modifiera la notice sans conserver d’historique.
Cette option s’applique également aux publications dont le déposant ou l’un des auteurs est affilié à votre unité.
💡Pourquoi créer une nouvelle version ?
- Vous avez déposé un preprint et souhaitez le remplacer par la version publiée.
- Vous souhaitez assurer le suivi éditorial des évolutions de la publication.
- Vous voulez conserver une trace des versions successives.
💡Quand effectuer une demande de correction ?
- Vous souhaitez corriger une erreur sur un champ spécifique (titre, auteur, affiliation, etc.).
- Vous voulez ajouter une information complémentaire.
- Vous avez besoin de remplacer, ajouter un fichier associé ou modifier ses métadonnées.
- Ouvrez la publication concernée.
- Cliquez sur le bouton « … » en haut à droite.
- Sélectionnez « Créer une nouvelle version ».
- Précisez dans le sommaire le commentaire qui sera affiché publiquement.
- Modifiez ou ajoutez les champs nécessaires dans le formulaire.
- Remplacez les fichiers joints et mettez à jour leurs métadonnées si nécessaire.
- Déposez la nouvelle version.
Gestion des versions dans Infoscience
- La dernière version publiée sera celle affichée par défaut.
- Les anciennes versions restent archivées et consultables via l’onglet « Versions ».
- Ouvrez la notice concernée.
- Cliquez sur le bouton « … » en haut à droite.
- Cliquez sur le bouton « Demander une correction ».
- Modifiez les champs souhaités dans le formulaire.
- Retirez ou ajoutez un fichier et renseignez ses métadonnées obligatoires, en cliquant sur l’icône d’édition.
- Rédigez un message explicatif dans le champ « Notes pour le curateur » si nécessaire.
- Validez votre demande en cliquant sur « Déposer ».
Infoscience est alimenté quotidiennement par l’import automatique des publications de l’EPFL à partir de sources certifiées telles que Web of Science, Scopus.
Certaines publications peuvent cependant échapper à cette récolte. Dans ce cas, vous avez la possibilité de les ajouter manuellement en suivant la procédure détaillée sur notre page d’aide et notre tutoriel vidéo.
La synchronisation avec une page web externe repose sur une requête dynamique provenant d’Infoscience. Cette connexion permet d’afficher en temps réel toutes les publications liées à l’unité.
Si vous désirez restreindre la liste à un type de document précis ou à une période donnée, une requête spécifique sera nécessaire. Nous vous invitons à nous contacter afin d’obtenir l’URL correspondante.
Pour procéder à la synchronisation :
- Récupérez l’URL de votre unité en la copiant depuis la barre d’adresse de votre navigateur.
- Connectez-vous à WordPress avec vos identifiants Gaspar (droits d’accès requis).
- Ajoutez un bloc « EPFL Infoscience » sur une page existante ou créez-en une nouvelle.
- Collez l’URL copiée dans le champ « Infoscience URL ».
- Ajustez les paramètres d’affichage. Dans un souci d’ergonomie, nous vous conseillons de:
- Limiter le nombre de publications affichées à 200 pour plus de lisibilité.
- Sélectionner de préférence l’option de tri « Year, then document type » pour organiser les publications par année.
- Sauvegardez la page pour appliquer les modifications.
📧 Pour toute assistance supplémentaire, contactez-nous à [email protected].
Infoscience propose divers formats d’exportation de références bibliographiques pour faciliter leur intégration dans d’autres systèmes et logiciels de gestion, notamment EndNote et Zotero. Ces formats respectent les standards internationaux les plus utilisés (Datacite, BibTex, RIS).
En complément, Infoscience propose des formats facilitant l’intégration dans des bases de données et outils analytiques (CSV, JSON, XML).
Ces options d’exportation sont librement accessibles, sans nécessité d’authentification préalable.
- Depuis la notice détaillée d’une publication, cliquez sur « Exporter ».
- Sélectionnez le format souhaité parmi ceux proposés.
- Cliquez sur « Exporter » et téléchargez le fichier généré une fois l’opération terminée.
- Effectuez une recherche et cliquez sur « Exporter » depuis la page des résultats.
- Infoscience ne permet pas encore d’exporter tous les résultats en une seule opération : vous devez choisir une catégorie de contenu (Publication, Dataset, Brevet, etc.).
- Sélectionnez le format d’exportation (JSON, CSV, BibTeX, XML, etc.).
- Déterminez si vous souhaitez exporter toutes les notices de la recherche ou une sélection manuelle.
- Cliquez sur « Exporter » et téléchargez le fichier généré une fois l’opération terminée.
Infoscience permet une exportation directe vers Zotero via l’extension Zotero Connector.
- Ouvrez la notice souhaitée.
- Cliquez sur l’icône « Enregistrer dans Zotero » de votre navigateur.
- La référence sera automatiquement enregistrée dans votre bibliothèque Zotero.
📧 Besoin d’aide ? Contactez-nous à [email protected]