Définitions

Le système de management de la qualité de l’EPFL est évalué dans le cadre du processus d’accréditation institutionnelle (art. 28, LEHE) conformément aux normes nationales définies par l’Agence suisse d’accréditation et d’assurance qualité (AAQ).
Cette accréditation comporte trois étapes : l’auto-évaluation, évaluation par des pairs, décision du Conseil suisse d’accréditation (CSA). Cinq domaines sont évalués par un panel d’experts internationaux : l’assurance qualité, la gouvernance, la formation, la recherche et les services, les ressources et la communication interne et externe. La première accréditation institutionnelle a eu lieu en 2021.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: tous les 7 ans. Responsabilité: VPA (niveau opérationnel: responsable de l’assurance qualité; Lien.

Les cursus d’ingénieur de l’EPFL sont accrédités depuis 1998 par la Commission des titres d’ingénieur (CTI) et labellisés EUR-ACE.

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: tous les 6 ans; Responsabilité: VPA (niveau opérationnel: responsable de l’assurance qualité); Lien.

Chaque année, les chef·fes de service évaluent la probabilité et la gravité du risque brut (sans prendre en compte les mesures de mitigation ou d’atténuation) et du risque net (en tenant compte des mesures de mitigation ou d’atténuation). Les risques les plus significatifs sont rapportés à la Direction de l’EPFL. Le Président de l’EPFL annonce les sinistres au Conseil des EPF. Voir aussi la Lex 1.4.3.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: annuelle; Responsabilité: Contrôle interne et gestion des risques.

Au sens de la loi sur les EPF, les professeur·es, les enseignant·es, les étudiant·es, les collaboratrices et les collaborateurs de l’EPFL participent à la phase de pré-décision. Ils/elles apportent ainsi leurs perspectives dans la gouvernance de l’EPFL. L’Assemblée d’Ecole (AE) est un organe de l’EPFL dont la tâche principale est de gérer et d’assurer le bon fonctionnement de la participation.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: en continu; Responsabilité: Président AE; Lien. 

Le contrôle fédéral des finances (CDF) audite annuellement le bilan consolidé de l’EPFL et, ponctuellement, les processus financiers.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: en continu; Responsabilité: Contrôle interne et gestion des risques.

L’audit interne du Conseil des EPF évalue les processus de gestion des risques de l’EPFL, son système de contrôle interne et ses processus de gouvernance.  La Direction de l’EPFL analyse les exigences du Conseil des EPF, met en œuvre les mesures correctives. Voir aussi les Lex 1.4.3 et Lex 1.7.1.

Comme le stipule la Lex 6.5.1, la sécurité des systèmes d’information est une question capitale. Il s’agit également d’un risque principal identifié par la gestion des risques. Les contrôles internes et les audits du Conseil des EPF sont effectués afin de vérifier la conformité avec le cadre réglementaire.

 Le Conseil des EPF initie également des audits réguliers pour assurer et, si nécessaire, améliorer la protection de la santé et la sécurité au travail sur le lieu de travail. Comme spécifié dans la Lex 1.5.1, Sécurité et Exploitations (VPO-SE) supervise l’organisation de la sécurité dans les Facultés/Collèges et effectue des audits.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: en continu; Responsabilité: Contrôle interne et gestion des risques.

Cette charte reflète l’engagement de l’EPFL à améliorer les pratiques d’achats en y décrivant les attentes par rapport aux fournisseurs.

Cet instrument s’applique au processus Gérer les Finances. Périodicité: continue; Responsabilité: VPF.

L’EPFL s’engage à investir de manière responsable, en alignant ses décisions d’investissement sur des principes éthiques, environnementaux et sociaux.

Cet instrument s’applique au processus Gérer les Finances. Périodicité: continue; Responsabilité: VPF.

Des commissions multiples veillent au bon déroulement des processus administratifs (d’admissions, d’examens, de recours, etc.). Les commissions d’éthique relatives à l’éthique de la recherche (EPFL Animal Research Ethics Committee, AREC; EPFL Human Research Ethics Committee, HREC), les Comités du risque management (CRM), la Commission de restauration sont placées sous l’égide de la VPA, de la VPF ou de la VPO respectivement. Le Comité stratégique académique (ASC) fonctionne depuis 2023. Le Global Ethics and Partnerships Committee (GEP) a été crée en 2024.

Cet instrument s’applique à tous les processus.

Le Comité d’évaluation académique EPFL (CEAE EPFL) garantit le respect des standards d’excellence au niveau international et la cohérence au sein de l’EPFL, dans le cadre des processus de promotion des carrières professorales. Il est composé de professeur·es ordinaires de l’EPFL et d’expert·es externes à l’EPFL nommé·es pour des périodes de 4 ans renouvelables tacitement.

Au sens de la Lex 4.2.1, le CEA de la faculté auditionne la candidate ou le candidat et évalue sa candidature de manière approfondie et rend son avis à la doyenne ou au doyen de Faculté. Cet instrument s’applique au processus Diriger l’EPFL.

Cet instrument s’applique au processus Gouverner l’EPFL. Périodicité: en continu; Responsable: VPA; Lien.

Le Comité Global Ethics and Partnerships conseille la Direction et la Présidence de l’EPFL sur des questions d’éthiques générales telles que des propositions de collaborations, partenariats, formations, contrats et dons/sponsoring avec des membres de la communauté scientifique de l’EPFL. 

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: en continu; Responsabilité: VPA; Lien.

Le Comité stratégique académique est un organe consultatif de la Vice-présidence académique. Il est chargé de conseiller la Direction de l’EPFL sur des thématiques académiques en lien avec les missions principales de l’EPFL. 

Cet instrument s’applique au processus académiques. Périodicité: en continu; Responsabilité: VPA; Lien. 

L’OSSC représente la communauté académique de l’EPFL dans les questions institutionnelles liées à l’Open Science et établit le rôle prédominant des chercheurs dans l’élaboration de la vision de l’EPFL en la matière. Son rôle principal de proposer une stratégie d’Open Science à la Direction de l’EPFL, et fournir des conseils pour sa mise en œuvre. L’OSSC s’engage également auprès des facultés, des centres et des autres unités académiques de l’EPFL en tant que porte-parole pour une science en accès libre.

Cet instrument s’applique au processus Faire de la recherche. Périodicité: en continu; Responsabilité: VPA; Lien.

Chaque programme doctoral est encadré par une commission qui organise le recrutement de ses doctorant·es, avalise les plans d’études et le règlement du programme, met en place le système de mentorat, et assiste la Directrice ou Directeur de programme dans les démarches administratives et académiques. Voir aussi la Lex 2.4.1.

Tous les Directrices et Directeurs des programmes doctoraux se réunissent régulièrement au sein de la Commission doctorale (Cdoct).

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: en continu; Responsabilité: AVP-DLE.

La commission d’enseignement participe à l’élaboration des plans d’études et des règlements de contrôle des études. De plus, elle évalue leur mise en application des règlements, effectue le contrôle des études, propose des améliorations ou des adaptations.

Les sections sont libres de déterminer les missions et les responsabilités des commissions académiques. En général, ils agissent en tant que pairs, conseil consultatif ou s’assurent que les cours inclus dans les plans d’études répondent aux objectifs d’apprentissage requis et que le règlement est mis à jour. Si nécessaire, les ajustements sont proposés et discutés avec le comité d’enseignement.

Le comité aviseur est formé des représentants de l’industrie et des services publics. Son rôle est de donner un avis sur toute question liée à la formation à l’EPFL.

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: en continu; Responsabilités: Directrices et Directeurs de section: Information: pages web des sections.

Depuis 2022, la Commission qualité conseille la Direction et les organes de gestion de l’EPFL en matière d’assurance qualité.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: en continu; Responsabilité: VPA (au niveau opérationnel: responsable de l’assurance qualité); Lien.

Un guide des bonnes pratiques, des valeurs et des règles essentielles en vigueur à l’EPFL.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: tous les 4 ans; Responsabilité: Affaires juridiques; Lien.

La Conférence du corps enseignant (CCE ) représente le corps enseignant selon l’article 17 de l’Ordonnance du Conseil des EPF. La mission de la CCE est de donner un avis autorisé à la Direction sur toutes les questions concernant l’enseignement.

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: en continu; Responsabilité: Président CCE; Lien.

La Conférence des directeurs de section (CDS) se prononce sur les questions et les stratégies d’enseignement à l’EPFL et prend position dans les procédures de consultation, notamment sur celles relatives aux plans d’études, et au contrôle des connaissances. Elle propose toute mesure utile en vue d’assurer la coordination des sections dans leurs actions pour la formation.

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: en continu; Responsabilité: AVP-E.

La Convention d’objectifs s’appuie sur le plan de développement de l’EPFL, lequel s’aligne, d’une part, sur le plan stratégique du Conseil des EPF pour le Domaine des EPF et, d’autre part, sur les objectifs stratégiques définis par le Conseil fédéral pour le Domaine des EPF.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: tous les 4 ans. Responsabilité: État-major de la Présidente et du Provost.

Au sens de la Lex 1.2.9 et de la Lex 1.2.1, ce conseil est un organe où s’exprime le droit de participation. Cet instrument s’applique au processus Gouverner l’EPFL. Périodicité: en continu; Responsabilité: Doyennes et Doyens.

Des entretiens bilatéraux avec les partenaires industriels stratégiques installés à l’EPFL Innovation Park sont effectués pour évaluer la satisfaction générale de la collaboration avec l’EPFL. De plus, toute opportunité de collaboration avec l’EPFL est documentée dans un CRM qui permet le suivi de la relation et de la satisfaction. Les dialogues et les outils relèvent de la responsabilité de la VPI.

Cet instrument s’applique au processus Valoriser les résultats de la recherche (anciennement Innover).

Le Président de l’EPFL informe le Conseil des EPF sur les progrès accomplis (partie reporting) et échange sur les développements planifiés (partie stratégique).

Cet instrument s’applique au processus Gouverner l’EPFL. Périodicité: annuelle; Responsabilité: État-major de la Présidente et du Provost.

En tant que membres de l’AE, les représentent·es des étudiant·es jouent un rôle important dans la gouvernance de l’EPFL. Ils/elles participent aux consultations de l’AE qui portent sur la gouvernance de l’EPFL. Dans le domaine de la formation, ils/elles s’expriment à la CDS et/ou, au niveau des Sections, ils participent aux Commissions d’enseignement.

Les représentants des étudiant·es rencontrent le vice-président associé pour l’éducation tous les mois et la Direction de l’EPFL in corpore une fois par semestre.

Les étudiant·es évaluent les cours (voir ci-dessous).

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: une fois par semestre; Responsabilité: Affaires de Direction, Délégué du Provost aux relations estudiantines.

Les doyennes et les doyens des Facultés et des Collèges déterminent leur stratégie de recrutement professoral avec la Direction de l’EPFL pendant les dialogues académiques. Ils/elles rendent également compte du progrès des recrutements déjà initiés.

Cet instrument s’applique au processus Gouverner l’EPFL. Périodicité: annuelle; Responsabilité: VPA.

Rapport avec les principaux indicateurs, ici.

Cet instrument s’applique aux processus académiques. Périodicité: annuelle; Responsabilité: EM-PP-DATA; Lien. 

L’EPFL mène une enquête de satisfaction afin de mesurer la satisfaction du personnel et de comprendre comment elle évolue avec le temps.

Cet instrument s’applique au processus Gérer le développement humain. Périodicité: tous les 4 ans; Responsabilité: VPH; Lien.

Les collaboratrices administratives et les collaborateurs administratifs de l’EPFL passent en revue annuellement leurs performances avec leurs supérieurs hiérarchiques. Il s’agit d’une évaluation mutuelle et d’un accord sur les objectifs pour l’année à venir. Ils permettent d’identifier le potentiel d’amélioration et des mesures de formation. Les professeur·es de l’EPFL remplissent un registre des performances académiques.

Les professeurs remplissent annuellement un registre des performances académiques.

Cet instrument s’applique au processus Gérer le développement humain. Périodicité: annuelle; Responsabilité: VPH; Lien.

L’École doctorale  mène des enquêtes approfondies (2005, 2012, 2019)  pour évaluer la qualité de sa formation doctorale, en interrogeant les doctorant·es sur leurs attentes, leurs expériences et leur bien-être.
En 2023, tous les programmes doctoraux ont été évalués par un comité externe.

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: tous les 7 ans; Responsabilité: CAPE, EDOC. Lien. 

Ce questionnaire informe sur le « temps de recherche d’emploi», «nombre de postulations», «premiers salaires» des diplômé·es. Les résultats de l’enquête 2021 sont disponibles ici. Les trajectoires professionnelles des diplomé·es sont décrites ici.

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: tous les 2 ans; Responsabilité: CCTC; Lien.

L’enquête sur la situation sociale et économique des étudiant·es (SSEE) fournit des données sur les conditions d’études et de vie des étudiant·es dans les hautes écoles suisses.

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: tous les 4 ans; Responsabilité: Office fédéral de la statistique. 

Les Centres sont évalués tous les quatre ans, selon les exigences de la Lex 1.2.12.

Cet instrument s’applique au processus Faire de la recherche. Périodicité: tous les 4 ans: responsabilité: AVP-CP. 

Dans le souci d’une amélioration continue de l’enseignement et des programmes d’études, les enseignant·es et les Sections recueillent l’opinion des étudiant·es sur les cours. Le retour indicatif sert de « détecteur de fumée» (il s’agit d’une question posée à la 5^ème semaine de cours). Voir la Lex 2.5.1.

Pour tous les enseignements, la Section correspondante demande aux étudiant·es une évaluation plus approfondie par le biais d’un questionnaire couvrant une variété de sujets. Voir la Lex 2.5.1.

Une évaluation interne des programmes à destination des groupes de pilotage des sections est organisée tous les 3-4 ans. L’évaluation des programmes de Bachelor repose sur des enquêtes auprès des étudiant·es de Master qui ont fait le Bachelor à l’EPFL, celle des programmes de Master sur une enquête périodique auprès des alumni.

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Responsabilité: CAPE.

La Direction de l’EPFL mandate périodiquement les expert·es externes pour passer en revue les performances académiques des Facultés et des Collèges. Le Conseil des EPF prend connaissance des résultats et du plan d’action y relatif lors du Dialogue. Le suivi est assuré un an après. Plus d’information ici.

Cet instrument s’applique aux processus académiques. Périodicité: tous les 8 ans. Responsabilité: VPA (au niveau opérationnel: responsable de l’assurance qualité); Lien.

L’équipe de la Bibliothèque de gestion des données de recherche est à la disposition des chercheurs de l’EPFL pour leur fournir des conseils d’experts, un soutien et des solutions pour la gestion et la planification des données.

Cet instrument s’applique au processus Faire de la recherche. Périodicité: en continu; Responsabilité: Bibliothèque.

Infoscience est la plateforme institutionnelle de l’EPFL pour la diffusion des publications scientifiques et des résultats de la recherche. Elle recueille, conserve et partage les résultats académiques et scientifiques des chercheurs, des chercheuses, enseignant·es et étudiant ·es de l’EPFL, les rendant ainsi librement accessibles au plus grand nombre.

Cet instrument concerne le Processus Faire de la recherche. Périodicité: en continu; Responsabilité: Bibliothèque; Lien.

Formations requises pour obtenir une carte Campiro, mises en place en 2022, ici

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: en continu; Responsabilité: VPH.

Ce Masterplan traite de la rénovation des bâtiments, porte sur une période allant jusqu’en 2050.

Cet instrument s’applique au processus Gérer les infrastructures. Périodicité: en continu; Responsabilité: VPO.

Ce Masterplan porte sur une période jusqu’en 2028 pour les systèmes d’information, respectivement 2032 pour les infrastructures IT.

Cet instrument s’applique au processus Gérer les infrastructures. Périodicité: en continu; Responsabilité: VPO

Nexus vise à mettre en œuvre la transformation des systèmes d’information finances, ressources humaines et des processus administratifs associés.

Cet instrument s’applique au processus Gérer les Finances et Gérér le développement humain. Périodicité: en continu; Responsabilité: VPF.

L’EPFL a préparé des plans de continuité qui s’appliqueront à tous nos campus.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: en continu; Responsabilité: VPO.

Les plans d’études détaillés précisent pour chaque semestre les cours à suivre, ainsi que les options disponibles, avec l’indication du nombre d’heures et de crédits.

Cet instrument s’applique au processus Enseigner et apprendre. Périodicité: en continu; Responsabilité: SAC.

Polylex est le recueil électronique des lois, ordonnances, règlements et directives de l’EPFL.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: en continu; Responsabilité: Affaires juridiques;  Polylex.

Document stratégique décrivant, depuis 2019, les rôles et les responsabilités en matière d’assurance qualité.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: tous les 4 ans; responsabilité: VPA (au niveau opérationnel: responsable de l’assurance qualité); Lien.

Rapport d’activité généré automatiquement pour la période considérée (2022-2025 pour les professeurs associés, 2020-2025 pour les professeurs titulaires).

Cet instrument s’applique au corps professoral. Périodicité: en continu; Responsabilité: APR.

L’EPFL envoie chaque année au Conseil des EPF un rapport annuel, un rapport financier et un rapport d’évaluation des risques dans le cadre de son obligation de rendre des comptes. Le rapport est disponible sur le site web.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: annuelle; Responsabilité: Mediacom.

Le recueil systématique du droit fédéral (RS) est une collection des textes législatifs en vigueur et mis à jour.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: en continu: Responsabilité: Chancellerie fédérale; Lien.

Publié depuis 2022, ce registre collecte toutes les mesures d’améliorations implémentées par les pilotes de processus. Les mesures d’amélioration sont introduites en réponse aux changements législatifs ou aux suggestions et suite à des recommandations des évaluations académiques ou des audits.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: tous les deux ans; Responsabilité: VPA (au niveau opérationnel: responsable de l’assurance qualité);  Lien.

Le Réseau Soutien et Confiance (Trust and Support Network, TSN) offre écoute, orientation et soutien en toute confidentialité. Il est composé d’instances internes et externes chargées de fournir une assistance dans les situations liées aux risques psychosociaux

Le Respect Compliance Office (RCO) peut être saisi par toute personne qui s’estime atteinte dans sa santé physique ou mentale et/ou son intégrité personnelle en raison d’agissements tels que harcèlement sexuel, mobbing, discrimination, violence, etc.

Cet instrument s’applique à tous les processus. Périodicité: continue; Responsabilité: RCO.

L’EPFL dispose d’un système de contrôle interne (SCI), qui a été introduit conformément aux dispositions de la Confédération. Le SCI est contrôlé par l’audit interne du Conseil des EPF et par le contrôle fédéral des finances (CDF), conformément à l’art. 35a, al. 1 de la loi sur les EPF et l’art. 11 de la loi sur le contrôle fédéral des finances. Voir aussi Lex 1.7.1.

Cet instrument s’applique au processus Gérer les finances. Périodicité: annuelle; Responsabilité: Contrôle interne et gestion des risques; Lien.