Voyages et frais professionnels

Principes de base

Tout voyage impliquant un déplacement en avion ou une nuitée (en Suisse ou à l’étranger) doit au préalable faire l’objet d’une demande de déplacement (DD) validée dans l’outil «Notes de frais» par la ou le responsable de l’unité ou une personne déléguée.

L’EPFL dispose d’une agence de voyages centrale, chargée de l’organisation des voyages académiques. Les demandes d’achat de billets d’avion doivent obligatoirement être adressées à l’agence afin de bénéficier entre autres des tarifs négociés avec les compagnies aériennes. Toute commande effectuée auprès de cette dernière permet d’apporter une assistance sécuritaire ou médicale à la personne qui voyage en cas de nécessité, ceci en collaboration avec International SOS.

Les décomptes de frais (DF), préparés dans l’outil «Notes de frais», doivent être accompagnés des justificatifs de dépenses et être validés par la supérieure ou le supérieur hiérarchique.

Pour leurs voyages et frais professionnels, les responsables d’unité et les personnes qui voyagent fréquemment peuvent demander une carte de crédit individuelle au Service de Comptabilité.

Responsabilités 

Les responsables d’unité sont tenus de s’assurer que leurs collaboratrices et collaborateurs sont informés de l’existence et du contenu des Directives pour l’organisation de voyages professionnelles responsables (LEX 5.6.2) et de voyages estudiantins responsables (LEX 5.6.3), ainsi que de la Directive relative au remboursement des frais professionnels (LEX 5.6.1).

Guidés par le devoir d’exemplarité et de transparence dans l’utilisation responsable des fonds publics (toutes sources de financement confondues), les responsables d’unités s’assurent de l’utilisation responsable des ressources et de l’absence d’enrichissement personnel.

Cadre juridique 

• LEX 5.1.1 «Règlement financier de l’EPFL» (Art. 48)
• LEX 5.6.1 «Directive relative remboursement des frais professionnels»
• LEX 5.6.2 « Directive relative à l’organisation de voyages professionnels responsables »
• LEX 5.6.3 « Directive relative à l’organisation de voyages estudiantins responsables »
• LEX 5.4.1 «Directive concernant l’utilisation des cartes de crédit»

Informations complémentaires

• • Guide pratique «Notes de frais»
  • Outil «Notes de frais» via Sésame
  • Informations sur les voyages à l’EPFL
  • Vidéoconférence

Conseils au quotidien 

Se référer aux indications disponibles sur le site internet

Privilégier la vidéoconférence afin de limiter les déplacements.

Une demande de déplacement validée est requise avant tout voyage impliquant un billet d’avion ou une nuitée (en Suisse ou à l’étranger). Elle permet de:

• fixer un budget de dépenses pour le voyage en question ;
• donner le droit à la personne qui voyage d’engager la totalité des dépenses prévues pour le voyage.

Avion:

• l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs voyagent en classe économique en Europe. Les responsables d’unité peuvent autoriser une catégorie supérieure pour des vols intercontinentaux.
• Le recours à l’agence de voyages de l’EPFL (ou à l’Online Booking Tool) est obligatoire pour l’achat des billets d’avion.

Transports publics:

• Les billets de train nationaux et internationaux doivent être achetés via le WebShop CFF. Le Businesstravel Service Center (tél. 0848 111 456) peut être sollicité en cas de problème.
• Pour encourager le recours aux transports publics à usage privé et professionnel, plusieurs rabais à l’achat d’abonnements de transports publics sont accordés au personnel régulier de l’EPFL (y compris doctorantes, stagiaires et apprenti·es). Pour plus d’informations, veuillez cliquer ici.

Voitures de location: Mobility car-sharing et Europcar sont les fournisseurs privilégiés de l’EPFL pour la location de voitures. Pour plus d’informations, veuillez cliquer ici.

Hébergement pour les personnes invitées: Dans la mesure du possible, utiliser les infrastructures hôtelières disponibles sur le campus.

Autres conseils

• Frais de représentation avec des tiers, séances au vert, repas de fin d’année : indiquer systématiquement le but de l’événement et le nombre de personnes présentes ainsi que leurs noms. Le montant maximal de la dépense est de CHF 100 par personne.
• Veiller à ce que les décomptes de frais soient dûment complétés, approuvés et accompagnés de tous les justificatifs au plus tard 30 jours après la date de retour du voyage.
• Les responsables d’unité doivent s’assurer que les dépenses effectuées par leurs collaboratrices et collaborateurs sont conformes aux directives et proportionnelles à leur utilité pour l’unité.