Achats ‒ Organisation et identité ‐ EPFL

Principes de base

Le service des achats conseille et soutient les unités de l’EPFL pour les achats de biens et de services. Tous les membres du personnel et du corps professoral se doivent d’appliquer les lois et ordonnances ainsi que les directives relatives aux achats à l’EPFL.

Les achats doivent être effectués en appliquant les principes suivants:

Respect des lois, ordonnances et directives;
Respect des règles d’éthique;
Existence d’un réel besoin;
Préparation d’un cahier des charges (obligatoire pour tout achat dès CHF 150’000.-);
En fonction des catégories et des besoins, développer et maintenir des catalogues de produits dans Catalyse ;
Négociation des biens et services aux meilleures conditions;
Transparence dans le choix des fournisseurs;
Égalité de traitement des fournisseurs;
Respect des principes de développement durable;
Enregistrement de toutes les commandes dans Catalyse.

Pour toute commande d’une valeur égale ou supérieure à CHF 50’000 (CHF 10’000 pour les équipements scientifiques), le service des achats recommande d’obtenir au moins trois offres de trois fournisseurs différents. Cela est également vivement conseillé dans le cas des contrôles effectués pour les organismes extérieurs de financement des laboratoires, afin d’assurer que ces fonds sont dépensés en respectant un critère d’économicité.

Pour toute acquisition supérieure à CHF 150’000 hors TVA, l’unité concernée doit établir un cahier des charges et inviter au minimum trois soumissionnaires différents. Lorsque la valeur dépasse le seuil fixé par la LMP/OMP (CHF 230’000 HT), la procédure ouverte d’appel d’offres public prévue par cette législation doit être appliquée.

Tous les membres du personnel et du corps professoral impliqués dans les processus d’achat sont tenus au strict respect des règles d’éthique. Cela inclut la signature de la clause d’impartialité, afin de garantir l’objectivité, la transparence et l’absence de conflits d’intérêts dans l’ensemble des démarches d’acquisition. Si une relation étroite existe entre une ou un membre du personnel et du corps professoral et un fournisseur et qu’elle est susceptible de donner lieu à un conflit d’intérêt (ou à la perception qu’un conflit d’intérêt existe), la ou le membre du personnel et du corps professoral est tenu de se récuser. Par «relation étroite», il faut entendre les relations d’affaires actuelles ou passées avec des personnes physiques ou morales (emploi accessoire, actionnariat, relations de travail).

Les relations de couple (mariage, union libre), la parenté ou les liens de dépendance économique, entre autres.

Les membres du personnel et du corps professoral impliqués dans des projets d’acquisition, ainsi que le personnel des centres d’achat, doivent notamment respecter les principes suivants:

Informer immédiatement, par écrit, la supérieure ou le supérieur hiérarchique et le service des achats au plus tard à réception d’une offre d’un fournisseur avec lequel une relation étroite existe ;
Agir exclusivement dans l’intérêt de l’EPFL lors de l’évaluation des offres ;
Traiter toutes les informations, documents et conclusions relatifs à un projet d’acquisition de façon confidentielle avant, pendant et après le processus d’appel d’offres. Ces données ne doivent en aucun cas être divulguées à des tiers non autorisés ;
Avant ou pendant le projet d’acquisition, éviter au maximum tout contact avec les fournisseurs potentiels susceptibles de compromettre l’égalité de traitement de l’ensemble des soumissionnaires.

Le service des achats s’assure que toutes les parties prenantes, internes et externes à l’EPFL, participant à une procédure d’adjudication selon la LMP, comprennent et signent la déclaration d’impartialité conformément à l’article 3 de l’OMP. Cette déclaration a pour objectif d’assurer que seuls participent aux procédures d’adjudication des collaborateurs et collaboratrices ainsi que des mandataires externes qui soient en mesure d’évaluer les offres de manière totalement neutre et impartiale.

Responsabilités

Les tâches, les compétences et les responsabilités concernant le processus d’achat à l’EPFL sont définies dans les Directives d’achat. Conformément à ces dernières, le service des achats est responsable des achats ainsi que de la supervision des centres d’achats compétents au sein de l’EPFL. Le site du service des achats référence les processus.

Les responsables d’unité de l’EPFL se doivent de de connaître les principes d’adjudication des marchés et les règles en matière de conflits d’intérêts et de récusation. Elles et ils doivent les mettre en pratique dans leur domaine de responsabilité. Toute ou tout membre du personnel et du corps professoral de l’EPFL est tenu de respecter les principes ci-dessus lorsqu’elle ou il effectue des achats.

Cadre juridique

Informations complémentaires

Conseils au quotidien

L’article 21, al. 3, LPers et l’article 56 b O. pers. Domaine des EPF stipulent: « Dans l’exercice de leurs activités professionnelles, les collaboratrices et collaborateurs ne doivent pas accepter de tiers, ni pour elles-mêmes ou eux-mêmes ni pour leurs proches, de dons ou d’autres avantages allant au-delà des modestes marques de civilité conformes aux usages sociaux, et susceptibles de créer des liens de dépendance.» Ces dispositions sont reprises également dans la LEX 4.6.1 «Directive en matière d’acceptation d’avantages et d’invitations reçus », (voir chapitre «Invitations et avantages»).

En tant que partie prenante d’un processus d’adjudication en cours, refuser tous les cadeaux, invitations ou avantages qui seraient proposés par les fournisseurs existants ou potentiels, quel qu’en soit le montant, et informer immédiatement sa supérieure ou son supérieur et le service des achats.

Contacter le service des achats au début du processus de planification des besoins et achats pour bénéficier de conseils appropriés et des meilleures conditions possibles ; impliquer l’ECO s’il s’agit d’équipements scientifiques.

Dans le processus d’appel d’offres public:

Prévoir au moins 6 mois entre la rédaction du cahier des charges et la signature de la commande;
Définir le cahier des charges sur la base de spécifications techniques minimales propres et non selon les caractéristiques du produit du fournisseur;

Utiliser le portail d’achat central Catalyse pour les commandes et achats: cela permet de s’assurer du respect des processus et des limites de dépenses, de l’archivage des documents d’achat, de la traçabilité et du traitement conforme de votre commande.

Les achats/acquisitions effectués dans le cadre de projets de recherche doivent respecter les règles d’achat de l’EPFL et, le cas échéant, les règles relatives aux marchés publics.

Lors du développement de prototypes ou de nouveaux services avec un partenaire industriel, les commandes doivent également être validées par le service des achats pour garantir le respect des règles d’acquisition en vigueur.

Seul la Vice-présidence pour les opérations est habilitée à conclure des contrats de bail (voir chapitre « Immobilier et infrastructures »).

Contact

Service des achats

[email protected]