Immobilier et infrastructures

Toute modification nécessaire aux infrastructures pour répondre aux besoins des utilisatrices et utilisateurs doit se faire par le portail web des «demandes d’intervention». Ces demandes sont analysées et en cas d’accord des organes compétents de la VPO, les travaux sont commandés et suivis par des cheffes et chefs de projets habilités dans les domaines requis.

Pour les déménagements ou les demandes de mobilier, les membres de l’EPFL suivent la même démarche via une «demande d’intervention». Seuls les domaines VPO-DC et VPO-SE sont habilités à faire l’acquisition de mobilier, ce sur la base d’un catalogue de modèles standards. Les demandes spécifiques seront analysées et ne seront acceptées que dans des cas exceptionnels et justifiés.

Les prestations liées aux équipements scientifiques sont sous la responsabilité et à charge des facultés et des unités concernées. Les raccordements aux infrastructures sont également pris en charge dans le cadre des crédits d’achats des équipements, mais leur exécution est réalisée  sous la responsabilité des domaines VPO-DC et VPO-SE et doivent faire l’objet d’une demande d’intervention.

Le montage et le démontage des équipements, leurs conditionnements et déménagements, sont de la responsabilité des facultés. Les domaines VPO-DC et VPO-SE interviennent uniquement en tant que coordinateurs si les interventions sont liées à l’aménagement de locaux qui sont sous sa responsabilité. En cas de déménagement, il est du ressort des membres du personnel et du corps professoral d’évacuer leur matériel pour restituer les locaux propres. Le cas échéant, les frais induits seront facturés aux unités concernées.

Il est de la responsabilité des membres de l’EPFL d’anticiper leurs demandes pour que les prestations puissent être faites dans les délais requis. Les procédures d’appels d’offres et de commandes (hors période de vacances de certains fournisseurs) peuvent prendre 8 à 10 semaines avant livraison.

Le Project Management Office (PMO) du domaine VPO-DC est responsable de la base de données unique et officielle de l’EPFL en matière de locaux et surfaces. Toute base de données parallèle est à proscrire. Les facultés et les autres utilisateurs doivent tenir à jour la documentation de l’utilisation de leurs locaux, soit via les outils accessibles aux Responsables d’Infrastructure, soit en communiquant directement ces changements au PMO.

L’affectation et la mise à disposition des locaux sont régies par le PMO. La gestion des périmètres des espaces facultaires est confiée aux Facultés / Collèges, mais conformément aux règles en vigueur, l’autorité ultime sur ces espaces est la VPO, pour le compte de la Direction.  Le PMO  est également le seul service habilité à conclure des baux à loyer au nom de l’EPFL.