Foire aux question (FAQ) ‒ ENAC SAR ‐ EPFL

Foire aux questions (FAQ)

Objet et lieu du stage

– J’ai trouvé un stage dans un domaine proche de l’architecture qui m’intéresse beaucoup. Puis je le faire ?

Avant de commencer ce genre de stage, il faut soumettre par email une demande détaillée à la section qui va décider si le stage peut être validé ou pas. Dans la demande il faut mentionner le nom de l’entreprise, la qualification du maître de stage et résumer le cahier des charges proposé. Sans cela l’étudiant risque de voir la validation de son stage refusée le moment venu.

– Qui peut m’aider pour les procédures d’émigration pour un stage à l’étranger ?

La section ne s’occupe pas de l’organisation des stages à l’étranger. Il existe plusieurs organismes spécialisés dans ce genre de démarches, en particulier pour les États-Unis, par exemple :

Il est conseillé aux étudiants de consulter en tous cas la page https://securite.epfl.ch/voyages.

Candidatures et annonces de stage

– Comment dois-je remplir le champ « Description et objectifs » dans le formulaire d’annonce de stage sur IS-Academia ?

Il faut donner des indications sommaires des tâches qui vous seront déléguées par l’entreprise. En d’autres mots il faut faire un très bref résumé du cahier des charges. Ce champ est très important, il est indispensable pour que la section puisse valider le stage. Merci de ne pas écrire par exemple : « stage en architecture », « stage obligatoire », « stage de 6 mois », etc.

– J’ai trouvé un stage en dehors de la liste ISA, comment dois-je procéder pour le faire valider ?

Il faut charger une description détaillée du stage sur IS-Academia en suivant la procédure décrite dans le Vade-mecum pour l’annonce et la gestion des stages sur IS-Academia.

– J’ai postulé pour un stage sur IS-Academia mais l’entreprise n’a pas répondu. Que faire ?

Même si l’EPFL encourage les entreprises à répondre ponctuellement aux candidatures soumises, si une entreprise ne contacte pas l’étudiant après un délai raisonnable, nous n’avons aucun moyen de l’obliger à le faire.

– Le responsable du suivi de mon stage a changé et j’aimerais modifier cette information sur IS-Academia. Comment faire ?

Ecrivez au coordinateur des stages de la section et indiquez le nom et l’adresse email du nouveau maître de stage. Nous allons nous charger de mettre à jour la base des données.

Durée du stage et temps de travail

– Puis-je faire un stage à temps partiel ?

Il faut présenter une demande préalable à la section en expliquant les raisons et en indiquant le pourcentage de travail envisagé.

– Puis-je faire un stage à 40% ?

Non, les stages à temps partiel pour un temps de travail inférieur au 50% ne sont pas validés.

– Est-ce possible de faire mes 12 mois de stage obligatoire en trois semestres ?

Exceptionnellement et sur préavis de la section, un 3e semestre de stage peut être accordé par le Service académique, si cela est indispensable pour compléter les 12 mois. Merci d’envoyer par email votre demande motivée au Service académique et de nous mettre en copie.

– Est-ce possible de faire mes 12 mois de stage obligatoire en quatre semestres ?

Non, à la suite du troisième semestre éventuellement autorisé sur demande préalable, l’étudiant commence le cycle master ou s’exmatricule.

– J’aimerais continuer mon stage au-delà des 12 mois ou des 3 semestres, quelles sont les formalités nécessaires pour m’exmatriculer et pour reprendre mes études plus tard ?

Il faut informer par email le service académique de votre décision et mettre la section en copie. Si vous avez terminé vos 12 mois de stage avant de quitter l’EPFL, il est recommandé de valider vos stages et faire parvenir à la section un rapport de stage final avant de vous exmatriculer.

– Comment on calcule le nombre de mois de stage effectués ?

Le portail IS-Academia fournit un décompte automatique des mois effectués

– Puis-je faire des stages d’été d’un mois ?

Vous pouvez faire un stage d’été d’un mois en fin de deuxième année bachelor. Les stages d’une durée inférieure sont interdits.

– J’ai décidé de prolonger mon stage et j’aimerais modifier la date de fin de stage sur IS-Academia. Comment faire ?

Veuillez informer le coordinateur par email, au moins 15 jours avant la fin initialement prévue et ne pas procéder à l’évaluation tout de suite mais attendre la nouvelle date de fin communiquée au coordinateur.

– Je n’arrive pas à terminer mes 12 mois de stage pour la rentrée de septembre. Puis-je terminer mon stage au lieu de reprendre les cours et commencer mon master au printemps ?

Oui, exceptionnellement et sur préavis de la section, un 3e semestre de stage peut être accordé par le Service académique. Merci de présenter votre demande par email et de nous mettre en copie.

Convention de stage

– A quoi sert une convention de stage ?

La convention de stage est un contrat permet de préciser, comme pour un contrat de travail, les engagements mutuels (droits et devoirs) : missions, rémunérations, horaires, dates de début et fin de mission, afin de vous protéger et de poser un cadre précis à votre stage. Elle est obligatoire pour les stages en France et recommandé pour la Suisse et les autre pays. Sont contenu ne peut pas être modifiés.

– Comment dois-je remplir l’art. 2 « Contenu du stage » dans la convention de stage ?

Il faut donner des indications sommaires des tâches qui vous seront déléguées par l’entreprise. En d’autres mots il faut faire un très bref résumé du cahier des charges. Cet article est très important et indispensable pour que la section puisse vérifier la validité du stage. Merci de ne pas écrire par exemple : « stage en architecture », « stage obligatoire », « stage de 6 mois », etc.

– Comment dois-je procéder pour soumettre la convention à la signature du coordinateur des stages de la section ?

La convention doit être signée par les deux parties (employeur et stagiaire) AVANT de l’envoyer au coordinateur des stages et AVANT le début du stage. Elle peut être transmise en trois copies par courrier affranchi ou par email en une seule copie au format PDF.

Rapport de stage

– J’ai fait plusieurs stages pour compléter mes 12 mois de stage obligatoire. Combien de rapport dois-je présenter à la section ?

Il faut présenter un seul rapport pour la globalité des 12 mois.

– Quand dois-je présenter mon rapport de stage ?

À la fin des 12 mois obligatoires vous recevez un mail de la section avant le début de votre master qui fixe un délai pour apporter le rapport de stage au secrétariat.

– J’ai fait plusieurs stages pour compléter mes 12 mois de stage obligatoire. Dois-je présenter un rapport de deux pages A4 pour chacun de ces stages ?

Non, un seul rapport de deux pages A4 de texte suffit pour l’ensemble des stages effectués durant les 12 mois obligatoires.