Foire aux question (FAQ)

Foire aux questions (FAQ)

Objet et lieu du stage

– J’ai trouvĂ© un stage dans un domaine proche de l’architecture qui m’intĂ©resse beaucoup. Puis je le faire ?

Avant de commencer ce genre de stage, il faut soumettre par email une demande dĂ©taillĂ©e Ă  la section qui va dĂ©cider si le stage peut ĂȘtre validĂ© ou pas. Dans la demande il faut mentionner le nom de l’entreprise, la qualification du maĂźtre de stage et rĂ©sumer le cahier des charges proposĂ©. Sans cela l’Ă©tudiant risque de voir la validation de son stage refusĂ©e le moment venu.

– Qui peut m’aider pour les procĂ©dures d’émigration pour un stage Ă  l’étranger ?

La section ne s’occupe pas de l’organisation des stages Ă  l’étranger. Il existe plusieurs organismes spĂ©cialisĂ©s dans ce genre de dĂ©marches, en particulier pour les États-Unis, par exemple :

Il est conseillé aux étudiants de consulter en tous cas la page https://securite.epfl.ch/voyages.

Candidatures et annonces de stage

– Comment dois-je remplir le champ « Description et objectifs » dans le formulaire d’annonce de stage sur IS-Academia ?

Il faut donner des indications sommaires des tĂąches qui vous seront dĂ©lĂ©guĂ©es par l’entreprise. En d’autres mots il faut faire un trĂšs bref rĂ©sumĂ© du cahier des charges. Ce champ est trĂšs important, il est indispensable pour que la section puisse valider le stage. Merci de ne pas Ă©crire par exemple : « stage en architecture », « stage obligatoire », « stage de 6 mois », etc.

– J’ai trouvĂ© un stage en dehors de la liste ISA, comment dois-je procĂ©der pour le faire valider ?

Il faut charger une description dĂ©taillĂ©e du stage sur IS-Academia en suivant la procĂ©dure dĂ©crite dans le Vade-mecum pour l’annonce et la gestion des stages sur IS-Academia.

– J’ai postulĂ© pour un stage sur IS-Academia mais l’entreprise n’a pas rĂ©pondu. Que faire ?

MĂȘme si l’EPFL encourage les entreprises Ă  rĂ©pondre ponctuellement aux candidatures soumises, si une entreprise ne contacte pas l’étudiant aprĂšs un dĂ©lai raisonnable, nous n’avons aucun moyen de l’obliger Ă  le faire.

– Le responsable du suivi de mon stage a changĂ© et j’aimerais modifier cette information sur IS-Academia. Comment faire ?

Ecrivez au coordinateur des stages de la section et indiquez le nom et l’adresse email du nouveau maĂźtre de stage. Nous allons nous charger de mettre Ă  jour la base des donnĂ©es.

Durée du stage et temps de travail

– Puis-je faire un stage Ă  temps partiel ?

Il faut présenter une demande préalable à la section en expliquant les raisons et en indiquant le pourcentage de travail envisagé.

– Puis-je faire un stage Ă  40% ?

Non, les stages à temps partiel pour un temps de travail inférieur au 50% ne sont pas validés.

– Est-ce possible de faire mes 12 mois de stage obligatoire en trois semestres ?

Exceptionnellement et sur prĂ©avis de la section, un 3e semestre de stage peut ĂȘtre accordĂ© par le Service acadĂ©mique, si cela est indispensable pour complĂ©ter les 12 mois. Merci d’envoyer par email votre demande motivĂ©e au Service acadĂ©mique et de nous mettre en copie.

– Est-ce possible de faire mes 12 mois de stage obligatoire en quatre semestres ?

Non, Ă  la suite du troisiĂšme semestre Ă©ventuellement autorisĂ© sur demande prĂ©alable, l’étudiant commence le cycle master ou s’exmatricule.

– J’aimerais continuer mon stage au-delĂ  des 12 mois ou des 3 semestres, quelles sont les formalitĂ©s nĂ©cessaires pour m’exmatriculer et pour reprendre mes Ă©tudes plus tard ?

Il faut informer par email le service acadĂ©mique de votre dĂ©cision et mettre la section en copie. Si vous avez terminĂ© vos 12 mois de stage avant de quitter l’EPFL, il est recommandĂ© de valider vos stages et faire parvenir Ă  la section un rapport de stage final avant de vous exmatriculer.

– Comment on calcule le nombre de mois de stage effectuĂ©s ?

Le portail IS-Academia fournit un décompte automatique des mois effectués

– Puis-je faire des stages d’étĂ© d’un mois ?

Vous pouvez faire un stage d’Ă©tĂ© d’un mois en fin de deuxiĂšme annĂ©e bachelor. Les stages d’une durĂ©e infĂ©rieure sont interdits.

– J’ai dĂ©cidĂ© de prolonger mon stage et j’aimerais modifier la date de fin de stage sur IS-Academia. Comment faire ?

Veuillez informer le coordinateur par email, au moins 15 jours avant la fin initialement prĂ©vue et ne pas procĂ©der Ă  l’évaluation tout de suite mais attendre la nouvelle date de fin communiquĂ©e au coordinateur.

– Je n’arrive pas Ă  terminer mes 12 mois de stage pour la rentrĂ©e de septembre. Puis-je terminer mon stage au lieu de reprendre les cours et commencer mon master au printemps ?

Oui, exceptionnellement et sur prĂ©avis de la section, un 3e semestre de stage peut ĂȘtre accordĂ© par le Service acadĂ©mique. Merci de prĂ©senter votre demande par email et de nous mettre en copie.

Convention de stage

A quoi sert une convention de stage ?

La convention de stage est un contrat permet de prĂ©ciser, comme pour un contrat de travail, les engagements mutuels (droits et devoirs) : missions, rĂ©munĂ©rations, horaires, dates de dĂ©but et fin de mission, afin de vous protĂ©ger et de poser un cadre prĂ©cis Ă  votre stage. Elle est obligatoire pour les stages en France et recommandĂ© pour la Suisse et les autre pays. Sont contenu ne peut pas ĂȘtre modifiĂ©s.

– Comment dois-je remplir l’art. 2 « Contenu du stage » dans la convention de stage ?

Il faut donner des indications sommaires des tĂąches qui vous seront dĂ©lĂ©guĂ©es par l’entreprise. En d’autres mots il faut faire un trĂšs bref rĂ©sumĂ© du cahier des charges. Cet article est trĂšs important et indispensable pour que la section puisse vĂ©rifier la validitĂ© du stage. Merci de ne pas Ă©crire par exemple : « stage en architecture », « stage obligatoire », « stage de 6 mois », etc.

– Comment dois-je procĂ©der pour soumettre la convention Ă  la signature du coordinateur des stages de la section ?

La convention doit ĂȘtre signĂ©e par les deux parties (employeur et stagiaire) AVANT de l’envoyer au coordinateur des stages et AVANT le dĂ©but du stage. Elle peut ĂȘtre transmise en trois copies par courrier affranchi ou par email en une seule copie au format PDF.

Rapport de stage

– J’ai fait plusieurs stages pour complĂ©ter mes 12 mois de stage obligatoire. Combien de rapport dois-je prĂ©senter Ă  la section ?

Il faut présenter un seul rapport pour la globalité des 12 mois.

– Quand dois-je prĂ©senter mon rapport de stage ?

À la fin des 12 mois obligatoires vous recevez un mail de la section avant le dĂ©but de votre master qui fixe un dĂ©lai pour apporter le rapport de stage au secrĂ©tariat.

– J’ai fait plusieurs stages pour complĂ©ter mes 12 mois de stage obligatoire. Dois-je prĂ©senter un rapport de deux pages A4 pour chacun de ces stages ?

Non, un seul rapport de deux pages A4 de texte suffit pour l’ensemble des stages effectuĂ©s durant les 12 mois obligatoires.