Foire aux questions (FAQ)
Objet et lieu du stage
– Jâai trouvĂ© un stage dans un domaine proche de l’architecture qui mâintĂ©resse beaucoup. Puis je le faire ?
Avant de commencer ce genre de stage, il faut soumettre par email une demande dĂ©taillĂ©e Ă la section qui va dĂ©cider si le stage peut ĂȘtre validĂ© ou pas. Dans la demande il faut mentionner le nom de lâentreprise, la qualification du maĂźtre de stage et rĂ©sumer le cahier des charges proposĂ©. Sans cela l’Ă©tudiant risque de voir la validation de son stage refusĂ©e le moment venu.
– Qui peut mâaider pour les procĂ©dures dâĂ©migration pour un stage Ă lâĂ©tranger ?
La section ne sâoccupe pas de lâorganisation des stages Ă lâĂ©tranger. Il existe plusieurs organismes spĂ©cialisĂ©s dans ce genre de dĂ©marches, en particulier pour les Ătats-Unis, par exemple :
Il est conseillé aux étudiants de consulter en tous cas la page https://securite.epfl.ch/voyages.
Candidatures et annonces de stage
– Comment dois-je remplir le champ « Description et objectifs » dans le formulaire dâannonce de stage sur IS-Academia ?
Il faut donner des indications sommaires des tĂąches qui vous seront dĂ©lĂ©guĂ©es par lâentreprise. En dâautres mots il faut faire un trĂšs bref rĂ©sumĂ© du cahier des charges. Ce champ est trĂšs important, il est indispensable pour que la section puisse valider le stage. Merci de ne pas Ă©crire par exemple : « stage en architecture », « stage obligatoire », « stage de 6 mois », etc.
– Jâai trouvĂ© un stage en dehors de la liste ISA, comment dois-je procĂ©der pour le faire valider ?
Il faut charger une description dĂ©taillĂ©e du stage sur IS-Academia en suivant la procĂ©dure dĂ©crite dans le Vade-mecum pour l’annonce et la gestion des stages sur IS-Academia.
– Jâai postulĂ© pour un stage sur IS-Academia mais lâentreprise nâa pas rĂ©pondu. Que faire ?
MĂȘme si lâEPFL encourage les entreprises Ă rĂ©pondre ponctuellement aux candidatures soumises, si une entreprise ne contacte pas lâĂ©tudiant aprĂšs un dĂ©lai raisonnable, nous nâavons aucun moyen de lâobliger Ă le faire.
– Le responsable du suivi de mon stage a changĂ© et jâaimerais modifier cette information sur IS-Academia. Comment faire ?
Ecrivez au coordinateur des stages de la section et indiquez le nom et lâadresse email du nouveau maĂźtre de stage. Nous allons nous charger de mettre Ă jour la base des donnĂ©es.
Durée du stage et temps de travail
– Puis-je faire un stage Ă temps partiel ?
Il faut présenter une demande préalable à la section en expliquant les raisons et en indiquant le pourcentage de travail envisagé.
– Puis-je faire un stage Ă 40% ?
Non, les stages à temps partiel pour un temps de travail inférieur au 50% ne sont pas validés.
– Est-ce possible de faire mes 12 mois de stage obligatoire en trois semestres ?
Exceptionnellement et sur prĂ©avis de la section, un 3e semestre de stage peut ĂȘtre accordĂ© par le Service acadĂ©mique, si cela est indispensable pour complĂ©ter les 12 mois. Merci dâenvoyer par email votre demande motivĂ©e au Service acadĂ©mique et de nous mettre en copie.
– Est-ce possible de faire mes 12 mois de stage obligatoire en quatre semestres ?
Non, Ă la suite du troisiĂšme semestre Ă©ventuellement autorisĂ© sur demande prĂ©alable, lâĂ©tudiant commence le cycle master ou sâexmatricule.
– Jâaimerais continuer mon stage au-delĂ des 12 mois ou des 3 semestres, quelles sont les formalitĂ©s nĂ©cessaires pour mâexmatriculer et pour reprendre mes Ă©tudes plus tard ?
Il faut informer par email le service acadĂ©mique de votre dĂ©cision et mettre la section en copie. Si vous avez terminĂ© vos 12 mois de stage avant de quitter lâEPFL, il est recommandĂ© de valider vos stages et faire parvenir Ă la section un rapport de stage final avant de vous exmatriculer.
– Comment on calcule le nombre de mois de stage effectuĂ©s ?
Le portail IS-Academia fournit un décompte automatique des mois effectués
– Puis-je faire des stages dâĂ©tĂ© dâun mois ?
Vous pouvez faire un stage d’Ă©tĂ© d’un mois en fin de deuxiĂšme annĂ©e bachelor. Les stages dâune durĂ©e infĂ©rieure sont interdits.
– Jâai dĂ©cidĂ© de prolonger mon stage et jâaimerais modifier la date de fin de stage sur IS-Academia. Comment faire ?
Veuillez informer le coordinateur par email, au moins 15 jours avant la fin initialement prĂ©vue et ne pas procĂ©der Ă lâĂ©valuation tout de suite mais attendre la nouvelle date de fin communiquĂ©e au coordinateur.
– Je nâarrive pas Ă terminer mes 12 mois de stage pour la rentrĂ©e de septembre. Puis-je terminer mon stage au lieu de reprendre les cours et commencer mon master au printemps ?
Oui, exceptionnellement et sur prĂ©avis de la section, un 3e semestre de stage peut ĂȘtre accordĂ© par le Service acadĂ©mique. Merci de prĂ©senter votre demande par email et de nous mettre en copie.
Convention de stage
– A quoi sert une convention de stage ?
La convention de stage est un contrat permet de prĂ©ciser, comme pour un contrat de travail, les engagements mutuels (droits et devoirs) : missions, rĂ©munĂ©rations, horaires, dates de dĂ©but et fin de mission, afin de vous protĂ©ger et de poser un cadre prĂ©cis Ă votre stage. Elle est obligatoire pour les stages en France et recommandĂ© pour la Suisse et les autre pays. Sont contenu ne peut pas ĂȘtre modifiĂ©s.
– Comment dois-je remplir lâart. 2 « Contenu du stage » dans la convention de stage ?
Il faut donner des indications sommaires des tĂąches qui vous seront dĂ©lĂ©guĂ©es par lâentreprise. En dâautres mots il faut faire un trĂšs bref rĂ©sumĂ© du cahier des charges. Cet article est trĂšs important et indispensable pour que la section puisse vĂ©rifier la validitĂ© du stage. Merci de ne pas Ă©crire par exemple : « stage en architecture », « stage obligatoire », « stage de 6 mois », etc.
– Comment dois-je procĂ©der pour soumettre la convention Ă la signature du coordinateur des stages de la section ?
La convention doit ĂȘtre signĂ©e par les deux parties (employeur et stagiaire) AVANT de l’envoyer au coordinateur des stages et AVANT le dĂ©but du stage. Elle peut ĂȘtre transmise en trois copies par courrier affranchi ou par email en une seule copie au format PDF.
Rapport de stage
– Jâai fait plusieurs stages pour complĂ©ter mes 12 mois de stage obligatoire. Combien de rapport dois-je prĂ©senter Ă la section ?
Il faut présenter un seul rapport pour la globalité des 12 mois.
– Quand dois-je prĂ©senter mon rapport de stage ?
à la fin des 12 mois obligatoires vous recevez un mail de la section avant le début de votre master qui fixe un délai pour apporter le rapport de stage au secrétariat.
– Jâai fait plusieurs stages pour complĂ©ter mes 12 mois de stage obligatoire. Dois-je prĂ©senter un rapport de deux pages A4 pour chacun de ces stages ?
Non, un seul rapport de deux pages A4 de texte suffit pour lâensemble des stages effectuĂ©s durant les 12 mois obligatoires.