La procédure de remise des notes est établie par le Service Académique (SAC). Les délais pouvant varier, il est important de consulter le calendrier académique en accès restreint pour connaître le délai pour les notes de l’année propédeutique ou le délai pour toutes les notes (sauf année propédeutique).
Les notes soumises par les enseignants sont examinées pendant la conférence des notes des sections. Les enseignants peuvent être invités à vérifier ou contrôler les notes par la conférence des notes des sections, et ils doivent donc s’assurer qu’ils sont joignables et ont accès au matériel d’examen requis au moment de la conférence des notes de la section concernée.
Une fois la note soumise, il est possible de la rectifier seulement en cas d’erreur avérée. Tout changement dans les notes doit être vérifié et approuvé par l’enseignant responsable et le directeur de section, qui doivent confirmer qu’une véritable erreur a été constatée. Une attention toute particulière doit être accordée aux cas ou le changement de note impacte la promotion de l’étudiant. Ce formulaire de correction de note (.pdf) dûment rempli et signé est indispensable pour tout changement de note.
Il est recommandé de recontrôler les notes inférieures à 4 avant leur soumission (voir l’annexe de la directive interne sur les examens à l’EPFL).
Ne communiquez pas la note d’une épreuve en session d’examen à l’étudiant. La seule exception concerne les projets de Master : vous pouvez communiquer au candidat s’il a réussi ou non son projet de Master mais sans donner la note. Selon l’article 19 de l’Ordonnance sur le contrôle des études, seul le Vice-président pour les affaires académiques est compétent pour notifier aux étudiants les décisions de réussite ou d’échec avec mention des notes et crédits obtenus par branche.
Il est déconseillé de dire ou de laisser entendre après coup à un étudiant que la note a été mise avec un certain de degré de flexibilité. Après vérification des notes pour la conférence des notes de section, les résultats sont définitifs. En cas d’erreur, l’étudiant dépose par écrit une demande de recours auprès du SAC.
Après avoir été notifié de son résultat, l’étudiant peut demander à l’enseignant de consulter son épreuve dans les six mois qui suivent l’examen (article 15 de l’Ordonnance sur le contrôle des études).
Lors de la consultation de leur épreuve, les étudiants ne doivent pas être en mesure de modifier leur copie. Idéalement, une copie de leur épreuve leur est présentée (copie physique ou électronique) – le recours à l’original doit rester possible en cas de nécessité. En cas de recours à l’épreuve originale, la consultation doit se faire sous la plus stricte surveillance.
Durant la consultation, l’enseignant n’a pas à remettre en question sa correction. Les séances ne sont pas prévues pour contester ou discuter de la correction. Si l’étudiant ne comprend pas la correction ou souhaite la contester, il doit suivre la procédure de demande de révision et recours : https://www.epfl.ch/education/studies/reglement-et-procedure/demande_revision-2/
Les copies doivent être conservées pendant six mois après la fin du cycle d’études correspondant. N’oubliez pas que les étudiants ne terminent pas forcément leur cycle dans le temps minimum imparti. Dans la pratique, la durée de conservation est donc :
- Cycle propédeutique : 6 mois après la fin de l’année propédeutique correspondante
- Cycle bachelor : 4 ans + 6 mois
- Cycle master : 3 ans + 6 mois
- Projet de master : 6 mois
En cas de recours, ces délais sont prolongés jusqu’au terme de la procédure.