Principes de base
L’EPFL est tenue d’archiver « les documents qui ont une valeur juridique, politique, économique, historique, sociale et culturelle ». Elle assume cette responsabilité de façon autonome, dans le respect des consignes énoncées dans l’ordonnance sur l’archivage (OLAr).
L’archivage documente la gestion et les activités de l’EPFL en relation avec ses missions, favorise la continuité des activités et en permet le contrôle. Il vise à protéger les intérêts légitimes de l’Institution, à constituer le patrimoine documentaire de l’institution et à créer les conditions nécessaires aux recherches historiques, scientifiques et sociales.
Responsabilités
Les Archives EPFL, créées par décision de la Présidence en février 2024, sont chargées de la sauvegarde et de la mise en valeur de tous les documents de valeur archivistique qu’elles reçoivent des unités versantes. Elles rendent ces documents accessibles en tant qu’archives dans le cadre des dispositions légales, et mettent tout en œuvre pour les protéger par des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Les versements se font de manière spontanée par les services, laboratoires et unités, et concernent les documents qui ne sont plus nécessaires à leurs activités. L’évaluation, le tri, la destruction éventuelle doivent se faire en concertation avec le service des Archives. Les documents versés restent accessibles, dans les limites prévues par la loi ou selon des obligations et protections qui leur seraient particulières (p. ex. contrats).
Les Archives EPFL soutiennent les laboratoires et unités dans la gestion de leurs documents tout au long de leur cycle de vie et proposent aux unités qui en font la demande :
- une assistance au pré-archivage (traitement, organisation et tri en vue d’un versement),
- un accompagnement à la gestion documentaire courante,
- des outils et bonnes pratiques,
- des conseils personnalisés.