Finances

Le Règlement financier (LEX 5.1.1) de l’EPFL est le document de référence pour la gestion des finances de l’EPFL.

Toutes les ressources financières entrant à l’EPFL sont propriété de l’EPFL, quelle que soit leur source de financement.

La ou le responsable d’unité gère et contrôle les moyens financiers qui lui sont attribués et répond de l’usage responsable de ces ressources.

La ou le responsable d’unité doit notamment effectuer des contrôles mensuels et semestriels des fonds placées sous sa responsabilité (art. 71 et 72 du Règlement financier de l’EPFL). Elle ou il peut déléguer certains de ces contrôles à une ou un gestionnaire d’unité, mais reste responsable de l’usage de ces ressources financières, gérées au travers des fonds.

La ou le responsable d’unité est également en charge de vérifier annuellement que l’inventaire des biens relatifs à son unité est exact et à jour.

Les droits de signature pour tout engagement ayant une incidence financière se fondent sur les compétences définies dans le Règlement financier. Les limites suivantes s’appliquent à toute obligation financière à l’égard de tiers (achats de biens et services):

• jusqu’à CHF 5’000: signature individuelle d’une personne autorisée de l’unité.
• de CHF 5’001 à 50’000: signature conjointe de deux personnes autorisées de l’unité ;
• de CHF 50’001 à 100’000: signature conjointe de la personne responsable de fonds chargée de la transaction et de celle responsable de l’unité de niveau 3 (ou la personne disposant d’une délégation équivalente au responsable de l’unité de niveau 3) ;
• de CHF 100’001 à 250’000: signature conjointe de la personne responsable de fonds chargée de la transaction et de celle responsable de l’unité de niveau 2b (ou la personne disposant d’une délégation équivalente au responsable de l’unité de niveau 2b) ;
• de CHF 250’001 à 500’000: signature conjointe de la personne responsable de fonds chargée de la transaction et de celle responsable de l’unité de niveau 2 (ou la personne disposant d’une délégation équivalente au responsable de l’unité de niveau 2) ;
• plus de CHF 500’000: signature conjointe de deux membres de la Direction de l’EPFL.

Les règles de validation en matière de frais professionnels sont précisées au chapitre «Voyages et frais professionnels»

Les règles de validation en matière immobilière font l’objet de dispositions spécifiques (LEX 7.1.0.2).

Les contrats de donation, de legs ou de sponsoring dès CHF 50’000 doivent être approuvés par la Direction de l’EPFL.

Les contrats de recherche ou de services avec des entreprises ou autres entités à but lucratif sont signés par:

• la ou le responsable de l’unité concernée s’il est inférieur à CHF 50’000 ;
• la ou le responsable d’unité et la ou le responsable de l’Office de transfert de technologies (TTO) s’il est supérieur ou égal à CHF 50’000

Les contrats de subsides de recherche ou de services avec les organismes de subside ou autres entités à but non lucratif sont co-signés par la ou le responsable de l’unité ou la ou le Principal Investigator (en premier) puis par le Research Office (REO).

Les contrats de transfert de technologies et de licences sont signés par la ou le responsable du TTO et la ou le responsable de l’unité directement concernée. Voir chapitre «Valorisation et transfert de technologies».