Invitations et avantages

Principes de base 

Dans un souci d’exemplarité, l’EPFL a souhaité établir des règles claires d’acceptation d’invitations ou d’avantages par les membres du personnel et du corps professoral ainsi que par les membres de sa Direction au sens large¹, y compris sa Présidente ou son Président. Ceci, dans le but d’éviter que l’indépendance des membres du personnel et du corps professoral ou membres de la Direction au sens large soit affectée.

La Directive en matière d’acceptation d’avantages et d’invitations reçus (LEX 4.1.6) définit ainsi sous quelles conditions des avantages et invitations peuvent être acceptés de la part de tiers.

Par avantages, on entend notamment:

• les cadeaux;
• les dons;
• les commissions.

Par invitations, on entend:

• les invitations commerciales ou de divertissement sortant du cadre de l’activité usuelle du membre du personnel et du corps professoral ou membre de la Direction au sens large.

Ces dispositions doivent également guider tout membre du personnel et du corps professoral ou membre de la Direction au sens large souhaitant offrir des invitations ou des avantages un tiers.

1. Par « Membre de la Direction au sens large », on entend: les Membre de la Direction de l’EPFL (voir LEX 1.1.1, art. 3) (Présidente ou Président, Vice-présidente ou Vice-président). Vice-présidentes ou Vice-présidents associés, Directrices ou Directeurs de domaine de la VPO, de la VPH et de la VPS, Directrice ou Directeur des Affaires de la Direction et du Développement , Directrice ou Directeur des Affaires juridiques, Doyenne ou Doyen ou Directrice ou Directeur de collège (ci-après « membres de la Direction au sens large »);

Responsabilités 

Les membres du personnel et du corps professoral et les membres de la Direction peuvent accepter des avantages (dons ou cadeaux) dont la valeur marchande n’excède pas CHF 200.- par cadeau. Dans tous les cas, l’argent comptant ne peut pas être accepté.

Il est important de veiller également à ne pas accepter plusieurs avantages à intervalles réguliers de même provenance afin d’éviter un effet de «saucissonnage».

Les modalités d’acceptation d’un avantage ou d’une invitation sont à respecter.

La Direction des Affaires juridiques tient un registre des invitations acceptées pour les membres de la Direction au sens large ainsi que de tous les avantages qui n’ont pu être refusés pour des questions de politesse, de civilité ou de conformité à des usages sociaux (voir également rubrique «Informations complémentaires» à ce sujet).

Conseils au quotidien 

Refuser tout avantage et toute invitation susceptible de restreindre votre indépendance et votre liberté d’action. Refuser les avantages dont la valeur dépasse CHF 200.-.

Sauf autorisation écrite de votre supérieure ou supérieur, refuser les invitations à l’étranger.

En cas de doute quant à l’acceptabilité d’une invitation ou d’un avantage:

• pour les membres du personnel et du corps professoral, s’adresser par écrit à sa supérieure ou à son supérieur qui répondra également sous cette forme.
• pour les membres de la Direction au sens large et les membres du personnel et du corps professoral, s’adresser à la Directrice ou au Directeur des Affaires juridiques.

Les employés de l’EPFL impliqués dans la gestion des activités de fundraising doivent refuser tout avantage ou commission, conformément aux dispositions relatives au sponsoring et au mécénat

Dans le cadre d’une participation à un processus d’achat (par exemple un appel d’offre) ou de décision, refuser tout avantage et invitation pour lequel il n’est pas possible d’exclure un lien entre l’avantage octroyé et le processus d’achat ou de décision.

Cadre juridique 

• LEX 4.1.0.4 «Ordonnance du Conseil des EPF sur le personnel du domaine des Écoles polytechniques fédérales»
• «Ordonnance sur le personnel de la Confédération»
• LEX 4.1.6 «Directive en matière d’acceptation d’avantages et d’invitations reçus»
• LEX 1.10.1 «Directive concernant le sponsoring et le mécénat à l’EPFL»

Informations complémentaires 

La LEX 4.1.6 prévoit également les cas dans lesquels certains avantages ne peuvent pas être refusés pour des questions de politesse, de civilité ou de conformité à des usages sociaux. Il conviendra, pour les collaborateurs, de remettre ces avantages aux Affaires juridiques et pour les membres de la Direction au sens large, de saisir la Direction qui décidera de l’utilisation de l’avantage.

Dans tous les cas, l’utilisation de l’avantage reçu ou de l’invitation sera faite au profit de l’EPFL.