Synthèse de réunion avec Zoom AI Companion

L’EPFL déconseille l’utilisation des fonctionnalités AI Companion, même si l’usage de AI Companion est couvert par le Data Processing Addendum (DPA) conclut entre Zoom et l’EPFL, et que l’EPFL bénéficie de l’hébergement sur le cluster Zoom UE. En effet pour les fonctionnalités d’AI Companion qui utilisent des fournisseurs de modèles d’IA tiers, Zoom partage les données pertinentes avec ces tiers lorsque vous utiliserez la fonctionnalité. Par exemple, si vous utilisez la synthèse de la réunion pour créer une synthèse générée par l’IA, la transcription de la réunion sera envoyée au modèle approprié pour fournir le service. 

En savoir plus sur la façon dont Zoom utilise les données pour fournir les fonctionnalités de Zoom AI Companion.

• Désactivez la synthèse pour les réunions contenant des données personnelles, sensibles, ou confidentielles.
• Informez les participants avant d’activer la synthèse (transparence + consentement).
• Relisez et corrigez le résumé avant diffusion: l’IA peut mal interpréter un propos, confondre des noms ou omettre un détail important.
• Utilisez des formats clairs: annoncer un agenda clair aide l’IA à produire un meilleur résumé (points d’ordre, décisions, actions assignées).
• Limiter la diffusion des résumés aux personnes strictement concernées (ne pas partager automatiquement dans Slack, Teams, ou par mail à de larges groupes).
• Supprimer les résumés et transcriptions dès qu’ils ne sont plus nécessaires. 

1. Connectez-vous au portail web Zoom de l’EPFL.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur l’onglet AI Companion.
4. Activer Synthèse de la réunion avec AI Companion.
5. Personnalisez les fonctionnalités disposant de réglages individuels selon vos préférences:
   
   • Activer automatiquement la synthèse de la réunion au début des réunions.
   • Envoyer une notification par e-mail en cas de partage avec des utilisateurs.
   • M’empêcher de partager des synthèses avec des personnes extérieures à notre entreprise.
   • Partager automatiquement la synthèse avec: 
     • Seulement moi (hôte de la réunion).
     • Uniquement l’hôte de la réunion, les co-hôtes et les hôtes suppléants.
     • Seulement moi-même (hôte de la réunion) et les invités de la réunion dans notre entreprise/société.
     • Tous les invités à la réunion, y compris ceux qui ne font pas partie de notre entreprise/société.
6. Activez les Modèles de synthèse de réunion, afin de sélectionner un modèle de synthèse de la réunion pour vos réunions. Après la réunion, la synthèse sera générée dans le nouveau modèle.
   
   

Vous pouvez démarrer ou arrêter la synthèse de réunion à l’aide des contrôles de la réunion en cours pour les réunions que vous organisez. La synthèse de la réunion ne commence que lorsque l’hôte ou le co-hôte clique sur Démarrer la synthèse.

• Seuls l’hôte et le co-hôte de la réunion peuvent démarrer ou arrêter la synthèse de la réunion via les contrôles de la réunion en cours.

Les utilisateurs peuvent également régler leurs paramètres pour que la synthèse de la réunion démarre dès le lancement de la réunion.

• Il n’est alors pas nécessaire que l’hôte soit présent. La génération de la synthèse commence en même temps que la réunion elle-même.

Démarrer la synthèse de la réunion en tant qu’hôte (Prérequis: Synthèse de réunion activée):

1. Démarrez une réunion à partir de l’application de bureau Zoom.
2. Dans les contrôles de la réunion en cours, cliquez sur le bouton AI Companion . La synthèse de la réunion commencera à être générée et les participants verront une notification les informant que la synthèse de réunion est active (le logo clignotera en haut à droite de la fenêtre de la réunion).
   Remarque: Toutes les autres fonctionnalités AI Companion sont désactivées par défaut au niveau administrateur.
3. Pour sélectionner les personnes qui recevront la synthèse après la réunion, cliquez sur le bouton AI Companion.
4. Pour arrêter la génération de la synthèse, cliquez sur le logo clignotant, puis Arrêter la fonctionnalité d’AI Companion.
   Remarque: Si vous démarrez ou arrêtez la synthèse, vous obtiendrez toujours une synthèse de la discussion lorsque la fonction était activée.

Une fois la réunion terminée, la synthèse sera finalisée et envoyée.

Pour les participants: 

1. Un participant ne peut pas lancer la synthèse; cette fonction est réservée à l’hôte.
2. Pour demander une synthèse de la réunion en tant que participant, cliquez sur le bouton AI Companion dans la barre des contrôles de la réunion.
3. Tous les participants seront informés que la synthèse a été activée.
4. Une fois générée, la synthèse est automatiquement envoyée à l’hôte et peut être partagée avec d’autres participants selon les paramètres de la réunion. 
   Remarque: Les participants doivent être connectés à leur compte Zoom pendant la réunion pour recevoir automatiquement le résumé.

Si l’hôte active le partage, les participants à la réunion peuvent accéder à la synthèse par e-mail et dans Zoom Team Chat. Toute personne qui reçoit la synthèse de la réunion peut l’enregistrer et la partager avec d’autres applications ou personnes. Le propriétaire du compte peut accéder à la synthèse de la réunion.

Pour accéder à la synthèse via Team Chat, veuillez consulter la page « Utiliser la synthèse de réunion avec AI Companion ».

Consulter la synthèse des e-mails:

Lorsqu’une synthèse de réunion est prête, une copie est envoyée par e-mail. Si le chat de réunion continu est désactivé pour la réunion avec la synthèse de réunion correspondante, la synthèse n’est partagée que de cette manière.

1. Accédez à votre boîte de réception.
2. Sélectionnez l’e-mail ayant le même objet que le sujet de la réunion pour afficher la synthèse.
3. (Facultatif) Dans le corps de l’e-mail, cliquez sur Modifier la synthèse ici.
   Vous serez invité à vous connecter à votre compte Zoom (si ce n’est pas déjà fait) pour continuer à apporter des modifications via le portail web.
   Remarque : seul l’hôte dispose de l’option Modifier la synthèse ici.

Remarques:

• Les utilisateurs non authentifiés ne recevront pas de synthèse par e-mail, car aucune adresse e-mail n’a été associée à leur participation à la réunion.
• Les participants qui se joignent à la réunion (par le biais de l’invitation de contact en réunion ou le partage du lien de participation) alors qu’ils ne figuraient pas sur la liste initiale des invités ne recevront pas la synthèse.

La page Synthèse de réunion avec AI Companion vous permet de consulter, modifier et partager les synthèses de réunion que vous hébergez.

1. Connectez-vous au portail web Zoom de l’EPFL.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Synthèse.
3. Dans l’onglet Mes synthèses, sélectionnez dans la liste la synthèse de réunion à laquelle vous souhaitez accéder. Vous pouvez également saisir le sujet ou l’identifiant d’une réunion, ou sélectionner une plage de dates pour rechercher une synthèse de réunion spécifique à afficher.
   Choisissez parmi les options suivantes :
   
   • Partager  : envoyez la synthèse par e-mail. À l’invite, entrez les adresses e-mail ou noms de contact concernés, puis cliquez sur Partager.
   • Modifier  : modifiez la synthèse, puis cliquez sur Enregistrer.
   • Supprimer  : supprimez la synthèse.
     Remarque: Le résumé supprimé sera déplacé dans la Corbeille. Pour le supprimer définitivement, il faut aussi le supprimer de la Corbeille.

Non : la synthèse fournit un résumé et des actions. La transcription (si activée) est un élément distinct.

Oui : l’hôte peut décider de ne pas démarrer la synthèse pour une réunion donnée, même si la fonctionnalité est activée au niveau du compte.

Par défaut, la synthèse est envoyée à l’hôte; selon les paramètres, elle peut être automatiquement partagée via e-mail avec les co-hôtes, les hôtes suppléants, les participants internes et les invités externes.

Vérifiez et ajustez les réglages de partage dans Paramètres → AI Companion → Partager automatiquement la synthèse avec ou directement pendant la réunion.

La synthèse de réunion avec AI Companion présente les limites suivantes:

• Si vous ne définissez pas vos pronoms  ou si vous choisissez de ne pas les communiquer au cours de la réunion, les pronoms choisis par le modèle de langage (LLM) seront utilisés à la place pour se référer à vous.
• La synthèse de réunion avec AI Companion n’est pas disponible dans les salles de répartition.

La synthèse de réunion permet de résumer les discussions d’une réunion en plusieurs langues. Si plusieurs langues sont utilisées lors de la réunion, la synthèse générée sera fournie dans la langue utilisée par la majorité des participants, ou dans la langue parlée par l’hôte s’il n’y a pas de majorité claire.

Pour les conversations dans des langues autres que l’anglais, veuillez consulter la page « Utiliser la synthèse de réunion avec AI Companion« .

Veuillez utilisez ce texte dans les invitations calendaires:

« Cette réunion utilise Zoom AI Companion pour générer une synthèse automatique. Si vous avez des objections ou si vous partagez des informations sensibles, merci de le signaler avant le début de la réunion. Les résumés peuvent être partagés selon les paramètres de l’organisateur. »

Non, Zoom n’utilise pas les contenus audio, vidéo, chat, partage d’écran, pièces jointes ou autres contenus de type communication (tels que les résultats de sondages, les tableaux blancs et les réactions) de ses clients pour entraîner les modèles d’IA de Zoom ou de tiers.

Veuillez consulter la page « Utiliser la synthèse de réunion avec AI Companion » sur le site web de Zoom.