Échéance et prolongation des contrats

Les échéances et prolongations des contrats du personnel en CDD sont gérées par un workflow RH.

Échéance de contrat (cessation)- comment fonctionne-t-elle ?

  • Lorsqu’une échéance de contrat concerne votre unité, le∙la Gestionnaire d’unité reçoit automatiquement, env. 3.5 mois avant la date d’échéance, un e-mail permettant de démarrer le processus.
  • Le processus de validation est le suivant : Gestionnaire d’unité (assistant∙e administratif∙ve) > Responsable d’unité > Assistante∙e RH > Responsable RH.
  • Les Responsables Finance sont également intégré∙es au processus de validation, sauf pour la fonction Assistant-doctorant et les cessations d’activité, pour lesquels iels reçoivent simplement une notification.
  • L’assistant∙e RH envoie une lettre de cessation d’activité à l’employe·é.

Prolongation de contrat (renouvellement)- comment fonctionne-t-elle ? 

  • En cas de prolongation de contrat, l’employé∙e concerné∙e approuve cette prolongation directement dans le workflow et reçoit ensuite automatiquement sa lettre de prolongation par e-mail. Cette lettre est automatiquement enregistrée dans son e-Dossier.
  • Si l’employé∙e doit renouveler son permis de travail, l’assistant∙e RH envoie par mail le formulaire de demande de prolongation à transmettre à sa commune de domicile.

Quelques informations complémentaires :

  • En plus des choix ‘Renouvellement’ et ‘Cessation’, les assistant∙es administratifs∙ves ont également la possibilité de choisir ‘Autre changement’, pour les cas où il y aurait un passage d’Assistant-doctorant à Post-doctorant, d’Assistant scientifique à Assistant-doctorant, ou un passage en CDI (joindre les documents usuels tels que Proposition d’engagement et Cahier des charges). Les RH vérifient les demandes et reprennent contact au besoin.
  • Les Assistant∙es administratifs∙ves ont la possibilité de vérifier le statut du workflow depuis la tuile Sesame > RH – Gestion unité > Workflows.
  • Les Assistant∙es RH disposent d’un tableau de bord leur permettant de suivre le statut de l’ensemble des échéances de contrat de leur population.
  • A chacune des étapes, si aucune action n’est entreprise par le validateur concerné, un rappel automatique est envoyé après 7 jours.
  • Si aucun rôle de Gestionnaire d’unité n’est attribué dans une unité, le workflow est directement envoyé au Responsable d’unité. Si plusieurs rôles de Gestionnaires d’unité sont attribués dans une unité, le workflow est envoyé à chacune des personnes.
  • A la fin du processus, les logs de validation de la décision et les informations liées à l’échéance de contrat sont automatiquement enregistrés dans le e-Dossier des employées et employés.

Besoin d’aide ? 

Le manuel d’utilisateur (document PDF) permet de répondre à la majorité de vos questions. En cas de besoin, vous pouvez contacter [email protected].