Cette section précise les règles de surveillance des examens écrits supervisés ainsi que quelques recommandations pour l’organisation de la logistique de l’examen.
Dès que vous avez l’information des salles d’examen qui vous ont été attribuées, vous devez vérifier qu’elles disposent de suffisamment d’espace pour accueillir toutes les personnes concernées.
Vous devez également vous assurez qu’il y a suffisamment de surveillantes et surveillants sur place pour superviser le nombre de personnes par salle.
Si vous confiez l’impression de votre examen au Centre d’impression (Repro), il est conseillé de le soumettre au moins deux semaines à l’avance afin qu’il soit prêt à temps.
- Sur la base de l’attribution des places envoyée aux étudiantes et étudiants au moins une semaine avant l’examen, marquez la place attribuée à chaque personne dans la salle d’examen (p. ex., en utilisant des post-it) et affichez une carte ou une liste des numéros de places attribuées à l’extérieur de la salle d’examen (il est recommandé d’en afficher plusieurs pour éviter un attroupement).
Les étudiantes et les étudiants ne doivent occuper qu’une place sur deux dans les rangées de sièges et ne doivent pas être placés dans des rangées décalées (sauf si différents examens ont lieu dans la même salle). - Assurez-vous que toutes les personnes assurant la surveillance sont informées et reçoivent les listes des étudiantes et étudiants, les numéros de téléphone d’urgence, etc.
- Assurez-vous que les surveillantes et surveillants ont un téléphone à disposition (p. ex. téléphone portable) dans chaque salle d’examen.
- Vérifiez les toilettes près de la salle d’examen pour vous assurer qu’aucun matériel non autorisé n’y a été dissimulé.
Aucune étudiante ni étudiant ne peut quitter la salle pendant les 30 premières minutes de l’examen. Une personne qui arrive en retard pendant ces 30 premières minutes est autorisée à passer l’examen, mais l’heure limite reste la même (pas de temps supplémentaire). Au-delà des 30 premières minutes de l’épreuve, vous pouvez accepter une personne en retard à condition que personne n’ait quitté la ou les salles d’examen pour quelque raison que ce soit.
Au début de l’examen, vous devez informer le corps estudiantin de toutes les exigences de l’examen. Celles-ci incluront normalement :
- Pas de conversation à l’intérieur de la salle d’examen pendant l’examen.
- Un rappel que seuls les documents qui ont été explicitement autorisés peuvent être en leur possession et qu’il est de leur responsabilité de s’assurer de ne pas utiliser de matériel non autorisé (« smartwatch », téléphones ou autres appareils de communication, calculatrices à mémoire programmable, notes, sacs, etc.).
- Un rappel d’éteindre les téléphones portables et autres appareils non autorisés et de les mettre dans les sacs pendant la durée de l’examen.
- Une pièce d’identité valide avec photo (idéalement la carte Camipro) doit être exposée tout au long de l’examen.
- Une vérification que l’intégralité de l’examen est en leur possession (nombre de pages de la copie d’examen, présence de toutes les feuilles de formule autorisées, etc.).
La personne qui surveille assure les rôles suivants pendant l’examen :
- Aider dans la logistique des examens, comme l’attribution des places, la récupération des copies d’examen, etc.
- Vérifier les identités des étudiantes et étudiants à l’aide de la liste de présence préparée et noter les arrivées tardives.
- Gérer le début et la fin de l’examen.
- Transmettre les questions ou les requêtes des étudiantes et étudiants à la personne responsable du cours, le cas échéant.
- Décourager et détecter les tentatives de tricherie en étant visible dans la salle et en observant le comportement du corps estudiantin et en recueillant des preuves si nécessaire.
- Répondre aux étudiantes et étudiants qui ont des problèmes.
Traiter les questions du corps estudiantin
Les règlements d’examen exigent que la personne en charge du cours soit présente pour les examens. Si ce n’est pas le cas (p. ex., l’examen est réparti sur plusieurs salles), elle doit être joignable par téléphone. Toute requête d’une étudiante ou d’un étudiant doit lui être transmise.
Afin d’assurer l’égalité de traitement du corps estudiantin, les enseignantes et enseignants ne répondront normalement pas aux questions, sauf si une question d’examen n’est pas du tout claire (par ex., en raison d’un problème de traduction ou de langue), ou à moins qu’il n’y ait une erreur grave dans une question de l’examen.
Les règlements d’examen recommandent au corps enseignant d’éviter d’introduire du matériel supplémentaire ou de rectifier des éléments liés aux questions pendant l’examen. Si un problème grave ou une erreur dans une question est identifiée pendant l’examen, il peut être communiqué à tout le corps estudiantin par le biais d’une annonce. Idéalement, il sera également noté sur un tableau (si disponible).
Décourager et détecter la tricherie
Afin de décourager les tentatives de fraude à l’examen, les personnes assurant la surveillance doivent être très visibles dans la salle d’examen et se déplacer régulièrement dans la salle. Elles doivent éviter de s’engager dans un comportement qui pourrait suggérer qu’elles ne font pas attention (lire, utiliser leur téléphone, s’asseoir dans une partie de la salle, etc.)
Vérification de l’identité des étudiantes et étudiants : une pièce d’identité valide avec photo doit être exposée sur leur table pendant l’examen. Une liste de présence aux examens doit être tenue à jour (p. ex. les étudiantes et étudiants peuvent être invités à signer une liste de présence lors de la vérification d’identité).
Présence de matériel non autorisé : Les règlements d’examen stipulent que seul le matériel (documentation, formulaires, notes, instruments électroniques, etc.) explicitement spécifié par l’enseignante ou l’enseignant avant l’examen est autorisé.
Lorsqu’une personne assurant la surveillance détecte la possession de matériel non autorisé (« smartwatch », téléphones, calculatrices non autorisées, notes, etc.) :
- Elle doit, dans la mesure du possible, confisquer ou photographier l’élément compromettant ou probant.
- Elle doit immédiatement prendre note de ce qui a été découvert et comment.
- Elle peut marquer sur la copie d’examen de la personne incriminée le moment auquel l’élément a été découvert.
- Elle peut appeler, si nécessaire, l’enseignante, l’enseignant, la section ou le Service académique.
- L’étudiante ou l’étudiant peut être autorisé à terminer l’examen, le cas échéant.
Communication non autorisée : Aucune communication n’est autorisées au sein du corps estudiantin durant un examen (en parlant, en passant des notes ou en lisant la copie d’une tierce personne, par exemple). Il n’est pas non plus autorisé de communiquer avec quelqu’un à l’extérieur de la salle d’examen (en utilisant un microphone dissimulé et un petit écouteur, par exemple). Lorsqu’une personne assurant la surveillance détecte une communication non autorisée :
- Elle doit, dans la mesure du possible, confisquer ou photographier tout matériel pertinent (une note qui a été passée, ou un écouteur récepteur, par exemple).
- Elle doit immédiatement prendre une note décrivant la communication dont elle a été témoin.
- Elle peut marquer sur la copie d’examen de la personne incriminée le moment auquel la communication a été découverte.
- Elle peut appeler, si nécessaire, l’enseignante, l’enseignant, la section ou le Service académique.
- L’étudiante ou l’étudiant peut être autorisé à compléter l’examen, le cas échéant.
Aider le corps estudiantin en cas de problèmes
Une étudiante ou un étudiant peut être autorisé à aller aux toilettes pendant un examen, à condition d’être supervisé.
En cas d’urgence médicale sur le campus, appelez le 021 693 30 00 (depuis un téléphone portable) ou le 115 (depuis une ligne fixe interne).
La personne en charge du cours, ou celles qui surveillent, doivent s’assurer que la fin de l’examen est gérée de manière organisée.
Aucune étudiante ni étudiant ne peut partir pendant les 15 dernières minutes de l’examen. Tout le monde doit poser son stylo lorsque l’ordre en a été donné, et rester silencieux et assis jusqu’à ce que toutes les copies soient collectées. Les étudiantes et étudiants peuvent alors partir (mais doivent garder le silence si d’autres personnes travaillent encore dans la salle d’examen).
Les personnes qui surveillent doivent s’assurer d’avoir les copies de réponses dûment remplies de toutes les étudiantes et étudiants présents pendant l’examen (en utilisant la vérification d’identité / la liste de présence, comme référence). Toutes les pages de réponses et d’énoncés manquantes doivent être notées par écrit à ce moment-là dans le protocole d’examen (cela garantira qu’aucune étudiante ni étudiant ne pourra prétendre plus tard que certaines pages rendues ont été perdues par le personnel enseignant).
Pour tous les examens effectués au cours d’une session d’examen, la personne en charge du cours complète et téléverse un protocole confirmant que les examens ont eu lieu conformément à la directive concernant les examens à l’EPFL (Lex 2.6.1). Ce protocole doit être téléversé sur IS-Academia avec une copie de l’épreuve d’examen en format PDF. La date limite est la même que pour la soumission des notes d’examen.
En cas de suspicion de fraude à l’examen, la personne en charge du cours rédige un rapport concernant toute tricherie présumée, qu’elle envoie ensuite à la directrice ou au directeur de la section et au Service juridique avec la preuve de l’élément ou du comportement compromettant ou suspecté.
Les versions française et anglaise des protocoles d’examen sont disponibles ici :
epfl.ch/about/overview/wp-content/uploads/2019/09/2.6.2_prot_examen_fr.pdf
epfl.ch/about/overview/wp-content/uploads/2019/09/2.6.2_prot_examen_en.pdf