Saisir une absence maladie ou accident

Informations générales

Tous les membres du personnel, en particulier celles et ceux en CDD et CDI, doivent annoncer leurs absences à leur responsable hiérarchique et les saisir dans le système de gestion des absences.

Si l’absence pour maladie ou accident a une durée supérieure à trois jours ouvrés consécutifs, un certificat médical doit être enregistré dans le système de gestion des absences dès le 4ème jour d’absence.

Les cas accidents doivent également être signalés au service des assurances sociales selon les directives disponibles sur la page dédiée.

Les essentiels

  • Toute absence maladie ou accident est soumise à la validation par le/la responsable
  • Absences < 3 jours = pas de certificat médical requis
  • Absences > 3 jours = certificat médical requis, à joindre directement ou dans les meilleurs délais à l’absence saisie
  • Incapacité partielle = toute la période de l’absence doit être saisie conformément au certificat médical et le taux d’incapacité indiqué

Comment saisir une absence maladie / accident

  1. Cliquer sur « nouvelle absence »
  2. Indiquer le motif approprié
  3. Indiquer la période d’absence conformément au certificat médical (si existant)
  4. Indiquer le taux d’incapacité s’il est différent de 100%
  5. Joindre votre certificat médical si l’absence est > 3 jours
  6. Enregistrer

En cas d’incapacité partielle & présence partielle

  • Détection automatique de l’incapacité partielle par le système
  • Écran complémentaire permettant l’ajout de votre présence partielle (visible sur votre calendrier personnel & d’unité)

NB : La saisie doit se faire par ¼ de jour identique. Si votre horaire est irrégulier (exemple : 1 jour complet et 2 après-midis), il faudra effectuer l’enregistrement en plusieurs saisies via une « nouvelle absence » et le motif « présence partielle ma/acc ».

Informations complémentaires 

  • Une absence > 3 jours non justifiée par un certificat médical donnera lieu à l’envoi de rappels par e-mail
  • Un certificat médical peut être exigé dès le 1er jour d’absence, notamment en cas d’absences répétées
  • Les incapacités supérieures à 30 jours calendaires font l’objet d’un suivi spécifique décrit dans le document intitulé Processus de gestion des absences maladie/accident et longue durée (PDF)
  • Les incapacités de travail supérieures à 90 jours calendaires donnent lieu à une réduction du droit vacances selon le calcul ci-après :

NB: En cas d’absence prolongée, le délai de carence de 90 jours est applicable uniquement la 1ère année d’absence.