Saisir une absence maladie ou accident

Informations générales

Tous les membres du personnel, en particulier celles et ceux en CDD et CDI, doivent annoncer leurs absences à leur responsable hiérarchique et les saisir dans le système de gestion des absences.

Si l’absence pour maladie ou accident a une durée supérieure à trois jours ouvrés consécutifs, un certificat médical doit être enregistré dans le système de gestion des absences dès le 4ème jour d’absence.

Les essentiels

• Toute absence maladie ou accident est soumise à la validation par le/la responsable
• Absences < 3 jours = pas de certificat médical requis
• Absences > 3 jours = certificat médical requis, à joindre directement ou dans les meilleurs délais à l’absence saisie
• Incapacité partielle = toute la période de l’absence doit être saisie conformément au certificat médical et le taux d’incapacité indiqué

Comment saisir une absence maladie / accident

1. Cliquer sur « nouvelle absence »
2. Indiquer le motif approprié
3. Indiquer la période d’absence conformément au certificat médical (si existant)
4. Indiquer le taux d’incapacité s’il est différent de 100%
5. Joindre votre certificat médical si l’absence est > 3 jours
6. Enregistrer

En cas d’incapacité partielle & présence partielle

• Détection automatique de l’incapacité partielle par le système
• Écran complémentaire permettant l’ajout de votre présence partielle (visible sur votre calendrier personnel & d’unité)

NB : La saisie doit se faire par ¼ de jour identique. Si votre horaire est irrégulier (exemple : 1 jour complet et 2 après-midis), il faudra effectuer l’enregistrement en plusieurs saisies via une « nouvelle absence » et le motif « présence partielle ma/acc ».

Informations complémentaires 

• Une absence > 3 jours non justifiée par un certificat médical donnera lieu à l’envoi de rappels par e-mail
• Un certificat médical peut être exigé dès le 1^er jour d’absence, notamment en cas d’absences répétées
• Les cas accidents doivent être signalés au service des assurances sociales selon les directives disponibles sur la page dédiée.
• Les incapacités supérieures à 30 jours calendaires font l’objet d’un suivi spécifique décrit dans le document intitulé Processus de gestion des absences maladie/accident et longue durée (PDF)
• Les incapacités de travail supérieures à 90 jours calendaires donnent lieu à une réduction du droit vacances selon le calcul ci-après :

NB: En cas d’absence prolongée, le délai de carence de 90 jours est applicable uniquement la 1^ère année d’absence.