Résumé du processus d’accréditation
L’accréditation est un mécanisme central de gestion des personnes au sein de l’école. Elle permet de rattacher chaque individu à une unité organisationnelle, en précisant sa position, son identité numérique et la durée de sa présence.
Trois processus distincts permettent de générer une accréditation :
- Ressources humaines (RH) : saisie des contrats dans SAP RH, déclenchant automatiquement la création d’une accréditation.
- Service académique : gestion des étudiants via IS-Academia, qui génère également des accréditations.
- Personnel administratif : saisie manuelle dans Accred pour les personnes externes.
Chaque accréditation contient :
- Une référence à l’identité numérique unique (stockée dans la base SCIPER),
- Une unité organisationnelle,
- Une position occupée dans cette unité,
- Un cycle de vie avec une date de début et une date de fin.
21 jours avant la fin, l’accréditation peut être prolongée par l’accréditeur de l’unité. Si aucune action n’est prise, l’accréditation expire automatiquement, entraînant la suppression des accès de la personne.
L’accréditation manuelle
Il s’agit du processus qui consiste pour un accréditeur à rattacher une personne à une unité de l’EPFL (la personne reçoit l’autorisation de faire partie de l’unité) pour une période donnée. La durée maximale d’une accréditation est d’une année, elle peut être renouvelée plusieurs fois.
Quelques jours avant l’échéance de la période, l’accréditeur et la personne en seront informés. Si aucune démarche n’est faite l’accréditation sera supprimée automatiquement.
Il est très important de bien identifier la personne afin de ne pas accréditer un imposteur. Pour cela, il faut exiger de la personne ses papiers d’identité et bien contrôler que la photo corresponde à la personne.
Si la personne ne figure pas déjà dans le registre des identités numériques SCIPER, il faudra d’abord créer une nouvelle identité et enregistrer les informations de base :
En outre, l’accréditation est la première étape nécessaire avant de pouvoir attribuer des rôles et des droits à une personne.
Mutation d’une personne
Lors de la perte de l’accréditation dans son ancienne unité, les autorisations de droit et de rôle sur cette unité lui seront automatiquement retirées.
Toutes les autorisations obtenues sur des unités où la personne n’a pas d’accréditation doivent également être revalidées. Si la revalidation n’est pas faite dans les délais, ces autorisations lui seront automatiquement retirées.