FAQ – Inventaire

L’inventaire des équipements est une liste exhaustive de biens matériels ou immatériels:
– Qui font partie du patrimoine de l’EPFL;
– Qui peuvent être utilisés de façon répétée et dont la durée de vie prévue est supérieure à un an, compte tenu d’un taux d’usure normal;
– Qui ont été achetés, reçus gratuitement ou fabriqués par l’EPFL;
– Qui sont en location ou en prêt pour une période supérieure à un an;
– Qui ont une valeur d’acquisition supérieure ou égale aux seuils fixés par la LEX 5.9.1.

Le suivi des règles relatives à la gestion de l’inventaire des équipements permet de :
– Répondre aux exigences légales;
– Faciliter le partage des équipements;
– Éviter les achats à double;
– Diminuer le risque de vol des équipements;
– Mieux planifier le renouvellement des équipements;
– Économiser du temps et des ressources financières. Les ressources économisées peuvent être réinvesties directement en fonction de besoins des unités;
– Minimiser l’empreinte carbone de l’École.

Veuillez visiter la page du Service de Compatibilité de l’EPFL
https://www.epfl.ch/campus/services/accueil/finances/inventaire/
Ici vous pouvez trouver toute information dont vous nécessitez.

Tout-e collaborateur / collaboratrice de l’EPFL peut se connecter à SESAME afin de consulter l’inventaire de l’École. Pour pouvoir voir les données de toute l’École il faut effacer le filtre pré-saisi du centre de coût.

L’accès à l’outil de gestion d’inventaire se fait via le portail Sesame.

Le numéro de commande s’affiche automatiquement lorsqu’une fiche d’inventaire est créée à partir d’une commande.
En cas d’erreur (par exemple, si le numéro de commande est modifié manuellement sur la fiche), merci de contacter : [email protected].

La création d’une fiche inventaire est plus simple si vous créez une commande d’achat dans Sesame.

En effet, quand vous serez dans l’application inventaire, vous pourrez saisir le numéro de votre commande d’achat et l’application pourra déjà préremplir automatiquement certaines informations pour vous.

Il est important de créer sa commande correctement afin de faciliter la création d’une fiche d’inventaire correcte.

Si vous avez acheté plusieurs articles identiques, l’application vous permet de n’entrer les informations redondantes qu’une seule fois. Au moment de cliquer sur « enregistrer », l’application vous proposera d’entrer les autres numéros d’étiquettes jaunes (pas de doublons d’étiquette autorisés).

Il est également important d’exécuter la réception de marchandises afin de faciliter tant la procédure du paiement de la facture ainsi que celle relative à la gestion d’inventaire. Cela correspond à un double avantage (win-win solution) pour toutes les parties prenantes de l’École.

Si vous avez les droits de gestion d’inventaire et d’achat sur une unité, vous pouvez aller sur SESAME-Inventaire et, dans la tuile de Création, saisir le nom de la personne concernée.

L’équipement concerné doit être inventorié seulement si l’EPFL est propriétaire du bien, indépendamment de son financement.
Toutefois, l’unité doit inventorier un équipement prêté à l’EPFL pour une période supérieure à un an. Dans ce cas, il faudra préciser dans la fiche d’inventaire de l’équipement qu’il s’agit d’un bien en prêt, ainsi que le propriétaire du bien.

L’unité ayant procédé à l’achat du bien est responsable de son inventaire et de sa gestion, sauf en cas d’accord entre les deux Responsables d’unité concernés. Dans cette situation, la fiche d’inventaire doit être attribuée à l’unité qui utilise et gère effectivement le bien. Ce cas ne s’applique toutefois pas aux prêts temporaires entre unités.

Le contrôle officiel de l’inventaire, en plus d’être une obligation légale, sert à vérifier les points suivants:

• L’existence des équipements dont la mise à l’inventaire est obligatoire (voir Annexe 2) ;
• Si ces équipements sont en service, en panne ou endommagés ;
• Le local ou le lieu où se trouve l’équipement.
• Corriger toute erreur qui pourrait avoir être commise pendant la gestion quotidienne d’inventaire

Les Correspondant-es d’Inventaire, ainsi que les Assistant-es des Correspondant-es d’Inventaire doivent exécuter le contrôle de l’inventaire des unités pour lesquelles ils ont les droits de gestion d’inventaire. Chaque collaborateur de l’EPFL est tenu de signaler toute information relative aux équipements, nécessaire à leur bonne gestion.

Le contrôle officiel de l’inventaire est effectué au moins une fois tous les 3 ans et est déclenché par le Responsable Inventaire EPFL qui communique à l’avance les dates pour l’exécution de l’exercice, en accord avec les Facultés/VP.

Dans ce cas, il faudra mettre à jour la fiche d’inventaire du bien en question et changer le statut en utilisant la mention « Introuvable » et rester attentif afin de détecter rapidement le bien. Si l’équipement est introuvable pendant la période du contrôle d’inventaire, la fiche doit être validée après changement de statut >>> Introuvable.

Avant de saisir le numéro du centre de coût (par exemple 0052) il faut aussi saisir la lettre « C »: C0052.
Le numéro du centre financier se compose toujours de la lettre C et 4 chiffres.
En cas de doute, il faut suivre la procédure appropriée publiée sur la page web de l’Inventaire – section « Contrôle d’Inventaire ».

Dans ce cas, le gestionnaire d’inventaire doit contacter le chercheur/chercheuse qui travaille dans le local en question et lui demander de confirmer par écrit l’existence du bien à contrôler, ainsi que l’exactitude des données concernées.

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected]

Le problème pourrait être lié aux comportements suivants dans l’application :

– Pour valider, dévalider ou modifier une fiche, il est nécessaire de sélectionner l’équipement concerné en cochant la case associée à celui-ci.

– Cependant, si après avoir validé certains équipements sur une fiche, on passe à d’autres fiches sans décocher les équipements déjà validés, ces derniers seront automatiquement dévalidés lors de l’enregistrement.

L’application ne dispose pas actuellement d’une logique qui permettrait de reconnaître qu’un équipement validé ne devrait pas être dévalidé si la case reste cochée par erreur.

Il faut sélectionner une fiche (n’importe laquelle), dévalider le contrôle de cette fiche , et puis revalider le contrôle de cette même fiche.
Si l’opération est faite correctement, la Tuile de contrôle devrait se figer (« congeler ») et envoyer le message pour l’approbation final au Responsable de l’unité concernée.

Hors de la période de contrôle, il est impossible de valider le contrôle des biens.
Cependant, si on est dans la période de contrôle et l’unité en question fait l’objet du contrôle, mais ils n’arrivent pas à utiliser la tuile concernée, il faut contacter le service comptabilité à l’adresse: [email protected].

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected]

Veuillez contacter votre Responsable d’unité pour en demander la raison et puis contacter l’adresse [email protected]

Le test de dépréciation (impairment test) est un contrôle annuel relatif aux équipements liés aux immobilisations inscrites au bilan et dont la valeur comptable résiduelle (après amortissement) est supérieure ou égale à CHF 100’000.

Il faut suivre attentivement le processus communiqué au préalable par la VPF.
En cas de doute, veuillez envoyer vos questions à l’adresse [email protected].

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected]

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected]

Toute type sortie d’un équipement hors – IT doit suivre attentivement la procédure fixée par la LEX 5.9.1 – Article 10, sans aucune exception.
En ce qui concerne les biens IT, seulement le CRI peut autoriser la donation d’un bien informatique, sans aucune exception.

Absolument pas. L’équipement doit être inventorié et la LEX 6.4.1 doit être appliquée.
En cas de doute, il faut contacter la VPO-SI.

La fiche d’inventaire est le document créé lors de la mise à l’inventaire de l’équipement sur lequel figurent toutes les informations nécessaires pour identifier et gérer efficacement le bien concerné.

Les équipements qui font l’objet d’une mise à l’inventaire sont les suivants :
– Les machines et équipements scientifiques
– Les machines et équipements IT, audiovisuels et de reprographie
– Les véhicules
– Les machines-outils
– Les équipements d’intendance et le mobilier
– Les infrastructures techniques et scientifiques
– Les logiciels achetés ou développés en interne
– Les œuvres d’art
– Les machines et équipements IT, audiovisuel et reprographie
– Les véhicules
– Les machines-outils
– Les équipements d’intendance et le mobilier
– Les infrastructures techniques et scientifiques
– Les logiciels achetés ou développés en interne
– Les œuvres d’art
– Les équipements CFC3 acquis lors de travaux de construction ou de rénovation des bâtiments (gérés par la VPF)
– Les droits d’utilisation (gérés par la VPF).

La VPF, selon les seuils établis par la LEX 5.9.1 et pour des raisons de bilan, fixe la nature obligatoire ou facultative d’un équipement.
La tuile de recherche affiche tous les équipements inventoriés avec le caractère susmentionné, tandis que la tuile de contrôle affiche seulement bien à contrôler (ceux obligatoires).

Les seuils obligatoires sont fixés par l’Annexe 2 de la LEX 5.9.1.
Il y a une seule exception pour la Faculté SV (convenue avec la VPF) qui a fixé un seuil à 5’000 CHF pour tout équipement hors-IT.

La valeur du bien à considérer correspond au montant de la commande d’achat, respectivement au montant facturé si celui-ci est différent. Les éventuels rabais, frais d’installation, de livraison, de douane et de TVA doivent être pris en compte dans la valeur de l’équipement. Tous les montants indiqués dans ce document s’entendent TVA comprise (TTC) étant donné que la TVA représente un coût non déductible.

Le champ durée de vie est actuellement optionnel. Il peut être utilisé par les unités afin de fournir une information utile pour la gestion du bien.
La valeur de revente d’un bien IT est indépendant de cette données et elle est établie par le CRI.
Aussi la valeur de revente d’un bien hors-IT n’est pas liée à cette donnée, mais elle est établie par le Resp. Unité, Resp. Infrastructures de Faculté, Resp. Unité ECO et Resp. Inventaire École.

Dans ce cas, il faut utiliser les taux de change mensuels publiés sur Service Now – KB0015037, en considérant la date de la facture.

La mise à l’inventaire intervient pour tout équipement correspondant aux caractéristiques définies dans la Directive d’Inventaire (LEX 5.9.1), après avoir procédé à la validation du test d’acceptation qualitatif, quantitatif et fonctionnel.

Le/La Correspondant-e d’Inventaire (ou autre personne autorisée par ce dernier) est invité-e à créer via le portail SESAME une fiche d’inventaire en indiquant soigneusement toutes les données relatives à l’équipement concerné et demandées par l’application.
Le bien inventorié doit être marqué d’une étiquette autocollante numérotée commandée auprès du Service Desk (1234) et doit être collée de façon visible sur le bien concerné.

S’il s’agit d’un seul set-up composé par plusieurs pièces/équipements, il faut créer une seule fiche d’inventaire pour la totalité de la commande concernée. Toutefois, si chaque équipement peut être utilisé séparément, il faut inventorier tout équipement qui dépasse les seuils obligatoires fixés par la LEX 5.9.1.

S’il s’agit d’un seul set-up composé par plusieurs pièces/équipements, il faut créer une seule fiche d’inventaire pour la totalité de la commande concernée. Toutefois, si chaque équipement peut être utilisé séparément, il faut inventorier tout équipement qui dépasse le 10 KCHF.

Si les équipements concernés ne constituent pas un ensemble unique, il est nécessaire de corriger la fiche existante et de créer une nouvelle fiche pour chaque équipement dont l’inventaire est obligatoire selon l’Annexe 2 de la LEX 5.9.1.

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected].

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected].

Absolument pas. Une correction peut être apportée en cas d’erreur dans une fiche d’inventaire, mais elle ne peut pas être utilisée plusieurs fois pour des biens différents.

Si vous recevez des rappels par SESAME-Inventaire suite à une commande, il peut avoir plusieurs raisons :
– Vous devez inventorier l’équipement concerné ;
– Vous avez saisi la mauvaise classe de bien lors de la commande ; dans ce cas, veuillez adresser vos demandes à [email protected];
– Il y a un bug dans le catalogue du fournisseur ; dans ce cas, veuillez adresser vos demandes à [email protected].

Lorsqu’une unité reçoit un bien qui fait l’objet d’une mise à l’inventaire, le Correspondant inventaire doit demander une étiquette numérotée via le lien ci-dessous :
https://support.epfl.ch/epfl?id=epfl_sc_cat_item&sys_id=2bb1e24a8745b810c6eeece80cbb35ae

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected].

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected].

Quand on ne peut pas coller une étiquette numérotée sur un équipement, le/la Correspondant-e inventaire doit créer un dossier physique (papier) en respectant la procédure suivante :
– Conserver une copie papier de la facture d’achat du bien concerné
– Indiquer sur la facture susmentionnée le numéro de série du bien concerné
– Coller l’étiquette numérotée sur la copie de la facture en précisant à quel bien correspond l’étiquette (en cas de plusieurs items facturés)
– Conserver le dossier afin de pouvoir identifier facilement le bien concerné lors du contrôle d’inventaire ou pour tout besoin éventuel.

Pour résoudre ce problème, voici les étapes recommandées :

A) Mise à jour des données sur SESAME : Il est impératif de modifier les informations correspondantes sur SESAME afin de garantir que chaque étiquette soit associée au bon équipement. Cela permet de maintenir l’intégrité de notre base de données et d’éviter toute confusion future.

ou

B) Création de fiches d’inventaire correctes : Si la réutilisation des étiquettes est impossible, je vous recommande de supprimer les deux fiches d’inventaire concernées et de créer deux nouvelles fiches précises. Assurez-vous de vérifier les détails avant leur création pour éviter toute récurrence de cette erreur.

Si une unité reçoit un équipement sous la forme d’un don et l’équipement fait l’objet d’une mise à l’inventaire selon la Directive d’Inventaire (LEX 5.9.1), mais la valeur du marché du bien n’est pas clairement identifiable, le Responsable d’unité doit contacter le Responsable des Infrastructures de Faculté/VP ou le Responsable IT de Faculté/VP (s’il s’agit d’un bien IT) afin de déterminer la valeur du marché du bien concerné.
Si cette valeur est égale ou supérieure aux seuils obligatoires spécifiés dans la Directive d’Inventaire (LEX 5.9.1) édictée par la VPF, alors l’équipement doit être inventorié à la valeur du marché.

POUR 1234: merci d’affecter l’INCIDENT à Mr Philippe Pichon, qui est l’expert de ARCHIBUS, application qui permet de gérer la base de données de tous les locaux de l’EPFL (y compris les campus Associés).

Il faut saisir le nom de l’utilisateur et son local à l’EPFL.

D’abord, il faut détenir l’autorisation en tant que Gestionnaire d’inventaire pour l’unité concernée.
Les donnée d’une fiche peuvent être mises à jour via la tuile de Recherche (bouton « Modifier ») ou via la tuile de Contrôle (bouton « Afficher détail »), cette tuile est active uniquement lors du contrôle Inventaire.

En cas de changement de classe dans la même catégorie, si vous avez les droits de gestion d’inventaire dans l’unité concernée, vous pouvez sélectionner la classe souhaitée en utilisant SESAME-Inventaire, tuile de Recherche. En cas de changement de catégorie, Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected].

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected].

Si une unité a besoin de modifier, transférer ou sortir de l’inventaire plus de 10 fiches d’inventaire en même temps, la [email protected] peut s’en charger.
En ce qui concerne la sortie en masse relative au biens gérés par le CRI (VPO-DSI), le ticket doit être réaffecté toujours au [email protected] qui, selon les accords entre VPF et VPO, exécuté l’analyse et la sortie des biens concernés.

Si un équipement déjà inventorié fait l’objet d’un upgrade/amélioration, la valeur d’acquisition de l’upgrade/amélioration doit être ajoutée à l’ancienne valeur d’acquisition. Il n’y a pas besoin de créer une 2ème fiche d’inventaire, mais il faut ajouter un commentaire dans la fiche d’origine.
Toutefois, si l’équipement d’origine est échangé avec un autre meilleur, dans ce cas s’applique la procédure des échanges.

Il faut sortit de l’inventaire via SESAME l’ancien équipement si hors-IT, si IT il faut contacter le Responsable Inventaire École.
Le nouvel équipement fera l’objet d’une nouvelle fiche d’inventaire. 

La plateforme d’échange est une fonctionnalité de l’application inventaire où chaque unité de l’EPFL peut signaler des équipements que l’unité souhaite donner, échanger ou vendre à d’autres unités de l’EPFL.

Un équipement doit rester au moins 2 mois sur la plateforme d’échange afin de donner la possibilité à toutes les unités de l’École de s’en servir.
Après 2 mois, l’unité peut décider de laisser le bien sur la plateforme ou de le vendre, donner ou mettre au rebut l’équipement (dans ce cas, il faudra retirer le bien de la plateforme et puis initialiser une demande de sortie via SESAME).

Il faut contacter le Responsable d’unité qui gère le bien souhaité.

Si le bien est encore publié, il suffit d’aller sur la plateforme d’échange et vérifier la date de publication. Autrement, nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected].

– Organiser et superviser le contrôle de l’inventaire officiel ou tout contrôle sur demande ;
– Accompagner les autres rôles et répondre aux questions ou demandes de soutien concernant l’inventaire ;
– Effectuer les vérifications nécessaires permettant de s’assurer que les équipements sont enregistrés à l’inventaire quand ceci est obligatoire et sont correctement contrôlés.

– Valider les demandes de sortie d’inventaire hors équipement informatique (et logiciels associés) dans sa Faculté ;
– Effectuer des contrôles réguliers de qualité des données en coordination avec le Responsable inventaire École ;
– Répondre aux questions au personnel de sa Faculté concernant le processus inventaire à suivre pour les équipements hors informatique (et logiciels associés) ;
– Contribuer de façon active à la sortie des équipements hors informatique dont la mise à l’inventaire est obligatoire dans le cadre des fermetures d’unités.

– Répondre aux questions des collaboratrices ou des collaborateurs de sa Faculté concernant le processus inventaire à suivre pour les équipements informatiques (et logiciels associés) et donner les instructions nécessaires à la gestion du parc informatique de la Faculté conformément aux règles en vigueur ;
– Effectuer des contrôles réguliers de qualité des données en coordination avec le Responsable inventaire École ;
– Contribuer de façon active à la sortie des équipements informatiques dans le cadre des fermetures d’unités ;

– Prendre, au niveau de la Faculté, toute décision relative à la mise à l’inventaire des biens dont la mise à l’inventaire est facultative. Cette tâche peut être déléguée à la fonction responsable informatique ou responsable des infrastructures de Faculté ;
– Coordonner le traitement des équipements à l’occasion des fermetures d’unité.

– Responsable de la tenue de l’inventaire de son unité et de la qualité des données enregistrées ;
– Nommer la ou le Correspondant d’inventaire ;
– Valider le contrôle officiel de l’inventaire des équipements dont la mise à l’inventaire est obligatoire ;
– En l’absence d’instructions spécifiques émises par la ou le RFF, émettre des instructions internes à son unité pour la mise à l’inventaire et le contrôle des équipements dont la mise à l’inventaire est facultative ;
– Valider toute demande de sortie de l’inventaire d’un équipement provenant de la ou du Correspondant-e d’inventaire ;
– A la fermeture de son unité, s’assurer que tous les équipements ont été traités conformément aux règles émises ;
– Assurer le respect des règles définies dans la LEX 6.4.1 Directive concernant le recyclage et la revente d’équipements IT.

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected].

Nous vous invitons à prendre contact dans les meilleurs délais à l’adresse suivante : [email protected].

Le Centre de réparation informatique (CRI) est l’unité responsable du recyclage de la vente et de la réaffectation du matériel informatique.

– Être dûment accrédité·e et formé·e pour exercer sa fonction ;
– Être nommé par la ou le Responsable d’unité et agit par délégation ;
– Est responsable de la tenue à jour de l’inventaire des équipements (entrées et sorties) en conformité avec les règles édictées (le droit de mise à l’inventaire peut toutefois être accordé si nécessaire à d’autres collaboratrices ou collaborateurs de l’unité) ;
– Effectuer le contrôle officiel de l’inventaire dans les délais prévus et selon les instructions reçues ;
– Traiter toute demande en lien avec l’inventaire de l’unité ;
– Initier toute demande de sortie d’équipement de l’inventaire.

Les 2 autorisations permettent d’exécuter les mêmes tâches.
La différence est liée au souhait de la personne concernée d’être considérée en tant que point de contact principal pour l’inventaire d’une unité, lors de l’octroi de l’autorisation en question.

Le rôle de Correspondant-e d’Inventaire correspond à l’autorisation ACCRED « Inventaire – détenir le rôle de Gestionnaire », octroyée par la VPF.

Les Assistant-es des Correspondant-es d’Inventaire reçoivent l’autorisation ACCRED « Inventaire – assister des gestionnaires », octroyée par la VPF.

L’autorisation ACCRED « Responsable Inventaire » correspond au rôle du Responsable d’unité et elle est automatiquement octroyée lors de la nomination d’un Responsable d’unité.
Seules quelques exceptions limitées existent, mais elles doivent être convenues officiellement avec la VPF.

Chaque collaborateur / collaboratrice de l’EPFL est tenu-e de signaler toute information relative aux équipements, (par ex. disparition, dysfonctionnement, déplacement, vol, etc.).

La réponse se trouve sur  ACCRED, en recherchant l’unité concernée, puis sous l’onglet autorisation. 

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Une sortie d’inventaire doit être effectuée si un équipement n’est plus utilisable et n’est pas conservé à l’EPFL.
Si un bien n’est plus utilisé par une unité, mais il est encore utilisable, il doit être mis sur la plateforme d’échange (si bien hors-IT) ou remis au CRI (si IT).

Le Responsable des Infrastructures de Faculté/VP et le CRI (Centre de Réparation Informatique) pour les biens IT, exécutent les sorties d’inventaire des équipements, sur demande du Correspondant d’Inventaire, après la validation du Responsable d’unité.

Si vous en avez les droits, veuillez suivre le processus suivant:
1) Veuillez vous connecter à SESAME – Inventaire
2) Tuile « Recherche de fiche d’inventaire »
3) Veuillez sélectionner la fiche en question
4) Si bien hors-IT, veuillez cliquer sur « Sortir de l’inventaire »; si bien IT veuillez cliquer sur « Transférer au CRI ».

ATTENTION: Seulement les équipements encore existants peuvent être transférés au CRI.

S’il s’agit d’un équipement hors-IT,vous pouvez utiliser la tuile de Recherche (SESAME-Inventaire) et initialiser la demande de sortie d’inventaire. S’il s’agit d’un équipement IT, veuillez contacter l’adresse [email protected]

S’il s’agit d’un équipement hors-IT,vous pouvez utiliser la tuile de Recherche (SESAME-Inventaire) et initialiser la demande de sortie d’inventaire pour « Doublon ».

S’il s’agit d’un équipement IT, veuillez contacter l’adresse [email protected]

S’il s’agit d’un équipement hors-IT,vous pouvez utiliser la tuile de Recherche (SESAME-Inventaire) et initialiser la demande de sortie d’inventaire pour « Inventaire non-obligatoire ». S’il s’agit d’un équipement IT, veuillez contacter l’adresse [email protected]

Aucun équipement peut être sorti de l’inventaire en tant que « Introuvable ». SANS AUCUNE EXCEPTION.
Si un équipement est introuvable il faut changer le statut du bien sur SESAME et contacter rapidement la VPF à l’adresse [email protected].
Pendant la période du contrôle d’inventaire il faut valider le contrôle sans sortir le bien avec le statut « Introuvable ».

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Cas n. 1)

Dans le contexte du Contrôle d’Inventaire, le Responsable d’unité a refusé de valider le contrôle et son unité doit clarifier la situation avec lui et puis contacter le [email protected]

Cas n. 2)

Dans le contexte d’une sortie/transfert d’inventaire on peut avoir 2 raisons:
– l’une des personnes qui doivent valider les workflows a oublié de le faire et, après 3 mois, SESAME refuse automatiquement la demande;
– l’une des personnes qui doivent valider les workflows refuse d’approuver la tâche. La personne qui a initialisé la demande doit clarifier avec lui/elle la situation.

Si le bien est inventorié, d’abord il faut respecter la LEX 5.9.1.

Si le bien n’est pas inventorié ou si la question est purement sur le plan logistique, il y a 2 as:

Équipement IT: le bien doit être transféré physiquement au CRI.

Équipement hors-IT: l’unité doit suivre les procédures prévues par la Faculté concernée (ils doivent contacter la/le Responsable Infrastructures de Faculté).

Une sortie d’inventaire hors-IT peut être effectuée si un équipement n’est plus utilisé.

L’ordre de priorité à respecter est le suivant :
1 – Publication de l’équipement sur la plateforme d’échange, puis le cas échéant réattribution à une autre unité de l’école
2 – Vente à une institution d’utilité publique
3 – Vente à une startup ou à tout autre tiers (y c. · collaboratrice ou collaborateur EPFL ou étudiante ou étudiant EPFL)
4 – Don
5 – Élimination
Les actions ci-dessus doivent être enregistrées dans SESAME.

Lors d’une sortie d’un équipement dont la valeur d’achat est supérieure ou égale à CHF 50’000, le Responsable des Infrastructures (biens hors IT) doit envoyer une proposition de sortie d’inventaire au Responsable Inventaire EPFL, qui analyse et valide la proposition en coordination avec les services concernés (en particulier ECO pour les équipements scientifiques).
Le Responsable d’Unité doit respecter les contraintes suivantes en cas de sortie d’un équipement (biens hors IT):
– Prise en compte d’éventuelles restrictions liées à la vente ou à l’exportation.
– Protection de l’environnement et décontamination de l’équipement si nécessaire, conformément aux lois Suisses.
– Annulation des éventuels contrats d’entretien.
– Notification immédiat au SIS en cas de vol d’un équipement.

1- Le/La Correspondant-e d’Inventaire doit initialiser la demande de sortie sur SESAME.
2- Sa demande sera automatiquement envoyée au Responsable d’unité concerné.
3- En cas d’approbation, la demande arrivera automatiquement au Responsable des Infrastructures concerné.
4- En cas d’approbation, si la valeur d’acquisition est < 50 KCHF,, le bien sortira de SESAME. Si la valeur d’acquisition est > 50 KCHF, la demande sera automatiquement envoyée au responsable de l’unité ECO pour la dernière validation.

En cas d’une unité liée à une Faculté, il faut contacter le/la Responsable des Infrastructures de la Faculté concernée.
En cas de VP, il faut contacter le concierge concerné, afin de connaitre où et comment on peut se débarrasser d’un équipement hors-IT.

Une sortie d’inventaire IT peut être effectuée EXCLUSIVEMENT par le CRI.
Si un équipement IT n’est plus utilisé, il doit être remis physiquement au CRI.
L’action ci-dessus doit être enregistrée dans SESAME.
Si un équipement est introuvable, il ne doit pas être transféré au CRI, mais il doit être signalé en tant que tel sur la fiche.

1- Le/La Correspondant-e d’Inventaire doit initialiser la demande de sortie sur SESAME.
2- Sa demande sera automatiquement envoyée au Responsable d’unité concerné.
ATTENTION: aucun bien IT peut être sorti directement via SESAME s’il a été déjà mis au rebut par erreur de l’unité ou s’il est introuvable. Dans ce cas, veuillez contacter la VPF à l’adresse [email protected]

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Il faut contacter le Responsable IT de la Faculté à la quelle appartient l’unité concernée.

Cas n. 1): le Correspondant d’inventaire de l’unité X doit demander au correspondant d’inventaire de l’unité Y d’effectuer le transfert d’inventaire vers son unité.

Cas n.2): le correspondant d’inventaire doit initialiser le transfert d’inventaire vers l’unité qui gère réellement le bien concerné.

En cas de souhait de racheter un équipement IT, il faut suivre la procédure décrite par la LEX 6.4.1 et contacter le 1234.

Puis-je vendre et comment un équipement qui n’est pas inventorié ?

Lors de la vente d’un équipement inventorié s’applique l’Article 12 de la LEX 5.9.1.

Lors de la vente d’un équipement inventorié s’applique l’Article 12 de la LEX 5.9.1.

Lors de la vente d’un équipement inventorié s’applique l’Article 12 de la LEX 5.9.1.

La vente de matériel entre 2 unités de l’EPFL (facturation interne) est réglée par des accords entre les 2 Responsables d’unité concernés. Donc le prix est décidé entre les 2 unités en question.

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Actuellement, il n’y a pas d’obligation d’inventorier un téléphone portable. Toutefois, il faut respecter la LEX 7.3.1.

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Le Correspondant d’inventaire de l’unité concernée doit contacter sans délai la personne impliquée pour lui demander de restituer le matériel en question.

Le message doit inclure en copie (Cc) le Responsable de l’unité, le RFF, ainsi que le Responsable IT et/ou Infrastructures.

Si le matériel n’est pas rendu, cela pourrait être assimilé à un vol, auquel cas il faudra en informer le Responsable Inventaire de l’École.

Veuillez contacter sté[email protected]

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

L’unité doit prévoir les documents ci.dessous:

– Contrat de prêt : Il est essentiel de rédiger un contrat clair entre les deux institutions. Ce contrat devrait spécifier :
o La réglementation douanière
o La durée du prêt.
o Les conditions d’utilisation de l’équipement.
o Les responsabilités en cas de dommage, perte ou vol.
o L’entretien
o Les modalités de retour (dans le même état ou avec maintenance incluse, par exemple).
o Les assurances
o Le transport A/R
o Les protections des données (et propriété intellectuelle), si nécessaire

– Choix de la loi applicable : Il est important de spécifier dans le contrat quelle loi s’applique (je suggère Suisse)

– Résolution des litiges : Préciser le tribunal compétent en cas de conflit (je suggère Suisse) ou convenir d’un arbitrage international.

Enfin, il faudrait mettre en annexe à la fiche l’accord et spécifier que l’équipement a été prêté.

Équipement IT: la VPO-SI doit autoriser par écrit l’utilisation du bien concerné.

Équipement hors-IT: le/la responsable des Infrastructures de la Faculté concernée, ainsi que Pierre-Yves Bolinger, doivent autoriser (contrat de prêt) l’utilisation par un particulier ou une organisation externe.

Veuillez contacter rapidement l’adresse [email protected]

Merci de vérifier sur SESAME-Inventaire, tuile de Recherche, si l’équipement existe et, dans l’affirmative, au sein de quelle unité. Veuillez utiliser tous les filtres mis à disposition par l’application pour affiner votre recherche.

Si un équipement (IT, scientifique, etc.) a été volé, il faut suivre la procédure suivante:

1) Veuillez informer rapidement votre Correspondant-e d’inventaire ainsi que votre Responsable d’unité.

2) Veuillez remplir la déclaration de vol téléchargeable à partir du site web de l’EPFL, l’envoyer à l’adresse [email protected] et la joindre à la fiche d’inventaire du bien concerné (si l’équipement est inventorié)

3) Veuillez informer le Responsable Inventaire École si le bien volé est inventorié à l’adresse [email protected]

4) Surtout pas sortir le bien volé sans l’autorisation officielle du Responsable Inventaire École [email protected]

En cas de besoin d’un soutien, veuillez adresser vos demandes au 1234 ou [email protected]