Conditions générales de participation aux activités

Les activités organisées par le Service de promotion des sciences de l’EPFL sont soumises aux conditions générales décrites ci-après. Les parents, en inscrivant leur enfant à une activité, acceptent ces conditions.

L’approbation des conditions se fait de manière active:

  • via le formulaire en ligne, en cochant la case correspondante durant l’inscription en ligne, “J’ai lu et j’approuve les conditions générales de participation aux activités go.epfl.ch/sps-conditions“.
  • via le document “décharge parentale” correspondant à l’activité concernée – envoyé par email aux parents des participant.e.s – en le présentant lors du premier jour de cours, dûment complété, daté et signé.

Seules les données strictement nécessaires à la bonne organisation des activités sont collectées. En général, les données suivantes sont collectées:

  • Activité concernée: nom, lieu, date
  • Participant.e: nom, prénom, date de naissance, sexe
  • Représentant.e. légal: nom, prénom, domicile, téléphone en cas d’urgence

D’autres données personnelles des participants peuvent être collectées de cas en cas, notamment:

  • Niveau scolaire
  • Santé (facultatif)

    Y-a-t-il une information que les animateurs devraient connaître pour la sécurité de votre enfant (allergie, maladie, médicaments, régime alimentaire ou autres particularités, difficulté d’adaptation, troubles du comportement, etc.) et afin de nous permettre de gérer au mieux toutes les situations. Si oui, lesquelles ?

Les données sensibles telles que celles liées à la santé ne doivent être communiquées par le parent que si elles sont utiles pour le bon déroulement de l’activité. Elles ne sont pas conservées après l’activité.

Les parents ne souhaitant pas transmettre les informations via un formulaire en ligne peuvent le faire par un autre moyen.

Lieu de stockage:

  • Les données collectées sont stockées à l’EPFL.
  • Dans certains cas, nous utilisons des formulaires Google dont les données ne sont pas stockées à l’EPFL. Dans ce cas, nous nous engageons à ce que les données soient effacées de ces plateformes le plus rapidement possible.

Accès aux données:

  • Seul un nombre restreint de personnes à l’EPFL a accès aux données.
  • Vous pouvez en tout temps demander à ce que toutes les données vous concernant ou concernant votre enfant soient effacées de nos fichiers. Contact: [email protected].
  • Dans le cadre de la limitation de la propagation de la maladie COVID-19, l’EPFL fournira la liste de présence aux autorités sanitaires cantonales compétentes selon le cadre légal en vigueur (voir traçage des contacts sur le site de  l’OFSP). Contact: [email protected].

Statistiques

  • Les données sont conservées à des fins statistiques.
  • Les données transmises à des fins statistiques sont anonymisées.
  • En cas d’accident/incident grave: appel du numéro d’urgence de l’EPFL (int. 115 ou 021 693 30 00), si nécessaire transport en ambulance vers l’hôpital le plus proche, information à la direction et aux parents.
  • En cas d’accident/incident de moindre gravité: éventuellement appel du numéro d’urgence de l’EPFL (int. 115 ou 021 693 30 00) pour déterminer la gravité d’un accident/incident, prise en charge des soins de base par les animateurs-trices et information à la famille qui prendra les décisions utiles.

L’équipe d’accompagnement met tout en œuvre pour préserver l’intégrité physique et morale de votre enfant. Cependant le risque zéro, comme dans toute activité, n’existe pas.

Par votre signature ou en cochant la case correspondante dans le formulaire en ligne, vous acceptez les conditions susmentionnées et les procédures décrites. Vous acceptez également qu’en cas d’accident/incident, les frais occasionnés soient pris en charge par l’assurance de votre enfant ou votre assurance responsabilité civile.

L’EPFL décline toute responsabilité, dans les limites légales, en cas d’accident. Toute prétention en dommages et intérêts de la part des parents envers l’EPFL est donc exclue.

Par votre signature ou en cochant la case correspondante dans le formulaire en ligne, vous acceptez que des photographies soient prises durant l’activité susmentionnée et que certaines soient mises sur le site Internet de l’EPFL, diffusées via les réseaux sociaux et/ou utilisées pour les rapports à l’intention de nos partenaires et/ou par les institutions partenaires. Il n’y aura pas de mention de nom des enfants sur les photographies. A des fins promotionnelles, des images filmées pourraient être réalisées.

Si toutefois vous ne souhaitez pas que votre enfant soit pris en photo, merci de bien vouloir avertir par email notre secrétariat avant le début de l’activité.

Les mesures sanitaires en vigueur pour l’activité sont communiquées aux parents par e-mail lors de la confirmation d’inscription. Lors de visites de classes, ces informations sont communiquées aux enseignant.e.s.
De manière générale, tout est mis en oeuvre pour éviter une propagation du virus mais l’EPFL ne peut en aucun cas être tenue responsable en cas de contamination.

  • Les parents et participant.e.s ainsi que les enseignant.e.s prennent connaissance des directives sanitaires fournies de manière proactive et les respectent.
  • Les personnes à risque ou vivant avec un entourage à risque prennent leurs propres dispositions, telles que distanciation, désinfection, protection avec masque FFP2/3.
  • Veuillez prendre immédiatement contact avec les organisateurs en cas de question ou en cas de confirmation d’infection: [email protected].
  • Pour des raisons de protection de la sphère privée, l’EPFL ne pourra fournir aucune information sanitaire à des tiers. Toute communication passera par les autorités sanitaires compétentes. Voir les rubriques sur les données personnelles ou nous contacter pour toute question: [email protected].

En inscrivant un enfant à une activité de l’EPFL, les personnes légalement responsables de la/du participant.e mineur.e déclarent:

  • exercer l’autorité parentale sur l’enfant et avoir la capacité légale de remplir et de signer le document,
  • s’engager à ce que l’enfant inscrit respecte les directives du/de la responsable de l’activité,
  • accepter que le/la responsable d’activité puisse exclure un enfant pour préserver la sécurité et l’ambiance du groupe,
  • avoir pris connaissance des heures de début et de fin de l’activité et accepter que l’EPFL n’est plus responsable de l’enfant en dehors de ces heures,
  • avoir pris connaissances des mesures sanitaires et agir de manière responsable pour éviter toute contamination et propagation du virus,
  • avoir lu la rubrique ci-après “exclusion du participant”.

Le Service de promotion des sciences se réserve le droit d’exclure la participation d’un enfant à une activité en cas de:

  • Absence d’autorisation parentale datée et signée, ou autorisation parentale incomplète;
  • Données de base de la/du participant.e illisibles, incomplètes ou erronnées;
  • Non respect des horaires de l’activité;
  • Non respect des directives sanitaires;
  • Fumée, consommation d’alcool, de drogue ou d’autres substances illicites;
  • Comportement irrespectueux et/ou agressif envers les autres enfants;
  • Comportement irrespectueux de la personne accompagnant l’enfant.

Service de promotion des sciences

Contact

Secrétariat – Tél: 021 693 00 71 ou 021 693 00 78

Adresse

EPFLE-DAF SPS, 1015 Lausanne

Promotion des sciences

Nous organisons des activités scientifiques pour toutes et tous