Comment déclarer/modifier/effacer une absence


Description

Pour une description détaillée des absences, veuillez consulter :

Comment y accéder ?

Depuis la page d’accueil “Absences et présences”, vous pouvez déclarer vos absences de deux manières

  1. En séléctionnant la date de l’absence sur le calendrier
  2. En cliquant sur le bouton   bouton déclarer une absence
     

Dans les deux cas, la boîte de dialogue ci-dessous s’affiche, vous permettant de :

  1. Déclarer une absence en jours
  2. Déclarer une absence en heures
  3. Déclarer une absence à répétition
  4. Paramétrer des options supplémentaires

Comment déclarer une absence en jours ?

declarer des jours d'absence

Lorsque l’absence dure toute votre matinée ou tout votre après-midi au minimum (heures déduites en fonction de votre présence hebdomadaire courante enregistrée). Vous devez alors renseigner les champs suivants :

  • Période d’absence : séléctionner les dates puis séléctionner la tranche (début de matinée ou après-midi)
  • Motif : Indiquer le motif d’absence (liste détaillée ici)
  • Précisions : à remplir si besoin (optionnel et confidentiel)

Comment déclarer une absence en heures ?

declarer des heures d'absenceLorsque l’absence dure un nombre d’heures donné inférieur à 04:06 heures (exemples : rdv médical, départ anticipé pour compenser des heures d’appoint). Vous devez alors renseigner les champs suivants :

  • Période d’absence : séléctionnez la date et l’heure à laquelle débute votre absence, puis séléctionnez  “pendant” pour préciser combien de temps elle durera
  • Motif : Indiquer le motif d’absence (liste détaillée ici)
  • Précisions : à remplir si besoin (optionnel et confidentiel)

Comment effacer / modifier une absence ?

Si vous devez effacer ou modifier une absences procéder de la manière suivante :

1. cliquer directement sur l’absence saisie dans votre calendrierCalendrier

2. une fenêtre de dialogue s’ouvre boite de dialogue modification absence

 

3. Sélectionner l’une des trois options proposées consulter consulter  / modifier modifier / effacer effacer

4. En cas de modification de votre jour ou période absence, saisissez les nouvelles dates de votre absence. Votre solde sera automatiquement mis à jour après la modification. NB : si vos absences sont soumises à validation, une nouvelle demande de validation sera envoyée à votre validateur.

5. Si l’absence a été annulée, les jours non pris seront crédités dans votre solde.

Comment gérer mon horaire usuel ?

Comment déclarer des absences à répétition ?

déclarer absences à répétion

Lorsque l’absence se répète sur une certaine période (exemples : horaire variable sur 2 semaines ou plus, rdv médical récurrent). Vous devez alors renseigner les champs suivants :

  • Période d’absence : séléctionner les dates puis le nombre de répétitions
  • Type d’absence : en heures ou en jours
  • Motif : Indiquer le motif d’absence (liste détaillée ici)
  • Précisions : à remplir si besoin (optionnel et confidentiel)

Comment paramétrer des options supplémentaires ?

Le sous-menu ” afficher les options” vous permet de paramétrer quelques réglages supplémentaires

  • Notifications : il s’agit de la liste des personnes notifiées de votre absence. Vous pouvez y ajouter des adresses si souhaité
  • Synchronisation Exchange : si coché, votre absence s’affichera également dans votre calendrier Outlook
  • Disponibilité : cocher ce qui convient
  • Remplacements : ajouter les e-mails de vos éventuels remplaçants durant votre absence
  • Messagerie automatique d’absence : vous pouvez ici créer votre réponse automatique (absence du bureau) pour Outlook (envoi unique pour l’absence saisie ou par défaut)