Comment gérer ses unités


Description

Les unités représentent un groupe de collaborateurs rattachés généralement au même centre financier. Dans le logiciel des absences, nous parlons d’instance car une instance peut regrouper plusieurs unités (soit plusieurs centres financiers).

Comment y accéder ?

gérer les unitésAccessible via l’onglet “gérer les unités” d’Absences puis sélectionner l’instance

 

Sélection de l'instance

Si vous en avez plusieurs, il vous faut préalablement sélectionner l’instance comme suit :

choix de l'instance

Visualiser la liste des collaborateurs de votre unité

liste des collaborateursPour accéder à la listes des collaborateurs, cliquez sur la flèche rouge située en haut à droite du cadre.

 

Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec une vue d’ensemble des collaborateurs de l’unité sélectionnée.

Vous pouvez ventiler l’affichage à l’aide du bouton

ventilation

 

La liste des collaborateurs se met à jour chaque nuit avec les données contenues dans les systèmes ACCRED et SAP/RH. Le système va ajouter automatique :

  • les collaborateurs avec un financement au sein de votre unité sur fond blanc
  • les collaborateurs avec une accréditation au sein de votre unité sur fond rouge – ces derniers doivent être activés manuellement (via un clique sur le nom) afin d’apparaître sur le planning de l’unité

En tant qu’administrateur, vous recevez une liste des nouveaux collaborateurs ajoutés dans votre unité chaque 1er et 15 du mois.

 

 

Créer un nouveau groupe

Depuis la liste des collaborateurs, vous pouvez ajouter un nouveau groupe à l’aide du bouton bouton nouveau groupe

Cela déclenche l’ouverture de la boîte de dialogue suivante

nouveau groupe

Il suffit alors de renseigner le champ “nouveau groupe” et de l’attribuer aux collaborateurs souhaités sur la liste des collaborateurs ou via la page de profil personnelle.

Un groupe qui n’est plus attribué à personne disparaît de la liste.

Ajouter un collaborateur à votre unité

Depuis la liste des collaborateurs, vous pouvez ajouter un nouveau collaborateur à l’aide du bouton bouton ajouter un collaborateur

Cela déclenche l’ouverture de la boîte de dialogue suivante

nouveau collaborateur

ll suffit alors de renseigner le champ “ajouter un nouvel utilisateur” via son nom ou son n° SCIPER

Gestion des validateurs

Depuis la liste des collaborateurs, vous pouvez gérer/définir les validateurs (par défaut ou personnels) de votre unité via le bouton bouton ajouter un collaborateur

Cela vous fait basculer sur la liste des validateurs, vous permettant d’identifier d’un coup d’oeil les validateurs définis au sein de votre unité.

Veuillez vous référez à la page “comment gérer les validateurs” pour obtenir la marche à suivre vous permettant de paramétrer les validateurs de votre unité.

 

Consulter la liste des jours fériés cantonaux

jours fériés et ponts d'unitéPour accéder à la listes des jours fériés et gestion des ponts, cliquez sur la flèche rouge située en haut à droite du cadre. 

La fenêtre s’affiche

liste jours fériés

  • Tri des jours fériés par canton : en séléctionnant l’année et en cliquant sur afficher
  • Historique des jours fériés d’unité : en séléctionnant l’année et en cliquant sur afficher
  • Gestion des ponts d’unités : en séléctionnant l’année et en cliquant sur go [plus de détails ci-dessous]​​​​

Gestion des ponts d'unité

La page “gestion des ponts” est accessible depuis la liste des jours fériés, en cliquant sur “go”

gestion des ponts d'unité

La page suivante s’affiche

créer un pont d'unité

Pour créer une date de pont, il suffit de renseigner les champs “description” et “date”, de cocher “matin” et/ou “après-midi” et d’enregistrer.

Veuillez vous référez au chapitre “gestion des ponts d’unité” pour obtenir des informations complémentaires.

Modifier les paramètres de votre unité

paramètresPour accéder à la liste des paramètres, cliquez sur la flèche rouge située en haut à droite du cadre. 

Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant de : 

  • Cocher les motifs soumis à la validation (selon besoin unité)
  • Paramétrer des notifications
  • Forcer la synchronisation Exchange (si un collaborateur enregistre une absence celle-ci apparaîtra automatiquement dans son agenda Outlook)
  • Partager des plannings inter-instances

Valider les soldes de fin d'année

validations des soldes de fin d'annéePour accéder à la validation des soldes de fin d’année, cliquez sur la flèche rouge située en haut à droite du cadre.